Comment travailler avec une assistante virtuelle ? – Les conseils de Cédric Autexier

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Seul on va plus vite, mais à plusieurs on va plus loin… Ce proverbe Africain rappelle qu’il est essentiel de déléguer les tâches non essentielles afin de se concentrer sur la valeur ajoutée. Un des moyens est de sous-traiter, en particulier avec une assistante virtuelle.

C’est pourquoi dans cet article, vous allez découvrir les conseils pour travailler efficacement avec une assistante virtuelle.

Pour cela j’ai interrogé Cédric Autexier, assistant virtuel sur de monassistant-virtuel.com, afin de recueillir ses meilleurs conseils, et j’en ai profité pour demander ses conseils à ma propre assistante Sabrina.

Ils vont vous partager leurs conseils pour déléguer et sous-traiter des tâches à une assistante virtuelle.

Les conseils pour travailler avec une assistante virtuelle – Cédric Autexier

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Cédric étant assistant virtuel, nous avons commencé par évoquer les outils pour travailler à distance avec une assistante virtuelle.

Chaque assistant virtuel utilise souvent ses propres outils ou ceux dont il a l’habitude puisque les missions des assistants virtuels sont diversifiés.

Il y a ceux qui sont spécialisés dans l’administratif (ex: déléguer des tâches à faible valeur ajoutée, de la saisie…) et d’autres qui agissent vraiment comme des assistants de direction.

Il y a aussi d’autres assistants qui sont dans le webmarketing qui utilisent des outils de création graphiques (du plus simple avec Canva au plus évolué comme Photoshop).

Donc les outils utilisés par un assistant virtuel dépendent de la mission à exécuter.

 Les assistants virtuels qui gèrent les réseaux sociaux vont utiliser des outils comme Hootsuite.com, Buffer.com, Agorapulse.com, Swello.com, Canva.com … (voir cette liste avec letop 150 des outils de community management).

Les assistants virtuels qui sont dans l’administration vont utiliser la suite google (Docs,  Sheets…).

Cependant, voici une petite liste d’outils généralement utilisés par une assistante virtuelle :

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  • Toggl.com : un outil de gestion du temps, ce qui permet à un assistant virtuel de mesurer le temps passé sur chaque action et ainsi faire un reporting détaillé à son client.

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  • Trello.com : c’est petit outil de gestion de tâches qui peut aussi être utilisé pour un calendrier éditorial, une liste des tâches à effectuer… en mode collaboratif.

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  • Google Sheets : ce tableau en mode collaboratif peut servir à établir des plans d’action, à partager des données, à lister des actions…

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  • Loom (version gratuite sur ce lien) : ce logiciel permet d’enregistrer son écran (voir cette liste avec 23 autres logiciels) afin de montrer exactement quoi faire à son assistante.

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Généralement, il vaut mieux laisser l’assistante virtuelle choisir ses outils pour exécuter les missions, car elle sera habituée à les utiliser, et ainsi elle sera plus efficace (au lieu de devoir monter en compétence sur un nouveau logiciel qu’elle ne connait pas).

Comment gérer les relations avec les clients donneurs d’ordres ?

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Personnellement, j’utilise Toggl Track, il s’agit d’un outil qui permet de calculer la durée de ses heures de travail. 

Il s’agit d’un minuteur utilisé pour suivre le temps passé sur une mission, il permet également d’exporter les rapports sur le temps passé sur une tâche.

Il suffit de rentrer les tâches à réaliser, on peut également entrer un taux horaire afin de calculer le temps passé et le coût de chaque tâche.

Toggl est disponible en version gratuite et en version payante. 

C’est dans la version payante qu’il est possible d’exporter un rapport hebdomadaire.

Avec cette fonctionnalité, on peut programmer la réception d’un rapport tous les lundis par exemple.

Dans ce reporting, on pourra voir toutes les tâches effectuées durant la semaine d’avant avec la durée de traitement de chaque mission.

