Comment manager ses équipes en télétravail ? 9 conseils pour le management à distance.

Comment manager efficacement des équipes à distance ?

Le télétravail est devenu la norme dans beaucoup de professions, en particulier chez les cadres.

Selon plusieurs études, ⅔ des cadres télétravaillent au moins 1 journée par semaine.

Et le travail est désormais un “indispensable”,  53% des cadres étant réticents à intégrer une entreprise qui ne propose pas de télétravail, et 24% l’excluent totalement.

En revanche, si le télétravail est devenu la norme, il a des impacts sur les relations et le management.

En particulier on peut noter : 

• Le manque d’échanges et de moments informels.
• Des tensions liées à l’usage de l’écrit (mail, chat…) plutôt que l’interaction directe qui permet d’adoucir les paroles
• Le manque de réunions communes et formelles avec l’ensemble des équipes
• La difficulté pour certaines personnes à s’investir autant en télétravail qu’au bureau (distractions…)
• …

D’où l’importance d’apprendre à manager des équipes à distance, avec ci dessous 8 conseils pour manager efficacement des équipes à distance, ou tout simplement mieux s’entendre avec ses collègues.

C’est d’autant plus important que selon une étude de Gallup en 2021, plus de 50% des salariés ne quittaient pas une entreprise, mais un mauvais manager.

Il est donc nécessaire d’adapter ses méthodes de management.

9 conseils pour manager à distance

Manager à distance est à la fois une question de relations humaines, d’outils mais aussi d’organisation.

C’est ce que vous allez découvrir avec ces 9 conseils sur le management des équipes à distance.

1 – Imposez des moments où les collaborateurs se retrouvent que cela soit au bureau ou dans un espace de co-working

Une entreprise, ce n’est pas seulement effectuer un travail.

C’est partager une vision, une mission, une culture d’entreprise… et c’est un esprit d’équipe.

Si l’on ne partage pas cela ensemble, l’entreprise ne devient qu’un somme d’individualités, comme des “mercenaires”,  sans réel attachement à l’entreprise.

S’il n’y a pas de lien ou de raison de travailler pour une entreprise ou une autre, partir pour une autre entreprise n’aura pas d’impact.

Si l’on ne revoit pas de temps en temps ses collègues, que l’on ne partage pas des moments de convivialité… le lien social et la raison de rester dans l’entreprise se réduisent.

Une des premières choses, c’est d’imposer des moments où les équipes se retrouvent ensemble.

Cela peut se faire en imposant X jours de télétravail maximum par semaine (la moyenne étant généralement 2 à 3 jours / semaine), avec des moments où les personnes peuvent se revoir.

Au-delà des échanges avec une partie des équipes, il est nécessaire de réunir de temps en temps toutes les équipes.

Le but étant de créer un “moment”, afin de marquer un avant / après, le début d’un projet, un lancement de produit…

C’est ce qu’expliquent les frères Heath dans leur livre “ Ces moments qui comptent”  (https://amzn.to/3rfvf0o).

L’objectif de marquer les esprits en faisant sortir les salariés de leur routine, et en démontrant l’importance de ce moment.

Cela peut être des séminaires annuels, semestriels ou trimestriels.

Une autre solution lorsque vous n’avez pas salle qui s’y prête, que vous avez des équipes à distance ou mieux encore de vraiment créer un moment de vérité, c’est d’utiliser des bureaux partagés, salles de réunions, des espaces de coworking… où les salariés peuvent se réunir librement ou ponctuellement.

L’intérêt de louer des bureaux, c’est de sortir de l’ordinaire lors des moments clés de l’année : 

• Bilan de la période et nouvelle période fiscale
• Préparation du plan marketing, lancement d’un projet…
• Teambuilding
• Séminaires
• …

Idéalement, il faut choisir des locaux qui donnent envie se réunir, avec un équipement adapté, des salles de réunions…

Par exemple, chez Deskeo, vous disposez de salles de réunion mais aussi de services comme des phones booth (cabines insonorisées pour passer des appels), un espace cafétéria…

C’est un moyen peu onéreux de sortir de l’ordinaire et de rendre un moment mémorable.

A noter : si vous faites un séminaire, un kick off… n’oubliez pas de prendre des photos, de partager des publications sur les réseaux sociaux, d’offrir un petit goodie… pour marquer physiquement l’occasion.

