Pour assurer le développement de son entreprise, il est indispensable d’adopter des outils afin d’automatiser les tâches répétitives, structurer son activité mais aussi faciliter le travail collaboratif.
C’est pourquoi, j’ai listé les 9 outils en entreprise qu’il faut mettre en place pour développer son business.
Sommaire de l'article
1 – Les logiciels de CRM
Les outils CRM sont indispensables à partir du moment où vous avez un cycle de vente de plusieurs jours semaines, en particulier dans le B2B.
En effet, sans CRM, vous allez gérer vos prospects et clients dans un fichier (Excel, Notion…), sans bénéficier de tous les automatismes, rappels, relances…
Si votre CRM est capable de gérer les devis / factures, ainsi que la gestion de projets, c’est encore mieux.
Cela vous permet de conserver dans une seule application l’ensemble des interactions clients.
Vous pouvez utiliser des logiciels tout en 1 comme par exemple karlia.co qui propose la gestion du CRM, la facturation, le ticketing et la gestion de projet.
Principales fonctionnalités :
- Centralisation des données clients (coordonnées, historique des interactions, notes).
- Automatisation des relances et rappels.
- Création et suivi de devis/factures/ propositions commerciales
- Tableaux de bord pour les prévisions de vente et analyser les performances commerciales.
- Gestion du portefeuille des affaires vente pour visualiser l’avancement des opportunités.
- …
Pour voici un CRM, voici quelques questions clés à vous poser
- Identifiez vos besoins prioritaires et les spécificités de votre activité.
- Par exemple, quelle est la taille de votre base clients/prospects, que voulez vous automatiser, quels sont les points noirs actuels dans votre fonctionnement, quelles sont les évolutions à venir dans votre entreprise…
- Ensuite réalisez un tableau avec vos priorités (ex. : suivi des leads, reporting, intégrations) et classez-les par ordre d’importance.
- Cela vous aidera à filtrer les CRM qui répondent à vos besoins essentiels.
- Privilégiez un CRM avec une interface intuitive. Un CRM doit être facile à utiliser pour garantir son adoption par vos équipes, car cela va être leur outil du quotidien.
- Une interface complexe peut décourager les utilisateurs et réduire l’efficacité.
- Un CRM doit s’intégrer facilement avec vos outils existants ou proposer des fonctions permettant de remplacer vos outils actuels.
- Cela évite les silos d’information et fluidifie vos processus. Si vous utilisez des outils spécifiques, contactez le support pour confirmer les possibilités d’intégration via des API ou des plateformes comme Zapier.
- Les prix des CRM varient fortement selon les capacités de personnalisation / développement.
- Plus vous avez besoin de personnaliser l’application, plus cela va coûter cher et être TRES difficile à maintenir dans le temps.
- Parfois, il faut choisir un logiciel plus simple, quitte à ne pas répondre à 100% de vos demandes, que de mettre en place un CRM “usine à gaz” qui vous coûtera une fortune.
- Définissez un budget pour la mise en place (avec 15% de dépassement à anticiper), ainsi qu’un budget annuel pour l’usage de votre CRM.
- Impliquez les futurs utilisateurs dans le choix du CRM. Le succès d’un CRM dépend fortement de son adoption par vos équipes.
- Impliquez les utilisateurs finaux (commerciaux, marketeurs, service client) dans le processus de sélection pour garantir que l’outil répond à leurs besoins et est facile à utiliser.
- Ne leur imposez surtout pas une solution qu’ils n’auront pas en amont sélectionné.
- Organisez toujours une démonstration avec une sélection de futurs utilisateurs, et demandez à votre équipe de donner un retour sur l’ergonomie, les fonctionnalités et leur expérience globale.
- Attention ne pas vous faire avoir par des démos “paillettes” qui présentent des fonctionnalités avec de l’IA , de jolis tableaux de bord… Demandez toujours à ce que la démonstration reprenne le scénario classique de la journée d’un utilisateur, puis posez des questions sur les usages ponctuels (réporting, relances…).
