Comment réussir l’organisation d’un événement hybride digital et physique ?

événement hybride

Le contexte actuel a poussé les entreprises à digitaliser leurs événements avec une explosion des webinaires.

Pourtant, on assiste à une “Zoom fatigue”, c’est à dire une diminution des inscrits, ainsi qu’une érosion du nombre de présents aux webinaires.

Ainsi, on observe souvent moins de 30% de présence des inscrits en live, avec moins de 20% de personnes qui regardent les replays, soit au final moins de 50% des inscrits à un wébinaire qui le regardent réellement.

Il existe bien des solutions pour augmenter le taux de présence à un webinaire :

  • Ne pas proposer de replay pour “forcer” les personnes vraiment intéressées à être présentes.
  • Mettre en place un dispositif de teasing pour faire monter la pression (vidéo teaser des participants, post sur les medias sociaux…).
  • Définir un système de relance multicanaux pour augmenter le taux de présence le jour J (ex : email de rappel à J-1, SMS à J -1h, email juste au début… plus la publication de messages en live lors du webinaire).
  • Créer un véritable événement, en rassemblant à la fois des “stars” qui joueront les têtes d’affiches, ainsi que des partenaires qui vont relayer l’information sur leurs listes.

Mais même avec tous ces efforts, parfois cela ne suffit pas pour assurer le succès d’un événement 100% digital.

D’où la montée en puissance des événements mixtes (aussi appelés événements hybrides), avec une partie de l’événement en physique (avec un nombre limité de personnes présentes dans une salle), et une partie virtuelle (avec des webinaires diffusés en live).

Le principe de l’événement hybride est de prendre le meilleur des deux mondes :

  • La rencontre face à face avec un événement physique où un nombre limité de personnes peuvent présentes pour jouer la carte du relationnel, du networking, avoir une attention à 100%…
  • Le webinaire à distance pour maximiser l’audience et permettre au plus grand nombre de de profiter des contenus.

Ce format hybride est bien plus onéreux qu’un webinaire, ou qu’un Sommet Virtuel (c’est à dire une série de webinaires sur plusieurs jour), mais il permet de créer un véritable événement et d’avoir un relationnel plus fort avec les participants.

Le dernier exemple en date auquel j’ai participé était l’Inbound Marketing France, qui a rassemblé plus de 2000 inscrits en juin dernier.

Le dispositif était le suivant :

  • L’événement se déroulait sur 1 semaine complète, avec une vingtaine de conférences 30 à 40 minutes avec des experts, des partenaires, des influenceurs…
  • Une partie des conférences étaient diffusées en live (en mode wébinaire) et une autre partie ont rejouées en replay (elles ont été enregistrées durant la journée du 22 Juin).
  • L’événement physique se déroulait dans un auditorium sur 1 journée, avec plus de cinquante personnes présentes (à la fois des influenceurs, des collaborateurs et quelques clients).

Depuis, ce genre d’événements mixant digital et physique commence à devenir de plus en plus prisé, avec un format souvent plus court (1 journée), afin de mobiliser les équipes sur un format plus court.

C’est pourquoi dans cet article je vais vous donner les clés pour réussir un événement mixte, digital & physique.

Partie 1 – La partie physique de l’événement hybride

evement hybride

L’événement regroupant moins de personnes qu’un salon ou qu’un forum client, il est important de soigner le côté “VIP” afin de justifier le déplacement physique des participants.

Il y a donc plusieurs éléments à anticiper  :

  • La mise en scène pour rendre l’événement plus qualitatif et valoriser l’entreprise.
  • Les exclusivités qui doivent justifier le déplacement.
  • La récompense d’être venu sur place pour créer un véritable “moment”.

1 – La mise en scène de l’événement

Pour le choix du lieu, vous avez deux options :

  • soit trouver un endroit de qualité (et facilement accessible) et y faire venir des caméras pour une diffusion live (ou pour enregistrer des ateliers),
  • soit trouver un studio qui dispose en plus d’une salle pour recevoir des invités (ex: un auditorium).

