Comment bien encadrer un étudiant d’une école en alternance afin de faire croître son entreprise ?

Accueillir un étudiant issu d’une école en alternance est un moyen de faire monter en puissance son équipe marketing en ajoutant des ressources supplémentaires, ou tout simplement, si vous êtes solo, d’avoir un assistant qui vient vous épauler dans la mise en place de vos actions marketing.

Embaucher un alternant est particulièrement intéressant pour une entreprise, le salaire d’un alternant en 2024 étant peu onéreux :

Cependant, l’erreur que font de nombreuses entreprises, c’est de penser que c’est un collaborateur “classique”, alors que ce n’est pas encore le cas.

En effet, un alternant :

• Est là pour apprendre et se perfectionner sur un métier.
• N’est pas aussi autonome qu’un sénior.
• N’a pas autant d’assurance qu’un expert.
• Doit prendre le temps de comprendre un secteur, une activité…
• A besoin de temps pour être briefé, et devra être suivi dans ses missions.
• N’a pas les mêmes connaissances sur un métier, et il n’a pas les mêmes compétences que vous (en particulier l’orthographe… le reproche numéro 2 chez les alternants, le N°1 étant l’autonomie)/
• A des attentes sur l’accompagnement, le sens de ses missions…
• ..

Il faut donc lui laisser le temps d’apprendre et de gagner en confiance.

En revanche, il se distingue par des avantages inhérents à sa jeunesse : 

• Il a un regard neuf sur votre entreprise, et peut proposer de nouvelles idées, de nouveaux outils, de nouvelles manières de travailler…
• Il apporte de nouvelles compétences (IA, réseaux sociaux…).
• …

 Lorsque l’on a compris ces limites et avantages, il devient bien plus simple de travailler avec un alternant, et surtout, on évite les incompréhensions, les déceptions liées à l’accueil d’un alternant en entreprise.

Par exemple, il ne faut pas lui confier tout de suite des missions “senior”, car il est là avant tout pour apprendre et être formé, avant d’être autonome.

Il faut commencer simplement, et monter en puissance, en acceptant qu’il va monter en compétences.

En voici quelques conseils clés pour faire en sorte que votre alternant se sente tout de suite en confiance, et qu’il donne le meilleur de lui-même.

1 – Faites passer des tests en situation avant l’embauche.

 

Il y a encore 3 mois, je discutais avec un webmarketeur indépendant, il regrettait son recrutement.

En effet, il avait sélectionné un alternant pour l’aider à rédiger des contenus pour ses sites et animer ses comptes sur les réseaux sociaux.

Pour trouver la bonne personne, il avait fait passer des tests à distance aux candidats avec deux articles à écrire, et deux publications via Canva.

Il pensait avoir trouvé la perle avec un alternant qui avait largement répondu aux attentes en livrant le lendemain des textes bien rédigés, et des designs de qualité.

Sauf qu’au quotidien, son alternant s’est révélé bien au-dessous du niveau de ses tests… 

Il s’est avéré qu’il avait rédigé son texte avec Claude (l’alternative à ChatGPT), puis il avait demandé à ses camarades de relire et réécrire les textes…

Or, au quotidien, il ne pouvait plus demander à ses camarades de relire ses textes, ou à Claude de rédiger des articles sur des sujets complexes… et donc la qualité et surtout la profondeur des articles laissait à désirer.

Pour éviter ce genre de mésaventures, faites toujours passer un test en présentiel (avec un temps limité), afin de vérifier les réelles compétences.

Par exemple, pour une rédaction de texte, demandez la rédaction d’un texte à l’ordinateur, sans connexion internet (il suffit de se déconnecter du Wifi), avec uniquement le correcteur d’orthographe de Word.

Une erreur est de penser qu’un alternant pourra combler ses lacunes au fil du temps.

Il peut certes évoluer et s’améliorer, mais il ne pourra difficilement changer sa nature profonde, et devenir grâce à votre coaching un champion en orthographe, en design…

Pour éviter les “erreurs de casting” ou d’embaucher une personne avec qui vous avez particulièrement accroché lors de l’entretien, réalisez une matrice Score Card avec les compétences techniques (hard skills), relationnelles (soft skills) et comportementales (la manière de travailler). 

