Comment organiser un événement physique impactant, la checklist (logistique, tente personnalisée…) ?

Comment organiser un événement physique impactant pour une société, un point de vente… ?  C’est ce que vous allez apprendre dans ce dossier qui abordera à la fois la logistique, le matériel (tente personnalisée, micros, flyers…) et le déroulé.

En effet, avec la saturation des contenus sur les réseaux sociaux et le manque de retour sur investissement, l’organisation d’événements physiques permet de créer un moment privilégié avec ses clients ou prospects et de déclencher les achats.

Cependant, il ne suffit pas d’organiser un événement pour qu’il soit un succès commercial.

Avant de lancer votre événement, n’oubliez de penser au “Pourquoi” 

L’erreur la plus commune, c’est de créer un événement en pensant uniquement à son entreprise et aux produits que l’on veut commercialiser, sans penser à l’intérêt de ses prospects.

Or, c’est exactement l’inverse qu’il faut imaginer.

Vous devez certes partir sur ce que vous voulez vendre (un nouveau produit, une offre complémentaire, des services…).

Mais demandez-vous également ce qui motiverait cette personne à vous consacrer du temps alors qu’elle est sans doute déjà débordée dans son quotidien.

L’objectif est de proposer quelque chose qui va justifier un déplacement physique, une véritable expérience client.

Par exemple, pour une concession moto, cela peut être 

• l’essai de nouveaux modèles avec un parcours spécifique sur piste ou dans la nature, 
• un cours de conduite avec un pilote professionnel, 
• une rencontre avec un expert de la mécanique, 
• un atelier sur la mécanique ou l’entretien de sa moto,
• une randonnée sur un parcours spécifique,
• un circuit de plusieurs jours en groupe avec des essais de différents modèles,
• …

Bien entendu, votre offre de produits et services reste le support de cet événement, avec une valorisation.

Par exemple, vous pouvez proposer à vos clients actuels de tester de nouveaux modèles de moto, y compris ceux dont ils rêvent.

Pour cela, mettez-vous à la place de vos clients, et jouez l’avocat du diable : 

• Pourquoi je viendrais perdre 2 heures un samedi plutôt que de rester chez moi avec ma famille ?
• “Qu’est-ce qui est unique dans cet événement et que je ne peux pas retrouver sur Internet ou TikTok ?
• Qu’est-ce que cet événement va m’apporter à court terme, et à moyen terme, que cela soit sur le plan émotionnel ou rationnel  ?
• Comment je peux être sûr qu’on ne va pas essayer de m’obliger à acheter quelque chose ? Est ce que cet événement va m’apporter quelque chose sans que je ne sois obligé de payer ?
• Comment convaincre mon manager ou mon conjoint de me laisser partir ?
• …

En répondant à ces questions, vous allez organiser un événement qui sera un moment de convivialité et de partage.

Bien entendu, il est essentiel que votre événement mette en valeur votre offre, sinon les personnes vont certes passer du bon temps, apprendre quelque chose… mais vous l’aurez fait pour rien.

Il est également important d’apporter le plus rapidement possible lors de l’événement de la valeur ajoutée pour le participant, ou de créer un véritable moment d’émotion, avant même de proposer quelque chose à vendre.

A l’issue de votre événement, les gens doivent se dire “WoW, j’ai appris des choses”, et même si elle achète ou pas, elle doit se dire “C’est du temps bien investi”.

Si votre événement physique doit mener à la fin à une commande, il faut préparer le prospect d’un état d’esprit “Je viens pour regarder” / “Je viens me distraire”  à un état d’esprit “Il me faut absolument ce truc là !”.

 Pour cela, il faut travailler sur l’état d’esprit de votre invité, et comment lui faire désirer votre offre.

Cela peut être 

• des convictions à changer (ce nouveau produit est vraiment indispensable…), 
• une méthode ou un produit à tester (une nouvelle manière de faire les choses…),
• …

Pour cela, il faut anticiper les freins à la décision : 

• Nous, c’est compliqué, nous avons telles contraintes, 
• Nous, c’est différent, nous avons telles spécificités,
• Je n’ai pas le budget,
• … 

En travaillant sur les freins à l’achat, vous allez aider le client à se dire “Oui, finalement, c’est pour moi” / “Oui, c’est une solution qui va me convenir…”

Si nécessaire, segmentez votre base de contacts afin d’avoir un message plus impactant sur la bonne cible.

 Le but est de démontrer une transformation possible, et que cette transition est facilement accessible.