Voici un exemple de salle avec l’auditorium utilisé lors de l’Inbound Marketing France 2021 permettant d’organiser des événements mixtes :

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Source : Inbound Marketing France 2021

Généralement, c’est plutôt la première option (faire venir les caméras dans un lieu) qui sera plus facile à trouver car les studios qui offrent une capacité d’accueil sont rares et chers.

A noter : si vous faites venir des caméras dans un lieu, il est essentiel de vérifier la qualité de la connexion internet pour faire du live.

Si la connexion internet est insuffisante, vous pourrez alors enregistrer les intervention, et les publier ensuite pour faire du “faux live”.

Le principe du faux live est de diffuser en direct des vidéos enregistrées (avec vous en live pour des questions / réponses).

Cela permet de retrouver l’aspect live en le complétant avec de vrais interventions en direct avec des personnes à distance.

Ce système est plus sécurisant car le live se passe forcément bien, mais c’est moins valorisant pour les personnes qui y assistent car le principe du wébinaire est de poser des questions aux intervenants.

Pour rendre votre événement qualitatif, voici quelques éléments clés à soigner.

  • L’entrée de l’événement

Il est important de théâtraliser le lieu de l’événement afin de vous l’approprier pour votre événement.

Il y a bien entendu toute la signalétique classique (panneaux, fléchage…), mais en complément vous pouvez aussi ajouter des drapeaux et arches qui permettent d’occuper de l’espace.

Par exemple, vous pouvez mettre devant l’entrée des drapeaux afin de matérialiser l’entrée.

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Source : Inbound Marketing France 2021

Vous pouvez aussi mettre en place une arche dans l’entrée du lieu afin de marquer l’entrée :

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Source : plv-expo.com

  • Les lettres en polystyrène avec le nom de l’événement

Ces lettres servent à donner du relief et une présence physique à votre événement, tout en valorisant le nom de l’événement.

Le principe d’afficher ces lettres sur la scène ou à côté des intervenants, avec éventuellement un # afin d’inciter les personnes à l’utiliser sur les réseaux sociaux.

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Source : CX Paris 2016
  • Le  mur d’images derrière les intervenants

Comme vous allez filmer une partie des interventions, il est important de soigner l’arrière plan.

Le plus efficace est d’utiliser par exemple mur d’images avec un cadre en aluminium, afin d’avoir une belle image plane avec un beau rendu.

Voici un exemple du rendu d’un mur d’images que l’on peut par exemple mettre en fond d’écran derrière les participants :

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Source : plv-expo.com

Ce genre de stand est facile à mettre en place, et vous pouvez éventuellement le réutiliser ensuite pour un salon, une matinée client, des vidéos dans vos propres locaux…

Voici un exemple lors de l’Inbound Marketing France, avec les logos des différents partenaires de l’événement.

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Voici une vidéo sur le principe de montage d’un mur d’image :

A noter :

  • Si vous avez plusieurs intervenants, optez plutôt pour des fauteuils et une table basse, sur une petite estrade, afin d’avoir un cadrage intégral des personnes dans le décor avec une bonne visibilité du public (évitez les chaises hautes qui vont souvent nuire au cadrage du décor).
  • Prévoyez un nombre suffisant de micros afin que les personnes n’aient pas à se passer le micro (ex: pour 4 intervenants il faut au minimum 3 micros), et que l’enregistrement audio soit de très bonne qualité. En effet, le son est encore plus important que l’image. Car si l’on peut retoucher un cadrage avec des zooms, il est très difficile de retravailler le son d’une vidéo.
  • Vous pouvez aussi prévoir une salle avec le live de l’événement hybride si toutes les conférences ne se déroulent pas en direct sur le lieu de l’événement.

Vous pouvez aussi utiliser un mur d’écrans (qui permet de faire passer des slides, des animations… sur des écran TV / moniteur), mais le coût est souvent prohibitif pour un événement unique, sauf si le lieu propose cela par défaut.

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Source : CX Paris 2021

  • Les blocs et crayons

Lors de l’événement, il est important de permettre aux personnes de prendre des notes en leur fournissant un cahier et un stylo.

