Comment recruter un stagiaire facilement ?

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Si les étudiants ont besoin d’acquérir une expérience professionnelle avec un stage, les entreprises ne doivent pas considérer les stagiaires comme une main d’oeuvre gratuite, mais bien dans un échange gagnant / gagnant.

En effet, un stagiaire / alternant doit travailler concrètement pour l’entreprise, l’entreprise doit le former et lui apprendre une partie d’un travail (avec le plus souvent une mission de fond en “fil rouge” durant le stage).

Idéalement, c’est aussi l’une occasion d’assurer un futur recrutement, mais aussi de faire entrer dans l’entreprise de nouvelles compétences ou un point de vue neuf.

Vous pouvez également bénéficier d’un bouche à oreille positif sur votre entreprise.

Cependant, ces avantages (pour le stagiaire et pour l’entreprise) ne se produiront pas si le recrutement est raté, avec en trame de fond :

  • Soit une “erreur de casting”, c’est-à-dire le recrutement d’un profil non adapté (ex: recruter un stagiaire pour produire du contenu comme des articles de blog alors que ces capacités en orthographe ne sont pas suffisantes).
  • Soit une erreur de mission, c’est-à-dire de rechercher un “salarié” qui va remplacer un recrutement.

Rappelez-vous qu’un stagiaire n’est pas un salarié, mais bien une personne qui est là pour apprendre autant que de vous aider.

Définir des besoins avant de recruter un stagiaire

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Avant de publier votre offre de stage, il est important de définir le poste du stagiaire.

Déterminer quelles sont ses missions afin de les hiérarchiser convenablement.

  • Quels sont vos besoins et lesquelles de ces tâches lui incombent
  • Quelles sont les compétences, savoir-être et savoir-faire exigés du candidat
  • Quel est son degré d’engagement et sa disponibilité
  • Quel est le poste du stagiaire dans votre entreprise ? À quel service il sera rattaché ? Est-ce que ses missions apportent de la valeur ajoutée à son projet professionnel et à sa formation ?

Si vous arrivez à répondre à toutes ces questions, vous avez plus de chance de trouver le meilleur candidat.

Important : si les tâches que vous allez confier au stagiaire sont particulièrement ennuyeuses, ne vous attendez pas non plus à un fort engagement de sa part ni une implication forte. Dans ce cas, n’oubliez pas d’inclure dans son objectif de stage un travail plus intéressant.

Par exemple, j’ai recruté récemment une stagiaire en marketing, avec deux tâches peu intéressantes (nettoyer le CRM et faire de l’analyse de callbots).

C’est pourquoi, j’ai intégré en plus une mission “fil rouge” qui consistait à mettre en place un chatbot pour le site de l’entreprise (en lui laissant une forte autonomie), avec ponctuellement des missions plus “fun” (avec une formation) comme enregistrer monter des vidéos, contribuer à un concours de Tweets lors d’une soirée…

Le fait d’intégrer dans le stage des formations pratiques, des actions intéressantes et d’autres moins intéressantes permet de motiver le stagiaire.

Avant de proposer un stage vous devez définir :

  • les missions à lui donner (une mission principale valorisante pour lui et pour vous, et des missions secondaires).
  • la rémunération, les horaires, la responsabilité
  • le profil du candidat (qualités, diplômes, expériences…).
  • la rédaction de l’annonce (il faut qu’elle soit très vendeuse pour attirer des bons profils) sur les sites d’annonces.

Soigner les étapes de recrutement pour éviter un mauvais profil

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La sélection d’un stagiaire passe avant tout par le tri des CV.

Comme vous avez identifié vos besoins en amont, cette étape se fera plus aisément.

En effet, vous avez défini en amont les critères minimums pour pouvoir appeler les premiers candidats et leur faire passer un entretien.

Après le tri des CV, il est temps d’envoyer une convocation pour l’entretien.

Pour la convocation, vous pouvez opter pour l’envoi du mail ou les appeler directement.

Certes, la sélection d’un postulant est une action contraignante, cependant avec de la pratique, vous constaterez que c’est plus facile.

Commencez par la lecture de CV et ensuite la lettre de motivation.

De cette manière, vous ne perdez pas du temps, car dès la première lecture, vous repérez les informations importantes.

Ne passez pas à la lecture de la lettre de motivation que si le CV vous interpelle.

Celle-ci est seulement un moyen de constater la qualité et l’aisance rédactionnelle du candidat.

Vous pouvez ainsi faire 3 piles de CV :

  • Les “Oui”, avec les bons profils (les profils “A”)
  • Les “peut être”, avec les profils un peu limite (les profils “B”)
  • Les “non” (les profil “C”)

Cela vous permettra de revenir facilement en arrière si vous n’avez plus de candidat.

A noter : si le stagiaire est partagé entre plusieurs personnes, demandez leur aussi de noter les CV, afin d’avoir une vision multiple.

Certaines entreprises optent pour l’entretien téléphonique comme premier entretien (et c’est ce que je recommande).

Cela peut être utile pour ne pas perdre du temps à des rendez-vous physiques, et surtout de donner de faux espoirs à des stagiaires.

La présélection téléphonique est un moyen de connaitre

  • le secteur géographique,
  • la disponibilité de l’étudiant
  • la durée de son stage.

Il vous donne également un premier aperçu de son savoir-être et de découvrir sa personnalité.

Si le candidat ne correspond pas à votre attente, il est toujours de bon augure d’envoyer un mail de refus.

