Comment aider un étudiant à exploiter à 100% sa formation en ligne en alternance ?

La formation en ligne était plutôt traditionnellement réservée aux salariés ou aux indépendants qui disposaient de peu de temps ou de moyens pour monter en compétences.

Désormais, la formation en ligne s’ouvre également aux étudiants en alternance, ce qui leur permet de suivre une formation en ligne complète, afin de toujours bénéficier de la partie théorique avec la formation en ligne, puis de passer à la pratique en entreprise.

Cela ouvre de nouvelles possibilités à des TPE et PME de faire appel à un alternant pour renforcer leur équipe.

Cependant, recruter un alternant nécessite de bien penser à son intégration et à son management.

Un étudiant en école d’alternance, un salarié comme les autres ?

Intégrer un étudiant d’une école en alternance permet souvent de donner un coup de boost à son activité marketing, avec la possibilité de mettre en place de nouvelles actions, ou tout simplement d’avoir du renfort pour des actions au quotidien, comme par exemple gérer les comptes sur les réseaux sociaux.

Cependant, un alternant ne doit pas avoir les mêmes missions ni être managé comme un salarié classique, et cela pour plusieurs raisons.

D’une part, un étudiant en alternance est là pour apprendre, il faut donc accepter qu’il ne soit pas opérationnel immédiatement, et lui réserver du temps pour sa montée en compétences.

Il peut y avoir un décalage générationnel, en particulier si votre management est un peu “traditionnel”.

Voici un exemple humoristique (même s’il est très caricatural) de Welcome To the Jungle : 

De plus, le rythme de l’alternance (école – entreprise), fait que l’étudiant pourrait être absent lors de moments clés de l’année (salons, événements…), ce qui doit être pris en compte dans les missions.

Enfin, accueillir un alternant ne doit pas être simplement pensé comme un ajout de ressources en plus pour faire comme d’habitude. C’est également l’opportunité de revoir et repenser ses actions marketing, et bénéficier d’un regard externe d’une personne formée aux dernières stratégies marketing.

C’est pourquoi, dans ce dossier, vous allez découvrir 4 conseils clés pour coacher et accompagner dans sa montée en compétences un étudiant en alternance qui suit une formation en ligne, afin de vous assurer que son alternance va lui être profitable, ainsi qu’à votre entreprise.

4 conseils pour aider un étudiant à tirer profit de son alternance en entreprise !

1 – Anticipez en amont les tâches à lui confier avec un planning de tâches récurrentes et un fil rouge.

L’une des erreurs les plus classiques, c’est d’avoir une idée imprécise des missions à confier à un alternant en prenant en compte toute la durée de son contrat, et de ne programmer que quelques actions à effectuer en début de stage, sans penser à programme complet ainsi qu’à une ou plusieurs actions “fil rouge” dont il sera responsable durant toute la durée de son alternance.

Pour éviter cela, le point de départ consiste à lister dans un document partagé, un wiki, votre logiciel de gestion de projet (voir cette liste de logiciels de gestion de projets)… une liste des tâches ponctuelles et récurrentes que vous allez lui confier.

Chaque action devra comprendre une durée estimée, idéalement par semaine ou par mois, afin d’avoir une idée de la charge de travail globale, et ainsi d’adapter le planning.

Soignez particulièrement le planning détaillé des actions les 4 premières semaines, avec une mise une application pratique qui lui servira à la fois de formation aux outils et au métier de l’entreprise, tout en apportant de la valeur à l’entreprise.

Par exemple, pour la première semaine, vous pouvez lui demander de : 

• Visionner (en accéléré) vos derniers webinaires et conférences pour en faire des synthèses écrites (avec ou sans l’aide de ChatGPT), pour réaliser des articles de blog ou des publications Linkedin. Votre alternant va comprendre ainsi votre métier et les attentes de vos clients. Afin d’éviter les problèmes de ton ou de charte éditoriale, envoyez-lui des exemples de publications à prendre en exemple.

