Le temps du vendeur “beau parleur” à la Jean-Claude Convenant est désormais révolu.
La vente n’est plus un art, et l’arrivée de l’IA n’a fait qu’accélérer cette tendance.
Désormais, ce que l’on demande avant tout à un commercial, c’est suivre un processus de vente, d’écouter son prospect, de créer de la confiance, d’apporter de la valeur ajoutée…
Pour aider un commercial à gagner en efficacité, il faut cependant lui donner les bonnes méthodes de ventes et les bons outils.
C’est pourquoi dans ce dossier, je vais vous donner des conseils et astuces pour prospecter plus efficacement, en particulier en utilisant un CRM.
Pour cela, je vais prendre en exemple Pipedrive, l’un des CRM les plus vendus au monde.
Pipedrive est un CRM simple et puissant, conçu par des commerciaux pour des commerciaux, ce qui fait la différence par rapport aux CRM “boite à outil” qui ont été créés pour le management.
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Voici donc 7 conseils pour booster vos ventes avec un CRM.
Sommaire de l'article
Maintenez vos efforts dans la durée sur les prospects à potentiel…
Dans la plupart des entreprises, le problème n’est pas de générer plus de prospects, mais plutôt d’identifier des prospects plus ciblés, ou de faire un focus sur les plus intéressants.
En effet, tous les prospects ne se valent pas, il est indispensable de se concentrer sur ceux qui ont ou auront le plus de potentiel, à court, moyen ou long terme.
C’est d’autant plus vrai dans le B2B où les cycles de vente sont longs, ce qui nécessite de rester en mémoire de ses meilleurs prospects.
Il y a certes le critère initial sur le projet d’achat du prospect (chaud, tiède, froid…), mais cela n’apporte qu’une vision court terme sur un projet.
En B2B, il est nécessaire d’aller au-delà, et de s’intéresser aux profils d’acheteurs.
Par exemple, votre prospect type, le persona, peut être un responsable de l’expérience client dans une entreprise de plus de 200 salariés.
Dès lors, même s’il n’a pas un projet tout de suite, il est essentiel de garder contact pour rester dans sa mémoire lorsqu’il aura un projet.
D’où l’importance de segmenter ses prospects, et de mettre en place une stratégie de communication adaptée.
Par exemple, vous pouvez utiliser une segmentation A / B / C / D, avec pour chacun des profils un niveau de pression commerciale différent :
- A : Ajout sur Linkedin, puis relance tous les trimestres par téléphone et par email.
- B : Ajout sur Linkedin, puis relance par tél et email tous les semestres.
- C : Pas de relance, traiter par le marketing via des emailings classiques.
- D : Hors cible à supprimer.
De cette manière, le commercial peut se concentrer uniquement sur les prospects les plus intéressants avec le niveau de pression commerciale adapté.
L’idée est alors de ne pas uniquement rappeler les personnes ayant fait une demande de présentation, ouvert un compte d’essai… mais bien d’identifier dans tous les prospects générés (livres blancs, checklist, webinaire…), s’il n’y a pas un prospect intéressant à rappeler immédiatement même si le contenu téléchargé est bien en avant la décision d’achat.
Par exemple, lorsque vous organisez un webinaire, vous pouvez extraire la liste des inscrits tous jours à dès la création de l’événement afin de la transmettre à vos commerciaux afin qu’ils puissent les rappeler en amont pour leur proposer de répondre à leurs questions sur ce sujet en amont.
C’est justement là que le CRM intervient, il permet de programmer les prochaines relances, par exemple une relance 6 mois plus tard… avec à chaque fois une nouvelle échéance qui peut être ajoutée.
Vous pouvez aussi automatiser ces actions via des process, des règles…
Par exemple, si le statut du prospect ne change pas, alors un appel sera programmé dans 3 mois, puis 3 mois plus tard, puis encore dans 3 mois…
Afin de compléter le profil du prospect, il est possible d’aller plus loin et d’ajouter dans son CRM des informations complémentaires importantes comme :
- Le concurrent en place, afin de mener des actions spécifiques si celui-ci a des problèmes techniques, des changements dans sa politique tarifaire…
- Les dates d’échéance des contrats afin d’appeler au bon moment.
