Comment organiser un événement professionnel mémorable ? Les 7 conseils indispensables à suivre !

Comment organiser un événement professionnel qui sera mémorable ? C’est une question essentielle à vous poser lorsque vous voulez organiser une soirée professionnelle, un club utilisateurs, un salon, un afterwork, une présentation produit…

En effet, avec un contexte économique plus dur et une accélération de l’économie, le temps des décideurs est devenu de plus en plus précieux.

Vous devez donc leur donner une bonne raison de vous accorder quelques heures dans leur planning.

Vous pouvez utiliser plusieurs leviers : 

• La logistique, le lieu, le moment, l’endroit original, l’accessibilité….
• Le contenu, la valeur perçue que vous proposez comme des orateurs, des contenus….
• L’historique, le succès des précédentes sessions et la qualité de celles-ci, par exemple via une session photo via la location photobooth…

Dans ce dossier, je vais partager quelques astuces pour que votre événement pro soit mémorable.

1 – Choisissez le bon timing pour votre événement professionnel

Avec les vacances scolaires, les ponts… ainsi que les délais minimum pour assurer une bonne promotion (3 semaines au minimum), il y a désormais un véritable embouteillage d’événement à certains moments de l’année.

Par exemple, il devient difficile de trouver une date pour une soirée professionnelle :

• De fin septembre à mi-octobre après les vacaances d’été
• de mi-novembre à mi-décembre, avant les vacances de Noël
• De juin à mi-juillet,
• …

Pour éviter de se faire cannibaliser par d’autres événements, vous avez plusieurs possibilités : 

• Annoncer votre événement en premier, avec une communication forte afin de prendre de vitesse les concurrents. Pour cela, vous pouvez annoncer votre événement 2 à 3 mois en avance (6 mois si c’est un événement incontournable comme un salon physique), avec un rappel régulier dans les agendas via vos newsletters, publications sur lesréseaux sociaux.
• Choisir une date en tout début de période, par exemple, la fin Mai juste après les ponts sans attendre le début du mois de juin.
• Sélectionner un jour plus calme, comme par exemple le lundi. En effet, avec le télétravail, le vendredi et le mercredi sont devenus des jours creux, et les mardis et jeudi des jours très convoités. D’où l’intérêt du lundi, avec une forte présence au bureau et des agendas souvent moins chargés.
• Proposer un format qui n’empiète pas trop sur la journée de travail. Par exemple, un petit déjeuner de 8h30 à 9h30 pour permettre à vos invités d’arriver au travail avant 10 heures.
• …

La période dans le mois est aussi importante.

Par exemple, dans de nombreux secteurs d’activité, il faut éviter les 3 derniers jours du mois qui sont dédiés aux clôtures commerciales (en particulier les fins de trimestres…).

Le choix de la date et son horaire sont clés pour éviter un taux d’absentéisme trop important (généralement entre 30 et 50% selon le relationnel avec les participants).

2 – Faites une remise de prix et des tables rondes

L’un des meilleurs moyens de faire venir du monde lors de vos événements professionnels, c’est de faire une remise de prix.

Le principe est d’organiser une remise de prix lors de l’événement, en complément d’éventuelles autres animations.

Vous pouvez remettre des vrais trophées, ou de simplement diplômes.

Par exemple, vous pouvez remettre des prix pour la meilleure campagne marketing, l’élection du directeur marketing de l’année…

A chaque fois, demandez aux 3 lauréats de venir pour assister à la remise des trophées, ce qui fait qu’avec 3 remises de prix, vous pouvez attirer une dizaine de personnes.

La mise en place d’une élection permet également de jouer sur la viralité des réseaux sociaux via un vote pour un premier niveau de sélection des candidats (le choix final devant être réalisé par des professionnels afin de vous assurer de la pertinence de l’élection).

Votre remise de prix peut aussi concerner des actions spécifiques qui ne sont pas forcément réalisées par vos clients.

Dans ce cas, vous pouvez même faire payer la remise des dossiers, en particulier si le jury est composé de professionnels susceptibles d’acheter les produits et services des participants.

Une autre idée est d’organiser de tables rondes, conférences… sur des thématiques clés du moment, avec interventions de professionnels, d’experts, de chercheurs…

Si vous organisez 2 ou 3 tables rondes lors de la matinée avec 2 ou 3 intervenants, vous avez déjà une dizaine de personnes présentes.

En complément, pour ajouter un peu de valeur perçue, vous pouvez dévoiler une étude sectorielle ou sur une tendance clé.

Pour cela, vous pouvez faire appel aux services d’entreprises de sondage comme opinionway ou utiliser des outils d’enquêtes comme Eloquant.

Cette étude pourra ensuite être reprise pour un communiqué de presse, un webinaire…

3 – Proposez quelque chose de personnel aux invités.

La personne invitée doit passer un bon moment lors de l’événement, afin d’être susceptible de revenir la fois suivante.

C’est pourquoi vous devez profiter de cet événement pour offrir un petit cadeau personnel et utile aux participants.

Il y a bien entendu les goodies (si possible écologiques), mais vous pouvez aussi offrir de l’émotion.

Le classique indispensable est d’avoir un photographe ou un photobooth afin de permettre aux personnes d’être prises en photo et de partager ces souvenirs sur les réseaux sociaux.

Par exemple, votre photographe peut se mettre à l’entrée de l’événement et faire un shooting des arrivants, en proposant de la taguer sur Linkedin, Instagram… si ils le souhaitent.

