Comment promouvoir un événement en ligne ?

Comment promouvoir un événement en ligne ? 5

Comment promouvoir un événement en ligne (webinaire, webinar, conférence en ligne, sommet vidéo…) ? En effet, avec la multiplication des événements en ligne, on assiste à une érosion des audience et à une diminution des inscriptions.

Par exemple, en 1 an, le taux de participation en live aux webinaires est passé de près de 40% à environ 30%, avec un taux de replay qui tombe désormais aux alentours de 20%.

D’où l’importance de soigner la promotion de son webinaire pour :

  • Obtenir plus d’inscrits
  • Avoir plus de personnes présentes lors du direct (ex: offrir un cadeau à la fin, mettre en avant les questions réponses avec les experts…)
  • Inciter les personnes à regarder le replay

Pour répondre à cette question, j’ai le plaisir de recevoir Christophe ANDRIVEAU de PREST’AGENCY.

Pourquoi faut il faire un vrai plan de promotion pour un événement en ligne ?

promotion événement en ligne

Qu’il soit virtuel, hybride ou physique, la participation à un événement est l’enjeu majeur.

Le nombre d’inscrit va obligatoirement jouer sur le nombre de présents, même s’il faut également travailler le parcours des participants (de l’inscription à l’envoi du replay).

En prenant quelques bonnes habitudes et de bons réflexes vous pouvez organiser un événement qui sera perçu comme exceptionnel.

Si vous ne parvenez pas à le promouvoir efficacement et faire venir votre public cible, peu importe les efforts consentis pour l’organisation ou la qualité des contenus proposés, vous aurez travaillé dur pour un résultat qui ne sera pas à la hauteur de vos attentes et du budget engagé.

Comment faire venir un maximum de participants ciblés sur votre prochain événement virtuel ?

Comment élaborer une stratégie de communication efficace pour assurer une participation active ?

Découvrez tous nos conseils pour donner de la visibilité à votre événement en ligne.

Qu’est-ce qu’un événement en ligne ?

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Un événement digital (aussi appelé webinaire, webinar, conférence en ligne…) est un événement en ligne où les participants assistent et découvrent des contenus en ligne, depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone.

Le mot “webinaire” étant l’association de “web” et “séminaire” (Web Seminar en anglais), donc de faire en digital un “séminaire”.

Côté organisateur, l’événement est diffusé soit depuis un studio avec des caméras et un réalisateur, soit simplement via un PC en utilisant des outils de webinaire (voir cet article avec un comparatif entre Zoom et LiveStorm).

Ainsi ces événements numériques ou connectés permettent de transmettre des messages sans rencontre physique.

L’avantage de ce type d’événement est d’augmenter leur portée et d’obtenir une dimension nationale (voire internationale),  les participants pouvant assister sans se déplacer, et même voir le replay s’ils ne sont pas disponibles.

Peut-on digitaliser tous les types d’événements ?

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De la convention au séminaire en passant par la soirée d’entreprise, presque tous les formats d’event peuvent être digitalisés.

Organiser un événement en ligne n’est pas le plus compliqué, car l’investissement débute à moins de 100 € / mois pour une plateforme événement en ligne, pour grimper  plus de 10 000 € pour la location d’un studio avec toute l’équipe (réalisateur, maquilleuse…).

Découvrez notre article sur les différents types d’événement virtuels.

Créer un événement innovant et impactant pour votre public

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Avant de le promouvoir, assurez-vous de concevoir un événement qui fasse sens pour votre cible.

Celui-ci doit leur apporter une vraie valeur ajoutée qui va les inciter à participer.

Gardez bien en tête un principe clé qui devra guider vos efforts de promotion  “Pourquoi mes contacts devraient participer à mon événement en ligne, quel est le bénéfice pour eux ?

N’oubliez pas que votre public est sur-sollicité par de nombreux événements similaires au vôtre.

Il enchaîne depuis un an des réunions en visioconférences, des webinaires en ligne pas toujours pertinents et autres événements par caméra interposée.

Cette surconsommation de vidéoconférences génère une réelle « fatigue Zoom » chez de nombreux internautes.

Le symptôme “fatigue Zoom” fait que les gens en ont un peu marre des événements en ligne “sans saveur” ni valeur ajoutée, et donc cela va les inciter à être encore plus sélectif avec les événements proposés !