- Le profil Linkedin pour vérifier si le contact n’a pas changé de poste ou de société entre deux appels.
- …
En faisant cela, vous confiez à votre CRM les tâches de relance pour être sûr de ne plus rien oublier.
Ce que vous devez faire. Définissez vos différents profils de prospects, et le rythme de communication que vous souhaitez effectuer. Ensuite, ajoutez un champ segmentation dans votre CRM afin de qualifier vos prospects pour adapter un rythme de communication adapté. Pour les contacts existants, faites simplement un tri sur le poste occupé afin d’avoir un premier niveau de qualification que vous pourrez améliorer au fil de l’eau.
Accélérez le traitement de vos nouveaux prospects et assignez-les automatiquement aux bons commerciaux
Un prospect est une denrée périssable.
Cela veut dire qu’au bout de quelques jours, voire parfois quelques heures, un prospect peut perdre énormément de valeur, voire être périmé.
Il y a une véritable prime au premier appelant : le premier commercial à appeler un prospect aura un avantage sur tous les autres, car il va pouvoir poser les bonnes questions, apporter des conseils à valeur ajoutée, orienter le prospect sur des prix / des offres / différenciants …
L’un des meilleurs moyens de donner la possibilité à vos prospects de prendre rendez-vous directement sur votre site avec un accès à votre agenda ou à celui de vos équipes.
Dès lors, le temps perdu à se synchroniser pour trouver un créneau libre est éliminé, le prospect sélectionne le créneau le plus proche.
Important : l’accès au rendez-vous doit être conditionné par le remplissage d’un formulaire afin que votre prospect puisse renseigner son profil, son besoin…
Cela permet, d’abord à vos équipes de qualifier l’intérêt du prospect, mais aussi de permettre au prospect de cadrer sa demande (cela évite de perdre du temps avec les étudiants, hors cible, des prospects non matures…).
Si vous avez de nombreuses demandes, un chatbot permet d’engager la conversation sur le site.
Les usages sont nombreux :
- Qualifier les leads pour les attribuer aux bons commerciaux selon le produit, la taille de l’entreprise, le secteur…
- Caler un rendez-vous le plus rapidement possible.
- Discuter directement avec les personnes qui visitent le site (à mettre en place uniquement si vous avez suffisamment de commerciaux en ligne prêts à discuter, sinon vous risquez au contraire de décevoir les internautes).
- ..
Avec Pipedrive vous disposez d’un assistant qui vous permet de créer en quelques minutes un chatbot que vous allez mettre en ligne sur l’intégralité de votre site ou uniquement sur certaines pages chaudes (contact, démo, prix…).
Vous pouvez ensuite personnaliser le design conversationnel de votre Chatbot, avec la possibilité de discuter avec un commercial, de prendre un rendez-vous…
Pour améliorer la conversion, je vous conseille de faire apparaître le chat au bout de 5 à 10 secondes afin de capturer un maximum de prospects avant qu’ils ne quittent votre site.
Le chat sera alors disponible pour être mis en ligne sur tout votre site, ou uniquement sur des pages clés (tarifs, contact, démonstration…).
Si vous travaillez avec de grandes entreprises, vous pouvez aussi mettre en place le tracking d’IP qui permet d’identifier le serveur à l’origine de la visite sur votre site.
Vous obtenez ainsi le nom de l’entreprise qui a visité votre site, il reste alors à identifier le bon interlocuteur grâce à Linkedin.
Attention, ce travail n’est intéressant qu’à partir du moment où vous avez une équipe de prospection qui a du temps disponible.
En effet, le travail de recherche du bon contact, la prise de contact… prend énormément de temps et peut-être aléatoire (ex: lorsque c’est un stagiaire qui fait une recherche).
En complément des canaux classiques (email, téléphone…), vous pouvez aussi utiliser des réseaux comme Linkedin pour entrer en contact avec vos nouveaux prospects.
