Comment organiser un salon ou un évènement ? 1
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Organiser ou participer à un événement est souvent un moment clé dans l’activité d’une entreprise.

La participation à événement permet

  • de mobiliser l’entreprise pour mettre en oeuvre la stratégie de l’entreprise (ex: faire des présentations sur les nouveaux produits…),
  • de faire passer des messages clés (lors d’événements internes ou externes),
  • d’attirer l’attention de ses clients et prospects en se présentant sous son meilleur jour

Lorsqu’il est bien préparé et lorsqu’il se déroule au mieux, un événement est un des outils de communication externe les plus puissants.

Si l’événement est mal préparé, si l’entreprise fait de grosses erreurs… l’image de l’entreprise sera ternie pour des mois, voire des années à venir.

En effet, autant si tout se passe bien, on considérera cela comme “normal”, autant s’il y a des problèmes, cela restera gravé dans les mémoires.

Par exemple, tout le monde se souvient du problème d’écran bleu de Bill Gates lors de la présentation de Windows 98 alors que cela date de plus de 20 ans :


Si l’on revient à des choses plus simples, qui ne se souvient pas d’un événement où les petits fours étaient mauvais, qu’il n’y avait pas assez à manger, que les intervenants étaient ennuyeux…

Au contraire, quand tout se passe bien c’est juste “normal”.

Organiser ou participer est donc un levier puissant de business, mais qu’il faut apprendre à maîtriser…

L’événement, elle permet aussi différents acteurs (actionnaires, salariés, clients, revendeurs, relais d’opinion…), de se retrouver en un même lieu pour parler d’un sujet précis.

La plupart du temps, l’entreprise organisera une manifestation pour présenter de nouveaux produits, pour maintenir une relation (ex: avec des clients, des revendeurs…) ou pour tout simplement trouver de nouveaux prospects et vendre plus à ses clients existants.

Pour vous aider, voici ce que vous verrez dans ce dossier :

  • 25 conseils pour organiser votre événement
  • 26 bonnes pratiques pour organiser un tour de France, une journée portes ouvertes, une matinée, un petit déjeuner…
  • 6 conseils pour obtenir des retombées presse après un salon, un événement…

 

A noter : convier ses clients et prospects à un événement où sont également présents ses concurrents n’est pas une des meilleures idées… Généralement, il vaut mieux organiser un événement spécifique pour ses clients & prospects, afin d’avoir 100% de leur attention et ne pas courir le risque de les voir visiter le stand d’un concurrent…

 

25 conseils à prendre en compte lors de l’organisation d’une manifestation

salon micro entreprise

 

1°) Faites une checklist

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Faites une liste des actions, participants, éléments logistiques… quelques semaines (voir plus) avant l’événement afin de ne rien laisser au hasard lors de la manifestation.

Cette première checklist n’a pas besoin d’être hyper complète, mais elle doit permettre de se poser les bonnes questions dès le départ (ex : la thématique, les éléments clés à mettre en avant…).

Par exemple, vous pourrez y inscrire tous les produits présentés, les collaborateurs présents, la liste des clients que vous souhaitez inviter…

Cette Checklist peut être indépendante et se faire sous Excel ou Google Sheets, ou être un des livrables du  “document projet” qui permet de lister toutes les informations clés, centraliser les comptes-rendus des réunions…

Ce que je préconise c’est :

  • Un document projet sous Word, réservé à l’usage interne, qui ressemble toute les informations sur le projet, avec un enrichissement au fil du temps. Ce document “projet” servira ensuite de modèle pour les autres événements (vous pourrez voir à la fin de ce chapitre les différents éléments d’un dossier projet).
  • Un fichier Excel, avec une checklist des étapes avec un rétro-planning (afin d’identifier visuellement où on en est).
  • Un livret du participant et si nécessaire un livret de l’Exposant, qui sont des documents destinés à une diffusion plus large rassemblent les informations essentiels pour participer à l’événement.

Dans cette première phase de votre checklist, pensez également à définir précisément qui vous souhaitez attirer, pourquoi vous faites cet événement, pourquoi les gens doivent y aller et les offres que vous souhaitez pousser.

A partir de là, les autres décisions seront prises plus facilement :

  • la taille de l’événement (stand, lieu, participants…),
  • le contenu de la manifestation,
  • les budgets,
  • l’emplacement,
  • etc.

Par exemple si vous souhaitez faire une matinée sur une thématique donnée, et que vous avez dans vos fichiers 10 clients et 20 prospects sur cette thématique, ne comptez pas rassembler plus de 10 personnes…

Si au contraire vous avez un fichier de 5000 personnes, dont 200 clients, plus un budget publicité pour élargir votre audience, dans ce cas vous pouvez espérer avoir 100 personnes présentes.

Pour anticiper le nombre de participants à un événement que vous organisez vous devez prendre en compte différents facteurs :

  • Le délai avant l’événement.
    • Il faut envoyer au moins 1 mois avant l’invitation, afin d’être sûr que les agendas de vos clients et prospects sont libres.
    • Si vous n’avez pas encore le contenu exact, envoyez déjà un “Save the date” (Réservez votre Agenda) afin de prévenir les invités avec le titre de l’événement et la date.
  • Le contenu de l’événement.
    • Il faut un sujet qui donne envie de venir, qui va apporter de la valeur.
  • La relance et la pression sur les inscrits.
    • Cela veut dire un contact téléphonique pour valider l’inscription  (ex: merci pour votre invitation…).
    • Des relances  (ex: 1 semaine avant rappel des intervenants & de la logistique, le jour avant ou le jour même par SMS…) et des teasers (ex: des mini vidéos des intervenants, des visuels des lieux…).
  • Le taux de “no show” (Taux d’Absentéisme), qui varie selon le type de clients, les régions…

Le fait de procéder par une approche structurée vous permettra également de rester concentré sur les objectifs à atteindre (et ne pas remplir pour remplir).

Ainsi, vous minimisez les risques de sortir du cadre prévu ou de partir sur une fausse route.

 

2°) Le livret de l’exposant et celui du participant, les Bibles de l’événement pour vos partenaires

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Lorsque vous organisez un événement de grande taille (ex: un Tour de France, un événement avec plusieurs partenaires…), et que vous faites participer des sponsors, des partenaires… il faut leur envoyer rapidement des informations techniques (ex: espace, lieux…), logistiques (ex: date de mise en place, date de fin…) sur l’événement.

Vous ressemblerez l’ensemble de ces informations dans le “Livret de l’Exposant” qui vous permettra de limiter les échanges d’emails, d’appels, les surprises de dernière minute… mais aussi de contractualiser ce que vous offrez et ce que vous n’offrez pas dans votre prestation.

Dressez une liste détaillée, en particulier la logistique : le type de stands mis à disposition (de la simple table avec une nappe à un vrai stand), les transports en commun disponibles, le stationnement, les rafraîchissements, etc.

Faire une liste vous assurera de ne rien oublier, pour vous, comme pour les partenaires de l’événement.

Il est nécessaire de l’envoyer, au plus tôt, le livret de l’exposant par l’organisateur de la manifestation, afin de cadrer dès le départ ce que devront prévoir et faire vos partenaires.

Cette checklist  vous permettra de mettre à jour vos dates limites (ex: remise de présentation powerpoint pour des interventions, impression d’un flyer spécifique pour le salon…) pour rendre tous vos documents dans les temps.

A noter : si c’est un événement interne (sans partenaire), le livret sera plus un “Roadbook” ou “Livret du Participant”, qui explique tout ce qu’il faut savoir pour participer à l’événement en rajoutant les informations logistiques des participants (ex: horaires de train, choix des hôtels, tenue officielle, éléments de langage, argumentaires…).

Le livret de l’exposant se destine à vos partenaires, prestataires…

Pour les membres de votre équipe, pour les hôtesses que vous allez recruter… il faut aussi un document qui va les briefer sur ce qu’ils auront à faire, ce qu’il faut dire… c’est le livret du participant (ou Roadbook).