Cela sera également un bon moyen de rester dans les mémoires après l’événement.

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Source : Forum Eloquant 2018

  • Le repas et le traiteur

S’il y a un détail qui n’en est pas un, c’est le traiteur.

En effet, s’il y a quelque chose que les invités gardent en mémoire, c’est lorsque la nourriture est en quantité insuffisante, ou de mauvaise qualité.

C’est pourquoi, il ne faut pas faire des économies de bouts de chandelles sur les menus.

A noter : généralement il y a 20% des personnes invitées (en dehors des intervenants aux conférences) qui ne viennent pas. Vous pouvez donc réduire de 20% la nourriture par rapport aux nombre d’inscrits sans prendre trop de risques.

 2 – Les exclusivités qui justifient de se déplacer

Pour qu’une personne se déplace, il faut lui donner des bonnes raisons qui permettront de justifier son déplacement..

  • Inviter des personnes à prendre la parole

Le meilleur moyen d’avoir des personnes présentes le jour J, c’est de leur demander de participer à des ateliers, à tables rondes…

En faisant cela vous allez avoir un minimum d’invités de qualité présents pour tout ou partie de la journée.

  • Remettre des prix

L’autre moyen efficace de faire venir des décideurs, c’est de remettre des prix, soit avec 3 niveaux de nominations (ex: bronze, argent, or), soit avec une liste de nominés (avec une révélation le jour J).

Il y a un double intérêt : faire venir des VIPs, mais aussi récompenser vos meilleurs clients via des critères de sélection que vous aurez prédéfinis.

Les prix peuvent être lié à des projets, à des dossiers clients…

  • Echanger avec vos équipes

Cela peut être des techniciens qui répondent à des questions techniques en direct, la présentation des nouveautés produits… ou  des formations sur vos produits ou des thématiques proches.

Vous pouvez aussi organiser des “Rencontre Direction” avec des échanges directs avec les directeurs de votre entreprise pour faire remonter des doléances.

  • Une petite animation

L’animation de la journée (qui peut servir de thème global de la journée), est la cerise sur le gâteau qui peut être utilisée par les commerciaux, dans des emailings… pour donner envie de venir malgré les urgences de dernière minute.

Cette animation peut être un exposé scientifique, un atelier de cuisine, de l’art… ou un petit spectacle.

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source : Eloquant et une animation Brésil

3 – Un cofinancement de l’événement par des partenaires

Organiser un événement physique représente un gros budget, faire un événement hybride coûte encore plus cher car s’il y a moins de personnes, il y a un surcoût lié à l’enregistrement de tout ou partie des ateliers.

D’où l’intérêt de mutualiser les coûts en proposant à des partenaires (non concurrents) de co-financer une partie des dépenses.

Par exemple vous pouvez leur proposer d’animer un atelier, d’avoir un stand physique pour présenter leurs produits, de prendre la parole lors d’une conférence, d’avoir leur logos sur les documents, PLV…

4 – Les bonus et cadeaux pour les participants physiques

Le petit cadeau est souvent un des éléments négligés par les organisateurs d’un événement, alors que c’est souvent un vrai facteur de déception…

En effet, le plus souvent, les invités repartent avec un petit sac avec quelques plaquettes, un crayon et un bloc note.

Ce qui fait que la personne qui s’attend à un vrai cadeau est forcément déçue, et son premier réflexe sera de jeter les prospectus à la première occasion… alors que tout l’événement était jusqu’à présent parfait.

Il faut donc penser à valoriser ce cadeau :

  • Offrir un “vrai” gadget de qualité ou quelque chose d’utile (ex: une prise pour charger un smartphone…), avec votre logo.
  • Donner un livre blanc imprimé, qui sera bien plus lu qu’une fiche produit.

Dans le pire des cas, au lieu de fournir un gadget peu utilisé, offrez des bonbons, du chocolat… les personnes présentes s’en souviendront !

