Devenir une entreprise agile : 5 outils pour gagner en efficacité dès demain (signature électronique, CRM, gestion de projets…) !

Ce ne sont pas les plus grosses entreprises qui écrasent les plus petites, mais les plus agiles qui dépassent les plus lentes…

Ce dicton met en exergue que l’agilité est une de clés pour réussir, en particulier lorsqu’il est difficile d’anticiper l’avenir, comme c’est le cas actuellement.

Cette idée est d’ailleurs à la base des stratégies de growth hacking, avec l’adaptation des méthodes de développement dites  “agiles” à toute son activité.

C’est pourquoi, dans cet article je vais faire un focus sur les outils qui permettent de gagner en agilité simplement et rapidement, en particulier via la digitalisation des échanges afin de fluidifier votre business au quotidien.

En effet, les gains de productivité se trouvent désormais dans tout ce qui est “services” (marketing, administratif…) : signature électronique, gestion de projets, gestion de la relation client…

Comment gagner en agilité en réduisant la résistance au changement ?

Mettre en place des outils digitaux pour être plus efficace c’est bien.

Le problème c’est que devant l’immensité des outils mis à votre disposition, le problème est plutôt de savoir :

• Par où commencer,
• Comment choisir ses priorités
• Et comment être sûr que cela va apporter un effet de levier ?

Le plus simple est de simplement voir ce que font les autres (clients, fournisseurs…), et ainsi trouver des idées simples à mettre en place car elles sont déjà fait leurs preuves.

Cependant, cela ne va pas forcément avoir un impact majeur dans votre entreprise.

C’est pourquoi, il faut plutôt analyser où vous devez agir en priorité dans votre parcours client (les points de friction, les pertes de temps…) et où vous dépensez de l’énergie et du temps inutilement.

Par exemple, si tous les lundis matin vous passez 1 heure à faire un reporting manuel pour un client, vous devez trouver un moyen d’automatiser tout ou partie de cette action.

De même, il faut oser remettre en cause les acquis et le “on a toujours fait comme cela”.

Pour cela, une bonne pratique est de mettre en place un projet interne d’amélioration continue en impliquant les salariés opérationnels en leur demandant ce qu’il faudrait faire pour les aider à mieux faire leur travail et à augmenter la satisfaction des clients (et bien entendu générer plus de bénéfices).

Bien entendu, avant de digitaliser vos actions et mettre en places outils, vérifiez que :

• Vos clients, collaborateurs, fournisseurs… vont les accepter.
  • Parfois vous vous heurtez à une résistance au changement de la part de vos salariés, parfois uniquement pour des raisons de principe (“on a toujours fait comme cela”) ou de compétences (ex: peu de connaissances en informatique). Il faut donc désamorcer et convaincre sans imposer.
  • Une petite astuce consiste à dire “On essaie pendant 1 mois, et si cela ne marche pas on revient en arrière”.
  • Le fait de proposer un essai “sans risque” permet de réduire bon nombre de réticences.
  • Avec certains fournisseurs, cela peut être aussi compliqué de changer des processus, par exemple pour les administrations qui ont un formalisme important, les grandes entreprises qui ont déjà des outils d’EDI… il est difficile de sortir des clous.
  • Dans ce cas, il faut vérifier qu’au moins 80% de vos fournisseurs entrent dans le nouveau process. En dessous de ce nombre, vous risquez de vous mélanger les pinceaux et de faire des oublis s’il existe plusieurs modes de traitement.