Pour cela, vous pouvez utiliser une structure de persuasion simple comme la méthode de persuasion AIDA.

La méthode AIDA (Attention, Intérêt, Désir, Action) permet de modéliser les étapes pour faire avancer un prospect vers une décision, l’achat. 

Voici les 4 étapes : 

1. Attention. Cette première étape consiste à capter l’attention du consommateur. Cela peut être fait par une anecdote originale, une démonstration produit, une offre spéciale…
2. Intérêt. Une fois que l’on a toute l’attention de la personne, il faut susciter l’intérêt du consommateur sur l’offre, le lancement de situation, la méthode… Cela peut être fait en présentant en montrant comment le produit peut résoudre un problème spécifique, via une démonstration…
3. Désir. Cette troisième étape consiste à créer un désir pour le produit ou le service. Cela peut être fait en proposant de tester le produit, en présentant des témoignages de clients…
4. Action. Cette dernière étape consiste à inciter le consommateur à passer à l’action en créant une sensation d’urgence (offre limitée dans le temps, quantité limitée…).

Important : afin de réduire les freins à l’achat (j’ai déjà un produit similaire, j’ai déjà essayé cette méthode…), vous devez proposer une nouvelle solution, une nouvelle façon de faire… Cela permet de ne pas remettre en question des choix précédents. Par exemple, vous n’aviez pas acheté ce produit à l’époque, mais c’était normal car telle chose n’existait pas.  

L’alternative, proposer un stand lors d’un événement existant ou le co-organiser

Au lieu d’organiser votre propre événement, vous pouvez co-organiser un événement.

L’objectif est triple : mutualiser les coûts de l’événement, donner plus de raisons de ce déplacement, mais aussi de capitaliser sur l’audience de plusieurs marques.

Vous pouvez aussi profiter d’un important événement qui rassemble votre cible (un festival…), pour y avoir un stand.

Le matériel indispensable pour organiser un événement

Selon le nombre d’invités, le concept… le matériel est radicalement différent.

Pour un événement de type matinée, soirée… dans une salle ou dans vos locaux, voici quelques éléments logistiques à ne pas oublier : 

• Un espace adapté (si nécessaire dégagez les espaces), ainsi qu’un parking.
• Les chaises et éventuellement des tables selon le format (conférence, cocktail debout pour une soirée…). Eventuellement une scène ou un podium pour les intervenants.
• Les micros sans fil (main et / ou cravate) pour les intervenants. Idéalement prévoyez un micro par orateur, plus un de secours (ainsi que des piles de rechange). Vérifiez qu’il y a un système de sonorisation adapté à la taille de la salle. Testez micros, projecteurs et connexion internet 1-2 heures avant
• Une table de mixage pour gérer le son s’il y a plusieurs micros et les musiques (voire un DJ pour la soirée dansante).
• Écran ou projecteur pour diffuser les slides et les vidéos. Si vous avez un pointeur laser ou une zapette pour les présentateurs, c’est idéal.
• Un ordinateur portable, qui fonctionne avec le vidéo projecteur (vérifiez les câbles HDMI / VGA / …), ainsi qu’une connexion internet de bonne qualité (au cas où vérifiez la 5G).
• Des rallonges électriques et multiprises, du scotch (normal et noir pour les prises), des punaises pour l’affichage, des ciseaux, des stylos…
• La signalétique (des kakémonos pour habiller l’espace, des affichettes A4 et A3, flyers, plaquettes…)
• Les badges (nominaux et vierges pour les invités de dernière minute) et les tours de cou. Imprimez une liste des participants, avec leurs coordonnées.
• Les tenues des animateurs (un tshirt, un polo, un foulard, un chapeau…) afin de bien les identifier.
• Les goodies (stylos…), si possible écologiques, que vous remettrez aux personnes lors de l’événement ou à l’issue dans des Tote bags.
• Des bonbons que vous pourrez mettre à disposition.
• Le vestiaire avec le portant et les cintres (surtout si vous faites une soirée en hiver).
• La décoration (fleurs…).
• Le kit participant (stylos, carnets, programme imprimé…).
• Les éléments de communication (email d’invitation et de rappel, SMS, script d’appel pour les commerciaux, page d’inscription sur le site internet, invitation papier à envoyer par la poste, supports de présentation…).
• La location de mobiliers externes (tentes, abris, …).
• Une trousse de premier secours.
• …

Pour vos flyers, affichettes… vous pouvez utiliser un logiciel comme Canva.com et faire imprimer vos flyers par un imprimeur.