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Source : les boîtes de chocolat Efficy

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Source: les bonbons SAP à la nuit du marketing

Si vous le pouvez offrir aussi des cadeaux “virtuels”, comme par exemple des photos.

Ainsi vous pouvez mettre un coin “photobooth”, où les personnes pourront se faire prendre en photo, à la fois pour un souvenir, mais aussi pour vous afin de faire la promotion post événement.

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Source : CX Paris 2021

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Source : Cx Paris 2021

A noter : si votre cible est peu habituée des événements, ou d’une visibilité, proposez leur d’avoir une photo professionnelle qu’ils pourront utiliser sur Linkedin. Pour cela, demandez à un photographe professionnel de prendre des photos portrait sur un fond neutre.

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Source : Agora Live Expérience Client 2020

5 – Les interviews et témoignages des clients et participants

Il est essentiel de capitaliser sur la présence de vos clients, d’influenceurs… pour faire des interviews que vous pourrez utiliser de manière indépendante sur votre site, sur les médias sociaux…

Ces témoignages clients peuvent être programmés en amont avec une sélection de clients, mais vous pouvez aussi prendre des personnes au détour d’un couloir et leur proposer un micro trottoir ou un témoignage.

La structure classique étant :

  • Pourriez vous vous présenter ainsi que votre entreprise ?
  • Quels sont les challenges de votre entreprise ?
  • Quelles ont été les solutions retenues ?
  • Comment s’est déroulée la mise en place, et quels conseils et retours d’expériences pourriez vous partager ?
  • Quels ont été les résultats ?
  • Quelles sont les perspectives dans les mois à venir ?

En complément, n’oubliez pas de faire une vidéo récapitulative de l’événement (avec des photos, quelques extraits de vidéos…), qui vous servira à inciter les invités des prochains événements à venir.

6 – Organisez des moments dédiés au networking entre les personnes présentes

Ce qui est le plus apprécié lors des événements physiques (au delà du contenu de l’événement en lui même), c’est la partie networking et échanges entre les participants.

Il faut donc réserver des périodes d’échanges :

  • Cocktail le midi, avec par exemple des jeux et animations pour que les personnes fassent connaissance.
  • Moments de pause entre les ateliers pour discuter.
  • Des tables avec des convives qui peuvent échanger entre deux
  • Une soirée networking après l’événement

Partie 2 – La partie digitale de l’événement hybride physique et digital

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Source : unsplash.com

La partie digitale de l’événement suit les mêmes principes de promotion que nous avons déjà décrit dans cet article très complet sur l’organisation et la promotion d’un événement en ligne.

Cependant, voici quelques éléments clés à ne pas oublier :

  • Faites une étude en amont de l’événement afin de déterminer les attentes, les problématiques, les sujets clés… de votre audience.

En effet, si vous proposez des thématiques hors sujet versus les préoccupations à court et moyen terme de vos contacts, vous n’aurez mécaniquement que peu d’inscrits.

Vous devez donc absolument déterminer des sujets qui vont fédérer vos cibles.

Pour cela vous pouvez faire des entretiens individuels, lancer une enquête par email… afin de définir un sujet global de l’événement, et les différentes thématiques clés attendues, et les points que vous souhaitez mettre en avant (ex : nouveautés produits…).

Le principe clé est de répondre aux questions suivantes

    • Pourquoi un client qui est débordé de travail assisterait à votre événement ?
    • Comment peut il justifier son absence durant une journée du bureau à son manager ?
    • Qu’est ce qui lui apporterait un maximum de valeur ajoutée ?

En effet, c’est en ce mettant à la place du client que l’on arrive à trouver les meilleurs sujets.

Souvent, ce qui attire des clients, ce sont des intervention d’entreprises connues, dans l’idée que leurs bonnes pratiques pourraient être répliquées dans leur entreprise.

Un autre bon moyen d’attirer des clients, c’est de proposer des ateliers techniques sur vos produits, de présenter des nouveautés, d’avoir leur vision sur les évolutions à venir…

Enfin, lors des interventions, organisez des sondages, des sessions de questions réponses… afin de mettre de l’interactivité entre les intervenants et les participants.