Par exemple, si vous avez des stagiaires, vérifiez qu’ils auront une tenue en phase avec l’image que vous souhaitez donner.

Par exemple si vous voulez donner une image “classe”, il faut demander aux stagiaires de prévoir un pantalon sombre, des chaussures de ville et une chemise unie… et non pas une tenue “décontractée”.

Vous pourrez aussi prévoir pour les collaborateurs sur une tenue officielle (ex: deux ou 3 T-Shirts ou polos qui sont donnés pour l’événement), ou ce qu’il ne faut pas faire (ex: mettre un pull sous sa veste…).

Parfois votre tenue peut être un simple polo avec un logo, un QR Code… imprimé.

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Généralement la tenue “classique”, est costume sans cravate avec chaussures de ville (ou chaussures de sport noires).

Vous pouvez aussi prévoir une “mascotte”, c’est à dire une personne avec un déguisement :

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Préparez dans le un livret les produits nouveaux produits présentés avec des liens vers des informations complémentaires, ce qui doit être demandé (ex: remplir une fiche prospect avec la carte de visite agrafée…), l’impression du badge pour l’accès au salon, les horaires pour arriver au salon (généralement 30 minutes avant le début officiel)…

Vous pouvez aussi les briefer sur le comportement attendu sur le salon, par exemple ne pas hésiter à aborder les gens qui passent dans les allées.

Pour “accrocher” les personnes dans les allées voici plusieurs techniques pour entamer la conversation :

  • “Bonjour. Est ce que vous auriez un court moment à m’accorder ?”
  • “Bonjour. Est ce que vous connaissez NomDeLaMarque ?”
  • ….

Il faut absolument éviter le “Est ce que peux vous aider” / “Vous voulez des informations” / … qui vont entrainer les “Non je regarde” / …

A noter : les commerciaux ont généralement un brief le matin du salon 30 mins avant le début.

Ainsi, vous allez simplifier la vie de vos collaborateurs, et surtout les questions et renseignements de dernière minute !

 

3°) Tenez votre planning

planning événement

Le plus dur dans l’organisation d’un événement, c’est de tenir ses deadlines, car plusieurs acteurs entrent en jeu !

Par exemple, si avez une présentation Powerpoint commune entre plusieurs intervenants, vous devrez récupérer les slides au moins 4 jours en avance pour les remettre en forme, valider le contenu, corriger les fautes…

Le mieux, c’est de raccourcir vos deadlines lorsque vous demandez vos documents et informations, en comptant sur le fait que tout le monde sera en retard.

 

 

4°) Demandez une maquette 3D de votre stand et anticipez les déplacements, les démos…

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Voyez avec votre standiste pour vous montrer une maquette de votre futur stand.

Les visuels en 3D vous permettent de mieux vous rendre compte du visuel du stand, avec les espaces de démonstration, les coins de discussion, l’exploitation des différents panneaux…

En effet, un plan permet certes d’avoir une idée de l’agencement global, mais un visuel 3D vous permettra de vérifier au mieux la tenue de votre stand, d’anticiper les emplacements et les actions de chacun… et cela évitera les mauvaises surprises le jour « J ».

Comme par exemple un problème de circulation dans l’espace, un porte documents mal placé, un espace démo sans écran ou prise d’électricité, un pôle de démo manquant…

De manière générale, il faut que votre stand soit “ouvert”, c’est à dire qu’il faut laisser les gens rentrer dans le stand naturelle, sans obstacle (présentoirs, kakémono).

Vous devez aussi prévoir des présentoirs de prospectus proche des allées afin que les prospects “timides” puissent prendre des documentations, en particulier lorsque vous serez déjà pris par un autre client.

 

5°) Les badges nominatifs

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Si vous organisez l’événement (ex: petit déjeuner…), anticipez la mise à disposition des badges et accès au salon à l’avance.

Vous devez donc tenir un fichier avec les inscrits, qui vous permettra d’imprimer les badges 24h avant l’événement avec une liste la plus fraiche possible.

Mettez à jour votre liste autant de fois qu’il le faut et avec tous vos collaborateurs (ex : vérifier que tout le monde a bien été invité, que tous vont venir…) grâce à un fichier Google Drive, One Drive, Dropbox… car il y a des désistements de dernière minute.

A noter : si vous organisez ou participez un événement, résistez à la tentation de laisser tout le monde dans votre entreprise venir sans vraie raison… En effet j’ai déjà vu des événements avec plus de personnes de l’entreprise que de participants (le directeur financier, les formateurs, les personnes du marketing…) ! Pour cela il faut bien définir qui doit venir, et pour les personnes non indispensables, leur demander en contre partie un travail (ex: prendre des notes et assister à des conférences, aider au vestiaire…) afin d’au moins les rendre utiles.

Le but de proposer des badges est double :

  • Si vous organisez ou vous participez à l’événement, il est indispensable de permettre à tout le monde de voir à qui ils ont à faire.
  • Si vous êtes l’organisateur, cela vous permet d’enregistrer tout le monde à l’entrée afin de savoir qui est venu.

Pour les badges vous pouvez utiliser :

  • Soit des étiquettes à coller (pas terrible côté image de l’entreprise)
  • Soit des badges plastiques à imprimer sur des plaques au format “carte de visite” sur place ou à préparer en avance
  • Soit des “tours de cous” avec pochettes et cordons de couleur
  • ….

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A noter :

  • Vous pouvez en complément proposer aux participants de jouer à un concours (en remplissant une feuille de participation) lors de la remise des badges, cela permet généralement de les faire patienter dans la queue.
  • N’oubliez pas les clients « VIP » (ex : intervenants externes, clients qui participent à des conférences…) qui n’aiment pas attendre et encore moins faire la queue. Il faut donc leur envoyer le badge en avance, et/ou les accueillir à l’entrée du salon.

Si vous participez à un événement (ex : un salon…), envoyez les badges par email à tous (collaborateurs, intervenants…), afin qu’ils puissent les imprimer en amont de l’événement.

6°) Promotion externe de l’événement

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Si vous organisez un événement interne (ex: votre journée client annuelle…), prévenir vos clients est essentiel, mais vous pouvez aussi ramener de nouveaux prospects afin de les convaincre de votre expertise.

En revanche, si vous participez à un événement où vos concurrents sont présents (ex: un salon…), il faut généralement éviter d’inviter vos clients, de peur qu’ils ne se fassent séduire par vos voisins…

Il faut alors plutôt faire un focus sur ses prospects, ou capitaliser sur les réseaux sociaux pour faire parler de votre activité et montrer votre dynamisme.

Si vous participez à un événement comme un salon, une soirée thématique… la prise de parole est essentielle, car ce sont les conférences, les ateliers, les tables rondes… qui sont les moments clés pour briller en public, montrer votre expertise, parler de vos réalisations clients…

Parfois, il est plus rentable d’acheter des conférences que de tenir un stand pendant 2 jours (vérifier cependant si vous pouvez obtenir la liste des inscrits & des participants avec la Loi RGPD)…

En complément, définissez quels outils peuvent être les plus pertinents pour avoir plus de visibilité et vous apporter le meilleur ROI :

  • insertion publicitaire dans la presse spécialisée diffusée lors de la manifestation
  • insertion de tracts dans les sacs remis aux participants
  • distribution de flyers à l’entrée ou dans les allées

Plus vous serez visible, plus vous allez attirer des prospects, et donc de futurs clients…

7°) La Promotion interne de votre événement

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Les salariés d’une entreprise ont besoin de savoir ce que leur entreprise fait.

Lorsqu’elle communique au travers d’un événement, cela les valorise et cela montre que l’entreprise est dans une optique de croissance.

Indiquez donc aux collaborateurs quelles sont vos dernières actualités (salon…) via un emailing, des messages sur l’intranet, votre Groupe Facebook…

Demandez-leur aussi de relayer l’information sur les Media Sociaux.