Toggl est un outil très pratique pour les assistants qui facturent à l’heure, ils savent exactement la durée de chaque mission réalisée tous les jours.

Cet outil permet au client de regarder et suivre l’évolution des missions effectués par son assistant 

Mais ce n’est pas un logiciel obligatoire, par exemple Sabrina utilise plutôt un fichier google sheet : il s’agit d’un fichier partagé où l’assistant indique la date, la tâche à réaliser, les heures de début de la mission et les heures de fin et le temps passé sur chaque mission. 

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Attention à bien estimer la durée des missions, et surtout à donner des limites sur le temps passé.

Par exemple, sur ConseilsMarketing.com, lorsqu’une mission prend plus d’une demi journée, je demande à ce que Sabrina m’avise pour savoir si c’est OK pour y passer plus de temps.

Il faut veiller à ne pas faire de la sur ou de la sous qualité en passant trop ou pas assez de temps sur une action, or un assistant n’est pas forcément au courant de ce que l’on veut faire.

Exemple :  j’ai demandé à mon assistante de réaliser un calendrier éditorial avec des idées de publications à effectuer sur l’année (voir ce lien) pour lequel il manquait des illustrations sur les réseaux sociaux.

L’objectif était de rechercher des illustrations de marques sur Google et Instagram pour les événements du calendrier comme pour la Saint Valentin, pour noël,…

Bien entendu, il fallait prendre que des visuels de marque (et pas des images non autorisées), et si nécessaire ajouter une note indiquant l’auteur du visuel dans l’article sur WordPress.

Dans le calendrier, il y avait une environ une centaine d’événements.

En regardant le timing, j’ai constaté qu’elle a passé plus d’une journée donc j’ai demandé à ce qu’on arrête, car 2 visuels suffisaient largement pour chaque date clé, en mettre 3 ou 4 était de la surqualité… mais j’avais oublié de le préciser.

D’où l’importance de réaliser soi-même  3 ou 4 fois l’action avant de déléguer… cela permet d’une part de voir le temps que cela prend, mais aussi de savoir ce qui est sous traitable ou pas, avec les zones d’incertitude.

Car si pour vous cela peut paraître évident, pour une assistante virtuelle, votre métier peut être totalement nouveau !

Comment s’organiser lorsqu’on est un assistant virtuel Freelance ?

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Travailler avec un client nécessite en priorité de bien comprendre les besoins et objectifs du client.

Sans cela, vous devrez procéder à des ajustements, alors que les 30 minutes passées à expliquer ce que vous faites, ce que vous attendez de la personne… vous ferons gagner par la suite énormément de temps.

Il faudra tout d’abord faire un entretien de découverte avec le client afin de discuter des missions à réaliser, de définir les tâches à réaliser…

Cela permet de définir les missions à réaliser, sachant que l’organisation peut être différente pour chaque client, cela va dépendre du volume d’heure, de la technicité, de la durée de la mission.

L’assistant virtuel doit s’adapter au moyen de communication préféré du client : Zoom, whatsapp, skype,…

Avec Sabrina, on travaille beaucoup par email et pour des communications urgentes, on utilise Facebook Messenger.

 Il faut définir le niveau de qualité attendu par le client, s’il attend qu’on soit plus rapide ou plus perfectionniste.

Ensuite, il faudra mettre en place des routines et prévoir des moments d’échange réguliers (avancement, bilan sur une tâche réalisée…).

Il est important de s’assurer qu’il n’y ait pas de non-dit avec le client, que cela soit juste après l’entretien ou après une mission.

Il faut demander au client ce qui ne va pas dans la façon de travailler puisque l’assistant peut aussi faire des erreurs, mal comprendre une consigne… et si vous ne le lui dites pas, elle ne saura pas comment s’améliorer.

Il faut essayer d’avoir un feedback d’un client pour voir les points à améliorer (en listant les points positifs & négatifs).