• Le coût de mise en place doit être supérieur aux gains directs et indirects sur 2 ans maximum.
  • L’époque des projets pharaoniques est révolue, chaque décision doit avoir une réalité économique à court terme.
  • L’un des moyens les plus simples est de réaliser un simple calcul de ROI sur un fichier Excel avec les gains directs et indirects sur 2 ans.
  • En chiffrant les gains de temps, la fluidité que cela apporte…vous obligez les personnes à rationaliser leurs propositions et à se positionner clairement sur l’intérêt de tel ou tel outil et d’avancer dans la réflexion.
  • Par exemple, si vous passez 1 jour / mois à faire signer des documents à vos clients, un outil de signature électronique doit vous permettre de gagner 1 jour dans l’année ou d’accélérer le traitement des ventes ou encore de réduire les risques d’impayés (ex: les clients qui ne signent jamais leurs devis).
  • En revanche, il ne faut pas non plus fermer la porte à toutes les idées dont le ROI est difficilement mesurable, sinon vous ne ferez jamais des changements de fond qui sont pourtant indispensables (ex: changer d’ERP, mettre en place un CRM).
  • Ce genre de projets structurants doit passer outre le simple calcul de rentabilité car ils sont stratégiques et indispensables.
  • Et à l’inverse, osez dire “banco” pour des petites évolutions simples qui auront un impact immédiat positif pour un faible investissement.
  • Ce genre de “quick wins” permettent non seulement à l’entreprise de faire des bonds en avant, mais en plus ils permettent de motiver les salariés à innover et à proposer des outils.

• Les relations humaines et interpersonnelles ne sont pas affectées par la numérisation des process.
  • Si l’automatisation permet d’aller plus vite, elle nuit parfois au relationnel.
  • Il faut donc toujours conserver cet aspect humain que cela soit dans l’entreprise ou envers son écosystème.
  • Il faut soit planifier des rencontres (ex: faire un point annuel avec ses tops clients et fournisseurs si l’on commence à privilégier les visio conférences…), soit numériser aussi son écoute client via des enquêtes de satisfaction (clients et collaborateurs) pour compenser le manque d’interactions en face à face…

• Les outils que vous sélectionnez sont bien conformes au RGPD et sont sécurisés.
  • Un bon réflexe, même pour mettre en place un petit outil, est de faire une analyse des risques.
  • Cela consiste simplement à lister tout ce qui pourrait mal se passer et de mettre en place les actions correctives ou limitatives.
  • Le but n’étant pas de tuer l’idée, mais juste d’anticiper les problèmes pour ne pas se retrouver le bec dans l’eau à mi guet
  • Par exemple, le fait d’héberger des données personnelles impose de s’assurer que le fournisseur est bien conforme à la législation Européenne.
  • De même, pour les documents engageants ou financiers, la validation et la vérification des traitements devra être sécurisée afin de limiter les éventuels détournements ou erreurs.
  • Par exemple limiter des paiements en ligne sans validation de la direction à 5000 €, créer des niveaux de validation…

Dans le contexte d’une TPE / PME, les premières étapes de la digitalisation des interactions concernent désormais tous les traitements liés aux services et aux relations humaines qui ont été pendant longtemps épargnées par la recherche de productivité.

En particulier il est possible de gagner en agilité via la transformation digitale de tout ce qui est lié:

• Aux échanges de papiers (GED, signature de document…)
• A la voix (voicebot, centre de contacts dans le cloud, téléphonie sur IP…)
• Aux échanges interpersonnels (chat internes d’entreprise, calendrier…).
• …

5 outils pour digitaliser l’activité d’une PME et gagner en agilité !

Maintenant que vous savez pourquoi il faut changer, et comment démarrer votre transformation numérique, voici une sélection de 5 outils simples à mettre en place pour gagner en agilité.

Bien entendu, ce n’est qu’une petite liste à titre d’exemple, il existe des dizaines d’outils à mettre en place (cf cette liste d’outils marketing).

La priorisation pourra se faire via une simple grille comparative avec une notre de 0 à 10 (0 pas pertinent – 10 pertinent)

• L’impact de la mise en place de cette solution dans votre entreprise.
• Le coût de l’outil (mise en place et fonctionnement)
• L’envie de mettre en place cet outil

Par exemple cela permet de choisir de manière rationnelle entre deux outils  :

Projet de signature électronique :

• Impact de la mise en place : 5 / 10 (impact moyen)
• Coût de l’outil : 10/10 (pas cher)
• L’envie de le mettre en place : 9/10 (très envie)

Total : 24 / 30

Projet de logiciel de gestion de projet :

• Impact de la mise en place : 6 / 10 (impact moyen)
• Coût de l’outil : 6/10 (pas cher mais parfois lourd à déployer)
• L’envie de le mettre en place : 5/10 (pas très envie)

Total : 17/30

Ensuite, il faut tester ses idées simplement avec une démarche itérative (on teste et l’on voit si cela fonctionne et que cela apporte de la valeur ajoutée).