L’autre intérêt de louer des bureaux en coworking, c’est qu’ils sont facilement accessibles, ce qui permet d’éviter la galère des transports.

2 – Humanisez les interactions dans les communications

Il est nécessaire de remettre de l’humain dans les communications digitales.

Par exemple, demandez aux équipes de mettre en marche leur caméra lors des réunions à distance (Teams, Zoom…).

Cela permet d’avoir de la communication non verbale, et donc de valoriser l’expression du visage, le regard… mais aussi d’être certain d’avoir 100% de l’attention des personnes.

A noter : si vous voulez avoir 100% de l’attention d’une personne, c’est le téléphone qui reste le plus intéressant, car au téléphone la personne être concentrée sur votre message sans aucune distraction. C’est pourquoi, lorsque l’on appelle un candidat, un prospect… il faut privilégier le téléphone.

Si les personnes ne veulent pas montrer l’arrière-plan de leur habitation, vous pouvez proposer des fonds d’écran personnalisés.

Il suffit de quelques secondes pour en créer via un logiciel gratuit comme Canva.

Pour cela, tapez dans Canva “fond écran teams”, et sélectionnez le modèle :

A noter : n’oubliez pas de demander à vos équipes si les personnes invitées à une réunion sont vraiment nécessaires, et si ce n’est pas le cas de simplement leur envoyer le compte rendu ou faire un meeting individuel en amon.

3 – Financez du matériel pour télétravailler dans de bonnes conditions

Pour bien faire son travail, il faut de bons outils, si vous donnez à vos équipes  l’équipement nécessaire pour travailler confortablement à distance, ils vous en remercieront.

Voici par exemple le matériel dont je dispose à mon domicile : 

• un micro-casque de qualité (https://amzn.to/3NG0Yzp)  par exemple le micro casque logictech à 50 €. C’est un outil essentiel pour éviter de polluer tout le monde en open space, et cela permet d’avoir une qualité sonore bien meilleure (en entrant et sortant).

• une chaise de bureau qui cale bien le dos.

• un bureau ergonomique, voire même un bureau assis debout qui permet de ne pas rester assis durant des heures devant son bureau. Ce genre de bureau coûte dans les 600 euros https://www.flexispot.fr/bureau-assis-debout-electrique-q8-avance.html).

• Un grand écran, d’un minimum de 24 pouces afin d’avoir une meilleure qualité de vision. Par exemple l’écran iiyama G-Master (https://amzn.to/43cMQn1)

• Une souris et un clavier de PC. Personnellement, j’utilise la logitech M185 (https://amzn.to/3XJ7f1O) qui est pour moi la plus ergonomique et la plus efficace pour télétravail (petite taille qui tient bien dans la main, rapide…).

Avec le bon matériel, on est moins fatigué et donc plus productif.

En complément du matériel, équipez-vous également d’un logiciel de gestion de projet afin de partager plus efficacement les informations.

Pour cela, je vous recommande cette liste de 17 outils de gestion de projet  https://www.conseilsmarketing.com/growth-hacking/outils-de-gestion-de-projet-les-16-meilleurs-logiciels-de-gestion-de-projet/

En particulier, vous avez des logiciels  incontournables  comme :

• Trello (https://trello.com/) pour gérer des listes de tâches

• Notion (https://affiliate.notion.so/4890joug4xuw) pour créer un Wiki interne

• Monday (https://try.monday.com/qb30mblih8gl) pour la gestion de de projet

4 – Fixez des heures de connexion et de déconnexion

Le problème avec le télétravail, c’est la séparation entre le personnel et le professionnel.

Les deux extrêmes étant possible :

• soit trop travailler,
• soit à l’inverse se relâcher.

Pour cela, il ne faut pas hésiter à mettre en place une charte de télétravail, simple mais qui aborde des points clés qui vont structurer le télétravail : 

• Indiquer les heures approximatives de début de journée, de la pause de midi et de la fin de journée (ex: être connecté entre 9h et 9h30, prendre une pause entre 12h30 et 14h, et finir vers 18h).
• Rappeler quelques grands principes, comme demander si une personne est disponible avant de l’appeler via Teams / Google, ne pas envoyer des emails à des heures tardives et dans ce cas activer l’option d’envoi de messages différés dans Outlook (ex: le matin à partir de 8h).
• Bloquez dans les agendas 1/2 journée par semaine (ou toutes les deux semaines) pour les réunions communes de l’équipe. Ce créneau n’est pas forcément utilisé, mais il permet d’être sûr que tout le monde soit disponible en cas de nécessité.
• …

5 – Organisez des points projets et des points informels réguliers

Dans les entreprises, il y a les réunions d’équipes qui doivent se tenir à créneaux fixes, si possible en début de journée / avant midi ou en début d’après midi.