Un événement repose avant tout sur le choix d’une cible, d’un message à faire passer et d’un environnement dédié.

Ainsi définissez-bien en amont les attentes, besoins, frustrations et points de douleur de votre public.

Puis concevez l’événement imaginé sur-mesure pour répondre à ses envies, ses attentes et ses attitudes.

Proposez-lui un contenu unique, utile et qui saura vous différencier de vos concurrents.

Ainsi vous lui ferez vivre de véritables expériences imaginées sur-mesure pour lui !

Un branding événementiel essentiel

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Le branding lié à l’événement est primordial.

Le nom de l’événement associé à son logo permet de faire connaître son existence.

Il constitue un élément de différenciation par rapport aux concurrents.

En outre il donne la possibilité d’identifier et de caractériser l’événement.

Ce territoire participe aussi à la sensorialité et à la narration autour de l’événement.

Choisir un nom pour votre événement et son logo reste stratégique.

Voici un exemple ci dessous avec le “CX Summit” d’Eloquant, avec un logo, un titre… que l’on retrouve sur les slides, les vidéos de teasing…

CX Summit Eloquant Comment promouvoir un événement en ligne ? 10

Comment promouvoir un événement en ligne ? 11 Comment promouvoir un événement en ligne ? 12 Comment promouvoir un événement en ligne ? 13 Comment promouvoir un événement en ligne ? 14

Ce branding doit pouvoir être associé à la marque ou l’entreprise organisatrice.

En effet celle-ci va assurer le rôle de positionnement et de contrat de marque avec son public.

C’est en quelque sorte la caution de votre événement.

Retrouvez notre article quel branding pour votre événement ? pour en savoir plus

Choisir un hashtag pour son événement

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Avant de mettre en place votre stratégie de communication et de promotion de votre événement, définissez un hashtag personnalisé.

Et communiquez largement autour de ce # dans vos publications sur les réseaux sociaux, dans vos vidéos teaser…

Cet hashtag vous permettra d’acquérir de la visibilité sur les réseaux sociaux, et donc d’augmenter la portée de votre event, tout le monde utilisant ce hashtag lors des publications sur Twitter, Instagram, Linkedin, Facebook…

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Les objectifs de votre événement sont définis, les contenus et programme établis en fonction de la cible, le nom et le logo ont été conçus par vos créatifs…

Reste maintenant à décliner votre plan de communication et de promotion de votre événement en ligne.

Promouvoir son événement ligne

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Pour annoncer un événement en ligne à son audience, il est essentiel de miser sur une communication sur différents canaux.

Découvrons ensemble comment promouvoir un événement virtuel en fonction des différents types de médias sur lesquels une marque peut s’appuyer :

  • Canaux de communication produits par la marque, à savoir sa visibilité propre (Owned media)
  • Canaux de communication payants, autrement dit la visibilité achetée (Paid media)
  • Canaux de communication non maîtrisés par la marque, soit la visibilité gagnée (Earned media).
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Source : esupcom.com

Avant de lancer votre communication de recrutement, il est primordial de définir des objectifs de promotion et des KPI qui vous permettront de juger de votre communication.

Enfin le timing de votre promotion est important:

  • Trop tôt et vous perdrez l’intérêt de vos cibles.
  • Trop tard, vous manquerez de temps et limiterez ainsi la portée de vos actions.

En effet si vous créez un site web événementiel, il lui faut un minimum de temps pour s’installer et gagner en visibilité.

Ce calendrier de promotion dépendra aussi du type de votre event, de la nature de vos publics et des moyens alloués.

1 – Dispositif de promotion de votre événement en ligne lié au Owned media

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Voici un exemple de dispositif de promotion d’un webinaire :

  • Site web événementiel

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Un site web dédié à votre événement est l’outil promotionnel par excellence.

Indépendant du site de votre entreprise, il recense toutes les informations nécessaires pour participer à l’événement :

  • En premier lieu la promesse de votre événement. Il doit mettre en avant la plus-value proposée aux participants. Et les bénéfices qu’ils vont en retirer.
  • Date de l’event, modalités de participation, lieu, horaires…
  • Il permet de s’inscrire
  • Il détaille le programme de l’événement: présentez en détail ce qui attend votre audience. Vous susciterez leur intérêt jusqu’au jour J.