1 – La signature électronique pour ses documents clients, fournisseurs et collaborateurs

Qui n’a pas connu la galère du contrat que le client doit renvoyer et qui bloque le démarrage du projet, le devis qui n’est jamais renvoyé signé avec un client qui conteste les prestations, de l’attestation qui a été oubliée de signer par un salarié…

Ce genre de désagrément fait perdre énormément de temps et d’énergie lorsqu’il arrive.

C’est pourquoi, la signature électronique est l’un des moyens les plus accessibles pour commencer à digitaliser son activité.

En effet, dans une PME, voire même pour un Freelance, la signature par voie électronique est un vrai gain de temps.

Par exemple, un Freelance peut envoyer un devis par email et demander une signature électronique dans la foulée pour valider la signature. C’est un excellent moyen d’engager ses prospects et de se protéger en cas de litige.

Au niveau d’une entreprise, cela permet aussi d’accélérer la signature d’un contrat de manière, en évitant la signature papier, le cachet de l’entreprise…

Cependant au delà de ces aspects commerciaux, la signature électronique peut aussi simplifier tous les aspects contractuels, comme par exemple un avenant contrat de travail, la signature de documents internes… C’est d’autant plus utile avec la généralisation du télétravail.

Par exemple par plus tard que cette semaine, j’ai signé à distance mon attestation concernant la réception de mon nouveau téléphone.

Il m’a fallu 2 secondes pour signer électroniquement via un SMS envoyé sur mon smartphone (preuve de signature).

Au niveau de la mise en place, l’ouverture du compte se fait en quelques minutes seulement.

La tarification est à la portée de tous, avec un prix de 25 € / mois pour un nombre illimité de signatures et un système de validation, ainsi qu’une gestion des droits.

C’est donc un outil qui séduira à la fois les TPE jusqu’aux très grandes entreprises.

Plus d’infos : https://yousign.com/

2 – La gestion des rendez vous et agendas

L’une des pertes du temps au quotidien est de caler un rendez-vous avec ses clients, des prospects, des fournisseurs…

Cela se finit toujours par des propositions de dates qui ne conviennent pas à tout le monde et de nombreux échanges d’emails.

Avec les solutions qui vous permettent de rendre visible votre agenda via un lien privé (sans afficher le détail de vos rendez-vous, mais juste vos disponibilités), le casse-tête pour trouver des créneaux de libres disparaît…

Vous pouvez même ajouter des options comme proposer des rendez au quart d’heure, à la demi-heure… et même un bouton de paiement si vous voulez faire payer des sessions de coaching.

Astuce : ajoutez un bouton YouCanBook.me sur votre site internet pour proposer aux prospects de prendre rendez-vous avec vous directement sans passer par les nombreux échanges d’emails. Bien entendu, ajoutez juste avant un formulaire de qualification pour éviter que tout le monde ne réserve des meetings dans votre agenda.

Les prix vont du freemium à 10 € mois.

Plus d’infos : https://youcanbook.me/ ou  https://calendly.com/fr

3 – Le CRM pour optimiser l’activité commerciale

Le contexte économique actuel fait qu’il n’est plus acceptable de rater une vente par manque de suivi ou par une mauvaise exploitation de sa base de contacts.

Un CRM permet de structurer son processus commercial et surtout de ne plus rien oublier.

Cet outil devient rapidement indispensable dans le cadre de cycles de ventes longs, lorsqu’il faut gérer de nombreuses affaires en parallèle, ou lorsque l’équipe commerciale dépasse les 4 personnes.

Le CRM permet aussi digitaliser ses échanges via la programmation d’emails automatiques, la gestion des appels en 1 clic depuis le logiciel, la prise de notes vocales avec transcription…

Cependant, il faudra veiller à ne pas oublier l’humain et le relationnel : il faut oser oser décrocher son téléphone, être pédagogue… et ne pas se cacher derrière son écran ou son CRM.