Votre matrice peut prendre en compte les critères suivants :

• Les compétences techniques : formation, expérience professionnelle pertinente, connaissances spécifiques (logiciels, outils, technologies), tests techniques…
• Les compétences comportementales : communication, ouverture d’esprit, adaptabilité, manière de résoudre des problèmes, travail en équipe…
• La personnalité : proactivité, motivation, fiabilité…

 

Notez chacune des compétences de 1 à 5 (ex : débutant / intermédiaire / confirmé / avancé / expert ), avec des notes éliminatoires et éventuellement des pondérations sur les éléments essentiels (comme les compétences techniques ou la réussite aux tests).

 Voici un exemple simplifié de matrice scorecard : 

A noter : votre fiche de poste / annonce, doit reprendre les missions, les compétences… d’où l’importance de bien réfléchir et cadrer vos besoins en amont… et d’être certain d’avoir le temps d’encadrer l’alternant dans ses actions. Il ne suffit pas de lister des actions à effectuer, il faudra du coaching de votre part ! N’hésitez pas à demander à d’autres membres de votre équipe leurs besoins, afin qu’ils puissent aussi travailler avec votre alternant (ce qui est généralement une bonne idée).

Rappelez-vous qu’un étudiant en alternance motivé peut toujours apprendre, se former… mais s’il n’est pas motivé ou qu’il n’est pas aligné avec la culture d’entreprise sera compliqué à gérer.

Par exemple, si vous demandez un gros volume de travail à un étudiant, indiquez que vous avez une charge de travail importante (par exemple avec de la saisonnalité liée à un salon), mais surtout posez-lui des questions indirectes comme quels étaient ses horaires de travail dans ses postes différents, quelle est la durée de son trajet…

Il faut donc évaluer l’ensemble de sa candidature (et pas que le diplôme, l’expérience…), en vous rappelant que “lorsqu’il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute”.

Par exemple, vous pouvez très bien recruter un super technicien, une personne brillante… mais si son caractère va dénoter avec le reste de l’équipe, avec la culture d’entreprise… faites l’impasse.

Pour connaître bien la personne, n’oubliez pas de lui demander de présenter ses hobbies, de la laisser parler de ses activités extra-scolaires, de parler de ce qu’elle aime…

Enfin, lorsque l’entretien arrive à la fin et que vous annoncez que l’entretien est terminé… rajoutez “une dernière petite question” sur un aspect de son expérience professionnelle, un loisir… 

En effet, la personne pensant avoir fini le test, elle aura tendance à être plus franche.

Enfin, concernant les expériences professionnelles, demandez toujours quel a été le rôle exact de l’alternant dans les missions, ce qu’il a fait… En effet, certains étudiants ont un peu tendance à embellir la réalité et leurs missions.

Lorsqu’ils indiquent “animer les comptes sur les réseaux sociaux”, demandez-lui quels étaient les process (sujets, validation…), les indicateurs clés (ROI…).

 

2 – Mettez en place un onboarding process.

L’accueil d’un alternant est essentiel, s’il arrive le premier jour sans que personne soit au courant, et que son PC n’est pas prêt, sa motivation va rapidement fondre.

Voici une mini-checklist : 

 

