L’image de votre entreprise se joue parfois sur de petits détails, qui au final contribuent à la cohérence de votre image.
Par exemple, des petits accessoires comme les tampons encreurs font partie de l’image que donne une entreprise.
Ainsi, un tampon encreur personnalisé permet non seulement de fournir les informations administratives essentielles, mais en plus il donne une image professionnelle de votre société sur vos documents marketing comme par exemple les cartes de fidélité, les bons de commande….
Voici quelques conseils sur l’usage et la réalisation d’un tampon encreur afin de gagner du temps dans la gestion de vos documents papier, mais aussi pour valoriser l’image de votre entreprise
Sommaire de l'article
Tampon encreur personnalisable ou standard, quels usages et bénéfices ?
Selon vos besoins, vous pouvez utiliser un tampon encreur standard ou personnalisé.
Un tampon encreur standard utilise une forme, un texte… générique.
Il sert à marquer rapidement et facilement des informations répétitives sur différents supports, comme du papier, des documents ou des formulaires.
Dans le domaine du marketing, les tampons encreurs standard permettent, par exemple, d’afficher des informations sur une carte de fidélité comme des points, les produits achetés…
Pour les documents administratifs, les tampons encreurs standards permettent d’apposer des statuts, des formules commerciales… sur les documents que l’entreprise échange avec ses partenaires ou clients dans le cadre de son activité (factures, bon de commande, devis…).
Ainsi, au niveau administratif, les tampons encreurs permettent d’indiquer rapidement le statut du document
- « copie »,
- « confirmé »
- « payé »
- …
Un tampon encreur personnalisé imprime des informations personnalisées selon l’entreprise.
Il permet de mettre en avant toutes les informations que l’entreprise juge pertinentes selon ses objectifs, son secteur d’activité, ou la nature du document concerné :
- Nom de l’entreprise
- SIRET
- Adresse
- La structure juridique
- Le capital social
- Signature d’un décideur
- Logo
- TVA intracommunautaire
- Code APE
- …
Généralement sur la première ligne, vous avez le nom de la société, sur la seconde et la troisième l’adresse postale + téléphone ou le site, puis la forme juridique, suivi du RCS et du SIRET, et si nécessaire le numéro de TVA intracommunautaire et le code APE.
Pour un auto-entrepreneur, c’est plus simple avec votre nom et prénom (ou le nom de la société), l’adresse, les coordonnées et le numéro d’identification SIREN et éventuellement un code NAF ou APE.
Le tampon encreur est un quasi-obligation pour les signatures de bons de commande, devis… afin d’officialiser le bon pour accord de l’entreprise.
La personnalisation d’un tampon encreur est très rapide, elle se fait en seulement quelques clics et grâce à un éditeur en ligne comme sur otypo.com.
Il suffit de quelques secondes pour commander en ligne un tampon encreur qui vous servira aux utilisations les plus variées.
Quels usages marketing, commerciaux, administratifs… pour les tampons encreurs ?
Comme nous l’avons vu précédemment, un tampon encreur peut avoir de nombreux usages afin de gagner du temps dans la gestion des documents marketing, commerciaux, administratifs…
Le tampon encreur personnalisé apporte de la simplicité et de l’efficacité dans la gestion des documents administratifs.
En comptabilité notamment, pour classifier facilement les formulaires administratifs, et de manière générale pour tous les documents avec la date de réception, la date de traitement, le statut…
Par exemple, lorsque des courriers sont reçus au standard ou à l’accueil de l’entreprise, le gestionnaire du courrier peut indiquer de manière très lisible la date de réception du courrier avant qu’il ne soit transmis ou scanné.
Cela évite de tout noter à la main, en quelques secondes les informations sont enregistrées sur les supports, ce qui permet de dater des documents, d’ajouter toutes sortes d’informations spécifiques avec un gain de temps significatif.
Vous pouvez aussi les utiliser pour des documents marketing afin d’appliquer des dessins, des illustrations… originales pour apporter un caractère unique à des textes ou des supports.
Par exemple, vous pouvez créer un tampon avec le logo de votre entreprise ou la signature du dirigeant de l’entreprise qui sera utilisé sur des cartes postales, sur des livres pour les dédicacer, sur des produits afin de les marquer au nom de l’entreprise…
Quelles informations indiquer sur un votre tampon encreur personnalisé ?