Lors de ces point réguliers, il faut définir un ordre du jour en amont, demander via Teams / Zoom / Slack / … s’il y a des questions à aborder, faire une animation d’une partie de la réunion par des membres de l’équipe…

Les équipes n’étant plus à proximité, il n’est plus possible de voir si les collaborateurs sont débordés, en stress… Il faut donc renforcer les points informels pour s’assurer que tout va bien.

Prévoyez des points de 30 mins / mois en mode “informel” sur comment cela se passe pour le collaborateur, sans parler des projets.

Le but est de savoir si tout se passe bien, quels sont ses attentes… et sonder l’humeur.

Bien entendu, n’oubliez les points projets réguliers, et les points trimestriels sur l’avancement des objectifs annuels.

Pour ce genre de réunions, préférez les points physiques plutôt que virtuels.

A noter : 

• Si votre équipe compte plus de 20 personnes, lancez des enquêtes “pulse” pour mesurer le pouls des équipes de manière trimestrielle. Le but est de savoir comment ils se sentent, ce qu’ils pensent de la stratégie d’entreprise, leurs demandes… Pour que ce genre d’études donne des résultats, il faut fournir des indicateurs (sans être trop précis pour conserver l’anonymat), et ensuite mener des plans d’actions.
• Afin de ne pas spammer les équipes avec des emails, des messages individuels… créez des équipes dans les groupes de votre messagerie (Teams, Slack…) sur des sujets / projets.
• Les réunions hybrides (distantiel / présentiel) étant souvent pénibles pour ceux en télétravail, faites un effort particulier sur la préparation en amont, et demandez régulièrement leur avis aux personnes à distance.

6 – Organisez des fêtes, concours, challenges…

Dans le cadre du management distance, et encore plus qu’en physique, vous devez animer les équipes avec des fêtes, des concours, challenges…

Par exemple les croissants pour les anniversaires, des pots virtuels + physiques pour le lancement d’une offre…

Si possible, faites qu’au bureau, les retours soient être vecteurs de valeur ajoutée que cela soit 

• au niveau travail (réunions physiques et pas chacun dans son coin, se réunir dans un bureau plutôt que chacun à son bureau…), 
• ou à titre personnel (ex: amenez  des crêpes pour la Chandeleur, envoyez des cartes postales lors des vacances, ramenez des spécialités lors de visites en région…)
• …

Vous pouvez aussi transposer ces événements physiques en virtuel, par exemple en créant une version “Teams” d’un pot, d’un anniversaire…

A noter : n’oubliez pas de féliciter les équipes régulièrement, ou tout simplement dire “Merci” en visio ou en face à face. Un simple remerciement aura souvent plus d’effets qu’une prime.

De mon côté, j’ai lancé depuis le COVID les déjeuners virtuels avec des partenaires, collègues…

Le principe est de déjeuner à distance face à son PC avec l’autre personne qui prend son repas.

Au début cela peut paraître un peu bizarre, mais au final, c’est assez convivial et cela permet d’éviter le casse-tête de trouver des périodes où chacun est disponible.

7 – Managez par les résultats, pas par les actions à mener

Le télétravail donne plus de souplesse dans la gestion de son temps, grâce à la suppression du temps de transport, aux interruptions par les voisins de bureau…

De même, avec le travail à distance, automatiquement les collaborateurs gagnent en autonomie car ils ne peuvent plus demander quoi faire à leur manager, à leur collègue…

Il y a donc moins besoin de dire ce qu’il faut faire, mais plutôt quel est le résultat attendu, éventuellement en se mettant d’accord sur la manière de faire, et des points d’avancement.

Vous pouvez simplement utiliser un logiciel de gestion de projet / tâches / … comme indiqué précédemment, et demander à vos équipes de remplir les actions et l’avancement.

Cela vous permet de savoir exactement où chaque projet en est, et de répondre à tous moments s’il y a des questions.

A noter : vous pouvez aussi proposer un feedback 360°, avec une notation par vos collaborateurs de vos actions. Au départ c’est assez déstabilisant, cependant c’est un vrai moyen de progresser et de désamorcer des conflits internes.

