Gérer un projet n’est pas évident, en particulier si l’on a n’a pas eu l’occasion d’avoir une formation lors de sa scolarité ou à titre professionnel.
Le plus souvent, la gestion de projets s’apprend sur le tas, avec un manager qui vous confie un premier projet (en plus des tâches que vous devez déjà effectuer !) lors d’une brève réunion, en vous souhaitant quasiment “bonne chance”.
Ce genre de première expérience en gestion de projet peut se révéler particulièrement stressante, car on se retrouve un peu “seul au monde” sans savoir où commencer, comment gérer ses priorités…
Bien entendu, avec un peu d’organisation, suffisamment de temps et un bon suivi, on finit par y arriver et mener un projet à terme.
Cependant, il existe quelques petites habitudes qui permettent de gagner du temps, et de réduire le stress, que l’on peut acquérir dans le cadre de formation gestion de projet ou tout simplement sur le terrain.
C’est pourquoi, dans ce dossier, je vais vous présenter quelques-unes des bonnes pratiques que j’ai apprises au fil des années dans la gestion de projets.
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1 – Cadrez le projet dès le départ.
Une erreur chez un chef de projet débutant, c’est de ne pas poser toutes les questions sur le projet avant de se lancer.
Il faut généralement caler 2 réunions avec le donneur d’ordre avant de faire la réunion de lancement :
- La première réunion de prise de brief où le donneur d’ordre vous confie le projet, avec l’objectif à atteindre, les délais, l’équipe…
- Une seconde réunion de cadrage, 2 à 7 jours plus tard, où vous revenez vers le donneur d’ordre en lui présentant en quelques slides ce que vous avez compris de la mission, ainsi que des questions complémentaires sur le projet.
- Par exemple vous pouvez lui demander quels sont les critères qui font que le projet sera considéré comme un succès et comment cela sera évalué, quelles sont les ressources nécessaires que vous estimez après une première réflexion, est-ce que les délais / budget / temps sont réalistes, est-ce qu’il est possible de phase le projet avec différent niveau de qualité atteinte, est-ce qu’il sera possible d’avoir une rallonge budgétaire ou pas…
Généralement, il est difficile de connaître tous les tenants et aboutissants d’un projet technique.
Il est donc essentiel d’aller rencontrer en amont les personnes qui seront pressenties pour travailler avec vous sur le projet (ou des experts) afin d’avoir leurs avis sur les points de vigilances, les sujets clés, les erreurs à ne pas commettre…
Il suffit de les appeler au téléphone (de préférence afin d’avoir un retour plus qualitatif et informel), sinon en proposant par email un point de présentation pour échanger sur le sujet avant le début officiel du projet.
Cet aspect humain d’un projet est essentiel afin de jauger l’implication des membres de l’équipe, leur point de vue, leurs freins…
En rassemblant en amont les premiers éléments sur le projet, vous éviterez de vous retrouver sans réponse devant une dizaine de personnes lors de votre première réunion de lancement, et vous donnerez l’impression que vous avez déjà bien avancé sur le sujet.
De plus, si vous avez déjà échangé en off avec certaines personnes du comité de pilotage, vous aurez déjà leur soutien, ils se sentiront écoutés et vous gagnerez en crédibilité.
Enfin, ne prenez jamais pour acquis ce que vous indique un manager, un directeur… concernant une situation ou un process.
En effet, les directeurs et managers sont souvent éloignés du terrain, et ils en ont une vision déformée de ce qui se passe vraiment, sans connaître, par exemple, les adaptations des procédures “officielles”, l’avis des personnes du terrain…
L’idéal est d’aller voir “en vrai” comment cela se passe.
Par exemple, si vous devez mettre en place un outil dans un centre de contacts, il faut déjà savoir comment travaillent les agents du service client.
A noter : vous pouvez aussi poser des questions à des personnes externes à l’entreprise (anciens collègues, experts, amis, famille…). Cela vous donnera des indications sur les grands principes de ce type de projet, et cela réduira votre stress.
2 – Préparez un ordre du jour précis pour toutes les réunions, avec un bilan des actions réalisées, l’avancement et les actions à prendre.
La réunion de suivi est le point de passage obligé pour tous les gestionnaires de projets et chefs de projets, et on jugera souvent votre efficacité sur la pertinence de vos réunions.