Par exemple, vous pouvez faire une demande de contact aux personnes qui ont téléchargé un livre blanc, et suite à l’acceptation, vous pouvez regarder si la personne est en ligne (le petit point vert “En activité”).
Si la personne répond, vous pouvez alors discuter avec elle comme sur un Chat classique, mais via Linkedin.
Un commercial ayant peu de temps pour prospecter sur les réseaux sociaux, vous pouvez utiliser l’IA (ChatGPT ou Claude) pour générer automatiquement des commentaires ou republier des articles de blogs de votre entreprise.
Pour cela, vous pouvez utiliser un prompt de ce type :
Tu es un expert en [secteur]. Tu aides les entreprises à [votre offre]. Ton objectif est de [ce que vos produits apportent] en commentant les publications de manière pertinentes.
Ta t̂ est de commenter de manière engageante et pertinente sur les publications des utilisateurs sur LinkedIn, en utilisant ton expertise en relation client. Utilise un style amical et professionnel, sans langage soutenu ni familier. Chaque commentaire doit être concis, limité à deux à 3 phrases au maximum.
Réagis directement à un élément du post pour créer un commentaire contextuel.
Attention : ne soit pas trop enthousiaste. Reste positif mais sans en faire trop ! Reste naturel et engageant, en étant professionnel et informatif.
Si nécessaire ajoute une petite astuce ou un conseil supplémentaire pour compléter la publication ou pour aller dans le même sens.
Voici la publication Linkedin ” ………..”
Enfin, pour être certain de ne perdre aucun visiteur (99% des internautes visitent un site sans rien faire), ajoutez les fonctions de retargeting Google Ads ou Facebook Ads afin d’afficher vos publicités aux personnes qui ont visité des pages chaudes de votre site (prix, fonctionnalités, solutions…).
Utilisez votre CRM pour lancer des actions hyper ciblées
Le principe est de travailler sur un secteur d’activité, une fonction… et de se servir de références solides pour remonter la filiale et de donner confiance à ses prospects.
Si vous n’avez pas encore segmenté votre base de données par secteur d’activité, vous pouvez utiliser des outils d’IA comme Mistral et ChatGPT pour qualifier votre base.
Le principe est simple :
- Listez les secteurs que vous avez définis dans votre CRM, avec la granularité nécessaire.
- Faites une extraction des sociétés de votre CRM.
- Copiez dans Mistral ou ChatGPT la liste des sociétés et le secteur et demandez à l’IA de classer les entreprises.
- Récupérez la liste des sociétés classifiée, et mettez à vous votre CRM
Voici le prompt dans Mistral.ai, avec la liste des secteurs, et la liste des entreprises :
Généralement, vous obtenez un taux de classement correct de 90 à 95%, l’origine des erreurs étant le plus souvent liée à des sigles (ex : FDJ pour Française des Jeux), aux très petites entreprises…
Dans la plupart des entreprises B2B, le marketing est à l’origine d’une majorité des prospects, mais le rôle du commercial est également d’aller cibler des prospects chauds.
Pour cela, il peut utiliser les leviers comme les appels d’offres, le social selling, le réseau… mais aussi le cold mailing et le cold calling.
Il existe plusieurs bases de prospection à votre disposition.
- Nominations.fr (plusieurs milliers d’euros / an) pour identifier les décideurs.
- La base SIRENE française + Sales Navigator pour un ciblage sur Linkedin.
- Les bases de données qualifiées.
- …
Dans Pipedrive, vous pouvez cibler directement des prospects selon différents critères, puis les intégrer en 1 clic dans le CRM avec leurs coordonnées professionnelles.
Le tarif débute à 0,25 € / prospect (selon le prix de l’abonnement) chez Pipedrive.
Attention : assurez-vous toujours de la conformité RGPD de votre base de données. Pour cela vous pouvez vous référer à l’article de la CNIL https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-commerciale-par-courrier-electronique
Le cold calling & mailing nécessitant énormément d’efforts, veillez à proposer une offre sans risque et alléchante.