Cela donne une bonne image à votre entreprise, c’est également un gage de respect.

Ensuite, il faut déterminer des créneaux pour les entretiens, et surtout une date limite pour le recruter.

Important : le mouton à 5 pattes n’existe pas… donc prenez le stagiaire qui répond au maximum de vos critères).

Puis, faites un choix dans les CV et lettres de motivations (faites un premier tri selon des profils A, B et C), convoquez les candidats A le plus vite possible et faites votre proposition de stage.

Préparer l’entretien individuel ou collectif de stage

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Le but d’un entretien est de valider si le stagiaire répond au profil exigé du poste à pourvoir.

C’est pourquoi il est crucial de bien le préparer.

Cela vous permet de poser des questions pertinentes aux stagiaires convoqués et de préparer une “grille de notation” sur les critères de sélection.

Vous ne devez pas vous fier à votre ressenti au moment de l’entretien… on peut avoir un “coup de coeur” pour un stagiaire (ou vouloir aider une personne en difficulté), en oubliant les critères rationnels.

Référez-vous aux compétences professionnelles et personnelles du candidat pour définir votre grille de sélection sur Excel.

D’ailleurs, avec la définition au préalable de vos besoins, vous savez déjà les compétences attendues de votre stagiaire.

Pour dénicher la perle rare, faites passer le même type d’entretien à tous les préposés au poste.

Cela vous permet de les comparer facilement.

Même s’il est important que les candidats soient à l’aise pendant l’entretien, celui-ci ne doit pas avoir l’air d’une simple discussion.

Imposez-vous un certain formalisme.

Pour plus de confidentialité, optez pour un endroit isolé comme un bureau par exemple.

N’oubliez pas de poser des questions sur l’entreprise pour savoir si le candidat s’est renseigné sur vous.

C’est un gage de sa motivation.

Astuce : juste avant de finir, indiquez que c’est quasi, et posez une dernière question un peu surprise, généralement la personne est moins en contrôle et c’est le moment d’en apprendre plus sur sa personnalité.

Combien de temps pour donner une réponse ?

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Après l’entretien, vous pouvez désormais prendre votre décision. Cependant, pour ne pas laisser trainer la procédure, fixez une date de réponse.

De cette manière, vous vous imposez un deadline pour répondre au candidat et passer rapidement à d’autres projets.

D’ailleurs, comme le recrutement d’un stagiaire représente toujours un marché d’urgence, vous êtes assuré de recruter le meilleur candidat. Si vous tardez, il peut accepter une proposition ailleurs.

L’accueil et l’accompagnement du stagiaire lors des premières semaines

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Lors de l’arrivée du stagiaire, prévoyez de faire une réunion de présentation, de lui fournir un Pc avec les logiciels adaptés et toute la doc nécessaire.

De plus, il faut prévoir des points hebdomadaires (en plus des suivis des missions) pour déterminer avec le stagiaire l’avancement de son stage, ce qu’il en pense, le travail à effectuer dans les jours à venir…

Un point de 30 minutes toutes les semaines est indispensable.

Cet entretien, ne doit pas être un point sur les missions, mais bien un point sur comment cela se passe, l’avancement, des difficultés…

Pour tirer au maximum le potentiel de votre stagiaire, vous devez lui accorder de l’attention. Instaurez un véritable équilibre dans votre relation.

Confiez-lui de véritables missions pour le responsabiliser. C’est pourquoi vous devez lui offrir un encadrement attentif.

Choisissez une personne pédagogue et assez compréhensive pour l’accompagner.

D’ailleurs, l’encadrement d’un stagiaire ne se limite pas à lui montrer les tâches.

Vous devez lui accorder du temps pendant la durée de son stage.

Le but est de le former afin qu’il devienne autonome et plus confiant dans la réalisation de ses missions.

Il peut d’ailleurs vous apporter un vent de rafraichissement en donnant un point de vue sur votre fonctionnement (ex: un rapport d’étonnement 3 semaines après son arrivée).

Les formalités pour recruter un stagiaire

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Recruter un stagiaire ne demande pas beaucoup de formalités.

Vous devez seulement remplir et signer une convention de stage fournie par son établissement de formation.

Elle précise généralement les missions à effectuer et le nombre d’heures de présence exigées.

Parfois, on y trouve le montant de la gratification.

À l’issue de la durée mentionnée dans la convention, vous êtes tenue de délivrer une attestation de stage.

Il est bon de préciser qu’un stagiaire ne peut pas remplacer un salarié. Le stage est un cursus servant à apprendre. Vous devez alors le former et lui apprendre des méthodes de travail.

La loi interdit à un chef d’entreprise de :

  • Remplacer un salarié absent ou en suspension de contrat de travail par un stagiaire
  • Faire exécuter à un stagiaire une tâche régulière destinée à un poste de travail permanent
  • Recruter un stagiaire pour pallier un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise
  • Recruter un stagiaire pour un emploi saisonnier.

Cette question m’a récemment été posée: Comment passer une annonce pour trouver un stagiaire... et sur un site d’annonces gratuites !

Voici à ce jour la liste des sites qui proposent de passer gratuitement des annonces:

www.kapstages.com
www.jobetudiant.com
www.en-stage.com
www.studyrama.fr
www.recrut.com
– …

Et bien entendu Linkedin qui propose gratuitement de passer 1 offre d’emploi (voir cet article sur comment ajouter en place le badge hiring sur votre profil Linkedin).

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