- Commencez simplement avec un pilote. Si nécessaire, choisissez un CRM avec un périmètre limité (ex: les commerciaux, le marketing, une seule équipe…), et uniquement ensuite déployez l’outil à tout le monde.
2 – La base de connaissances / le wiki
Le problème principal d’une entreprise en croissance, c’est de passer d’une logique d’oral à l’écrit.
Cela veut dire formaliser les process, les actions, les retours d’expérience, afin d’une part de permettre à des prestataires, de nouveaux collaborateurs, des stagiaires… de traiter les demandes.
Cela sert également à réfléchir à ses process, et de ne surtout pas tout refaire à chaque fois.
Vous pouvez utiliser des solutions comme Notion, ou tout simplement des guides de procédures sur Google Docs ou dans un logiciel de gestion de projet.
Par exemple, lorsque vous sous traitez une tâche, que vous lancez un projet, prenez l’habitude de centraliser dans un document, et non pas dans un email ou une conversation de chat.
Notion à l’avantage d’être ultra-flexible, de centraliser les documents, de pouvoir créer des bases de données internes… il devient rapidement complexe à structurer avec le temps, et il manque de liaison avec les applications métiers (CRM, ERP…).
Les challengers
- Jira (Freemium)
- Airtable
Principales fonctionnalités :
- Création de pages structurées pour documenter processus et procédures.
- Recherche rapide pour accéder instantanément aux informations.
- Collaboration en temps réel pour modifier ou commenter les documents.
- Organisation par catégories ou tags.
- Intégration avec des outils de gestion de projet ou de communication.
- …
3 – Les logiciels d’intelligence artificielle.
L’IA permet de gagner énormément de temps en automatisant les actions à faible valeur ajoutée, en vous proposant une base de travail que vous pourrez travailler.
La plupart des IA ont actuellement des versions “freemium” que vous pouvez utiliser quasi gratuitement.
ChatGPT reste l’IA généraliste avec le meilleur rapport qualité / prix, car les modèles de données sont puissants et performants et les outils de vidéos, d’images… sont vraiment puissants.
Cependant, mais il y a d’autres IA généralistes à tester
- Deepseek pour la créativité des titres, pitchs…
- Grok pour la qualité rédactionnelle
- Mistral pour les données françaises et l’OCR
- …
De même, pour une même IA, le modèle de données ou les fonctionnalités peuvent offrir des performances totalement différentes.
Par exemple la recherche approfondie de ChatGPT permet d’analyser plusieurs dizaines de sites web pour réaliser une analyse concurrentielle, pour faire une veille sectorielle…
Par exemple, chatGPT m’a réalisé en 7 minutes une mini étude de marché sur les salons de coiffure à Epinay sur Seine, en analysant 23 sources (sites d’avis…).
Et pour certaines actions, vous pouvez utiliser des IA spécialisées, ou les faire travailler les unes avec les autres :
- Perplexity pour la recherche sourcée
- Leonardo.ai ou le Dream Lab de Canva pour les images
- Kling.ai pour les vidéos
- Opus clip pour le sous titrage vidéo
- ideta, botnation, simplechat… pour les chatbots
- …
Principales fonctionnalités :
- Génération de contenus variés (textes, images, vidéos) à partir des prompts.
- Analyse de données web pour des études de marché ou des veilles concurrentielles.
- Traduction et adaptation de contenus en plusieurs langues.
- Intégration avec d’autres outils pour des workflows fluides (ex. : exportation de textes vers Canva).
4 – Les outils de retouche d’images et de vidéos
Le logiciel indispensable reste Canva, qui permet de créer des visuels des brochures, réaliser des vidéos…
Le gros intérêt c’est que Canva proposer des milliers de modèles à personnaliser, et qu’il est nativement conçu pour la collaboration, ce qui permet de gagner énormement de temps.
Par exemple, lorsque vous devez réaliser une présentation, vous pouvez partager le document avec d’autres personnes qui le mettront à jour en temps réel.