• Découper des vidéos longues comme des interviews ou des webinaires, en plusieurs micro vidéos avec des séquences clés pour Tiktok, Youtube Shorts, Instagram, Linkedin… Voici ci dessous un exemple avec une interview de 30 minutes sur Teams qui a été découpée en 4 vidéo Linkedin avec un résumé et un sous-titrage.

• Interviewer des experts de l’entreprise sur des sujets clés, à partir d’une liste de questions que vous aurez déterminé en amont… Vous pouvez lui demander de faire des vidéos, s’il est à l’aise avec la vidéo, ou tout simplement enregistrer avec son smartphone vos experts (consultants, managers, directeurs…), puis d’en faire une synthèse.

• Analyser les comptes des concurrents sur les réseaux sociaux afin d’identifier les publications qui fonctionnent le mieux, les hashtags utilisés, les influenceurs qui interagissent avec leurs publications… afin d’en faire un rapport et des propositions de publications proches.

• …

Ce genre d’actions sont typiquement des tâches que vous n’avez pas le temps de réaliser en temps normal, mais qu’un étudiant en alternance pourra effectuer à la fois pour monter en compétences sur vos sujets et pour lesquels il pourra faire un premier travail qui ne sera pas trop rébarbatif.

En effet, il est essentiel que les premières actions le motive, et donnent des résultats concrets.

Ne lui demandez surtout pas de regarder huit heures de vidéos tutos sur votre chaine Youtube, sinon vous allez le dégouter dès son arrivée !

Le fait d’avoir une action à rendre sera également une motivation pour qu’il se concentre sur la mission.

Il est également crucial d’expliquer le “Pourquoi ?” de chacune des actions, afin qu’il comprenne les enjeux business de son travail.

Par exemple, si vous lui demandez de réaliser une infographie suite à une étude, vous devrez expliquer que cette étude a été un investissement important, qu’elle était intéressante… mais que vous n’avez pas eu le temps de lui donner la visibilité nécessaire, et que vous comptez sur votre alternant pour lui donner une nouvelle jeunesse.

Profitez-en pour lui demander de faire recherche documentaire sur les infographies qu’il aime, le format qui fonctionne le mieux…

En effet, le format des infographies de 2024 n’est plus le même que celles de 2020.

Les formats sont plus courts et plus designs que les longues infographies que l’on retrouvait il y a quelques années sur les blogs.

Souvent, un étudiant en alternance utilisera des outils plus simples comme Canva, qui propose des centaines de modèles à personnaliser.

Voici un exemple, avec un chiffre clé, une petite animation et une affirmation :

Pour être certain de proposer à votre alternant un travail à la fois utile pour vous et votre entreprise, planifiez des missions à traiter par semaine ou par mois, avec une durée estimée, afin de lui donner de la visibilité sur son activité.

Voici, par exemple, un programme pour la 4ième semaine après son arrivée : 

• Participation à une démonstration avant vente à distance avec les commerciaux (1h).
• Fin de la conversion du 5ième webinaire en 5 vidéos courtes au format Tiktok avec sous-titrage (3h) pour les comptes sur les réseaux sociaux (7h).
• Participer à la réunion de service et présenter la veille sur le concurrent X  (15 minutes de présentation + 1h15 de réunion et 2h de préparation)
• Auto formation à l’outil de Marketing automation via une mini formation interne par Fred + en complémente les six vidéos tuto sur Youtube (4h) pour apprendre à améliorer les performances des emailings.
• Analyse des statistiques des emailings de marketing automation suite à la formation pour identifier ce qui marche ou pas dans les séquences (emails obsolètes, emails peu cliqués…), avec un rapport de préconisations (4h).
• Veille sur les publications Linkedin des concurrents pour identifier les sujets qui font le plus de clics (3h) et réalisation d’un rapport avec 2 publications à créer en s’inspirant des thèmes des concurrents (2h).
• Abonnement via email personnel aux newsletters des 10 principaux concurrents et analyse des sujets clés pour présentation des nouveautés des concurrents à la réunion marketing (3h).
• Bilan du premier mois en entreprise, avec un rapport d’étonnement avec un point de 30 minutes (1h).
• …

TOTAL : 35 heures + les réunions internes et clients.