A noter : le rythme des réunions de suivi dépend fortement de la phase du projet (une fois par mois lors du lancement, à une par semaine avant la finalisation, voire 1 par jour en cas de crise). Un bon rythme peut être d’organiser un comité projet toutes les deux ou trois semaines afin de donner un bon rythme dès le départ et de laisser aux équipes le temps d’avancer sur les sujets. En effet, un point hebdomadaire nécessite d’avoir des équipes qui ont du temps pour avancer sur le sujet, et un point mensuel ne permet pas d’avancer suffisamment vite.
On peut être désorganisé, ne pas avoir eu le temps d’avancer sur ses dossiers, ne pas être un expert sur le sujet… mais cela peut être compensé par une bonne gestion des réunions.
Un bon chef de projet doit, au moins, donner l’impression qu’il pilote les actions en cours et qu’il anticipe les évolutions à court et moyen terme, il ne doit pas être pris au dépourvu ou apprendre un problème grave en même temps que tout lors monde lors de la réunion.
C’est pourquoi vous devez préparer vos réunions de suivi au moins 1 à 2 jours en amont, le temps pour demander aux opérationnels où ils en sont, de vérifier ce qu’ils ont fait ou pas.
Rappelez-vous qu’il est essentiel de tout tester et de valider la réalisation, de même ne croyez jamais sur parole ce que l’on vous dit, votre rôle est justement de vérifier cela pour les autres.
Ce travail de suivi vous permettra d’en déduire les prochaines tâches à effectuer.
Généralement, le support de présentation comprend :
- 1 slide avec le nom du projet et la date de réunion (afin d’avoir un suivi des documents).
- 1 slide avec les réalisations depuis la réunion précédente.
- 1 slide avec le suivi des actions qui devaient être faites (afin de faire un tour de table ou de reprendre les éléments que vous aurez reçus par email).
- 1 slide avec les décisions à prendre lors de cette réunion, avec les options possibles. Il est essentiel d’avoir préparé des solutions et de ne surtout pas venir avec uniquement le problème. Votre rôle en tant que chef de projet est justement d’anticiper cela.
- 1 slide avec les actions à mener, que vous allez remplir en direct lors de la réunion en partageant votre écran afin que tout le monde puisse voir et valider ce que vous écrivez.
- En annexe, vous pouvez rappeler le macro planning, des informations complémentaires à consulter…
A noter :
- Vous pouvez utiliser un fichier Excel avec le suivi des tâches qui est certes plus structuré, mais il a l’inconvénient de ne pas être très visuel ni collaboratif. Excel est un bon outil pour faire un suivi de mini tâches, de tickets, de demandes, de bugs… mais ce n’est pas le meilleur outil pour un suivi macro d’un projet, pour partager des documents, pour réaliser des macro-plannings…
- Pour éviter de vous retrouver 24h avant avec des équipes qui n’ont pas avancé, je vous conseille de planifier dans votre agenda des tâches afin de les relancer au moins 4 jours avant, au minimum par un message via Teams ou un email, et en cas de non-réponse par téléphone. Vous ne devez pas vous cacher derrière une non réponse à un email. Vous êtes le responsable du suivi des actions.
- Laissez de temps en temps l’animation de la réunion aux experts du sujet, cela vous permettra de montrer que tous sont essentiels dans la mission, et surtout de vous éviter d’apprendre par coeur des sujets trop techniques.
3 – Gérer un projet, c’est certes de la technique, mais c’est aussi gérer de l’humain.
Dans les formations à la gestion de projets, il y a toujours un rappel de ce qu’est et n’est pas un projet.
En effet, il n’est pas nécessaire de déployer une gestion de projet pour des tâches ou des actions.
Voici la différence entre les actions, les tâches et les projets.
Définition d’un projet : Un projet est une organisation temporaire conçue pour gérer une série d’actions et d’intervenants. Il a des objectifs spécifiques, une durée déterminée et nécessite la coordination de diverses activités et ressources.
Voici quelques caractéristiques clés d’un projet :
- Objectif spécifique : Le projet vise à atteindre un ou plusieurs objectifs précis.
- Durée définie : Un projet a une date de début et une date de fin. Généralement un projet dure au moins plusieurs semaines (ex: organiser un salon, déployer un CRM…).
- Complexité : Un projet implique généralement plusieurs tâches et actions qui doivent être coordonnées. Ce n’est donc pas une routine ou quelque chose d’habituel (un projet pouvant être transformé en une tâche).