Ensuite, il faut mettre en place des process par rapport aux tâches à réaliser : 

  • un process pour la rédaction d’article,
  • un process pour la publication sur les réseaux sociaux,
  • un process pour les tunnels de vente,…

Les process permettent de structurer et définir ce que l’on attend de l’assistante.

Les process peuvent faire juste quelques lignes, ou 1/2 pages selon ce qui est attendu.

Voici un exemple de process :

  • Je définis les tâches à réaliser (l’objectif, pourquoi…)
  • Je rédige un brief sur outlook : Etape 1, Etape 2 , Etape 3,… les cas particuliers…
  • J’utilise l’outil de screencast “Loom” (gratuit sur ce lien) pour expliquer visuellement ce qu’il faut faire. Loom permet de réaliser un petit tuto pour montrer la procédure à suivre pour réaliser une tâche. En réalisant le tuto, je pourrai voir les difficultés pour réaliser la mission et estimer la durée de traitement. Il faudra refaire la mission 4 à 7 fois pour voir les détails et réaliser si la mission est faisable par l’assistante.
  • J’estime la durée de la mission à partir des quelques essais réalisés

Si par exemple on veut déléguer une tâche sur Linkedin, par exemple répondre manuellement aux demandes de contacts.

Il faut expliquer que l’objectif est d’envoyer un message de remerciement à ses contacts Linkedin suite à une invitation acceptée, en utiliser un texte à personnaliser.

Dans le script, il faudra préciser qu’il faut ajouter e prénom et l’entreprise où ils travaillent pour personnaliser le texte (sur Linkedin c’est très compliqué d’automatiser cela).

Il faut aussi préciser les cas particuliers, par exemple, il arrive que certaines personnes au chômage, donc il faudrait adapter le script en fonction de cela (dire “Comment se passe votre recherche d’emploi ?”).

Quelles sont les bonnes qualités d’un assistant virtuel ?

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Il faut que le client sache ce qu’il attend de l’assistant car la plupart des clients ont une vision déformée des actions à mener : pour eux c’est simple… mais il faut se rendre compte qu’une assistante virtuelle ne connaît rien de votre business, de vos habitudes…

Il y a un réel travail d’apprentissage au départ et une montée en compétences.

Cela arrive qu’un client fasse appel à un assistant pour réaliser un travail qu’il estime durer 8h au début puis finalement cela dure 12h ou 14h car il a fallu du temps pour que l’assistante maîtrise un logiciel, demande des informations sur une procédure…

A l’inverse, un donneur d’être peut réaliser qu’il n’a pas assez de travail pour l’assistant.

Il faut tout d’abord définir quelles sont les tâches qui pourraient être déléguées à un assistant.

Ensuite, tester l’assistant pour voir les limites de la sous-traitance (souvent lorsqu’il faut connaître les clients, le business…).

De manière généralement, une assistante ne doit pas trop “réfléchir”, mais exécuter un travail… avec bien entendu du bon sens !

S’il faut avoir des compétences techniques, réfléchir à une situation… il ne faut pas juste envoyer une procédure par email, mais bien travailler en duo pendant 1 à 2 heures pour vérifier que tout est bien assimilé et clair.

De même, pour les longues tâches, il faut faire des points intermédiaires pour vérifier que tout se passe bien.

Par exemple Sabrina ne peut pas faire de la rédaction de contenus à forte valeur ajoutée, en revanche je peux lui confier des tâches simples comme la rédaction des tutoriels ou d’un socle de contenu, et dès que c’est fait j’ajoute ma patte en ajoutant des exemples, conseils, astuces….

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre avec un assistant virtuel ?

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Comme pour le recrutement d’une personne physique, le recrutement d’une assistante doit se baser sur des critères rationnels (ex: grille d’évaluation…).

Une de mes bonnes pratiques est de tester une à quatre assistantes en parallèle et les tester sur des cas pratiques comme la transcription, la rédaction, la traduction,…

On arrive ensuite à choisir la personne qui a les meilleures compétences au lieu de choisir par dépit.