Voici les challengers
- Photoshop Elements (payant)
- Pixlr (Freemium)
- Figma (design…)
Principales fonctionnalités :
- Bibliothèque de modèles pour créer brochures, affiches, vidéos ou publications sociales.
- Outils de retouche (recadrage, filtres, ajustement des couleurs).
- Collaboration en temps réel pour modifier des projets à plusieurs.
- Exportation en multiples formats (PNG, MP4, PDF, etc.).
- Intégration d’IA pour générer des visuels ou supprimer des arrière-plans.
- Planification de publications directement vers les réseaux sociaux (Canva Pro).
5 – Les plateformes de collaboration (chat, visio, téléphonie…).
La communication interne et externe est indispensable pour développer l’agité de l’entreprise.
Le leader reste Microsoft Teams, car il offre des fonctionnalités de chat, de réunion à distance… qui sont simples et faciles à déployer.
Les challengers
- Google Meet
- Zoom
Pour gagner en efficacité, on peut ajouter des outils de gestion des agendas comme YoucanBookMe, Calendly… afin de proposer à ses clients de prendre rendez-vous directement dans les agendas.
Principales fonctionnalités :
- Chat instantané pour des échanges rapides entre collègues ou clients.
- Visioconférences avec partage d’écran et enregistrement (option premium).
- Téléphonie VoIP pour des appels professionnels.
- Partage et stockage de fichiers dans des canaux dédiés.
- Intégration avec des agendas (Google & Outlook) et des CRM.
6 – Les logiciels d’emailing
L’email est loin d’être mort, car cela reste toujours le principal canal pour envoyer des messages à ses clients et prospects.
Il est indispensable de communiquer régulièrement avec ses prospects et clients, pour cela n’oubliez pas de caler dans votre agenda 2 heures par semaine pour programmer l’envoi d’un ou deux messages.
Vous pouvez utiliser deux types de logiciels :
- Les outils d’emailing pour envoyer une newsletter, une promotion… pour cela vous avez des outils comme Mailjet, Substack…
- Les outils pour mettre en place des automatismes (ex : envoyer une séquence de messages selon une périodicité spécifique, relancer des paniers abandonnés…) comme Get Response.
Principales fonctionnalités :
- Création de campagnes e-mail avec des modèles personnalisables.
- Automatisation de séquences de messages (ex. : e-mail de bienvenue, relance après 3 jours).
- Segmentation des listes de contacts pour des messages ciblés.
- Analyse des performances (taux d’ouverture, clics, conversions).
- Intégration avec des CRM ou plateformes e-commerce.
- …
7 – Les logiciels de Growth Hacking
Avec le ralentissement économique, il n’est plus possible de prospecter “à l’ancienne”.
Il est nécessaire d’utiliser des logiciels soit moins chers, soit qui permettent d’automatiser
Voici quelques types de logiciels à utiliser :
- L’automatisation d’actions avec Make.com, Zapier ou N8N.
- La recherche de sous-traitants off shore sur Fiverr ou Malt
- L’envoi de messages automatiques sur Linkedin avec Linked Helper ou Waalaxy.
- L’analyse des performances d’un site web avec Hojar / smartlook et l’AB testing avec Optimizely / Ab Tasty…
- L’analyse SEO avec Semrush et Ahrefs
- L’enrichissement de données avec Dropcontact et apollo.io
- La vérification d’email avec Captain Verify et millionverifier.com
- Le cold mailing avec Lemlist, la Growth Machine, Appolo…
- L’affiliation avec rewardful, partnerstack, Impact, Tapfiliate
- Le scraping avancé avec Octoparse, Captain Data…
- La génération de video personnalisées sendler.ai
- L’envoi d’email instantly.ai, Substack…
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8 – Les logiciels de comptabilité.
Les logiciels de comptabilité simplifient la gestion financière des PME, de la saisie des factures au suivi de la trésorerie.
Ces outils sont indispensables pour assurer une gestion saine et anticiper les besoins financiers.