- Ressources : Un projet nécessite l’utilisation de ressources humaines, matérielles, financières, etc. Ce n’est donc pas une action “solo” (même si au départ, une seule personne peut gérer le projet avec des intervenants externes, comme par exemple sélectionner un ERP avant de lancer le projet de choix du CRM et sa mise en place).
- Résultat unique : Le projet produit un résultat unique qui peut être un produit, un service ou une amélioration. Par exemple, la clôture mensuelle de la production n’est plus un projet, car c’est une procédure.
Définition d’une tâche : une tâche est action qui dure un certain temps pour atteindre un objectif (une tâche peut être un élément d’un projet). Les tâches sont des actions simples et spécifiques, souvent incluse dans un ensemble plus large (ex: le travail de la semaine, un projet…).
Voici quelques caractéristiques d’une tâche :
- Spécifique : une tâche a un objectif précis et clair, souvent avec un périmètre et une complexité limités.
- Délimité dans le temps : Une tâche a une durée estimée et une échéance, souvent de quelques minutes à quelques jours.
- Isolée : Une tâche est une partie d’un ensemble plus large (souvent un projet) ou à usage unique (ex: aller poster le courrier).
- Responsabilité : Une tâche est souvent attribuée à une personne ou une équipe spécifique qui doit la traiter puis rendre compte.
Définition d’une action : une action est une activité qui fait partie de l’accomplissement d’une tâche. C’est la plus petite unité de travail identifiable. Voici quelques caractéristiques d’une action :
- Très spécifique : Une action est une activité concrète et rapide (ex: envoyer un compte-rendu).
- Court terme : Une action est généralement rapide à accomplir, et souvent par un individu.
- Exécutable : Une action est directement réalisable sans décomposer davantage.
- Directement liée à une tâche : Une action est une partie d’une tâche plus large (ex: la tâche peut être de vérifier la qualité d’une version d’un logiciel, et les actions sont de lancer les tests automatiques, de faire des tests de surfaces manuels, d’envoyer un compte rendu des tests…).
Cependant, un point qui est parfois sous-estimé, c’est l’importance de savoir gérer un projet en faisant du management transversal.
En management transversal, vous n’avez pas de relation hiérarchique directe avec les membres du comité projet, et donc vous dépendez du bon vouloir des personnes et de leurs équipes (ou de la pression que leur mettra leur manager).
Il est donc essentiel de créer du lien avec les membres de l’équipe projet (et leur managers), et de faire en sorte de les soutenir, et de les tirer pour avancer (et ne pas que les “pousser” pour qu’ils avancent).
Par exemple, lors d’un projet très complexe à mettre en oeuvre chez un client, j’avais mon homologue qui commençait à être désespéré par le projet car il se heurtait à la lourdeur et aux procédures de sa DSI.
Pour soutenir son moral, je me suis déplacé en physique plusieurs fois pour des réunions de travail, en proposant de déjeuner ensemble afin de parler en “off” du projet. Ces points et ces discussions informelles nous ont permis de travailler en équipe et d’être soudés face aux écueils qui arrivaient.
De même, lorsqu’une personne est en retard, n’a pas délivré son action avec le niveau de qualité retenu… évitez de mettre à défaut cette personne devant le groupe ou son manager. Les reproches doivent toujours être faits en privé, et les félicitations en public.
Cela ne sert à rien de vous énerver, de fustiger une personne… car vous risquez d’avoir besoin d’elle durant encore quelques semaines, il faut donc ménager sa susceptibilité !
De même, faites attention à la charge de travail de vos équipes : on peut être tenté de demander aux équipes le même investissement personnel que vous en tant que chef de projet… Sauf que parfois ce projet n’est pas prioritaire pour une autre personne, ou que pire on a rajouté cette tâche en plus dans un planning déjà bien chargé…
Il faut donc toujours valider avec les personnes si c’est OK, par exemple en discutant avec elles en off en abordant la partie personnelle, comment elle se sent dans son travail…
Pour créer un esprit d’équipe, je vous conseille de créer un groupe Teams ou WhatsApp afin d’échanger en direct et sans filtre.
Attention cependant à ne pas harceler les personnes ou à les inonder sous les messages.
Idéalement vous ne devez pas lancer plus de 3 ou 4 conversations / jour dans le canal principal de communication avec des personnes non directement impliquées dans le projet (pour les conversations privées, échangez plutôt en 1 to 1).