Graphiquement ce site doit attirer l’attention des cibles et surtout les mettre en confiance.

Il doit aussi générer une connexion émotionnelle avec votre public.

Et suffisamment aiguisez leur curiosité pour avoir envie de naviguer sur les différentes pages événementielles – tout en leur donnant des raisons de participer !

Enfin incluez dans ce contenu les mots clés qui seront recherchés par les internautes ciblés.

Puis ajoutez des Call To Action pour inciter vos visiteurs à s’inscrire !

Pour finir publiez des contenus très régulièrement sur votre site événementiel. Présentez les orateurs qui vont intervenir lors de votre prestation.

Et mettez en avant les VIP et autres personnalités également présentes.

En publiant fréquemment vous maintiendrez votre public enthousiaste, engagé et impatient de participer.

  • Blog sur votre site événementiel

Créez un blog et rédigez des articles en lien avec votre événement.

Un des avantages du blog est d’améliorer votre référencement. Et ainsi la visibilité de votre événement.

Il permet aussi d’humaniser votre marque tout en mettant en avant votre expertise.

En répondant aux problématiques des internautes, il leur apporte de la valeur ajoutée.

En captant ainsi son intérêt, vous allez l’inciter à passer à l’action et à aller plus loin en s’inscrivant à votre événement.

  • Utilisez le site web de votre entreprise ou de votre marque

Tirez parti de votre site et de sa visibilité.

Ainsi ajoutez une page qui reprendra les infos nécessaires pour participer à votre événement.

Intégrez cette page seulement si votre événement fait sens avec les visiteurs de votre site.

Vous pouvez aussi intégrer un pop’up sur la home page, voire des bannières et des publicités sur votre site.

Si vous organisez régulièrement des événements en ligne, vous pouvez aussi créer un onglet dédié.

Et incitez vos internautes à visiter régulièrement cet espace pour se tenir au courant de votre actualité événementielle.

Vous pouvez aussi leur demander de s’inscrire à votre newsletter événement. Ainsi dès que vous organisez un nouvel événement, ils sont automatiquement avertis !

  • Envoyez un emailing

Profitez de votre mailing list et adressez-leur un emailing pour les inciter à participer.

Faites-les rêver. Mettez en avant la promesse de votre événement et les bénéfices qu’ils vont en retirer.

Intégrez des call-to-action sur votre email invitant vos cibles à visiter votre site événementiel.

Alimentez régulièrement votre mailing list jusqu’au jour J en leur présentant les coulisses, les intervenants, les surprises à venir…

Segmentez les contenus de vos emails selon le profil de vos cibles : inscrits et non inscrits.

Si vous avez une newsletter, profitez de son prochain envoi pour parler de votre événement.

Encore une fois si celui-ci fait sens avec votre audience.

  • Pensez à vos signatures mail

L’email est le premier outil de communication en entreprise.

Elle est ainsi capitale pour promouvoir votre événement.

Elle apporte aussi une caution et un lien de confiance. Mettez ainsi un lien vers votre site événementiel.

 

  • Mobilisez vos contacts

Avant de vous lancer dans un plan de promotion de grande envergure, pensez à contacter vos propres contacts.

Concevez une invitation digitale aux couleurs de votre événement.

Et adressez-la à vos contacts qui pourraient être intéressés : amis, famille, clients, prospects, leads, partenaires, prescripteurs…

Adaptez le texte de l’invitation selon la typologie de votre cible.

Demandez à votre équipe de faire de même après leur avoir présenté en détail les objectifs de votre event – et les cibles que vous visez.

Vos collaborateurs pourront ainsi inviter parmi leur environnement le public intéressant pour vous et pour l’événement.

En effet l’important n’est pas d’avoir du monde à votre événement digital mais des participants actifs et à potentiel pour votre entreprise.

  • Communiquez sur les réseaux sociaux

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Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre événement et lui donner la visibilité nécessaire.

Construisez un calendrier de publication pour alimenter régulièrement votre audience.

Profitez des spécificités de chaque média pour élaborer une stratégie intégrée à 360° afin de gagner en efficacité.

Choisissez ainsi les réseaux en fonction de votre secteur d’activité, de votre public, du format de votre événement et de sa thématique.