En effet, Canva propose des dizaines de flyers que vous pourrez personnaliser.

Voici un exemple de flyer qui annonce une conférence : 

A noter : vous pouvez imprimer en interne sur une photocopieuse vos flyers, cependant la qualité est moins bonne (prévoyez au minimum du papier de 100 g à 135 g et pas du 80 grammes qui est trop fin). De plus, faites attention aux cartouches d’encre qui s’épuisent très rapidement.

Vérifiez que la température permet de faire un événement en extérieur, et pour un événement dans un espace ouvert au cas où du chauffage.

Si vous faites un événement en extérieur, n’oubliez pas de prévoir un abri ou une tente.

En effet, elle vous servira à la fois s’il pleut ou à l’inverse s’il fait trop chaud.

Idéalement, investissez dans une tente personnalisée à vos couleurs afin d’avoir un rendu plus professionnel.

Voici un exemple de tente personnalisée pour la Ligue contre le Cancer avec le logo et le slogan, ainsi que le site internet.

L’ensemble est cohérent en termes de charte graphique, du mobilier à la tente.

A noter : si vous empiétez sur la voie publique, n’oubliez pas de prévenir l’administration pour avoir les autorisations.

Concernant la partie traiteur, voici quelques idées pour vos invités : 

Pour une matinale :

• Les boissons (café, thé, jus de fruits, eau plate et gazeuse, coca-cola..).
• La nourriture (viennoiseries, fruits…).  Généralement il faut prévoir 1 à 2  pièces / personne.
• Le matériel (tables pour buffet, serviettes, gobelets, petites assiettes, fourchettes et cuillères réutilisables…).
• …

Pour une soirée ou un déjeuner :

• Les boissons, avec un peu d’alcool (vin, mousseux…). Attention cependant à briefer les serveurs pour limiter les boissons.
• La nourriture que cela soit les amuse-bouches, petits fours, plateaux salés/sucrés. Il faut prévoir 6-8 pièces par personne. Mieux vaut toujours plus que moins, les personnes se souvenant toujours de ne pas avoir eu assez à manger versus en avoir de trop.
• …

Au niveau des équipes, définissez bien les rôles :

• Un coordinateur qui est responsable de l’événement avec déroulé (timing, interventions, gestion des imprévus). Il peut être assisté d’une autre personne afin de ne pas courir partout.
• Une personne qui fait hôte(sse) d’accueil.
• Une personne qui gère la partie technique (son/vidéo…).
• Une personne du marketing qui prendra des photos, réalisera des interviews des participants…
• …

N’oubliez pas d’avoir une liste des numéros de téléphone des différentes personnes (intervenants, coordinateurs…), afin de pouvoir les joindre en cas de problème.

Voici quelques exemples du minimum à prévoir pour : 

• Une matinale (50 personnes  8h30 – 10h30 au maximum). Une salle de réunion, 2 micros sans fil, un vidéo projecteur, 55 flyers sur les sièges, un buffet petit-déjeuner avec 100 viennoiseries, 60 litres de boissons, 1 hôtesse d’accueil.
• Une soirée (100 personnes – 19h – minuit). Une salle de réunion, 2 micros, une sono pour la musique, 120 flyers, 800 amuse-bouches, un bar, 2 serveurs.

En conclusion, organiser un événement, c’est facile ?

Organiser un événement, c’est toujours stressant car il y a toujours des surprises de dernière minute.

Cependant, plus vous aurez anticipé, moins vous aurez des problèmes. La clé est de prévoir en avance, et de tout noter dans un document centralisé (Excel, word…).

Par exemple, n’oubliez pas de visiter le lieu avant l’événement pour valider les détails (prises, traiteur…), et prévoir un planning pour le montage, le déroulé, le nettoyage, le démontage…

De même, faites des réunions régulières avec les membres de l’équipe afin d’avoir un point de vue externe et identifier des oublis dans l’organisation.

Par exemple, organisez une réunion de lancement 2 mois en avance avec les commerciaux, les managers… puis une réunion d’avancement 1 mois plus tard, puis une réunion 10 jours avant.

Cela vous permettra d’avoir les retours de l’ensemble des intervenants, et d’avoir le temps de réagir.

Et si nécessaire, prévoyez un Plan B, en particulier en cas d’intempéries si l’événement est en extérieur.

Enfin, après l’événement, n’oubliez pas l’envoi d’un questionnaire de satisfaction dans le cadre d’un message de remerciements aux participants.

Vous pourrez ensuite relayer cet événement sur vos newsletters, réseaux sociaux…