  • Investissez dans la promotion de votre événement, si nécessaire en investissant un budget publicitaire.

Faire venir du monde à un événement physique ou virtuel nécessite de définir un plan marketing qui va au-delà d’un simple emailing d’invitation.

Il faut utiliser tous les canaux de communication (Linkedin, Facebook…), en particulier en utilisant les outils de Growth Hacking.

En complément, listez les prescripteurs, syndicats, associations, influenceurs… que vous pourriez solliciter afin de prendre la parole en leur demandant de relayer votre événement sur leur base de données.

Enfin, il faut accepter de payer pour avoir plus de visibilité (ex: recibler sur Facebook les non ouvreurs de votre newsletter).

  • L’invitation d’infuenceurs & journalistes

Vous pouvez bien entendu inviter des influenceurs à prendre la parole (éventuellement en les rémunérant pour l’animation d’un atelier).

Cette “guest star” peut parfois inciter leurs “fans” à faire le déplacement (ex: faire dédicacer un livre par un auteur…).

Pour séduire les journalistes, vous pouvez aussi annoncer la sortie d’une étude ou d’un rapport qui pourrait les intéresser pour un article.

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Source: Inbound Marketing France, avec l’intervention de Seth Godin

  • Le concours de # et de partage sur les média sociaux

Un concours, même symbolique avec une smartbox à gagner, va inciter les personnes à partager des photos, des citations… sur les médias sociaux, et ainsi contribuer à donner plus de résonance à l’événement.

Ainsi vous pouvez proposer de faire un classement des top “twitter”, Linkedin…  et en complément faire un concours interne auprès de vos collaborateurs sur le nombre de vues, likes…

  • La diffusion live & la ré-exploitation des enregistrements

Pour la diffusion en live, il est essentiel de capitaliser sur les différentes plateformes (Youtube, Linkedin, Facebook…), en utilisant des outils comme OBS ou Streamyard.com (essai gratuit).

Cependant, gardez en mémoire que vous ne devrez avoir qu’un seul canal officiel de diffusion et un formulaire unique d’inscription.

Par la suite vous pourrez poster toutes les vidéos sur les plateformes, ainsi qu’en audio via des plateformes de podcast (Soundcloud, spotify…).

A noter : prévoyez des interventions de 45 minutes en moyenne. Avec des sessions de 20 à 30 minutes les intervenants ne peuvent que rester en surface du sujet, avec peu d’interactions avec les participants. C’est pourquoi, il faut non seulement caler les prises de parole en amont (avec le déroulé Challenges / Problèmes / Solution / Résultats / Perspectives), mais aussi laisser au moins 5 à 10 minutes de questions / réponses (nb: au cas où prévoyez des questions en amont, car le plus souvent c’est la première question qui est la plus difficile à obtenir du public !).

En conclusion… Organiser un événement digital et physique, l’incontournable ?

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L’organisation d’un événement mixte physique et digital s’impose comme un excellent choix pour créer l’événement, tout en capitalisant sur la viralité du web.

Cela permet d’avoir le meilleur des deux mondes, le physique pour le relationnel, et le digital pour l’universalité.

Pourtant, le coût et l’énergie que cela représente font qu’il est difficile de renouveler ce type d’événement plusieurs fois dans l’année.

C’est pourquoi, ce genre d’événement doit se travailler encore plus qu’un événement physique simple afin d’en tirer la quintescence.

Il faudra également programmer dans son plan marketing des évènements plus confidentiels et plus simples à organiser comme un petit déjeuner prospects avec une quinzaine de personnes, ainsi que des wébinaires pour ratisser un peu plus large que sa cible habituelle.

De même, il ne faut pas oublier de chouchouter ses clients, par exemple via des wébinaires dédiés, ou des clubs utilisateurs car eux aussi sont essentiels pour sécuriser votre chiffre d’affaires.

A noter : les illustrations de l’article proviennent du site PLV-Expo.com, spécialiste des stands d’exposition et impressions en haute définition.

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