8 – Demandez à écrire des procédures

Lorsque l’on n’est pas au bureau avec des collègues qui communiquent de manière informelle, il est nécessaire d’écrire des procédures afin qu’en cas d’absence d’autres personnes puissent prendre le relai.

Pour cela, vous pouvez utiliser des outils gratuits comme Notion (https://affiliate.notion.so/4890joug4xuw) qui permettent de créer une base de connaissances interne sécurisée en quelques minutes.

De manière plus large, demandez à ce que tous les dossiers soient partagés dans des espaces sur le Cloud (One Drive, Google Drive, Dropbox…), afin :

• De faciliter le travail collaboratif
• De partager les documents en mode modification
• D’éviter de perdre des données en cas de panne, de vol de PC, de bug
• …

Profitez en pour laisser l’opportunité à vos collègues d’être acteur dans les prises de décisions.

Par exemple en leur envoyant une présentation à la direction 24h en amont pour leur laisser le temps de réagir (via les commentaires) pour qu’ils puissent apporter plus de valeur ajoutée.

9 – Adaptez l’organisation au nouveau mode “T’es dispo 5 minutes ?”

Au bureau, vous pouviez vous isoler dans une salle, mettre un casque audio… pour éviter d’être distrait.

Or en télétravail, personne ne sait si vous êtes disponible ou pas, et la grande tendance est de profiter du chat pour demander des infos pour tout et pour rien, sans compter le fait de mettre en copie tout le monde pour des informations vu qu’on ne peut plus en parler de manière informelle dans l’open space.

Il faut donc revoir son organisation :

• Calez des plages de travail pour avancer sur des dossiers de fond. Par exemple vous pouvez demander à vos équipes de caler 1/2 journée par semaine pour avancer sur les dossiers clés, et faire un bilan hebdomadaire le jour après ou 2 jours d’après (afin de laisser un peu de délais).
• Ne jamais répondre directement à un appel via la messagerie, mais demander d’abord si la personne est disponible.
• Clarifiez les canaux à utiliser selon le degré d’urgence (téléphone = très urgent / chat = urgent ou simple / email = 24 ou 48h pour répondre)
• Ne pas répondre à tous dans les emails groupés, sauf si c’est nécessaire
• Evitez de multiplier les canaux de communication (ex : messages Linkedin, email, chat… pour un même sujet), et centraliser les données dans des documents partagés (ex: un wiki, notion…).
• Formalisez clairement par écrit toutes les demandes. Ça devrait de toute façon être le cas, mais au bureau, on peut se permettre un peu moins de formalisme car la proximité permet de vite corriger les choses
  
• …

N’oubliez pas non plus la montée en compétences, avec des formations pour vos équipes, qu’elles soient internes (ex: un collaborateur qui forme sur un outil, qui présente une méthode, un retour d’expérience…) ou externes.

En conclusion, manager ses collaborateurs en télétravail, c’est simple ?

Avec la généralisation du télétravail, apprendre à manager ses collaborateurs à distance est indispensable.

Il faut désormais apprendre à gérer des équipes en mixte, en prenant en compte les spécificités du travail à distance, en donnant du sens et de la valeur ajoutée lorsque les équipes sont de retour au bureau.

Cela comprend aussi l’on boarding des nouveaux collaborateurs, avec un Kit de Bienvenue lors de l’arrivée au bureau, des réunions de suivi des objectifs d’intégration, un bilan d’étonnement…  à distance et en télétravail.

Ainsi qu’un suivi plus important pendant les périodes de travail à distance afin de ne pas laisser un nouveau collaborateur en difficulté seul chez lui.

Enfin, n’oubliez pas que la confiance n’empêche pas le contrôle… Vous devez donc mettre en place des tableaux de bord pour vérifier l’avancement des actions.

N’hésitez pas à définir clairement les indicateurs de performances et d´activités

De même n’hésitiez pas à regarder de temps en temps qui est branché ou pas, et faire des messages de manière aléatoire.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter le livre de Ludovic Girodon “La Dream Team” (https://amzn.to/46E8IdS) qui donne de bons conseils pour manager ses équipes en présentiel ou à distance.

Vous pouvez retrouver son interview pour ConseilsMarketing.com sur ce lien https://www.conseilsmarketing.com/techniques-de-ventes/comment-etre-un-bon-manager/