En effet, l’expérience montre que la situation ne s’améliorera pas dans le temps si la personne ne fait pas du bon travail au départ.

Au contraire, la situation va se dégrader et vous allez commencer à reprocher des choses à l’assistant, dont il ne se rendra même pas compte et la collaboration va se dégrader.

Une des erreurs dans le métier d’un assistant est d’accepter de réaliser des tâches sur lesquelles on n’est pas forcément compétent. 

Soit l’assistant virtuel freelance peut monter en compétences, soit la qualité ne s’améliore pas.

Dans ce cas là, il faudra recadrer la mission, et dès le départ définir les missions dans le contrat (ex : 2 révisions de textes pour un contenu…).

Lorsque l’assistant sent qu’il n’est pas capable de réaliser la mission, il faudra qu’il soit honnête avec le client et dire non, ou le mettre en relation avec une autre personne si besoin.

Quel est le process de rédaction web ?

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La rédaction web est souvent l’une des missions d’une assistante virtuelle francophone.

Le client donneur d’ordre donne un brief avec des mots clés, le titre de l’article, un plan détaillé ..

Dans le brief, on me précise les points à traiter pour souligner les grandes parties de l’article.

Souvent, il met des liens vers d’autres articles qui traitent les mêmes thématiques, ces articles sont utilisés comme “inspiration” tout ne “volant” pas des contenus (il est interdit de copier, traduire… un texte ou de ré-écrire partiellement un contenu existant).

Avec cette base de travail, l’assistant peut commencer à travailler, par exemple noter les grandes idées sur un bloc note,  et à partir de ces idées construire un plan d’article avec les titre, sous titres, exemples …

Cela permet d’avoir un canevas qui ressemble à un article à trou.

Sachant qu’il existe deux cas pour rédiger un article : 

  • Soit ce sont des sujets que tu maitrises et qui est plus facile à rédiger 
  • Soit ce sont des sujets plus compliqués et dans ce cas là, il faut effectuer des recherches documentaires en plus.

Au delà de produire du texte, une assistante virtuelle peut mettre en forme, ré-écrire… un contenu existant.

Par exemple, récemment, j’ai interviewé l’auteur du livre “Question pour un champion”, Guillermo Di Bisotto (voir cet article).

J’ai envoyé les questions par écrit à Guillermo, et il a envoyé ses réponses dans un document word.

Les réponses étaient très bien mais la mise en forme est très textuelle (car écrite dans Word), alors que sur le web les contenus sont plus aérés, espacés…

Le but est donc de demander à son assistante de retravailler le document pour l’adapter au format web et ajouter les balises h2, h3,… 

En complément, on peut aussi faire de la ré-écriture SEO, par exemple rechercher des mots clés à l’aide de Semrush (essai gratuit sur ce lien), et ajouter les mots clés et les sous-titres.

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On peut aussi demander d’ajouter des illustrations ou des captures d’écran à partir d’une bibliothèque d’images.

Ce travail de modification (ajouter des puces, des numéros…), et couper les phrases longues permet de faire respirer un texte sur le web.

Sur le web, les gens scannent les contenus contrairement à la lecture de textes sur Word, aux livres…

lecture sur le web

Il faut donc utiliser les listes, les puces, les checklists de manière à ce que les gens puissent lire et comprendre rapidement.

Enfin, vous pouvez ajouter votre propre valeur ajoutée, comme des liens internes vers d’autres articles du blog,…

Sur wordpress, j’utilise un plugin de sommaire (https://fr.wordpress.org/plugins/easy-table-of-contents/) pour que les gens puissent aller directement sur la partie qui les intéressent.

Sur le web, c’est important de ne pas faire un roman mais de mettre des idées clés pour avoir une vue plus synthétique.