Par exemple, vous pouvez proposer le téléchargement d’un cas client sectoriel, un audit gratuit…
La clé étant d’apporter de la valeur ajoutée, et être certain que vous allez “aider” votre prospect à résoudre l’un de ses problèmes (d’où l’importance de bien travailler ses personas).
Ce que vous devez faire. Identifiez un secteur où vous avez de la crédibilité (2 ou 3 clients satisfaits), puis identifiez le potentiel business (accès à une base de prospects, facilité à prendre contacts, pertinence de l’offre…). Une fois que c’est validé, définissez le process commercial de prospection (1er message, 2ième message…), et les cibles.
Simplifiez vos actions et passez en mode pilote automatique
L’objectif premier du CRM doit être d’aider le commercial à mieux faire son travail et à gagner du temps et de mettre son activité sur pilote automatique.
Il y a certes un travail initial pour intégrer ses données dans son CRM (fichiers prospects & clients, activités…), mais au bout de quelques semaines, les automatismes commencent à donner des résultats concrets.
Le premier réflexe doit être de tout noter dans son CRM, afin justement de ne plus rien oublier.
L’objectif est d’arriver au bureau avec une liste d’actions à mener dans la journée ce qui permet de se concentrer sur ce qui est important, ou de reporter les tâches non essentielles.
Par exemple, avec Pipedrive, vous recevez un email tous les matins avec les actions à mener dans la journée.
Si vous effectuez souvent des réunions à distance dans votre travail, un des problèmes est d’arriver en retard aux réunions, ou pire les oublier…
Or, pour donner bonne impression, il est essentiel de soigner sa ponctualité.
Pour ne pas manquer le début d’une réunion, il existe une petite astuce.
Il suffit de programmer une alarme dans votre téléphone 4 minutes avant le rendez-vous afin d’être prévenu de l’imminence de la réunion et être prêt à participer à la réunion.
Attention, il ne faut pas mettre une alarme 10 minutes avant, sinon vous risquez de faire autre chose.
De même, ne paramétrez pas 1 minute car vous n’aurez pas le temps de préparer votre micro, de lancer la réunion…
Après le rendez-vous, n’oubliez d’envoyer le compte rendu, et de programmer une relance, par exemple 1 semaine plus tard.
Pour la prise de notes lors de réunions teams, vous pouvez utiliser des logiciels comme Fireflies.ai (freemium avec 800 minutes offerts) ou Leexi ou encore Microsoft Copilot.
Ces outils vous permettent de gagner du temps dans l’envoi du résumé, avec une synthèse de l’échange, et surtout les actions à mener de la part des différents interlocuteurs.
Au-delà des fonctions de résumé, de liste d’actions… Fireflies permet aussi d’analyser le temps de parole, et ainsi de corriger les mauvaises habitudes des commerciaux qui ont tendance à trop parler lors des réunions.
Vous pouvez aussi gagner du temps avec l’intégration de la téléphonie depuis votre CRM.
Le CTI CRM est particulièrement intéressant en prospection sortante car il permet de composer en 1 clic le numéro de téléphone puis d’enregistrer automatiquement l’action dans le CRM.
Avec ce genre d’outils, les équipes de prospection peuvent réaliser 2 à 3 fois plus d’appels sortants dans la journée, en particulier pour qualifier des fichiers après un salon, un webinaire….
Pour le premier appel de qualification, préférez toujours le téléphone seul plutôt qu’une visio.
En effet, le téléphone obligera votre interlocuteur à être 100% disponible et à votre écoute, au contraire de la visio où la personne peut faire plusieurs choses en même temps (lire des emails, avoir des notifications…).
Lorsque vous envoyez des propositions commerciales, il est également intéressant d’utiliser des logiciels de suivi de lecture.
En effet, ce genre de logiciels vous permet de concentrer vos efforts sur les prospects les plus intéressants et les appeler au bon moment.
Par exemple, Panda Docs vous permet de savoir si un prospect a lu votre proposition commerciale, le temps passé sur quelles pages…
Ce que vous devez faire. Automatisez votre activité commerciale avec des outils qui vont soulager vos commerciaux des tâches administratives (prise de notes, relances…).