Si nécessaire, vous pouvez ajouter des points intermédiaires, par exemple des objectifs à 30, 60, 90, 120 jours…

Il est important de mixer le travail d’analyse (ex : veille…), de production et de formation (ex: participer à des présentations, formation à des outils…), avec des durées indicatives, ainsi qu’une priorisation (actions urgentes à non urgentes).

Les durées indicatives vous permettront d’estimer la charge de travail, sachant que vous devrez au départ augmenter le temps nécessaire (généralement x 2), votre étudiant en alternance n’ayant pas toute votre expertise et votre savoir-faire.

Pour éviter l’aspect “surcharge” ou “sur-exploitation”, il est certes important de programmer durant la semaine une réunion en 1 to 1 pour faire le point sur les projets, mais aussi des points plus informels pour avoir le ressenti du stagiaire.

Cela peut se faire via un déjeuner en duo ou une réunion de “debrief”, 1 fois toutes les trois semaines.

Ce point doit aborder son ressenti sur le stage, ses besoins en formation, les éléments à améliorer dans votre relation…

Le but de ce point est plus de travailler sur le relationnel, les attentes, les points de blocage… afin de rebooster le moral de votre étudiant (en le félicitant sur les actions réalisées, les points positifs…), et prouver que vous êtes à son écoute.

Il est essentiel de proposer une tâche à moyen / long terme qui sera de sa responsabilité une fois sa période initiale de formation effectuée.

Cette tâche“fil rouge”, peut être une mission spécifique liée à un des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Par exemple, récolter des avis clients sur Trustpilot, Google… puis de mieux valoriser via des avis mis en forme sur Canva.

Cela peut être aussi un sujet à exploiter plus en détail, comme optimiser les séquences de la solution de marketing automation.

L’objectif est de lui confier une tâche récurrente qu’il pourra réaliser de manière autonome (avec votre aide ou validation si nécessaire) dont il deviendra le “spécialiste”.

2 – Utilisez les modules de sa formation en alternance pour une mise en pratique dans votre entreprise.

De manière étonnante, les étudiants parlent assez peu des formations qu’ils suivent dans leurs écoles en alternance.

Or, c’est essentiel pour vous de connaître le programme de l’année, et de l’avancement des cours.

Cela vous permettra de savoir quelles sont les compétences acquises, pour à la fois identifier des sujets que vous pourriez appliquer dans votre entreprise, mais aussi des cas pratiques à mettre en place par l’étudiant.

En effet, les formations ont beau être accompagnées d’exemples, de quiz… il n’y a rien de mieux que de passer à la pratique.

Demandez à votre alternant de vous confier son programme de cours afin de voir comment donner plus de concret à son enseignement.

Par exemple, si dans son cours il y a un module sur le design de landing pages, vous pouvez lui demander de faire un audit et des propositions d’amélioration pour vos landings pages actuelles.

Pour les cas pratiques et exercices, proposez-lui de prendre, dans la mesure du possible, des exemples de votre entreprise.

C’est d’autant plus important de le faire lorsque l’on suit une formation en ligne, car regarder des vidéos, sans une écoute active ou mise en pratique ne permet pas une bonne mémorisation.

3 – Attention à donner un feedback motivant et positif.

Un alternant a souvent une expérience professionnelle limitée, et donc il n’a pas toujours le recul nécessaire pour relativiser des remarques.

C’est pourquoi, lorsque vous devez le recadrer, mettez toujours en avant le positif de son travail, sans pointer du doigt les petites erreurs, améliorations…

De même, vous devez valoriser la prise de risque, les initiatives… et l’inciter à aller au-delà des consignes strictes.