  • LinkedIn est le media des professionnels par excellence.
    • C’est le réseau idéal pour annoncer les actus et événements « du savoir et des connaissances » de l’entreprise.
    • Profitez de la fonctionnalité « événement » pour inviter vos contacts et des audiences similaires du réseau à y participer.
    • Et interagissez régulièrement avec vos inscrits en amont de votre événement.
  • Facebook : Utilisez la viralité de ce réseau pour promouvoir votre événement soit en créant une page dédiée soit en créant un événement sur votre page d’entreprise.
    • Invitez facilement vos contacts Facebook y à participer et atteindre une nouvelle audience.
    • Gagnez en visibilité en leur demandant d’ajouter votre webinaire sur leur propre page.
  • Instagram : média de l’image par excellence, Instagram est un outil efficace pour valoriser votre événement.
    • Partagez des photos et vidéos sur votre compte Instagram.
    • En concevant des visuels impactants et attrayants.
    • Ce media permet de mettre en avant les hommes et femmes liés à votre événement.
    • C’est un média qui favorise la proximité et le relationnel.
    • Pensez aux stories d’Instagram pour faire du teasing et donner envie à votre cible de participer.
    • Selon le nombre de vos abonnés, vous pourrez également ajouter des liens directs vers votre site événementiel.
  • Twitter : ce réseau est une opportunité pour promouvoir un événement.
    • Souvent étudié comme outil de veille, il peut ainsi mettre en avant votre événement en ligne.
    • Cependant il est important de publier régulièrement sur Twitter – 3 à 5 tweets par jour. Et n’oubliez pas le hashtag dédié à votre événement.
    • Et pensez aux Tweet storms et tweets chats.
  • Snapchat : plateforme à utiliser si votre événement concerne un public jeune.
    • Faites la promotion de votre événementiel grâce aux géofiltres personnalisés.
    • Essayez les expériences en réalité augmentée sur-mesure très appréciées par cette cible jeune.
    • Et préparez-leur un flux constant de contenus qualitatifs et créatifs dont la cible est friande.

  • Privilégiez les vidéos pour promouvoir votre événement

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La vidéo permet de créer des contenus interactifs et expérientiels.

C’est de plus un média privilégié par les individus.

En effet 72% des consommateurs préfèrent en savoir plus sur un service ou un produit via une vidéo (source)

Pour promouvoir un événement, ce média très impactant présente de nombreux avantages :

  • Favorise la mémorisation
  • Simplifie la compréhension des messages
  • Humanise la relation

Pour bénéficier de ces bienfaits, concevez une vidéo « avant-première » pour informer et mettre en avant votre événement.

Et partagez-la sur vos réseaux sociaux et Youtube.

Faites intervenir vos orateurs dans vos clips vidéos, et pourquoi pas intégrez une offre promotionnelle à la fin de votre film.

  • Utilisez les partenaires de votre événement

De nombreux partenaires interviennent sur un événement : sponsors, prestataires en matériel ou en services, exposants…

Appuyez-vous aussi sur vos partenaires pour promouvoir votre événement.

Vous pouvez leur donner des places gratuites ou à tarif privilégié

Fournissez-leur un lien d’affiliation ainsi que des liens vers vos médias sociaux et votre site événementiel

Offrez-leur un kit de communication de recrutement prêt à être utilisé par leurs équipes pour promouvoir votre événement.

  • Offrez des places à différentes œuvres et aux autres organisateurs d’événements

Profitez de la visibilité d’événements caritatifs. Offrez ainsi des places gratuites lors de collectes de fonds ou œuvres de bienfaisance.

Vous obtiendrez ainsi une vitrine pour promouvoir votre événement.

Par contre il est important que votre événement fasse sens avec le gala de charité auquel vous offrez des places gratuites, pour ne pas paraitre trop opportuniste !

  • Appuyez-vous sur les intervenants de votre événement

Incluez vos orateurs et autres intervenants dans la promotion de votre événement.

Demandez-leur de lui donner de la visibilité auprès de leur propre réseau

Tout comme vos partenaires, vous pouvez leur concevoir un kit de promotion prêt à l’emploi.

  • Offrez des moments privilégiés avec vos intervenants

Mettez en jeu un échange privilégié avec votre orateur vedette pour inciter à l’inscription après l’événement virtuel ou hybride.

La notoriété et l’attractivité de cette personnalité est essentielle pour stimuler l’intérêt de votre public et générer du trafic en ligne.