Découvrez les conseils de Cédric pour apprendre à déléguer

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Pour entrer en contact avec Cédric Autexier, il y a le blog monassistant-virtuel.com, ou directement sur LinkedIn.

Découvrez en 20 minutes les meilleurs conseils de Cédric pour apprendre à déléguer les tâches administratives et à faible valeur ajoutée à un assistant virtuel.

Quelques conseils supplémentaires pour travailler avec une secrétaire virtuelle par Sabrina mon assistante

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Avant d’entamer une collaboration avec une assistante virtuelle, il faut déjà avoir en tête quelles sont les missions à déléguer.

Il est important de se poser la question suivante : Quelles sont les tâches récurrentes que vous faites et qui vous prennent énormément du temps pourtant qui n’a pas de valeur ajoutée ?

Les missions à déléguer doivent être en corrélation avec les compétences de l’assistante virtuelle.

Il est donc important de faire un entretien avec l’assistante pour voir quelles sont ses compétences et ses limites.

Je vais lister quelques missions d’une assistante virtuelle : 

  • Classer et répondre à des emails 
  • Récupérer les données sur internet et les saisir (ex: dans un CRM, dans un fichier Excel…)
  • Faire de la mise en page (ex: mettre en forme les newsletters sur mailchimp ).
  • Faire de la prospection sur les réseaux sociaux (ex: répondre à des messages, animer un compte…)
  • Gérer une communauté (Page Facebook, compte Intagram…) en répondant aux messages, commentaires, avis,…
  • Créer des visuels sur canva.com (c’est un logiciel d’illustration).
  • Concevoir des fiches produits à partir de documents techniques
  • Mettre en forme les articles.
  • Planifier des publications sur les réseaux sociaux.
  • Modérer les discussions en ligne ou répondre au chat en direct
  • Faire des transcriptions audio
  • Mettre les vidéos sur Youtube avec les mots clés, description et créer des miniatures.
  • Gérer les bases de données (ex: encoder et classer les factures, classement des fichiers…)
  • Recherche les produits tendance et mettre à jour du site vitrine.
  • Gérer la relation client (ex: répondre aux demandes des clients par email, suivre les commandes…)

Il s’agit quelques unes des tâches qu’une assistante virtuelle peut réaliser, mais il n’y a pas de limites aux tâches et une assistante peut s’adapter aux besoins d’une entreprise.

Lors de l’entretien avec l’assistante, il faut voir si l’organisation et les outils de l’assistante virtuelle correspondent à l’attente du client. 

Si le client a besoin que l’assistante travaille de 8h à 12h par exemple, il faudra s’assurer que l’assistante virtuelle soit disponible durant cette période .

Par exemple à Madagascar, les coupures de courant sont très fréquentes, allant même jusqu’à 3h de coupure par jour.

Il faut veiller à ce que l’assistante soit équipée des matériaux nécessaires en cas de coupure de courant :  panneau solaire, onduleur, groupe électrogène,..

A ce moment-là, il faudra que l’assistant soit honnête avec le client pour éviter toutes frustrations.

Des process clairs et détaillés, la base pour bien travailler avec une assistante virtuelle freelance !

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Il est important de définir un process pour toutes les missions à déléguer.

Le process va aider l’assistant à réaliser la mission et l’aider à comprendre les attentes du client.

Pour des missions ponctuelles, on peut utiliser des outils screencast comme Loom pour réaliser des petits tutoriels.

L’ avantage de la vidéo, c’est que l’assistant peut visionner la vidéo autant de fois au cas où il aurait oublié quelque chose.

Le client pourra aussi se mettre dans la peau de l’assistant lorsqu’il crée le tutoriel et voir quelles sont les difficultés qu’on peut rencontrer lors de la réalisation de la mission.

Pour des missions à long terme, il est préférable d’avoir un process écrit que l’on peut mettre à jour au fur et à mesure de l’évolution de la mission, avec au départ un brief en visio.

Le brief initial permet d’éviter les incompréhensions.