Enfin et pour rappel, généralement dans une entreprise, vous avez 20% de personnes moteurs pour avancer sur les nouveaux projets, 20% qui sont plutôt réfractaires, et 60% qui suivent les décisions.
Vous devez donc vous concentrer sur ceux qui sont en faveur du projet et valoriser leurs initiatives (devant le groupe projet, dans vos emailings d’avancement…), et ne pas chercher à faire bouger les réfractaires qui freinent des quatre fers.
Dans les grandes entreprises avec des jeux d’influence, de politique interne… il est nécessaire de cartographier son écosystème, avec les pour, les contres, les neutres… avec les leviers à actionner pour les entraîner dans le mouvement, pour éviter les blocages…
Par exemple, proposez des déjeuners informels (et pas des déjeuners de travail), en utilisant comme prétexte la réunion projet qui fini à 12h.
De même, vous devez prendre en compte l’aspect psychologique, avec les différentes étapes : déni, colère, marchandage, démotivation, résignation, adaptation et appropriation, afin d’arriver au plus vite à la phase “adaptation”.
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter mon dossier avec les 7 étapes de la gestion d’un projet.
4 – Utilisez l’intelligence artificielle pour gagner du temps lors de votre projet
L’IA générative a changé le métier de chef de projet, et désormais les formations sur la gestion de projet intègrent des modules pour apprendre à se servir de l’IA pour gagner du temps.
En particulier, l’IA est d’un grand secours pour :
- Faire des résumés automatiques de réunions, avec les sujets évoqués, les actions à effectuer… Ces informations peuvent être complétées par une transcription intégrale de la réunion afin de retrouver facilement un point clé. Cela permet d’envoyer par email le lien vers l’enregistrement de la réunion, le résumé synthétisé par Copilot, ChatGPT…
- Retrouver facilement l’information sur un projet avec un chatbot à usage interne, nourri avec toutes les informations sur le projet (compte rendu, rapports, études…). Vous pouvez ainsi demander ce que l’équipe a fait cette semaine, qui a dit quoi dans une réunion…
- Effectuer des requêtes en langage naturel afin d’obtenir une liste d’éléments, des graphiques personnalisées…
- Rédiger des documents, des checklists, des ordres du jour, différents points d’étapes, des jeux de tests, des procédures… pour gagner du temps dans la rédaction de documents.
- Ecrire des textes dans un anglais parfait, sans devoir trouver les bons mots. Par exemple, vous pouvez demander à traduire un
texte du français vers l’anglais de manière amicale, professionnelle…
- Faire du brainstorming individuel sur des idées de solutions, des noms de produits…
- Rédiger une trame de documentation pour ensuite la compléter avec des informations plus précises… et à l’inverse demander à réaliser une synthèse de statistiques, de documentations… Sachant qu’il faut toujours vérifier la véracité des informations, ChatGPT / Mistral / Claude ayant parfois tendance à halluciner ou à exploiter des données obsolètes.
- …
Ces outils comme Notion intègrent de l’IA qui peut par exemple vous écrire en quelques secondes un plan de test pour un lancement de produit.
En revanche l’IA ne remplacera par le chef de projet, car l’IA ne sait pas
- Motiver, créer du lien et inciter les personnes à se dépasser.
- Définir des objectifs et des besoins spécifiques à l’entreprise, aux produits…
- Anticiper les risques, les problèmes de ressources, les dérapages… qui nécessitent une expertise en gestion de projet pour organiser et hiérarchiser les tâches.
- Communiquer, négocier et collaborer efficacement avec les parties prenantes, en utilisant des compétences en relations interpersonnelles et en résolution de conflits.
- Minimiser la résistance au changement via de la communication, de l’empathie….
- Trouver des solutions créatives et efficaces aux défis imprévus pendant la réalisation du projet.
- …
Voici, par exemple, les 2 modules sur la gestion des réfractaires dans la formation à la gestion de projets chez Lefebvre-Dalloz :
5 – Préférez fait à “parfait”
Un chef de projet débutant est souvent pris dans le “triangle des Bermudes” de la gestion de projets, c’est-à-dire qu’il essaie de finir le projet dans les temps en respectant le budget et toutes les fonctionnalités attendues.
Sauf qu’en réalité, il est difficile de tout avoir… sauf pour les projets simples et courts où il y a peu d’inconnues, de surprises, de personnalisations…
Pour éviter de mettre trop la pression sur vos équipes, il faut ménager la chèvre et le chou, et accepter une moindre qualité et travailler en “versions”.