Prévoyez au minimum un email à toute la société en leur demandant de partager, liker, commenter… les publications qui mentionnent votre participation à l’événement sur Linkedin, Twitter, Page Facebook…

Une fois l’événement fini, préparez une mini vidéo ou une compilation de photos qui résumeront les temps forts de l’événement.

Le but est de montrer par ces vidéos que les commerciaux, le marketing… se démènent pour aller chercher des nouveaux clients, et que l’entreprise est bien représentée.

En revanche évitez de diffuser les photos de soirées, les photos drôles… sinon vous risquez de faire croire que le salon était une partie de plaisir, alors que c’est souvent un vrai moment business.

 

8°) Organisez un concours pour motiver les troupes !

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Afin de motiver les personnes présentes lors du salon, il est toujours intéressant de mettre en place un concours qui servira de prétexte aux commerciaux moyennement motivées d’aller recruter des prospects.

Par exemple :

  • pour les commerciaux vous pouvez faire un challenge à celui qui va récupérer le plus de fiches contacts.
  • pour les démonstrateurs, vous pouvez faire un concours sur le nombre de personnes qui assistent aux démos.
  • pour le marketing, cela peut être les Tweets, partages sur Linkedin… ou la rédaction de résumés de la journée

Afin que cela fonctionne bien, il est important de désigner les vainqueurs à la fin de chaque journée, ce qui permettra de motiver les troupes pour le jour suivant si vous participez plusieurs jours d’affilé à un salon.

 

9°) Vérifiez la veille que tout est ok

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Les aménagements d’un stand ont souvent lieu la veille du jour « j ».

Prenez donc votre après-midi pour vérifier par vous-même la bonne mise en place de votre futur stand, et donnez des directives si nécessaire (après tout, personne ne connaît mieux votre stand que vous !).

Emmenez avec vous les plans du stand, un sac avec des ciseaux, une multiprise… pour anticiper les problèmes de dernière minute.

Venez avec des vêtements qui ne craignent rien, car souvent les endroits sont très poussiéreux…

Pensez aussi à porter des chaussures confortables pendant l’événement, surtout si l’événement dure plusieurs jour.

En effet à force de piétiner, vous allez avoir mal au pied et mal au dos… donc anticipez avec des chaussures “classes” mais confortables (si vous n’avez pas d’autre choix que de porter des chaussures de ville, utilisez des semelles spécifiques pour améliorer le confort du pied).

Cela coûte moins de 15 €, mais cela vous sauvera la vie !

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10°) Préparez une trousse de « secours »

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J’entends par trousse de secours, une trousse dans laquelle vous trouverez des petits outils bien utiles en cas de force majeure (comme dans 99% des cas !).

Mettez-y

  • des ciseaux,
  • des stylos,
  • des cutters,
  • du scotch (petit et gros),
  • des rallonges multiprises,
  • de la patafix
  • des clés USB
  • de l’aspirine

En complément, le jour de l’événement, prévoyez des petites bouteilles d’eau pour les collaborateurs ou pour les personnes qui prennent la parole sur une conférence.

Dans le stand prévoyez une machine à café (genre Nespresso), ainsi que des bouteilles d’eau (les stands sur les salons ont toujours de l’électricité mais pas souvent de l’eau !).

 

11°) Définissez un objectif commercial clair

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Pour réussir un événement, vous devez clairement spécifier votre objectif commercial et marketing.

Ensuite, chaque décision prise devra soutenir cet objectif principal :

  • Est-ce la génération de prospects (récupérer un maximum de carte de visite, de coordonnées…) ?
  • Votre objectif est-il de faire connaître votre entreprise ou un produit en particulier ?
  • Considérez-vous que l’objectif principal est de fidéliser la clientèle ?
  • Ou voulez-vous simplement gagner de l’argent en faisant des ventes sur le salon (dans ce cas vous devrez faire une promo spéciale) ?

Assurez-vous que votre équipe est au courant de l’objectif, afin que vous n’ayez pas de glissement…

Par exemple, si votre objectif est de faire des ventes, et que vous proposez 40% de remise sur le salon, il ne faut surtout pas que vos commerciaux disent que c’est la promo “normale” et que tout le monde peut en bénéficier même en dehors du salon.

Dans ce cas là, soit vous faites une promotion post salon moins intéressante (ex: 30%), soit vous ajoutez un bonus valable uniquement lors du salon (ex: un pack avec 2 produits…).

Si votre but est de faire un maximum de prospects, dans ce cas vous devez prévoir un scénario pour vous “débarrasser” des personnes hors cible (les consultants, les autres exposants qui veulent vous vendre quelques chose, les intrus qui viennent récupérer des goodies…).

Par exemple, pour des consultants & prescripteurs que vous allez rencontrer, proposez de caler un rendez vous la semaine d’après, pour vous concentrer sur les prospects lors des rushs.

 

12°) Anticipez les autres événements de l’industrie planifié pour la même période

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Soyez à l’affût des autres événements de l’industrie lorsque vous planifiez votre événement.

Vérifiez le calendrier et assurez-vous de ne pas planifier votre événement trop près des vacances ou des périodes de vacances populaires.

Il est tout aussi important de vérifier les autres événements auxquels vos participants cibles pourraient assister.

Pour cela, tapez simplement salon + votre date dans Google, et regardez ce qui sort

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Si vos concurrents organisent un événement en même temps que vous (ex: une soirée, un tour de France…), faites en sorte que votre date soit avant, il y a toujours une priorité à celui qui sera premier !

 

13°) Anticipez les changements de dernière minute

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Au fur et à mesure que la date de l’événement va approcher,  des changements notoires, des petites surprises… peuvent apparaître :

  • Le nombre d’invités qui fait le yoyo,
  • L’emplacement qui réserve ses surprises
  • Les partenaires qui sont exigeants ou qui se désistent
  • Les invités qui ne peuvent plus venir
  • Les surcoûts non prévus sur la logistique

Et bien d’autres éléments que ce que vous n’aviez pas prévu à l’origine.

C’est naturel et tout à fait normal tant que vous ne perdez pas de vue votre objectif principal de départ… Une certaine flexibilité est nécessaire.

Par exemple, si un de vos clients qui doit témoigner avec vous lors du salon n’est pas disponible, essayez de trouver un autre client, un consultant, une association… qui peut faire un remplacement au pied levé.

Pour éviter le stress, il est important d’avoir plusieurs personnes sur le projet, et de faire un point avec la direction pour obtenir de l’aide.

 

14°) Apprenez à connaître vos limites… et déléguez !

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Il est vrai que votre objectif est d’organiser un grand événement.

Toutefois, vous devez être conscient de ce que vous ne pouvez pas faire de façon réaliste.

Non seulement en matière de budget, mais également en termes de temps.

S’il s’agit d’un grand événement, vous pouvez faire appel à une agence qui va se charger d’une grande partie de la logistique, du choix des animations…

Par contre, si vous ne disposez pas d’un budget conséquent, vous pouvez contrebalancer avec de la créativité et beaucoup de bricolage.

Par exemple, si vous n’avez pas le budget pour avoir un grand stand sur un salon, demandez à vos distributeurs, à des partenaires… s’ils ne veulent pas partager à plusieurs le stand (ou sous louez le stand).

Vous pouvez aussi contacter en amont les autres exposants non concurrents, et leur proposer un partenariat (ex: un jeu concours, une distribution croisée de prospectus…) afin d’augmenter votre visibilité.

 

15°) Créez des objectifs SMART

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Tout comme pour la création d’une entreprise, vous devez débuter par une stratégie SMART :

  • Simple,
  • Mesurable,
  • Atteignable,
  • Réaliste
  • Temporellement défini.

Un événement est une occasion unique de faire connaître votre marque et de communiquer avec votre marché cible.

Vous pouvez en plus obtenir des commentaires sur votre produit.

C’est pourquoi il est important de définir le but que vous désirez atteindre.