Pilotez votre activité pour fiabiliser ses prévisions de vente.
Le nerf de la guerre d’un manager commercial, c’est d’avoir des prévisions de ventes fiables afin de prendre de bonnes décisions pour mettre un coup d’accélérateur (primes, actions commerciales et marketing…) lorsque les objectifs risquent de ne pas être atteints.
C’est pourquoi, il est essentiel pour un directeur commercial d’avoir à disposition des indicateurs clés pour piloter son activité, en particulier des prévisions fiables, pour anticiper les actions à mener.
C’est particulièrement important en fin de trimestre ou en fin d’année fiscale, où les commerciaux doivent être en mode “closing” sur les affaires en cours, plutôt que d’aller chasser de nouvelles affaires.
Le rôle du directeur commercial est alors d’analyser avec ses équipes les affaires à surveiller, et de tout faire pour signer les dossiers.
Par exemple, prendre contact avec les décideurs sur différents canaux, proposer des ateliers de pré-cadrage, proposer des visites de clients ou des échanges avec des clients satisfaits…
Avec une vision plus macro, l’analyse des chiffres permet aussi de mieux prévoir les ventes.
Par exemple, si vous avez une demande de devis de la part de 20% de vos prospects que vous appelez au téléphone, avec un taux de signature de 25% de vos offres commerciales, alors il devient relativement simple de prévoir le nombre de prospects ciblés dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.
Si vous voulez qu’un commercial signe 10 affaires cette année, il doit avoir en portefeuille [(10 / 25%) / 20%) ] = 200 nouveaux prospects.
Lorsque vous savez qu’il faut appeler 200 prospects ciblés pour atteindre vos objectifs, il est alors plus facile de mieux piloter son activité.
Par exemple, vous pouvez vérifier que le commercial appelle bien 20 prospects ciblés tous les mois (en prenant en compte que le mois d’août est “non travaillé”), ou qu’il doit améliorer son taux de closing de 25% s’il n’a que 15 prospects..
Avec les tableaux de bord du CRM, cela ne prend que quelques minutes pour identifier si vous êtes sur la bonne tendance… ou pas !
Dans mon exemple ci-dessous, je vois que je n’ai fait que 16 appels (dont 6 réalisés), alors que je dois au moins en faire au moins 25 :
Un autre point intéressant, c’est d’organiser une séance de debrief sur les affaires perdues / gagnées (Win / Loss) lors des réunions commerciales.
Cela permet aux commerciaux de comprendre quelles sont les forces et faiblesses des produits de l’entreprise par rapport aux concurrents, ou ce qui a bien fonctionné dans une démarche commerciale.
La méthode est simple : en 1 slide, le commercial présente le dossier, le concurrent en face, la méthode de vente déployée, les raisons de succès ou d’échecs, et les leçons à en tirer.
Cela peut également être l’occasion d’un brainstorming collectif pour aider un commercial à trouver des idées pour augmenter ses chances de concrétiser un dossier.
A noter : les rapports peuvent aussi servir au marketing afin de faire un bilan des Win / Lost, et les raisons (prix trop élevé, concurrent agressif…).
Ce que vous devez faire. Analysez les indicateurs prioritaires de l’entreprise (nombre d’appels, de rendez- vous, taux de closing…), et vérifiez que les prospects sont bien suivis dans le temps.
Organiser son équipe entre commerciaux “chasseurs”, éleveurs et closers
Prospecter au téléphone est un vrai métier, et il ne faut surtout pas demander à vos commerciaux “grands comptes” de prospecter dans le dur et de qualifier vos fichiers, faire de la relance…
En effet, d’une part le plus souvent ils n’aiment pas faire cela (ils veulent des prospects chauds à appeler), et vu leur agenda déjà chargé sur les affaires à signer la prospection ne sera jamais priorisé.
Il est donc nécessaire de distinguer plusieurs profils :
- Les avant-ventes qui sont là pour faire les démonstrations, les maquettes…
- Les chasseurs concentrés sur la prospection et le suivi des prospects…
- Les commerciaux grands comptes qui sont là pour closer les deals, répondre aux appels d’offres…
Plusieurs organisations sont possibles, par exemple :
- 1 avant vente (presales) pour les démonstrations, le chiffrage….