Vous pouvez aussi proposer la création de souvenirs communs avec un photobooth accompagné de déguisements, accessoires… afin de marquer l’événement.

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Vos invités repartent ainsi avec une photo qu’ils vont pouvoir accrocher au bureau

Vous pouvez aussi utiliser la vidéo, par exemple, avec une mini vidéo avec une caméra tournante : 

4 – Organisez un concours de visibilité avec les community managers des sponsors ou les invités

Les réseaux sociaux sont un excellent vecteur de visibilité, en particulier lors de l’événement afin de donner envie aux personnes de participer à la prochaine édition.

Pour cela, vous pouvez : 

• soit organiser un concours à destination des participants, en proposant un cadeau aux personnes ayant le plus publiées des contenus sur les réseaux sociaux ou accumulées le plus de likes, de commentaires…
• soit proposer aux community managers des sponsors de l’événement de gagner un prix qui sera remis lors de la journée.
• soit d’organiser un concours auprès d’influenceurs, de prescripteurs… en amont de l’événement.
• …

A noter : l’organisation d’un concours d’inscription auprès de vos équipes (commerciales, marketing…), peut être un bon moyen de créer de l’émulation. Pour cela offrez un cadeau (chocolats…) par services.

5 – Proposez une expérience originale.

Devant la pléthore d’événement, il est important de sortir du lot, souvent en mariant Pro / Perso.

Par exemple, vous pouvez faire intervenir un conférencier de renom, un acteur, un sportif…

La présence d’une “Star” va immédiatement devenir un bon prétexte pour venir à un événement plutôt qu’un autre.

Pour que cela fonctionne correctement, il est nécessaire d’avoir un lien entre votre événement et la personne.

Par exemple, si la cohésion et l’esprit d’équipe est au coeur de votre événement, vous pouvez inviter un rugbyman.

Vous pouvez aussi jouer sur le lieu, en faisant original :

• Un complexe sportif (un stade de football ou de rugby, un centre équestre, un dojo…)
• Un lieu festif (un cabaret…)
• Un lieu privatisé (un restaurant, un concept store…)
• Un espace culturel (un musée, un théâtre, une galerie d’art…)
• Un moyen de transport (un bus, une péniche…)
• …

6 – Proposez un événement professionnel participatif

Les événements “top down”, avec de longs monologues ponctués de petites sessions de questions / réponses sont de moins en moins efficaces.

Les participants recherchent avant tout à tirer de la valeur de leur présence et à repartir avec quelque chose qui va leur servir (c’est tout l’intérêt de l’événement physique versus l’événement en ligne)

Vous pouvez par exemple, proposer une “clinique” où vos clients, partenaires… peuvent poser toutes leurs questions à vos experts sur vos produits.

Il est également important de proposer des interactions avec la marque, le produit, les autres invités…

Ainsi, vous pouvez organiser durant votre événement des minis- ateliers de groupe où les personnes peuvent travailler sur une problématique, un de leurs sujets…

Gardez toujours en tête le fait que les personnes ne doivent pas être de simples observateurs.

7 – Créez du lien toute l’année avec vos cibles

Le relationnel et la confiance sont une des clés pour convaincre des personnes à venir à vos événements.

Ce relationnel doit se construire au fil de l’année, de plusieurs manières :

• Après l’événement, publiez des photos et vidéos avec un récapitulatif de l’événement, et ajoutez les personnes sur Linkedin.
• Tout au long de l’année, en diffusez du contenu thématique sur Linkedin, en remettant en lumières des contenus liés à l’événement (vidéos, compte-rendus…).
• Juste avant l’événement faites le buzz avec les coulisses, les préparatifs de dernière minute…
• Durant l’événement favorisez le networking entre les personnes, les publications de résumés…
• …

En conclusion, réussir un événement professionnel, c’est simple ?

La clé pour avoir une bonne audience lors d’un événement est de se poser la question “Pourquoi un client devrait venir perdre son temps à mon événement ?”.

C’est en donnant une bonne raison de participer que vous allez booster les inscriptions.

Cependant, l’événement en lui-même n’est pas suffisant pour assurer son succès.

Il est indispensable d’avoir un bon dispositif de promotion et une relance omnicanale.

Par exemple, en complément de l’invitation par Email, utilisez les directs messages sur Linkedin, Twitter, Instagram… comme alternative à l’email.

Le SMS et le phoning peuvent aussi être des leviers intéressants à la fois pour verrouiller la participer à un événement ou en tant que rappel le jour J.

La solution la plus efficace étant une campagne d’appels sur votre coeur de cible afin de vous assurer que la personne s’inscrive.

Mais là encore, validez bien avec la personne sa participation, car il arrive souvent que les commerciaux inscrivent les indécis ou des personnes qui ont peu d’intention de venir (vous pouvez alors les inscrire avec un statut “A confirmer” avec une relance juste avant l’événement).

Un dernier clé à ne pas négliger est le traiteur et le parking.

En effet, si cela peut vous paraître trivial, un invité se souviendra toujours de la mauvaise qualité de la nourriture ou d’un manque de quantité, ou encore d’un problème pour se garer.

Enfin, avec la mise en place d’une démarche RSE, passez à un événentiel responsable.

Par exemple, il est devenu de moins en moins courant d’offrir des goodies à la fin d’un événement, de faire appel à un traiteur qui n’utilise que des couverts en plastique…

Cet aspect RSE permet d’avoir un argument supplémentaire lors d’ultimes relances.