Tenez-vous en à vos objectifs SMART et décrivez ce que vous visez, avec un nombre de contacts à obtenir, de participants à vos conférences…

C’est en faisant cette estimation que vous serez en mesure de vérifier que votre dispositif de promotion est bien adapté ou s’il doit être modifié.

Parfois il est même plus pertinent de partir du résultat que l’on veut obtenir, et d’en définir les actions à mettre en oeuvre.

Par exemple vous voulez obtenir 2 clients à 20 000 € sur un salon B2B :

  • Vous avez un taux de conversion des démos de 20 %, vous devez donc faire 10 démonstrations.
  • Pour avoir 10 démonstrations, il faut 50 contacts qualifiés.
  • Pour avoir 50 qualifiés, il faut 100 fiches prospects.
  • Pour avec 100 prospects en 1 journée,
  • Pour avoir 100 prospects en 1 journée il faut
    • participer à 2 conférences (20 inscrits à chaque fois) = 40 prospects
    • attirer naturellement 20 personnes sur le stand
    • lancer un concours avec d’autres exposants pour avoir 10 prospects
    • distribuer des tracts à l’entrée du salon pour les conférences & le concours soit 20 personnes
    • louer la base d’inscrits de l’événement ou faire de l’emailing sur votre base prospects pour avec 10 personnes en plus

Ensuite, assurez-vous de procéder conformément à ces objectifs.

Par exemple, pour une matinée thématique sur les mutuelles, banques et les assurances, comme il s’agit d’un petit secteur, il ne faut guère compter plus de 50 inscrits et 30 participants.

Une petite astuce pour avoir plus de personnes à un événement “VIP” consiste à faire prendre la parole à vos clients lors de votre événement, ce qui les “obligera” à venir.

Vous pouvez aussi remettre des prix (ex : trophée de l’innovation…) pour récompenser vos clients, ce qui vous donnera également un autre prétexte pour les inciter fortement à venir.

 

16°) Élaborez un budget prévisionnel

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Il y a plusieurs cas de figure :

 

  • soit l’événement a pour objectif de rapporter de l’argent :

 

Vous devez savoir comment vous allez vous y prendre pour financer l’événement.

Bien souvent, les événements sont financés par des sponsors, la vente de billets, des budgets de marketing interne ou une combinaison des trois.

Aussi, lorsque vous établirez votre budget pour l’événement, estimez combien d’argent vous pouvez raisonnablement recueillir dans chaque moyen.

Par ailleurs, avant même de réserver votre salle ou de signer un contrat, obtenez au préalable les signatures des sponsors.

Vous pouvez également commencer par vendre des billets à l’avance afin de vous assurer que votre idée suscite suffisamment d’intérêt pour la financer.

En faisant une vente “early birds” à prix cassé (ex: vendre des places 3 mois en avance avec -40%), puis en augmentant les prix au fur et à mesure que l’événement approche, vous allez créer un sentiment d’urgence qui poussera à l’action.

Vous pouvez même proposer aux participants d’un événement qui vient de finir, de pré-commander (avec un promo exceptionnelle, par exemple  – 60%) des places pour l’année prochaine, afin d’avoir 1 an en avance une idée du nombre d’inscrits.

Le fait d’avoir déjà des inscrits (ou les statistiques des participants de l’édition précédente), améliorera la crédibilité de votre événement auprès de sponsors.

 

  • soit l’événement a pour but d’avoir de la visibilité, de générer des prospects…

 

Dans ce cas, vous avez généralement un budget pour générer des contacts que vous vous allez ensuite travailler pour les transformer en prospects.

Votre budget est alors relativement “fixe”, avec le stand, la PLV, l’hébergement des collaborateurs, les prises de parole…

Dans ce contexte vous pouvez sortir du lot soit avec des partenariats (ex: échanges de flyers, concours…), soit via du marketing (ex: relations presse & influenceurs, social selling…), soit avec de la créativité (ex: un déguisement pour vos collaborateurs…).

Si vous passez 2h à brainstormer entre collègues, à chercher des idées sur le web (pinterest…)… vous allez trouver des idées inédites.

Par exemple vous pouvez organiser un concours 30 jours avant votre événement avec 1 cadeau à gagner chaque jours sur Linkedin, Facebook, Twitter…

 

17°) Economisez de l’argent grâce aux dons en nature des sponsors

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Les événements coûtent généralement plus cher que ce que l’on pense au départ.

Le plus gros budget vient généralement des dépenses relatives à la location du lieu (ex: 2000 € pour une location de salle de qualité à Paris), sans compter la nourriture et les boissons.

C’est pourquoi il est intéressant de faire co-financer l’événement avec des partenaires qui auront de la visibilité (ex : des stand à l’entrée, des prises de paroles lors des pauses…) lors de votre événement.

Souvent, le “stand” est composé uniquement d’une table avec une nappe, et elle peut être vendue plusieurs milliers d’euros !

Pour trouver qui inviter, dressez une liste des entreprises, secteurs… où vous pensez que les sponsors peuvent être intéressés pour avoir de la visibilité sur vos clients et prospects (soit en payant un stand, soit via des dons en nature pour un concours…).

Pour avoir des contacts plus efficaces, demandez à votre service marketing, aux commerciaux… s’ils n’ont pas des noms de personnes à contacter de votre part.

Vous pouvez aussi faire la liste des entreprises ayant participé à un salon, à un événement de vos concurrents… afin d’avoir une liste d’entreprises qui ont déjà un budget marketing.

Vous pouvez également travailler avec d’autres marques et partenaires pour mutualiser l’organisation d’un événement.

Dans ce cas on parlera de co-organisation, les deux entreprises mutualisant les coûts, l’organisation, promotion… en partageant les retombées (prospects…).

Si vous êtes à deux (ou plus) à organiser une matinée thématique, vous divisez les coûts par deux, et vous réduisez d’un bon tiers la charge de travail sur les équipes.

A noter : ne soyez jamais plus de 3 à co-organiser un événement, sinon cela devient complexe à gérer. Préférez dans ce cas 1 ou 2 organisateurs, et des sponsors.

Vous pouvez proposer plusieurs niveaux de sponsoring (Gold, Bronze…) avec plus ou moins de visibilité selon le montant payé.

C’est la même chose pour les participants, si vous organisez une journée de formation, un atelier… vous pouvez vendre des billets “VIP” avec des bonus en plus.

 

18°) Utilisez crowdfunding pour valider l’intérêt d’un événement

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Lorsque vous organisez un événement pour la toute première fois, utilisez des plateformes de crowdsourcing (ex: kickstarter.com…) pour tester l’intérêt de votre événement et réduire les risques de faire un flop…

En publiant vos événements sur ces plateformes (en plus de votre propre réseau) vous allez immédiatement voir si les gens sont prêts à payer pour participer.

Pour les inciter à s’inscrire, vous pouvez offrir des bonus pour les inciter à s’engager en payant en avance des billets pour l’événement (avec comme récompense des un accès VIP, un dîner avec les orateurs…).

L’avantage du crowdsourcing, c’est que si le nombre minimum de participants requis n’est pas atteint, alors l’événement n’a pas lieu.

C’est toujours plus élégant d’indiquer dès le départ le niveau à atteindre, que de devoir annuler un événement faute de participants…

 

 

19°) Utilisez les medias sociaux comme caisse de résonance

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Linkedin, Twitter, Facebook, Instagram… sont d’excellents outils pour la promotion de vos événements.

Si vous organisez l’événement, vous pouvez créer un hashtag unique pour communiquer sur cet événement.

Vous pouvez par exemple analyser un hashtag sur hashtagify.me:

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Cela vous permettra en amont de faire du buzz, mais aussi de créer un sentiment de communauté en ligne autour d’un événement.

En amont, faites en complément une recherche sur Twitter vous permettra de savoir s’il est déjà utilisé ou non.

Placez le hashtag directement sur le site web de l’événement, sur vos slides, dans vos interventions, dans vos emailings… et organisez un concours de Tweets (avec par exemple un tirage au sort à la fin de la matinée, puis de la journée).