- 2 chasseurs, des SDR (Sales Development Representatives) pour la qualification des leads, la prise de rendez-vous pour les BDR, les relances et le suivi…
- 1 grand compte, un BDR (Business Development Representatives) pour closer les affaires détectées par les SDR.
- 1 Customer success manager pour mettre en place la solution, éventuellement en interface avec les équipes techniques ou du support.
Le principe est toujours d’avoir plus de commerciaux pour faire le suivi des leads, la relance… pour “nourrir” le commercial grand compte qui doit se concentrer sur la signature des affaires.
Ce métier de commercial “chasseur” (SDR) n’étant pas facile (beaucoup d’appels de prospects, de nombreux refus…), il est essentiel de recruter des profils qui n’ont pas peur d’appeler au téléphone et qui prennent cela comme un jeu, et de piloter leur activité avec des indicateurs comme le nombre d’appels effectués par semaine, nombre de rendez-vous décrochés…
Concernant votre parc de clients, n’oubliez pas non plus de bien les adresser, par exemple, via un ou plusieurs commerciaux dédiés, des Account Managers, qui gère entre 10 à 20 clients importants (les petits clients étant gérés par le marketing)
Le but est de se concentrer sur la satisfaction et l’exploration des comptes (vendre plus de produits, équiper des filiales…).
L’account exécutive peut, par exemple, organiser des réunions bilan annuelles “top décideurs” afin d’identifier les priorités stratégiques du client, de lui présenter vos nouveautés, de donner de la perspective sur votre roadmap…
Ce que vous devez faire. Repensez votre organisation commerciale par profil commerciaux afin de gérer de manière plus efficace les prospects détectés.
Intégrez les remontées des enquêtes de satisfaction dans le CRM.
Il est essentiel pour un commercial d’être informé du niveau de satisfaction de ses clients.
Cependant, il est difficile pour lui d’être en permanence en contact avec l’ensemble de ses clients.
D’où l’importance de connecter son CRM au système d’enquêtes de satisfaction lancé par l’entreprise.
Cela permet au commercial de détecter une montée de l’insatisfaction, que cela soit chez son contact principal ou des contacts secondaires (utilisateur final de la solution…).
En connectant votre CRM et le logiciel d’enquêtes de satisfaction, vous visualisez immédiatement avant le rendez-vous le niveau de satisfaction et les remontées afin de vous y adapter, et mieux encore, vous pouvez anticiper la montée de l’insatisfaction avec la liste de vos contacts insatisfaits.
L’intérêt est à la fois de détecter l’insatisfaction pour y faire face, mais aussi pour identifier ses clients “promoteurs” afin de s’en servir comme référence pour ses nouveaux prospects, ou pour témoigner sur des salons, conférences…
C’est pourquoi, il est essentiel d’indiquer dans son CRM les contacts principaux, secondaires, comptables, DPO…
Ce que vous devez faire. Lancez une enquête de satisfaction sur vos clients, afin d’identifier les détecteurs, les promoteurs… pour détecter l’insatisfaction cachée ou au contraire identifier vos clients de confiance.
En conclusion, améliorer son efficacité commerciale, c’est simple avec un CRM ?
Comme nous l’avons vu, améliorer son efficacité commerciale, c’est certes utiliser de bons outils, mais c’est surtout mettre en place une organisation et des méthodes pour améliorer les performances de son équipe commerciale.
Pour cela, il est indispensable de laisser ses équipes commerciales se concentrer sur leur métier, la vente, et le moins possible sur le travail administratif.
Un CRM doit être avant tout conçu pour aider les commerciaux à atteindre leurs objectifs, et le moins possible pour fournir un reporting ou des tableaux de bord à la direction commerciale.
Pour passer à l’action, vous pouvez tester gratuitement le logiciel de CRM Pipedrive.
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Le tarif par utilisateur débutant à 14 € / mois / commercial.