• 1 mois avant, envoyez un email à votre équipe et collègues annonçant l’arrivée de l’alternant, avec son profil Linkedin et ses missions.
• 3 semaines avant, envoyez les informations qu’il devra fournir aux RH lors de son arrivée (copie de la carte orange…). Si vous avez un Kit d’Accueil, c’est encore mieux (horaires de travail, processus de notes de frais, culture d’entreprise, organisation…).
• 2 jours avant, envoyez-lui un email avec toutes les informations pour son arrivée, et indiquez-lui que vous avez hâte de le voir.
• Fournissez-lui un PC avec tous les accès, les logiciels, emails… le jour J. Idéalement, offrez-lui un pack de goodies de bienvenue (ex : une tasse, un stylo, un carnet…)… ainsi que son badge d’accès.
• Calez-lui un petit déjeuner d’accueil avec ses futurs collègues de bureau (même si cela ne dure que 30 minutes).
• Prévoyez une heure de présentation de l’entreprise, un tour des services… et un rendez-vous d’accueil avec votre N+1 afin de montrer que son arrivée compte. Demandez au N+1 de discuter 5 minutes avec lui, en le valorisant et en indiquant ce qu’il attend de lui en tant qu’alternant.
• Prévoyez un programme de formation et d’autoformation, mais avez un test ou une action à faire pour donner un intérêt pratique. En effet, demander à quelqu’un de regarder des vidéos pendant une demi-journée sans avoir de “sens” n’incite pas à s’y investir. Par exemple, vous pouvez lui demander de regarder des vidéos de formation, puis de faire un résumé pour un article de blog.
• Invitez-le à un déjeuner d’équipe le premier jour. Le but est qu’il se présente, qu’il parle de ses expériences passées… et que votre équipe fasse de même. Si vous avez une grande équipe, vous pouvez nommer un “mentor”  qui sera le référent de l’alternant (et qui sera proche physiquement).
• Faites un bilan de son premier jour avant son départ afin qu’il puisse vous poser des questions.
• Planifiez dans son agenda des réunions avec vous et ses collègues pour qu’il puisse s’imprégner du métier, de la culture d‘entreprise, des projets en cours…
• Programmez-lui la réalisation d’une tâche qu’il pourra accomplir les premiers jours, avec ensuite une présentation (ex: analyser les sites de concurrents, résumer des vidéos pour en faire un article de blog, interviewer des experts de l’entreprise…). Le but est de lui faire comprendre le métier, mais aussi de réaliser une action pratique.
• Organisez une réunion bilan au bout d’une semaine, puis demandez-lui de faire un bilan d’étonnement au bout d’un mois.
• Définissez ensemble un projet “fil rouge” sur le mois, le trimestre… pour lui donner une tâche de fond sur plusieurs mois. En parallèle, enregistrez dans une to do liste des actions qu’il pourra réaliser sans avoir besoin de vous demander.
• Calez une réunion hebdomadaire en 1 to 1 pour faire le point des projets, sujets… et tenez vos horaires.
• …

À noter : vous pouvez aussi faire un off boarding, lorsque l’étudiant part, afin d’avoir un échange sur le positif / négatif dans l’entreprise. Dans cette réunion, posez lui une question comme “Qu’est-ce que je devrais faire pour être un meilleur manager ?”.

3 – Faites monter en puissance votre alternant.

Un alternant est par définition un collaborateur qui va monter en compétences au fil des mois.

Commencez toujours par lui confier des tâches simples, afin qu’il gagne confiance.

Lorsqu’il vous remet son premier travail, listez les points positifs et les points d’amélioration. 

Si vous voulez éviter de le froisser et garder sa motivation intacte, au lieu de lui dire tout ce qu’il ne va pas, concentrez-vous sur les points majeurs à améliorer, et ensuite les points d’amélioration.

De même, une astuce pour lui faire réfléchir sur ses erreurs ou des choses à améliorer, posez-lui une question plutôt que de lui dire tout ce qui ne va pas.

Par exemple, au lieu de dire “Les icônes de ton infographie sont trop petites, est-ce que tu pourrais agrandir les icônes…”, dites “C’est bien, j’aime bien les couleurs, c’est en phase avec la charte graphique. Mais comment on pourrait faire pour que le schéma soit lisible, car, sur Linkedin, il faut vraiment que cela soit immédiatement visible…”

 

4 – Expliquez bien ce que vous attendez de lui.

Il est essentiel de bien briefer votre alternant sur l’attendu, afin de ne pas le faire travailler pour rien ou produire un contenu inadapté.

L’idéal est de faire vous-même l’action demandée, puis de filmer votre écran, de faire une vidéo, d’écrire un process… qui détaille pas à pas comment faire.

L’intérêt est double : 

• Vous pourrez vous-même tester et voir les problèmes, les exceptions, les cas particuliers…
• Votre alternant aura une base de référence sur laquelle se baser.

Le fait d’enregistrer une procédure, un process… éviter les oublis, les erreurs…

Idéalement faites les premières actions ensemble afin de le corriger.

Mentionnez également un temps approximatif pour réaliser le travail, afin qu’il puisse vous alerter si cela déborde de trop par rapport au planning.