En cas d’événement 100% digital, une room virtuelle pourra recevoir les heureux gagnants et votre intervenant pour un dialogue en direct.

  • Faites intervenir les intervenants et participants des versions précédentes

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N’hésitez pas à mettre en avant les témoignages des intervenants de votre précédente sessions.

Ces déclarations sauront convaincre les plus hésitants et donner la caution nécessaire à votre prochain événement.

Diffusez aussi les déclarations d’anciens participants. Présentez-les sous forme de citations, format très apprécié par les internautes – et surtout facilement partagé.

En plus de convertir une nouvelle audience, ils vous permettront d’optimiser la nouvelle version.

Ces témoignages, sources de crédibilité et de légitimité, sont à mettre en avant sur tous vos supports de communication (site événementiel, réseaux sociaux…).

  • Communiquez vers la presse

Rédigez un communiqué de presse.

Mettez en avant la promesse de votre événement, les intervenants, les sujets et autres informations essentielles.

Puis envoyez votre communiqué aux bureaux de presse, aux médias et autres sites de communiqué de presse gratuits concernés par votre événement.

Le communiqué de presse est un outil qui est souvent partagés par les lecteurs et autres journalistes sur les réseaux sociaux.

Profitez-en pour soumettre votre événement aux sites de calendrier spécifiques à un secteur ou à des sites locaux.

Inscrivez aussi votre événement sur toutes les plateformes fréquentées par votre public.

  • Profitez de chaque surface d’exposition

Vous possédez peut-être des magasins ou autres lieux de passage.

Tirez parti de ces espaces pour communiquer sur votre événement : par exemple si vous diffusez un magazine, expédiez des factures, participez à une émission…

Toute exposition de votre marque, qu’elle soit physique ou digitale, doit être utilisée au profit de votre événement.

  • Publiez jusqu’au jour J

Utilisez la technique du FOMO (Fear Of Missing Out) pour inciter le public à participer à votre événement. Y compris les inscrits !

Publiez ainsi sur vos réseaux sociaux et envoyez des emails aux participants et aux non-inscrits en valorisant ce qu’ils risquent de rater s’ils ne participent pas :

  • mettez en avant vos intervenants,
  • publiez des citations et témoignages,
  • montrez les coulisses et les derniers préparatifs,
  • Rappelez aussi les conditions de participation et les modalités de connexion.

En effet très souvent les inscrits ont rangé le lien de connexion et dans l’urgence, sont incapables de le retrouver.

2 – Dispositif de promotion de votre événement en ligne lié au Paid media

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L’avantage de promouvoir son événement grâce aux canaux de communication produits par une entreprise réside dans le budget.

Mais ces supports peuvent être insuffisants pour créer un véritable trafic autour de votre événement et aller au delà de votre écosystème actuel.

Voyons maintenant comment utiliser les canaux payants pour accroître la portée et la visibilité de votre manifestation.

Ce dispositif dépendra bien évidemment de votre cible, du format et des objectifs de votre événement.

  • Campagne publicité sur les réseaux sociaux

Après la promotion organique, envisagez la promotion payante pour donner une forte visibilité à votre événement.

En effet les annonces publicitaires sur les différents réseaux sociaux pourront vous aider à promouvoir votre événement en ligne.

Profitez des spécificités de chaque réseau. Profitez par exemple de l’option « booster votre événement » sur Facebook.

Utilisez votre liste d’inscrits et de prospects pour définir et cibler des audiences similaires.

Ciblez des profils sur-mesure grâce aux listes de cibles, postes et secteurs d’activité.

Sponsorisez votre événement sur Instagram ou sur Twitter.

Boostez votre vidéo de présentation de votre événement sur YouTube.

Pensez aussi aux groupes LinkedIn et surtout Facebook correspondant à votre thématique.

Investissez dans les campagnes de génération de leads sur LinkedIn et Facebook avec formulaire intégré.

 

  • Reciblez les visiteurs de votre site web événementiel

Faites de re-marketing.

Et déployez une campagne publicitaire sur Facebook ou Linkedin auprès des visiteurs de votre site web dédié à votre événement. Ou de votre page entreprise Linkedin.

  • Optez pour le référencement payant

Selon le format et la cible de votre événement, vous pouvez lancer une campagne sur Google Ads.

Ciblez des mots clés pertinents pour votre événement. Après avoir également optimisé votre référencement naturel.