Le fait d’indiquer au donneur d’ordre et aux opérationnels que l’on va commercialiser une “v1” permet de mieux faire accepter des concessions sur le fonctionnel (le temps et le budget étant souvent plus sensibles).
La loi Parkinson définie par l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson dit que « le travail s’étend de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
Autrement dit, plus le temps alloué à une tâche est long, plus cette tâche prendra du temps à être accomplie, même si elle pourrait être réalisée plus rapidement.
On peut représenter cette idée de la manière suivante :
- Pour obtenir un résultat parfait, il faut 1 semaine de travail, avec un pic d’efficacité au milieu du projet, mais avec un départ assez lent et une fin qui est plus axée sur du peaufinage.
- Pour obtenir un résultat presque parfait, parfois 4 jours suffisent, si l’on fait moins de réunions, que l’on accepte de se concentrer uniquement sur les fonctions clés, d’avoir moins de validations…
- Pour obtenir une bonne première version, il vaut parfois mieux avoir une petite équipe motivée et experte dans son domaine afin de lui laisser plus de latitude sur le “comment faire” et sur le résultat final.
Dans ce contexte, il faut toujours penser au résultat attendu, et non pas à ce qui a été planifié initialement.
Souvent, entre le cadrage du projet, et ce qui est réellement délivré, il y a une différence importante, car les besoins des utilisateurs étaient tout autres !
En conclusion, apprendre à gérer un projet, c’est facile ?
S’il vous arrive de gérer des petits projets à titre personnel (voyages, investissements…), que vous êtes bien organisé et que vous savez comment gérer les motivations de chacun, la gestion de projet sera surtout un passage à des enjeux plus importants.
Cependant, cela peut être un vrai stress, en particulier si le projet n’avance pas, s’il y a des réfractaires, s’il y a des problèmes techniques…
C’est pourquoi, afin d’être rassuré, il est préférable de lire quelques ouvrages sur le sujet, ou de demander à suivre une formation professionnelle afin de gagner en confiance.
Les formations en gestion de projet sont un réel investissement sur le long terme, car elles permettent d’être plus rapidement opérationnel, et d’anticiper les problèmes.
FAQ sur la gestion de projets
Comment évaluer la réussite d’un projet après son achèvement ?
Commencez par le bilan du projet, avec les premiers résultats disponibles, à la fois qualitatifs (enquête de satisfaction, avis clients…) et quantitatifs (augmentation des ventes…).
Comparez ces résultats par rapport aux objectifs initiaux ainsi que le planning, le budget…
Analysez les écarts, et tirez-en des actions correctives avec l’équipe et les parties prenantes pour discuter des succès et des leçons apprises.
Documentez ces informations dans un rapport de clôture de projet.
Quels sont les avantages de la gestion de projet en mode “agile” par rapport à la gestion de projet “classique” ?
La méthodologie agile offre plusieurs avantages, notamment une plus grande flexibilité et réactivité face aux changements.
Elle utilise une démarche itérative avec des petits sprints qui permettent d’avoir rapidement des résultats pour les confronter aux retours terrains pour ajuster le projet en conséquence (et donc éviter l’effet tunnel de la gestion de projet classique).
La méthode agile encourage également la collaboration et la communication au sein de l’équipe, ce qui peut améliorer la transparence et l’engagement.
Enfin, cette méthode permet de détecter et de résoudre rapidement les problèmes, réduisant ainsi les risques et améliorant la qualité des livrables.
Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de projet ?
Pour suivre l’avancement d’un projet, on peut utiliser des outils très simples comme Excel ou Google Sheets ou Trello.
Voici un exemple de suivi très simple que l’on peut faire avec Trello (et en ajoutant des addons payants ou gratuits) :
Cependant, les outils de gestion de projet spécialisés offrent des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps, comme les diagrammes de Gantt, la gestion des cas client, la communication interne, les rapports, une FAQ interne, une gestion électronique de documents…
Voici un exemple de suivi de production qui permet d’intégrer le suivi de la rentabilité :
Vous pouvez consulter ma liste des 17 meilleurs logiciels de gestion de projet sur ce lien : https://www.conseilsmarketing.com/growth-hacking/outils-de-gestion-de-projet-les-16-meilleurs-logiciels-de-gestion-de-projet/