Le CRM n’est qu’un outil, ce n’est pas lui qui va vendre à votre place.

Les tarifs vont de 10 à 50 € / mois / utilisateurs.

En savoir plus : https://youdontneedacrm.com?fpr=frederic33

4 – La messagerie interne

L’agilité est l’une des clés pour aider une PME à faire la différence et à améliorer son efficacité.

Dans le contexte, la rapidité des communications, le suivi des échanges… sont essentiels.

C’est pourquoi, il est indispensable de mettre en place un outil de messagerie entre les collaborateurs mais aussi avec les clients et fournisseurs.

Il est possible d’utiliser deux types d’outils :

• Les outils de chat interne comme Slack & Microsoft Teams qui permettent de créer des fils de discussion par projet, par client… qui viennent compenser la faiblesse d’une gestion par email. Slack et Teams permettent aussi de gérer les appels visio, les réunions à distance afin de tout centraliser dans un seul outil ses communications.

• Les applications de messaging comme WhatsApp et Telegram qui permettent d’échanger rapidement des informations. La différence avec le chat interne est la notion d’immédiateté et de réactivité. On évitera donc d’avoir trop de messages sur ce genre de plateformes.

Pour en savoir plus : https://slack.com/intl/fr-fr/,  https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-teams/group-chat-software

Les tarifs : du freemium à 10 euros / mois / utilisateur

5 – La gestion de projets

Toutes les entreprises ont des projets, qu’ils soient internes ou pour des clients.

Pour éviter de devoir tout garder en tête, dans des fichiers Excel ou sur papier, il devient rapidement nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion de projets (voir cet article).

Ces outils peuvent être très simples, qu’ils nécessitent de perdre trop de temps à saisir des informations.

Avec des outils de gestion de projet, le travail collaboratif devient bien plus simple, et permet d’avoir une vision claire des actions à mettre en place, de l’agenda prévisionnel…

Voici la liste des principaux outils de gestion de projets que je recommande :

• Monday.com (essai gratuit sur ce lien) : c’est un logiciel simple à utiliser et surtout facile à prendre en main par des novices.

• Asana (essai gratuit sur ce lien) : c’est un logiciel de gestion de projet simple et puissant. A réserver aux projets collaboratifs à plusieurs, avec des besoins de personnalisation.

• Trello.com : ce n’est pas vraiment un logiciel de gestion de projets, mais plutôt un logiciel de gestion de tâches en mode collaboratif. Il permet de gérer des projets simples ou personnels (ex: planning éditorial, organiser un salon…).

• Wrike (essai gratuit sur ce lien): c’est un logiciel complet, qui peut être une bonne alternative à Monday.com

Au final, des projets complexes Asana, Wrike et Monday seront les plus adaptés grâce à une gestion pointue de projet (diagramme de Gantt, ressources, rétro planning…) qui seront d’un grand secours.

Le tarif : Freemium à quelques dizaines d’euros / mois.

En conclusion, la signature électronique, la gestion de ses interactions clients, la gestion de projets… c’est pour demain ?

L’agilité, c’est ce qui fait la différence entre les entreprises : être plus proche de ses clients, être plus réactif, éviter de perdre du temps… permet de passer à la vitesse supérieure et d’optimiser ses ressources.

Grâce aux nombreuses applications sur le Cloud et aux tarifs extrêmement abordables, il n’y a plus d’excuses, il faut vous lancer et mettre en place un pilote avec quelques personnes ou clients.

Testez également de nouvelles solutions, et n’hésitez pas à faire rentrer de nouvelles idées, en particulier avec l’intégration de sang neuf via des stagiaires, des alternants… qui vous feront profiter de leur expertise dans les nouvelles technologies.

Regardez aussi ce que font vos clients, vos fournisseurs… afin de voir s’il n’y a pas un outil plus simple et plus abordable que vous pourriez vous aussi adopter !

A vous de jouer !