  • Achetez de l’espace sur des sites pertinents

Négociez des espaces publicitaires sur des sites à fort trafic ou avec des audiences similaires à votre cœur de cible.

Concevez des publicités très attractives pour émerger auprès d’une cible assez large et qui ne vous connait pas forcément.

  • Organisez des opérations spéciales sur les réseaux sociaux

Profitez de la passion des français pour les jeux et autres concours.

Proposez-leur de gagner par exemple des places gratuites pour participer à votre manifestation.

Pour un événement BtoC, Facebook et Instagram seront vos alliés.

En permettant généralement des partages massifs, ils vous aideront aussi à augmenter votre communauté et gagner en notoriété.

Si le prix d’entrée à votre événement est peu élevé, faites gagner des cadeaux à forte valeur faciale qui sauront séduire les participants.

Et invitez-les à venir retirer leur gain lors de votre événement.

  • Utilisez les influenceurs pour booster votre visibilité

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A mi-chemin entre le Paid media et le Earned media, le marketing d’influence permet de faire rayonner votre événement.

Ce dispositif très efficace permet de capitaliser sur le pouvoir de prescription de ces personnalités reconnues sur leur communauté – pouvoir très fort car en 2020, 82% des consommateurs sont très attentifs aux recommandations des micro-influenceurs ou nano-influenceurs (source Bazarvoice).

Ces influenceurs peuvent ainsi être des célébrités, journalistes, sportifs, Youtubeurs, Instagrammeurs, acteurs… ou des micro influenceurs spécialisés dans une thématique donnée (souvent plus accessibles).

En parlant de votre événement, ils sauront attirer une communauté certainement nombreuse et active.

C’est pourquoi il est essentiel d’identifier en amont quels sont les influenceurs susceptibles d’assurer la bonne diffusion des messages clés.

Et de créer du trafic sur votre événement. L’étude de leur audience et de l’activité de leur communauté est primordiale.

Leur présence le jour de l’événement est une garantie de participation. Donnez-leur un véritable rôle.

Vous pouvez, selon le format de votre événementiel, les faire participer à un atelier, une conférence, une animation…

Si le format de votre événement est hybride, proposez à certains happy few une séance exclusive avec cet influenceur à la suite de l’event.

Vous pouvez, à travers un jeu-concours, faire gagner cette rencontre exclusive. S’il n’est que virtuel, réunissez ces participants dans une room virtuelle.

Outre le pouvoir de création de trafic sur votre événement, la présence d’influenceurs saura aussi booster sa visibilité le jour J sur les réseaux sociaux.

Et dans les jours qui suivent. C’est aussi une source de recrutement pour les prochaines sessions.

  • Activez le « guest blogging »

Rédigez des articles en lien avec votre événement sur des blogs de partenaires ou d’experts de votre secteur d’activité.

Ce partenariat éditorial vous aidera à gagner en visibilité.

Il vous permettra aussi d’acquérir un nouveau lectorat. Pensez à intégrer un call-to-action vers votre blog ou votre site événement.

  • Lancez une campagne d’emailing

Selon la typologie de votre cible, vous pouvez louer un fichier d’adresses mail.

Et envoyez une campagne d’emailing sur cette base, même si les taux de retour sont faibles, pour un coût de location de fichier souvent élevé.

3 – Les facteurs clés de succès pour promouvoir votre événement

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Comme on peut le voir, les moyens de promouvoir un événement sont nombreux.

Certaines règles sont cependant importantes à respecter pour gagner en visibilité :

  • Déclinez une identité propre à l’événement, cohérente avec son format, votre cible et votre entreprise.
  • En amont de votre événement, travaillez sur les mots clés susceptibles d’accroitre votre potentiel de recherche, et incluez ces termes dans le contenu que vous allez produire.
  • Faites du teasing pour susciter la curiosité de vos cibles. Publiez des messages intriguant. Créez la surprise.
  • A l’instar du teasing, mettez en avant les exclusivités de votre événement. Qu’il s’agisse d’une personnalité exceptionnelle, de contenus uniques ou d’offres «impossibles à refuser » ! si votre événement est hybride, ça peut être l’accès à un espace inédit (par exemple la visite d’un musée ou d’une exposition en exclusivité).
  • Segmentez vos audiences et proposez-leur des communications ciblées et spécifiques.
  • Créez une communauté autour de votre événement. Proposez-leur des espaces pour échanger et networker en amont de votre event.