Par exemple, s’il met plus de temps que prévu à réaliser ses premières missions (ce qui est toujours le cas), ne lui dites pas “Tu n’as pas encore fini ?” / “Il te reste quoi à faire ?” / “Tu en es où ?” / …

Mais proposez-lui de faire un point, et demandez-lui de vous montrer comment il travaille. 

Le plus souvent, vous pourrez lui proposer de changer de méthode, de lui donner des astuces, de revoir les ambitions ou les délais…

Si vous n’en avez pas la possibilité, une des solutions est de travailler en asynchrone en lui demandant de vous montrer comment il fait via une vidéo, un tuto… pour ensuite pouvoir lui répondre à partir de ces éléments.

Vous allez ainsi lui déléguer le travail d’explication, et vous concentrer sur l’analyse.

Une autre bonne solution est de lui associer un “mentor” qui peut être un de ses collègues, un collaborateur seniors dans le département…

Cela permet à votre alternant d’avoir un second interlocuteur à qui s’adresser, et qui sera un référent “officieux” si vous n’êtes pas disponible.

Important : faire des erreurs fait partie intégrante de l’apprentissage, et c’est normal pour un alternant de se tromper. En revanche, ce que vous devez pointer, ce sont les erreurs récurrentes, malgré des avertissements. En effet, il faut un droit à l’erreur, mais il faut s’améliorer, que cela soit via des procédures, de la vérification supplémentaire, des validations…

4 – Au bout de quelques mois, demandez-lui de vous faire des suggestions et de déterminer une ou plusieurs missions prioritaires.

La mission “fil rouge” qui doit durer plusieurs mois peut-être définie en amont, mais elle peut aussi être une proposition de votre alternant après les 2 ou 3 premiers mois.

Une manière simple consiste tout simplement à lui demander 

• Selon toi, qu’est-ce que nous devrions améliorer en priorité dans l’entreprise ?
• Quel outil ou innovation penses-tu que nous devrions mettre en place en priorité ?
• Quel est le projet que tu aimerais mettre en place dans le service ?
• …

Ces questions ouvertes permettent à un alternant de réfléchir à des idées, à la fois en utilisant sa formation, mais aussi son point de vue externe.

Par exemple, vous pouvez convenir que la mission “fil rouge” sera définie lors d’une réunion bilan à 90 jours, que cela soit de son initiative, ou à partir d’une liste de suggestions que vous ferez.

En conclusion, accueillir un étudiant en alternance, c’est simple ?

Que cela soit un étudiant en formation continue, un alternant avec une formation en école ou un alternant qui suit une formation en ligne, la clé de la réussite réside, pour vous comme pour lui, dans l’accompagnement de l’étudiant.

Le but est d’être à son écoute, et d’adapter les missions à ses compétences ou ses objectifs professionnels afin d’exploiter au maximum ses capacités et ne pas le mettre dans une situation d’échec.

Par exemple, il ne sert à rien de confier du rédactionnel à un alternant qui n’est pas bon en orthographe, il est préférable de lui demander de réaliser des vidéos ou des podcasts.

Pour cela, il est essentiel d’identifier en amont les missions à confier à votre alternant, puis de sélectionner la bonne personne avec des tests et des cas pratiques.

Le premier jour, profitez de la pause du midi pour parler de ses passions, de comment il voit son avenir professionnel… afin d’utiliser ces informations pour adapter ses missions.

C’est en donnant de la perspective et du sens sur ses missions actuelles par rapport à son futur, qu’il pourra s’y investir plus encore.

Enfin, n’oubliez pas l’aspect relationnel, car recruter un alternant  c’est s’engager sur une durée d’un ou deux, il est donc essentiel d’être alignés à la fois côté relationnel et professionnel.

Et rappelez-vous que s’il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas doute… Si vous pensez qu’un candidat ne fera pas l’affaire, qu’il ne va pas s’adapter à votre culture d’entreprise… fiez-vous à votre intuition, et ne pensez jamais que la personne va changer ou s’améliorer avec le temps.

En effet, plus l’entreprise est petite, moins on peut se permettre une erreur de recrutement.