Si vous utilisez le bouton “partager sur Twitter” sur le site, utilisez le hashtag directement dans le texte pré-établi.

Ainsi, lorsque les gens Tweeteront, ils font directement la promotion de l’événement sur Twitter.

Vous pouvez faire la même chose avec Instagram & Linkedin pour que les gens partagent leurs photos de l’événement.

 

20°) Faites des pré-événements (teasers) en ligne pour promouvoir l’événement principal

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Pour susciter davantage d’intérêts pour votre événement, faites des “teasers” en live quelques semaines avant l’événement principal.

Vous pouvez faire un :

  • Facebook Live
  • Youtube Live

Ou tout simplement enregistrer des vidéos en mode “à l’arrache” en montrant les coulisses, l’organisation… ensuite vous pouvez les publier sur Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram, Youtube… en mode “avant première”

Invitez quelques-uns de vos conférenciers à participer à l’événement en ligne, ou plus simplement, demandez-leur de se filmer en annonçant le sujet de leur conférence.

Vous pouvez faire encore plus simple, en prenant une photo des intervenants, puis en ajoutant les informations sur la conférence, et ensuite en les taggant sur Linkedin, Facebook, Twitter…

Voici un exemple avec le Sommet de la Vidéo de Thomas Gasio, avec des visuels sur mesure publiés 15 jours avant :

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Le but est de créer l’envie et de donner un aperçu de ce qui attend les participants à l’événement principal. Cela suscite l’anticipation.

 

21°) Achetez de la publicité sur les réseaux sociaux

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L’achat de publicité sur les réseaux sociaux est souvent négligé pour les petits événements.

Pourtant les plateformes de publicité comme Facebook Ads, LinkedIn Ads et Twitter Ads offrent des options de ciblage très simples et pourtant efficaces.

Par exemple vous pouvez simplement sponsoriser un statut pour gagner en visibilité.

Vous pouvez travailler plus en pour atteindre votre public cible dans votre situation géographique via le ciblage par centres d’intérêts, par postes…

Vous pouvez aussi cibler sur Facebook Ads et Google Ads les non ouvreurs de votre emailing promotionnel, ou à retargeter les personnes ayant visité la page d’inscription, sans pour autant s’inscrire.

La bonne nouvelle, c’est qu’un petit budget suffit et que le ROI peut être facilement mesuré.

 

22°) Utilisez YouTube pour promouvoir votre événement

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YouTube est le deuxième moteur de recherche mondial après Google (et le second réseau social après Linkedin), il ne faut donc pas le négliger.

La première chose est de valoriser les éditions passées de votre événement, ou des événements similaires pour construire le succès de vos futurs événements.

Pour cela, vous devez télécharger les vidéos de vos événements précédents ou des interviews avec vos conférenciers sur Youtube.

C’est un excellent moyen de convaincre les participants potentiels de participer ou de réserver leurs places.

La vidéo fournit des repères visuels importants, ce qui a un impact important sur le processus de prise de décision des potentiels clients.

Ce qu’il est conseillé de faire, c’est de faire une vidéo lors de l’événement en interviewant les participants afin de leur demander ce qu’ils pensent de celui ci.

A défaut, prenez des photos de l’événement de l’année précédente, et faites un rapide montage avec un musique de fond sur un site comme Animoto.com

 

23°) Plan d’urgence… Que faire lorsque les choses tournent mal ?

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Imaginez l’événement, étape par étape, et dressez une liste en deux colonnes :

  • ce qui pourrait mal tourner dans une colonne
  • et votre plan d’urgence pour corriger le problème dans la deuxième.

Le but est d’être prêt à faire face à l’imprévu.

Le système de sonorisation pourrait tomber en panne ? Votre conférencier principal pourrait se désister ?… Comment vous en sortir ?

Anticipez ce qui pourrait mal se passer avec votre plan B… Par exemple avec des personnes qui sont le backup de la personne prévue pour animer.

En effet l’expérience montre la planification est la meilleure méthode pour réussir un événement, mais ce n’est jamais suffisant… Il y a toujours quelque chose d’inattendu.

Vous devez donc prévoir des solutions de rechange.

Cela vaut pour la restauration, l’impression, l’hébergement des invités, les prévisions météorologiques, les divertissements et plus encore.

 

24°) L’équipe : Qui va aider ?

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Peu importe la taille de votre entreprise, essayez toujours de déléguer des responsabilités de l’événement entre plusieurs personnes, mais avec toujours un responsable principal.

C’est pourquoi vous devez monter une équipe projet avec plusieurs personnes du service.

Le fait d’avoir une seule personne responsable de chaque détail de l’événement ne fonctionne généralement pas bien, car elle aura une pression énorme pour ne rien oublier (et donc elle ne va pas pouvoir tout vérifier dans les détails), alors que ce n’est pas forcément son métier.

Autant que possible, laissez les gens s’occuper des secteurs qu’ils aiment.

Par exemple, laissez le marketing gérer les invitations, une personne de la comptabilité gérer les plannings et le budget…

Lorsqu’une personne apprécie ses responsabilités, elle les assumera avec plus de succès.

Cependant, déléguer ne veut pas dire absence de contrôle : assurez-vous que les employés et les fournisseurs s’acquittent bien de leurs tâches, et qu’ils ne traitent pas cela trop rapidement car ce n’est pas une mission prioritaire.

Tant que les gens savent qu’ils devront faire un reporting toutes les semaines, ils sont moins susceptibles de faire les choses à la dernière minute…

Donc prévoyez des points d’avancement réguliers afin de pousser les responsables à avancer entre les réunions.

 

25°) Rassemblez les informations dans un document projet

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Le document projet permet de rassembler toutes les informations dans un fichier spécifique sous Word ou Google Docs qui sera la “bible” de référence sur l’événement.

Au fur et à mesure, vous pourrez l’enrichir de nouvelles informations, et communiquer aux autres parties prenantes le lien (en consultation ou en écriture.

Le document projet doit être partagé avec un accès en lecture / écriture pour tous les membres de l’équipe (sous Google Docs, un fichier Word sur Dropbox ou Google drive…).

Le document projet de l’événement comprend :

  • Les informations de contact des organisateurs, partenaires…
  • Les objectifs de l’événement (business, nombre de contacts à faire…)
  • Les infos logistiques (le lieu, heures de début, de fin, les pauses, la nourriture…)
  • La PLV qui sera utilisée (Kakémonos, affiches…)
  • Les cadeaux qui seront offerts
  • Les badges utilisés (impression, mise à jour…) et la feuille des participants
  • Comment sera faite l’inscription (formulaire, message de confirmation, email de notification…)
  • Les participants et intervenants
  • Les emails, affiches… utilisés
  • Les cibles pour la promotion (ex: fichiers internes…)
  • Le plan promotionnels de l’événement (fichiers internes, publicité…)
  • Le budget total (avec les dépenses et les recettes…)
  • Les promos qui y seront faites (ex: – 30% sur un salon)
  • Les comptes rendus des différentes réunions de préparation avec les actions de chacun

En complément de ce dossier qui permet de suivre les actions, ne rien oublier… vous pouvez éditer un Livret papier que vous emmènerez sur le salon avec les informations clés :

  • Numéros de téléphone des personnes du lieu de l’événement, des standistes qui auront monté le stand…
  • Numéros de téléphone de vos collègues qui seront présents
  • La logistique (qui manque quoi au déjeuner, les planning des présences et des permanences du midi…)
  • A qui envoyer les informations sur la publicités, les demandes des journalistes, les CV…

Ce livret permet à toutes les personnes sur le stand (hôtesses…), de répondre aux questions les plus courantes.

 

Quelques conseils marketing pour l’organisation d’un Tour De France

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Un “Tour de France” dans le jargon de l’événementiel consiste à reproduire un événement dans plusieurs villes de France.