Par exemple, vous pouvez indiquer que résumer une vidéo doit prendre 3 à 4 fois le temps de la vidéo, soit 3 à 4 heures pour une vidéo de 60 minutes.

Vos objectifs doivent être SMARTER, c’est-à-dire 

• Spécifiques (ex: améliorer le taux d’ouverture de la newsletter)
• Mesurables (ex : passer de 20 à 25%)
• Atteignables (+ 5 %)
• Réalistes (le tuteur indique des pistes d’optimisation)
• Temporels (sur 1 trimestre)
• Excitants (ex : il y aura une formation et du temps pour se former aux techniques d’emailing via une formation vidéo)
• Récompensés (ex : un déjeuner offert si l’objectif est atteint)

 Si vous constatez des erreurs récurrentes, des problèmes qui reviennent… mettez en place un programme d’amélioration sur 1 à 3 mois.

Le principe est d’expliquer à l’alternant rapidement ce qui est à améliorer, avec plusieurs exemples, et lui indiquer les conséquences. Ensuite, validez ensemble un plan d’action avec des indicateurs clairs, des points d’étapes…

Cela permet de crever l’abcès, et de repartir sur ses bases saines et factuelles.

5 – Ne faites pas trop de micro-management.

Un alternant doit être traité comme un salarié, vous devez donc lui laisser de l’autonomie.

Vous devez indiquer : 

• Le résultat à obtenir.
• Les délais.
• Les erreurs à éviter / conseils.
• La mesure du résultat.

Soyez enfin compréhensif sur les résultats délivrés, ne vous concentrez pas sur les détails, si nécessaire faites les petites corrections sans en parler.

Afin d’éviter l’effet tunnel (et attendre plusieurs jours avant d’avoir un résultat), planifiez en amont dans les agendas des points d’avancement afin de pouvoir juger de la qualité du travail.

Rappelez-vous que les félicitations se font toujours en public, et les reproches en privé.

Evitez de le critiquer auprès de vos collègues, sauf un ou deux personnes de confiance. Ce genre de confidences fini toujours par revenir aux oreilles de l’intéressé.

 

6 – Accordez à votre étudiant en alternance un point informel 1 fois par mois

Il est essentiel de prendre du temps pour échanger de manière informelle en 1 to 1 afin d’avoir son sentiment sur son travail dans l’entreprise, ce qu’il a appris, ce qui l’a déçu, ce qu’il a aimé… et de vous faire un feedback sur son travail dans l’entreprise.

C’est un moyen pour vous de créer du lien, de développer l’engagement de votre alternant, de prouver que son travail et que lui en tant que personne compte pour vous…

Et bien entendu, n’oubliez de prendre le temps de consulter son travail lors des réunions hebdo, mais pas dans cette réunion mensuelle qui est dédiée à lui, et pas  à l’avancement des projets. 

7  – Développez des process et incitez-le à l’autonomie.

Vous devez certes lui donner de la liberté dans ses actions, mais il faut également structurer l’activité.

Un bon moyen est d’utiliser un logiciel de gestion des tâches, ou mieux un logiciel de gestion de projets.

L’intérêt, c’est qu’un logiciel vous permettra de visualiser l’avancement des tâches, de prioriser les actions, d’identifier la charge de travail…

Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des tâches très simple comme Trello, ou un logiciel plus évolué de gestion de projet comme Monday (voir cette liste https://www.conseilsmarketing.com/growth-hacking/outils-de-gestion-de-projet-les-16-meilleurs-logiciels-de-gestion-de-projet/ ).

L’autre intérêt est de permettre à votre étudiant en alternance d’être plus autonome sur ses missions, son organisation… via un système de validation et  de partage d’informations.

En effet, la remarque que l’on entend le plus sur l’alternance, c’est le manque d’autonomie (et c’est normal car un alternant est là pour apprendre), mais cela peut se réduire grâce à un coaching approprié.

Par exemple, rappelez à votre alternant que lorsqu’il vient vous voir pour un problème, il doit en amont venir avec des solutions et des propositions, et pas en vous demandant de tout connaître et de tout résoudre.

 

8 – Utilisez-le selon ses capacités et adaptez ses missions en conséquence.