Par exemple en 2018, j’ai travaillé pour une agence de marketing et  ma mission était de répondre aux messages privés… sur une trentaine de pages facebook.

Il y avait déjà des process pour chaque demande.

Mais parfois, il faut mettre le process à jour au fur et à mesure de l’évolution de l’entreprise comme le prix, les promotions,…

D’où l’intérêt de faire des points en visio pour faire un bilan de l’activité.

Ces points doivent être organisés pour éviter de perdre son temps à parler d’autres choses moins importantes.

Avant de faire un point téléphonique par exemple, il faudra noter au préalable les difficultés, les cas particuliers…

Avant de travailler avec une assistante virtuelle, il faut aussi définir un objectif, analyser si l’objectif est atteignable et avoir un minimum de connaissance sur les missions à déléguer.

Par exemple, j’ai travaillé avec une agence de communication qui m’a proposée de gérer le compte Instagram et Facebook de son client qui était artiste peintre.

Je n’étais pas en contact direct avec le client donneur d’ordre.

L’agence utilise Asana (un logiciel de gestion de projets) pour me déléguer les missions et tout d’abord, elle m’a demandée de créer une page Facebook et Instagram pour le client et  d’animer ces comptes.

Vous pouvez essayer gratuitement le logiciel de gestion de projet Asana sur ce lien.

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En faisant mes recherches sur leur site, j’avais bien vu qu’il n’y avait aucune page Facebook ou Instagram mentionnée.

J’ai donc commencé à créer des posts pour ces nouveaux comptes en prenant les éléments se trouvant sur leur site internet (tableaux, expositions…).

Quelques jours plus tard, nous avons programmé un premier point téléphonique avec le client.

Ma première surprise a été de savoir que le client était étonné que je n’étais pas en France mais à Madagascar (l’agence n’avait pas précisé cette information et le client ne s’en était pas rendu compte), or cela semblait avait de l’importance pour le client.

Mais ma seconde surprise a été d’apprendre que le brief avait mal été effectué : le client avait déjà créé une page Facebook et Instagram (sans rien poster), et souhaitait avoir un maximum de visibilité en quelques jours pour faire venir du monde lors de son exposition…

Bien entendu, ce n’est pas en quelques jours que l’on peut attirer énormément de monde si la page n’est pas active (sauf à faire de la publicité), et donc l’objectif était fatalement difficile à atteindre en quelques jours..

Clairement, il y a eu un manque de communication entre le client et l’agence, puis entre l’agence et moi…

C’est pourquoi pour bien déléguer, il faut d’abord bien communiquer sur les objectifs à atteindre, pourquoi on le fait, quels sont les résultats souhaités et si nécessaire comment le faire.

Plus les objectifs sont “SMART”, meilleurs sont les résultats.

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Quelles sont les erreurs à ne pas commettre lorsque l’on déléguer des tâches à une assistante virtuelle ?

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Du côté assistant virtuel, il faut être honnête avec le client lorsqu’on n’est pas en mesure de réaliser une mission que ce soit au niveau de la compétence qui est limitée, infrastructure ou timing.

Par exemple,  j’ai dû refuser des missions qui consistent à recevoir des appels téléphoniques puisque ma maison est à côté d’une école donc lorsque les élèves terminent les cours, il y a beaucoup de bruit.

De même, il faut faire des efforts pour s’améliorer dans le temps et continuer à se former.

L’assistant virtuel doit avoir un minimum de connaissance sur le métier du client avec qui il s’engage à travailler.

Du côté client, il faut réfléchir à deux fois avant de déléguer une mission à une assistante.

Si pour lui l’action est compliquée et qu’il faut des connaissances métier, alors l’assistante ne pourra pas le faire sans une formation et une montée en compétences (ex: gérer les cas simples, et laisser le donneur d’ordre traiter les demandes complexes).

Pour en savoir plus, visitez le profil Linkedin de Sabrina.

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