Par exemple lorsque je travaillais chez Ciel, nous faisions chaque année un Tour de France “Revendeurs”, avec une présentation que nous déroulions lors d’une matinée dans une dizaine de villes en France.

L’organisation d’un Tour de France permet d’aller au contact de ses clients, partenaires… mais cela nécessite un gros effort de préparation.

Voici quelques conseils simples et concrets pour réussir votre Tour de France.

1 – Attention à bien flécher les lieux et surtout l’entrée avec des GROS panneaux

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Une des erreurs est de prévoir un lieu très bien côté ou original dans la région, mais d’oublier d’envoyer un plan détaillé par email / site internet…

Et ne vous fiez pas uniquement au GPS de vos invités, car d’une part il y a toujours des imprévus sur la route (déjà vu à Bordeaux où un superbe château rénové n’était sur aucune carte GPS…), mais aussi parfois les lieux ne sont pas très visibles lorsque l’on circule en voiture.

Il faut donc afficher dès l’extérieur des panneaux et affiches pour bien montrer que l’événement est là.

Cela permet d’éviter de faire une mauvaise impression avant même de commencer, avec des invités qui vous diront “C’était compliqué à trouver” / “Je suis passé 3 fois devant sans le voir” / …

Il faut donc :

  • Indiquer un nom de rue clair
  • Prévoir une capture écran d’un plan sur Google Maps
  • Afficher sur le site une photo extérieure du lieu
  • Vérifier que les coordonnées sont bien reconnues par Google Maps / Waze.

2 – Choisissez un lieu facilement accessible, plutôt qu’un lieu prestigieux.

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Souvent on cherche à donner envie à ses inviter de venir en réservant un lieu très original.

Par exemple, lors d’un Tour de France sous le signe du changement, nous avions loué des salles dans des observatoires partout en France, ce qui était très original.

Le problème, c’est que ces observatoires étaient tous situés en centre ville, et sans aucun parking public… ce qui a été à chaque fois une vraie galère pour les invités.

De même fuyez les centres villes des grandes agglomérations comme Marseille… qui sont de véritables repoussoirs pour toutes les personnes extérieures s’il n’y a pas un minimum de stationnement à proximité.

Un exemple concret est un grand hôtel de Marseille près de la plage qui est magnifique, mais où il faut au moins 1h pour y accéder avec les embouteillages, sans parler des difficultés à se garer.

Vérifiez toujours que le stationnement peut se faire facilement, soit dans le lieu, soit à proximité.

Si vous voulez attirer des revendeurs, des VIP… préparez une matinée/soirée motivante et innovante avec une animation originale qui servira de thème et de file conducteur à la communication.

Le bonus peut être une conférence, un atelier cuisine moléculaire, un magicien, un dessinateur… N’oubliez pas que tout le monde doit repartir avec un cadeau.

Idéalement un bon Tour de France comprendra des lieux originaux + des cadeaux pour tout le monde + une animation bonus qui restera dans les mémoires.

L’animation peut être un concours de Baby Foot (ex: lors d’une coupe de foot), une animation Poker (ex: vous lancez un nouveau produit…).

Ne faites surtout pas les radins sur la nourriture ou les goodies, les gens se sont déplacés pour vous voir (alors que leur temps est précieux), la moindre des choses est de les remercier…

Si possible, visitez le lieu en personne avant de réserver.

Cela vous donnera l’occasion de vous faire une meilleure idée de l’espace disponible, plutôt que de tout mise sur une visite virtuelle avec de simples photos du lieu.

Pendant votre visite, vérifiez si :

  • Le lieu est aussi agréable qu’il en a l’air sur les photos,
  • Le lieu est facilement accessible à tous et les places de parking sont suffisantes,
  • Il y a un support technique qui sait comment faire fonctionner l’équipement,
  • Vous pouvez organiser la salle de conférence selon vos préférences,
  • Il y a une connexion Wi-Fi sans faille (ou la 4G),

Vérifiez également si une autre conférence est organisée en même temps (ce qui peut entraîner de longues files d’attente au vestiaire, aux toilettes ou au buffet).

Par ailleurs, sachez que la communication tout au long du processus est essentielle :

  • Avoir un plan d’actions clair pour tout ce qui doit être fait avant l’événement,
  • Notez toutes les coordonnées des fournisseurs, traiteurs, conférenciers, etc.
  • Confirmez les arrangements au téléphone par email,
  • Rappelez à tous les participants les dates limites
  • Faites des relances téléphoniques (et pas seulement des emails) pour réduire le taux de now show (les gens qui ne viennent pas)

Vous êtes responsable de la réussite globale de l’événement, il ne faut rien oublier.

Une bonne astuce consiste à imaginer dans sa tête (comme dans un film !), tout ce qui doit se passer, avec les interventions, le matériel…

Cela permet de passer en revue la soirée, la matinée… avec les moments forts, et vérifier que rien n’est oublié.

 

3 – Préparez de la PLV pour personnaliser votre espace

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Lorsque vous arrivez dans un lieu, vous devez en prendre possession au sens propre comme au sens figuré.

Au sens figuré, prendre possession c’est de relier le lieu à présentation (ex: des termes, un vocabulaire…).

Au sens propre, c’est de faire en sorte que ce lieu soit le vôtre pour la durée de l’événement, il s’agit donc de le décorer avec des affiches, un kakémono, des boîtes géantes (le coût d’une grosse boite d’une produit est d’environ 80 € / pièce)… pour décorer la salle à vos couleurs.

En complément, déposez des styles, blocs notes, plaquettes… sur les sièges pour marquer votre territoire.

 

4 – Prévoyez des micro-cravates / micros sans fil et des haut-parleurs pour bien entendre vos interventions

Comment organiser un salon ou un évènement ? 37

En effet, même dans une salle de 40 m², il est important de prévoir un minimum de sonorisation.

Ces outils leur éviteront d’avoir la voix cassée au bout d’une heure.

En effet, même si vous pensez avoir une voix qui porte, avec les bruits de fond, la foule… vous ne pourrez vous faire entendre du fond de la salle.

Soyez sûr que les participants des dernières rangées apprécieront si vous avez une sono.

Un micro & un une enceinte sur pied ne coûtent pas cher, mais elles servent énormément.

Par exemple lorsque j’anime des ateliers à Courbevoie, la salle est petite (40 m2), et pourtant à chaque fois j’ai besoin d’un micro car avec 40 personnes présentes dans la salle, il y a toujours un bruit de fond.

Lorsque vous faites une présentation dans une salle plus grande, pensez aussi à la lisibilité de vos slides… éviter les textes trop petits…

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5 – Définissez la visibilité pour vos partenaires

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C’est votre événement avant toutes choses, c’est donc vous qui devrez être au centre de l’attention, vos partenaires doivent juste profiter de cette opportunité pour présenter leurs offres.

 

Ils ne doivent donc jamais conclure la matinée, ou avoir un temps de parole trop long (éventuellement ils peuvent parler juste avant une pause, ou entre deux de vos interventions).

 

Pour éviter les déceptions, vous devez définir par écrit la visibilité (ex: logo sur les emailings…), les prises de paroles lors des présentations, les “stands” pour exposer, le partage des listes des inscrits (ou pas)…).

 

Si vous avez des partenaires et que vous organisez une matinée, faites une pause à 10H30 pour permettre à vos clients de visiter les stands de vos partenaires (et de souffler un peu).

 

Si vous faites un événement de 9h à 11H (2 heures), ce n’est pas nécessaire de faire une pause.

6 – Faites vos interventions avec deux intervenants

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Il faut éviter d’endormir votre auditoire lors des présentations.

C’est pour cela qu’il faut privilégier des duos, par exemple une personne qui fait la démo et l’autre qui pose des questions, cela permet de faire des présentations plus vivantes.

7 – Si vous organisez un Tour de France avec beaucoup de matériel et de participants, faites appel à un régisseur

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Le régisseur fera l’installation et le démontage pour vous, cela vous évitera beaucoup de stress et de fatigue.