Pensez à entretenir cette communauté jusqu’à votre prochaine session.

  • Mettez en place une équipe dédiée à votre communication. Installez une «social media room » le jour J pour partager du contenu et réagir en temps réel sur les réseaux sociaux.
  • Après avoir promotionné votre événement en amont, il est essentiel de le médiatiser et le viraliser le jour même. Un live Tweet pour commenter en live sur Twitter peut être une solution optimale.
  • Maintenez l’engagement et l’interactivité avec vos inscrits durant toute la période de promotion. Inscription ne signifie pas forcément participation.

4 – Quelques astuces pour faire rayonner votre événement

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En complément, voici quelques astuces simples à mettre en place et qui vont booster le nombre d’inscrits à votre événement en ligne.

  • Offrez des promotions sur les inscriptions, par exemple des codes de réductions (ou des places offertes) par intervenant, influenceur, blogueur… afin de les incentiver, de leur donner plus de légitimité…
  • Facilitez le partage de tous vos contenus pour les viraliser (articles de blogs…)
  • Intégrez le bouton «ajouter au calendrier » sur vos confirmations d’inscription pour faciliter la démarche des participants et bloquer du temps dans leurs agendas.
  • Prévoyez un décompte en mode compte à rebours sur votre site événementiel pour renforcer la notion d’urgence
  • Si les inscrits acceptent, proposez le partage de leurs profils sur les réseaux sociaux pour indiquer qu’ils participent à l’événement.
  • Créez un compte à rebours dans une Story sur Instagram.
  • Intégrez un lien Swipe-up sur vos stories Instagram ou Snapchat pour permettre aux internautes d’accéder directement à votre site web événementiel
  • Concevez un filtre spécifique à votre événement, véritable incitation au partage
  • Proposez des badges que les inscrits pourront partager
  • Racontez une histoire et partagez les coulisses de votre événement de manière très régulière (vous pouvez même créer un groupe Facebook, WhatsApp ou Télegram sur le sujet). Utilisez la technique du storytelling dans vos contenus pour raconter une histoire qui donnera envie de participer
  • Intervenez en tant qu’orateur expert sur d’autres événements et profitez de leur communauté pour annoncer votre propre événement.
  • Partagez des contenus chaque jour: photos, vidéos, infographies… pour montrer la qualité de vos prestations et l’avancement de votre événement en ligne
  • Donnez un nom impactant et médiatique à votre événement
  • Incitez votre réseau à promouvoir votre événement (ex: un concours de partage / likes auprès des salariés de l’entreprise avec un petit cadeau à gagner pour les premiers).
  • Pourquoi pas confier votre communication sur les réseaux sociaux à l’influenceur qui sera présent lors de votre évènement ou toute autre personnalité susceptible de créer le buzz et influencer des participants.
  • Mettez en avant vos installations événementielles (thématique, scénographie, technique, lieu…) pour attirer une audience
  • Maintenez l’attention de vos inscrits avec des outils interactifs comme des sondages, quiz, jeux…
  • Valorisez les anciens participants ou votre mailing list en leur ouvrant votre billetterie en avance ou en proposant un tarif réduit pendant une courte période
  • Incitez les internautes à accepter les notifications quand ils s’inscrivent via le système des notifications par le navigateur
  • Renforcez la visibilité de votre événement uns fois passé en envoyant le replay
  • Envoyez un email de remerciement à la suite de votre événement avec les contenus présentés et une enquête de satisfaction qui vous aidera à préparer les prochaines sessions.

Et enfin pensez à définir en amont de votre événement des KPIs adaptés à vos objectifs :

  • Nombre d’inscrits
  • Nombre de participants
  • Heures de visionnage
  • Téléchargement de supports…

Ces indicateurs de performance pourront vous aider à analyser la portée de vos actions et l’impact de vos campagnes.

En plus ils vous seront utiles pour concevoir et programmer la prochaine session de votre événement.

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Associant à la fois la communication et l’événementiel, Prest’Agency, organisateur d’événements, vous accompagne aussi dans la création et la production de votre communication 360°.

Et si vous avez aussi des astuces de communication 360° pour promouvoir vos événements, laissez-nous un commentaire.

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