Le but du tampon encreur n’est pas d’indiquer énormément d’informations, mais d’indiquer au moins les informations administratives et les coordonnées.
Pour des raisons de lisibilité, la police de caractère doit être au minimum de 7 points pour les informations comme l’adresse, le SIRET… et 8 à 10 (parfois plus) pour les autres informations.
De manière générale, il faut plutôt privilégier les polices de caractère classiques, épurées et sans ornements comme Arial ou Helvetica ou Futura.
Ces typographies sont souvent choisies pour leurs formes droites et simples, assurant ainsi une apparence uniforme et équilibrée.
Sachant que même en sélectionnant ces polices traditionnelles, il reste possible de souligner des éléments spécifiques ou de les mettre en gras, pour les faire ressortir.
Si vous voulez utiliser une autre police, assurez-vous que le rendu sera harmonieux et lisible.
Les 3 informations à ne pas omettre sont le nom de votre entreprise ou de votre marque, votre numéro de téléphone, et votre courriel.
D’autres données comme le site internet, la forme juridique de l’entreprise ou encore son site internet viennent en complément, selon les objectifs de la société, le statut (SARL, auto-entrepreneur, association, syndicat, auto-entreprise, profession libérale…)…
Un cachet d’entreprise de qualité va forcément impacter la perception des clients, fournisseurs ou les partenaires de l’entreprise.
Il est essentiel de n’autoriser qu’à une sélection de personnes l’autorisation d’utiliser le cachet de l’entreprise, car un usage non autorisé pourrait entrainer la validation de devis ou de prestations.
Par exemple, s’il y a un litige suite à une commande, le cachet avec la signature feront preuve de validation… s’il est présent, vous ne pourrez remettre en question la commande !
C’est pourquoi, les tampons encreurs doivent être réservés aux managers, à la comptabilité… ce qui permet de valider les commandes, de vérifier les engagements…
Il faut néanmoins prévoir au moins 2 ou 3 tampons afin que les processus ne soient pas bloqués en cas d’absence d’une personne.
Choisir le bon matériau pour votre tampon encreur personnalisé
Selon l’usage, l’utilisation… il faut choisir le bon matériau pour ses tampons encreurs.
Un tampon encreurs en bois est un choix pertinent pour les usages intensifs, comme par exemple pour les tampons encreurs standard pour des statuts.
Le bois étant une matière très solide, cela permet un usage intensif durant plusieurs années.
Cependant, les tampons encreurs personnalisés en bois ne sont pas forcément les plus pratiques car les encreurs utilisés sont séparés des boîtiers. Ce qui veut dire qu’il ne faut pas oublier de recharger le tampon à chaque fois…
De même, pour éviter que l’encre ne sèche, il ne faut surtout pas oublier de refermer le tampon encreur après usage.
Il est nécessaire de nettoyer l’excès d’encre sur le caoutchouc avant de le remettre en place. Ainsi, on évite l’accumulation de poussières et de débris, garantissant que les empreintes futures restent précises et claires.
Le tampon encreur en plastique intègre un réservoir d’entreprise, et permet de changer les dates, les statuts… via des rouages.
Les tampons en métal et en plastique sont donc souvent plus pratiques : les encreurs sont directement intégrés, ce qui permet de réaliser un marquage plus rapide.
Les tampons encreurs en métaux sont plus résistants, et ils permettent de choisir la date, le signataire, la mention…
La taille et la forme d’un tampon encreur sont à définir en fonction des informations que vous souhaitez apposer sur les documents.
Un tampon dateur, numéroteur… sera par exemple relativement discret, tandis que les modèles qui contiennent plusieurs lignes d’informations spécifiques doivent être plus larges.
On peut aussi choisir la couleur de l’encre, que cela soit du rouge, du noir ou du vert afin de visualiser immédiatement le statut d’un document.
Au final, les tampons encreurs restent encore très pratiques, et surtout ils sont simples et faciles à utiliser.
De plus, cela ne coûte pas cher, d’autant plus qu’il y a la possibilité de faire produire rapidement en ligne sur des sites spécialisés.