De même, faites appel à une ou deux hôtesses qui feront l’accueil, distribuera des badges et passera le micro lors des questions-réponses.

Cela ne vous coûtera pas plus que quelques centaines d’euros, et vous serez moins en stress (faites appel à une agence d’hôtesse locales pour recruter).

Pour les membres de l’entreprise, prévoyez-leurs un “Road Book” avec les hôtels où dormir (+ horaires de train/avion) et les lieux des présentations.

Vous serez vraiment étonnés par le fait que les salariés d’une entreprise même à de très hauts postes, on besoin d’être guidés comme des enfants…

A noter : pour diminuer vos frais, il est conseillé de mutualiser les taxi, transports… entre les équipes en indiquant quels trains prendre, quels hôtels réserver (pour vous et vos partenaires). Plus vous serez nombreux, plus vous pourrez négocier des prix. Idéalement prenez l’hébergement dans le lieu de l’événement, c’est un gain de temps énorme même si c’est un petit peu plus cher.

 

8 – Prévoyez toujours deux vidéo-projecteurs (un dans la salle et 1 portable que vous prévoyez au cas où), ainsi qu’un PC de rechange.

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Si vous faites votre événement dans une salle qui n’est pas spécialisée dans l’événementiel, anticipez les problèmes de vidéo projecteur.

Par exemple attention aux affichages différents des présentations sur PC et sur MAC.

Selon les PC et les systèmes d’exploitation, l’affichage sur vidéo-projecteur est parfois capricieux.

De même faites attention à bien vérifier la résolution et la sortie à partir du portable (VGA, HDMI, adaptateur Mac / PC…). Les nouveaux PC n’ont plus de prise VGA, il faut donc vérifier que vous avez une prise HDMI.

Pour vos powerpoints, préférez toujours le format 16:9 (horizontal) et pas 4:3 (TV).

Prévoir un second vidéo projecteur c’est surtout vrai dans les lieux qui ne sont pas habitués à recevoir.

Vous pouvez prendre un “micro” vidéo projecteur qui tient dans un petit sac, et que vous pourrez transporter sans vous casser le dos.

A noter : parfois les lieux vous proposent de louer à des prix démentiels des vidéos projecteurs. Dans ce contexte, vous devez plutôt les louer à la journée auprès d’organismes spécifiques.

 

9 – Filmez une de vos interventions pour ensuite les diffuser sur votre site internet et Youtube

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Ce replay permettra aux personnes présentes de revoir votre intervention, et aux absent d’avoir la majeure partie de l’intervention.

En revanche n’ajoutez jamais la session de questions / réponses, sinon les absents ne verront pas l’intérêt de venir car tout est disponible en ligne !

S’il n’y a pas d’enregistrement possible, utilisez simplement votre smartphone pour capter l’audio (vous ajouterez des images au montage pour en faire une vidéo).

Si le son est trop mauvais, faites-en une transcription.

 

10 – Commencez l’inscription le plus tôt possible

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Le taux d’absentéisme étant généralement de 40 à 60% par rapport au nombre d’inscrits, prévoyez plusieurs niveaux de relances.

Par exemple à J-7 (appel téléphonique de confirmation), à J-3 (envoi d’un emailing avec le plan), à J-1 par téléphone et à J-0 par SMS.

Commencez l’inscription à l’événement le plus tôt possible. Vous pouvez révéler les détails (conférenciers, ordre du jour, ateliers, etc.) en cours de route. Le fait d’utiliser ces informations suscitera l’intérêt et mobilisera votre auditoire.

Offrez également un rabais, des bonus… aux personnes qui s’inscrivent les premiers.

 

11 – Demandez à vos participants de s’inscrire eux-mêmes

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Ce sont les participants eux même qui doivent remplir le formulaire.

Evitez autant que possible de remplir à leur place les informations d’inscription.

Si vous les inscrivez à leur place (ex: au téléphone….), ils auront moins de scrupule à ne pas venir, et surtout vous risquez de voir vos commerciaux les inscrire “de force” pour atteindre leurs objectifs (très courant si vous faites appel à des centres d’appels externes…).

12 – Ne sous-estimez pas l’importance de la nourriture

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Attention à la qualité des petits fours si vous organisez une collation lors de votre événement.

Il faut prévoir entre 3 (très radin) et 6 (généreux) petits fours par personne… sachant que les traiteurs en mettent généralement moins car le nombre de présents est généralement inférieur aux prévisions.

Aussi, portez une attention particulière aux repas servis pendant l’événement.

Même les meilleurs orateurs ne compenseront pas la mauvaise nourriture.

Effectuez un sondage auprès des participants sur leurs allergies, intolérances et préférences alimentaires (ex : des plats végétariens…).

Assurez-vous que la nourriture est excellente et qu’il y en a assez pour tout le monde.

Choisissez des aliments locaux, c’est frais, c’est meilleur et ça va être un régal pour les gens qui ont voyagé pour assister à votre événement.

En offrant de la nourriture locale, vous soutenez également l’économie locale et améliorez l’expérience globale de l’événement.

Cependant ne prévoyez pas trop d’alcool… le temps où les participant buvaient trop aux soirées est révolu…

 

13 – A la fin de votre Tour de France, faites toujours un débriefing pour analyser avec vos équipes ce qui a fonctionné ou pas

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Tenez une réunion avec l’équipe (et tous les participants) et analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Pour éviter les effets négatifs et démotivants, demandez toujours d’abord un avis général, puis les éléments positifs, et ensuite les choses à améliorer.

Vous pouvez aussi vous reposer sur les données de l’enquête de satisfaction post-événement (ex: si vous organisez une journée clients ou portes ouvertes vous devez faire remplir une enquête de satisfaction à la sortie de l’événement ou par email 24h après), sur les retours dans les médias sociaux, sur votre propre avis, le bouche à oreille… pour mesurer le succès de l’événement.

Soyez honnête et objectif, le but est de faire mieux !

 

14 – Si vous louez un hôtel ou une salle dans un lieu d’exception, attention au décollage des affiches sur les murs…

Comment organiser un salon ou un évènement ? 48

Le scotch double face colle très bien, mais il a aussi tendance à arracher la peinture..

Préférez la Patafix qui colle aussi bien mais qui se décolle plus facilement.

 

15 – Attention aux lieux prometteurs mais bien moins chers que la concurrence...

Comment organiser un salon ou un évènement ? 49

Parfois il y a des surprises à l’arrivée dans le lieu

Voici un exemple concret à Aix-en-Provence : un hôtel 3 étoiles nous avait accueilli pour un prix très modeste… Nous avons compris pourquoi : le lieu venait de ré-ouvrir après 2 ans sans occupation, les murs des salles de réunions étaient sales et cela sentait fortement le moisi… sans parler des WC dans un état lamentable !

 

16 – Prévoyez toujours 15 à 30 minutes entre le début théorique et le début réel

Comment organiser un salon ou un évènement ? 50

Les français sont toujours en retard !

Mais ne commencez pas beaucoup plus tard, sinon vos invités seront en retard la prochaine fois, et ceux qui arrivent à l’heure ne seront pas contents…

Par exemple indiquez “ouverture des portes” ou “Accueil” à 8h30, puis début à 9h, pour commencer réellement à 9h15 maximum.

Aussi, vous aurez besoin d’un animateur qui va un peu faire le “Mr Loyal” et animer l’événement (passage de micros, question / réponses…).

Un Maître de Cérémonie charismatique engagera et dynamisera la foule, maintiendra l’événement à l’horaire et réagira à tout changement s’il survient.

17 – Posez sur les chaises des participants 1 crayon + 1 bloc note + votre questionnaire de satisfaction (afin d’améliorer votre prestation si nécessaire)

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Vous pouvez envoyer une étude de satisfaction par email à postériori, mais vous n’aurez pas 100% de réponses au contraire d’un formulaire papier lors de l’événement.

