Comment simplifier la gestion de sa paie et de ses ressources humaines lorsque l’on est une PME ?
Dans une PME, la gestion des ressources humaines devient un vrai sujet dès que l’on dépasse les 50 collaborateurs.
En effet, au-delà de ce nombre de salariés, il devient nécessaire de passer d’une gestion artisanale à une gestion plus structurée des ressources humaines.
Dans les petites entreprises (10 à 50 employés), souvent une seule personne chargée des RH et de l’administration peut suffire.
Mais dès le l’on dépasse, les 50 salariés, il devient nécessaire d’avoir au moins 1 personne dédiée pour gérer le process de recrutement (annonces…), la formation continue, les relations avec les employés (RTT, notes de frais…) et tous les soucis légaux (conflits, licenciements…).
Le recrutement d’une Responsable des Ressources Humaines peut s’envisager à partir d’une centaine de salariés, en particulier s’il y a des problèmes de recrutement (turnovers, profils complexes à recruter, intérim…).
En parallèle, dès une dizaine de salariés, il est important d’automatiser une partie de la gestion de ses ressources humaines, le but étant de fluidifier les process, de réduire les tâches administratives ainsi que de fluidifier l’expérience collaborateur.
Il existe des dizaines de logiciels adaptés aux TPE et PME. Dans ce dossier je prendrai en exemple Payfit, un logiciel de paie et de gestion des ressources adapté pour les TPE et PME.
Sommaire de l'article
1 – Simplifier la gestion de la paie.
Généralement, lorsque l’on vient de lancer son entreprise, la gestion de la paie est externalisée auprès de son un expert-comptable.
Cependant, avec la montée en puissance de l’activité, il devient intéressant de faire appel à une solution SaaS afin de gérer de manière autonome les bulletins de paie afin de gagner du temps.
Le principe est simple, au départ l’entreprise paramètre le bulletin de paie en prenant en compte les dispositions légales, puis chaque mois, elle ne change que les variables (jours de congés, primes, augmentation de salaire…).
A noter : il existe des fichiers logiciels de paie “gratuits” mais souvent ce logiciel a des limites à la fois sur le nombre de bulletins de paie à réaliser, pas d’accompagnement sur la réalisation des bulletins mais surtout, il ne permet pas d’automatiser les déclarations administratives comme la DSN.
2 – Automatiser le traitement des notes de frais.
La saisie des notes de frais peut rapidement devenir un calvaire lorsqu’il faut enregistrer ses notes de frais à la main, les photocopier, les transmettre à la comptabilité…
C’est pourquoi le traitement des notes de frais avec un logiciel est véritablement un gain de temps en interne, mais aussi pour le service comptable (enregistrement automatique en comptabilité, pointage des remboursements…).
L’idéal est d’avoir une application mobile qui permet aux collaborateurs de scanner directement les justificatifs depuis leur smartphone.
Quelques conseils pour simplifier la gestion de vos notes de frais :
- Simplifiez les processus en proposant une carte de crédit par service. Si vous le pouvez, utilisez des cartes de crédit virtuelles qui sont chargées avec un montant défini. Cela permet d’éviter les sollicitations inutiles de votre service comptabilité ou de la direction.
- Cadrez bien l’usage des notes de frais, par exemple, certains collaborateurs peuvent utiliser leurs notes de frais pour le paiement de logiciels, pour acheter des fournitures de bureau… Le mieux reste de leur proposer de passer par un paiement par carte bancaire de l’entreprise plutôt que par un usage abusif de notes de frais.
- Vérifiez tous les deux ans que les plafonds pour les dépenses restent adaptés. Par exemple, depuis le COVID les prix des hôtels et des restaurants ont subi une forte inflation. Il est donc indispensable de revaloriser les plafonds pour rester en phase avec les prix du marché.
3 – Fluidifier la gestion des ressources humaines.
A partir de 25 collaborateurs, il devient intéressant de structurer la gestion des ressources, en particulier la gestion des congés.
En effet, lorsque l’on est une petite équipe, avec Excel et un peu de confiance, il est possible de gérer les plannings de congés.
Mais dès que l’équipe commence à grandir, il est bien plus confortable pour tout le monde de pouvoir gérer de manière asynchrone les congés, avec un décompte automatique des jours de congés et des RTT, avec un transfert automatique dans le logiciel de paye.
Concernant les entretiens annuels, là encore, avec moins de 100 collaborateurs, des fichiers Word peuvent suffire, mais passé ce seuil, il devient nécessaire de structurer les process.
C’est un véritable confort pour un manager de pouvoir lancer sa campagne d’entretiens annuel en envoyant un lien à ses équipes, avec un suivi du remplissage, la reprise automatique des objectifs de N-1, la validation par le collaborateur…
Pour simplifier la gestion de vos équipes, voici quelques conseils supplémentaires :
- Mettez en place une base de connaissances interne avec toutes vos procédures, les règles de fonctionnement pour les congés, le cumul et la perte des RTT… Vous pouvez, par exemple, utiliser Notion pour créer une base de connaissances gratuite (voir ce tuto https://www.conseilsmarketing.com/e-marketing/comment-creer-une-base-de-connaissances-avec-notion-le-tuto-pas-a-pas-pour-creer-votre-propre-wiki/).
- Lorsque vous dépassez les 100 salariés, il est intéressant de mettre en place un chatbot utilisant ChatGPT ou Mistral qui va récupérer les données de la base de connaissances pour réduire les demandes simples aux équipes des ressources humaines.
- Clarifiez par écrit les règles pour la prise des congés, des RTT (par exemple, via une charte du télétravail), afin de cadrer les usages et éviter les jalousies entre services. De même, faites un état régulier de la prise de congés des équipes, en particulier pour les congés d’été ou avant la date de péremption des jours de congés.
- Ne gérez pas l’entretien annuel comme un entretien annuel, mais au travers d’un suivi au minimum semestriel. Cela permet de faire un point d’étape à mi-parcours et de permettre au collaborateur d’avancer en cours d’année sur ses objectifs.
- Utilisez ChatGPT ou Mistral pour vous aider dans le rédactionnel, en particulier les offres d’emplois, les courriers internes, les emails d’informations… Voici un exemple très simple de prompt et le résultat que cela peut donner pour un emploi de growth hacker chez un éditeur SaaS. Bien entendu, cette offre d’emploi est largement perfectible, mais c’est déjà une base de travail que l’on peut personnaliser.
En conclusion, simplifier la gestion de sa paie et de ses ressources humaines, c’est simple ?
Avec la démocratisation des logiciels de paie et de ressources humaines, il n’est plus nécessaire d’attendre d’avoir 100 salariés pour commencer à automatiser certaines actions.
Des solutions simples et peu onéreuses permettent de fluidifier les process internes et d’améliorer l’expérience collaborateur.
En effet, il n’y a rien de plus rageant pour un collaborateur que de s’arracher les cheveux avec ses notes de frais, ou d’attendre la validation de ses congés.
Pour justement éviter ce genre de situation, mettez en place un “parcours collaborateur” (onboarding), avec des actions à mener en interne (récupérer le RIB, livret d’accueil, pack goodies de bienvenue…) et de la part du collaborateur (réunions d’intégration, bilan d’étonnement à J + 30…).
Plus un nouveau collaborateur se sentira bien accueilli dans son poste, plus il sera engagé dans son travail.