Un alternant a toujours des forces et des faiblesses, certains sont bons en orthographe, d’autres dans les chiffres…

Vous devez prendre en compte ses capacités pour adapter les missions en conséquence, en particulier dans la mission “fil rouge”.

Par exemple, un de mes étudiants était dans une entreprise du domaine médical, et son maître de stage avait bien noté qu’il était très doué en montage vidéo, et moins sur l’écrit, et donc elle a réorienté son stage sur de la création de vidéos sur les nouveaux produits, sur des tutoriels, témoignages clients… Après quelques vidéos, elle lui a donné une totale autonomie pour réaliser les vidéos, et c’est devenu sa mission “fil rouge” pour son alternance.

L’alternant était super motivé pour réaliser ces actions, et il s’y investissait.

 

9 – Déterminez le profil psychologique de votre étudiant en alternance.

Parfois le courant entre vous et un stagiaire ne passe pas, mais vous ne savez pas pourquoi… 

Souvent, c’est tout simplement un problème de profil psychologique.

Par exemple, si vous avez une personnalité très “cartésienne” (rigoureux, aimant les chiffres et les process…) et que l’alternant est au contraire peu rigoureux, qu’il fait des erreurs… alors vous allez arriver au conflit.

De même, si vous avez un caractère fort et autoritaire, vous n’apprécierez pas un étudiant en alternance trop réservé, cherchant à éviter les conflits.

Pour éviter ce genre de tensions, vous pouvez utiliser la méthode DISC afin d’identifier le profil psychologique de votre étudiant.

Cette méthode permet de définir 4 grands profils, sachant que les profils opposés (rouge / vert, bleu / jaune), seront dans des relations conflictuelles.

• Dominance (D) – Rouge
  • Les personnes “Dominance” sont souvent confiantes, directes et axées sur les résultats. Elles aiment les défis et sont motivées par la réussite. Elles sont souvent autoritaires, elles coupent la parole… et sont orientées vers l’action.
  • Leurs motivations sont le pouvoir, les réalisations, les défis…
  • Ils n’aiment pas les “verts” car trop “faibles” et n’osant pas aller au conflit.
• Influence (I) – Jaune
  • Les influents sont enthousiastes et communicatifs. Ils aiment interagir avec les autres et sont souvent motivés par la reconnaissance sociale. Ils parlent de leur weekend, de leur vie personnelle… à la pause café.
  • Ils aiment les idées, ils sont un peu désorganisés, ils sont optimistes, ils ont 1000 idées par jour et ont du mal à prioriser…
  • Leurs motivations sont l’interaction avec les autres, la reconnaissance, le partage d’idées…
  • Ils n’aiment pas les bleus qu’ils jugent trop procéduriers, trop lents…
• Stabilité (S) – Vert
  • Les verts sont stables, souvent patientes, fiables et calmes. Elles apprécient la coopération et la stabilité. Elles n’aiment pas les conflits et les risques.
  • Elles sont loyales et souvent réservées. Elles recherchent la sécurité, l’harmonie, la stabilité.
  • Les vers souffrent de travailler avec une personne rouge.
• Conformité (C) – Bleu
  • Les individus avec un haut degré de conformité sont souvent rationnels, précis et attentifs aux détails. Ils respectent les règles, les délais et les procédures.
  • Ils sont précis, méthodique, réfléchi, prudent. Ils n’aiment pas les erreurs, les surprises…
  • Ils n’aiment pas les jaunes qui sont trop imprécis, peu fiables…

 

En connaissant votre personnalité et celle de votre alternant, vous éviterez de recruter une personne avec qui vous n’arriverez pas à vous entendre, et vous saurez comment vous y adapter.

 

Accueillir un étudiant d’une école en alternance, c’est facile ?

Au final, accueillir un étudiant en alternance, ce n’est pas compliqué, plus vous êtes dans une petite structure, plus vous devrez sélectionner le bon candidat, bien préparer sa venue et utiliser ses compétences au mieux.

En effet, plus la structure est petite, moins vous aurez de temps pour le coacher.

Cependant, n’oubliez pas qu’un alternant n’est pas un “sénior”, vous devez le former et accepter de passer du temps pour lui apprendre le métier, votre métier… tout en lui donnant le droit de faire des erreurs afin de s’améliorer et de prendre des initiatives.