Les leaders sont Sage et CEGID, les challengers Pennylane, Indy…
Principales fonctionnalités :
- Saisie des factures, notes de frais…
- Génération de rapports financiers (chiffre d’affaires, marge…).
- Intégration avec les comptes bancaires pour un suivi en temps réel.
- Déclaration de TVA
- Exportation des données pour l’expert comptable.
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Pour choisir le bon logiciel de comptabilité, voici quelques conseils clés
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Choisissez le logiciel adapté à votre entreprise.
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Les micro-entrepreneurs qui font 10 factures dans le mois n’ont pas les mêmes exigences qu’une PME.
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Par exemple, un auto-entrepreneur peut se contenter d’un outil simple comme Indy (gratuit pour la comptabilité de base), tandis qu’une PME aura besoin de fonctionnalités avancées comme la gestion des stocks ou la comptabilité analytique avec Sage 100cloud ou Cegid.
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Posez vous des questions comme ai-je besoin de gérer la facturation, les devis, la TVA, les notes de frais ou les liasses fiscales ?, mon entreprise nécessite-t-elle une comptabilité de trésorerie (basée sur les flux bancaires) ou d’engagement (basée sur les factures) ? Ai-je besoin d’un tableau de bord pour suivre les KPI en temps réel (CA, charges, trésorerie) ? …
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Les commerçants ou restaurateurs doivent privilégier un logiciel avec gestion des stocks et intégration des terminaux de paiement, comme EBP Comptabilité ELITE. Les professions libérales, en revanche, peuvent opter pour des solutions simplifiées comme Tiime
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- Privilégiez la compatibilité avec vos outils existants et ceux de votre expert-comptable.
- Pourquoi c’est important ? Un logiciel de comptabilité doit s’intégrer harmonieusement à votre écosystème (banque, CRM, ERP, outils de paiement) et faciliter la collaboration avec votre expert-comptable, qui utilise souvent un logiciel spécifique.
- De même si vous utilisez Paypal, attention à bien valider la comptabilité avec votre logiciel.
- Si vous travaillez avec un expert-comptable, choisissez un logiciel compatible avec le sien (par exemple, Cegid, Sage ou Pennylane, largement utilisés par les cabinets). Certains logiciels, comme Pennylane, offrent un accès sécurisé pour l’expert-comptable, facilitant la révision des comptes.
9 – Le CMS pour créer un site web, des pages de ventes…
Un site web n’est plus indispensable pour monter un business, cependant c’est la “carte de visite” de votre entreprise.
Il est donc indispensable de donner une bonne image de votre business, et si possible attirer un peu de visite via le SEO sur Google.
Pour cela, il faut utiliser les bons outils, en particulier WordPress pour les sites web.
WordPress est l’idéal pour les personnes un peu techniques ou les entreprises avec des besoins complexes (blogs, e-commerce, sites multilingues). Il est gratuit, mais demande plus de maintenance.
Webflow est un bon choix pour une TPE / PME cherchant des sites visuellement jolis mais sans être un pro de l’informatique.
Wix convient pour les débutants, auto-entrepreneurs ou petites entreprises voulant un site rapide et professionnel sans effort, mais c’est un logiciel qui sera vite dépassé en cas de croissance.
Pour les sites eCommerce, vous avez Shopify, Magento et Prestashop.
Comment choisir les bons outils à mettre en place dans votre entreprise ?
Il existe une pléthore de logiciels, il est facile de perdre du temps à faire des tests.
Ce qui est important, c’est d’identifier vos priorités.
Commencez par mettre en place les outils qui auront le plus d’impact sur votre business (ex. : un CRM pour les ventes, l’IA pour le marketing…).
Testez les logiciels avant de les mettre en place via un pilote ou une version de démonstration afin de voir si ces outils sont véritablement intéressants pour votre entreprise.
Enfin, ne négligez pas la formation. Organisez des sessions pour garantir une utilisation optimale des outils, maximisant leur impact.