 

18 – Utilisez des badges nominatifs

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Imprimez votre liste des inscrits (pointage dès l’entrée) et prévoyez des badges (différents des badges pour les membres de la société).

Les badges nominatifs sont essentiels pour faciliter le réseautage et la connexion.

Aussi, vous pouvez utiliser un outil en ligne pratique pour fabriquer des badges d’apparence professionnelle en cinq minutes.

En outre, n’oubliez pas d’ajouter les codes QR et les intérêts ou industries des participants sur les badges.

Ces outils seront utiles pour l’enregistrement rapide et le réseautage des participants.

 

19 – Mise en place et réglages

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Si vous organisez une matinée simple (juste votre société sans autre intervenant, pas de sono et toute la présentation se déroulant dans une même salle) vous pouvez arriver 1h avant le début pour faire la mise en place et les réglages.

Mais si vous avez une sono et des micros à régler, des stands partenaires à installer ou plusieurs salles à gérer… il vaut mieux arriver le jour avant pour tout préparer et ne pas être stressé par les imprévus de dernière minute.

Le principe est de prendre possession de la salle le jour avant, de faire quelques tests et installation de base, puis d’aller faire un restaurant rapide et aller se coucher tôt !

20 – Communication avec les sponsors et les exposants

devenez un pro du networking

Vous pouvez créer une charte graphique sur mesure pour l’événement (ex: reprendre la thématique de la matinée, les codes graphiques du lieu, les expressions du secteur…).

Cela permet faire plus événementiel, et pour cela vous pouvez faire créer :

  • un masque de Powerpoint
  • un modèle d’emailing
  • des flyers dédiés
  • un logo spécifique

Cela donnera un parfum de mystère à votre événement.

 

21 – Proposer des promos, des formations… exceptionnelles pour remercier les personnes d’être venues.

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Le  but est de pousser à commander tant que les gens sont motivés.

En effet, s’ils ont fait le déplacement pour vous voir c’est qu’ils sont un minimum motivées.

Si vous proposez des promos sur vos formations… laissez aux participants le temps suffisant pour gérer leurs plannings et dégager du temps (laissez au moins 3 semaines avant la début de la 1ère formation).

 

22 – Vos concurrents font aussi un tour de France ?

niveau de concurrence

Faites votre tour de France avant vos concurrents pour ratisser le plus large possible et leur couper l’herbe sous le pied.

Il a toujours un avantage à être le premier à parler.

 

23 – Catégorisez vos clients pour inviter les plus importants à venir.

le segment de marché

Faites une analyse sur les différentes catégories de clients à faire venir, et fixez-vous des objectifs selon chaque types de clients.

Par exemple X clients grands comptes, X petit clients…

Sinon vos commerciaux auront tendance à inviter ceux qui sont les plus disponibles, c’est à dire souvent les petits clients, les consultants…

 

24 – Utilisez tous vos outils marketing pour communiquer

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Pour vos invitations et vos relances, il n’y a pas que l’email…

Par exemple une carte postale papier envoyée par la poste, bannière de pub sur votre site, le sponsoring de newsletters pros, de la pub dans un magazine Pro, des emailings, une mini site,  une relance téléphonique en interne et externe, des concours pour les commerciaux (concours du nombre d’inscrits…).

 

25 – Soignez la visibilité et les visuels de vos Powerpoints

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Il est recommandé de fournir un modèle pour tous les intervenants, et que tout le monde (même vos partenaires), utilisent le même support.

 

Vous devez aussi faire une relecture des slides au moins 4 jours avant, afin d’avoir le temps de les relire de corriger les fautes…

 

Attention si vous êtes plus de 100 personnes, une présentation Powerpoint (PPT) doit être très lisible.

 

26 – Prévoyez un dispositif “médias sociaux” pour faire le buzz avant, pendant et après l’événement

Comment organiser un salon ou un évènement ? 57

C’est très compliqué d’animer l’événement, de faire des interventions… et de faire le buzz sur les media sociaux.

Il faut donc déléguer à plein temps lors de l’événement une personne qui sera chargée de la prise de photos, des lives, des interactions sur Twitter / Facebook / Linkedin / Instagram…

Utilisez les App Mobiles sur smartphone pour faire des animations, mini montage vidéos… que vous pourrez publier en direct.

Si vous avez des intervenants connus, vous pourrez ensuite les identifier sur les photos / vidéos.

Créez des landing pages exclusives pour votre événement avec toutes les informations nécessaires (par exemple, dates, billets, conférenciers, ateliers, lieu, carte).

Si vous commencez la promotion tôt et que vous n’êtes pas encore prêt à partager tous les détails, vous pouvez créer une page d’atterrissage “Save the date”  avec des informations de base et un formulaire web, afin que les personnes intéressées puissent s’inscrire et recevoir régulièrement les mises à jour.

Planifiez une séquence de marketing automation par email rappelant l’événement et révélant graduellement l’information à votre auditoire.

 

27 – Trouvez des partenaires et motivez-les à communiquer aussi sur leurs bases de contacts

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Établissez des partenariats avec des entreprises, des communautés, des influenceurs et des organisations  pour soutenir ou parrainer votre événement.

Assurez-vous aussi de tirer parti de leur communauté pour la promotion de l’événement, plus vous serez nombreux à en parler, plus vous aurez de monde !

Utilisez également les associations locales pour promouvoir votre événement.

Trouvez des partenaires locaux, des forums, des rencontres et des groupes Facebook ou LinkedIn pour trouver vos participants potentiels.

 

28 – Rassemblez une équipe solide

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Définissez le rôle de chacun lors de la matinée.

Assurez-vous aussi que l’équipe de la réception est au courant :

  • D’où se trouvent tous les endroits stratégiques (comme les vestiaires et les toilettes),
  • Si vous envoyez les présentations et les enregistrements vidéo de vos présentations? Si oui, quand le ferez-vous ?
  • Le réseau Wi-Fi et le mot de passe,
  • Où se déroulent les différents volets de la conférence.

Pour un événement de 300 participants, vous avez besoin d’au moins 5 personnes à l’accueil afin d’offrir un service cinq étoiles.

 

29 – Faire passer la pratique avant la théorie

témoignages clients

Si vous faites des présentations de produits, faites si possible intervenir des clients qui feront des retours d’Expérience.

Utilisez autant d’exemples concrets, d’histoires de clients, de statistiques et de résultats de campagne pour vous assurer que vos discours sont crédibles pour le public.

Offrez du perfectionnement des compétences et de l’expérience pratique : des ateliers, des consultations, des sessions d’entraînement, des tables rondes, etc.

Le fait apprendre quelque chose de pratique permettra à un salarié de justifier sa participation à son manager.

Pour être sûr d’intéresser tout le monde, programmez des flux d’ateliers en parallèle avec des thématiques différentes (ex: A 10h 3 ateliers en parallèle…).

Si vous pouvez offrir suffisamment de défis et de valeur ajoutée, les ateliers thématiques sont les raisons principales pour participer à un événement.

 

30 – Rester en contact avec les participants et les parties prenantes

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Restez en contact avec les personnes qui ont participé à vos événements. Envoyez-leur des liens vers des enregistrements vidéo de présentations…

Offrez-leur un prix spécial pour les événements à venir et demandez-leur d’inviter leurs amis.

Vous pouvez utiliser les médias sociaux pour bâtir une communauté dynamique autour de vos événements.

Les groupes privés sur Facebook & Linkedin sont non seulement un excellent moyen d’établir des liens entre l’organisateur et les participants, mais ils permettent aussi aux gens de faire du réseautage et d’établir des relations pendant et après l’événement (ou même avant celui-ci).

Le planning classique d’un événement d’une matinée

Comment organiser un salon ou un évènement ? 61

Voici un planning classique d’une matinée de démonstration, d’un petit déjeuner…

7h30  à 8h : arrivée des équipes sur place pour finaliser les derniers détails.

Le jour d’avant ou la semaine d’avant vous serez déjà venus sur place pour déposer les documents ou repérer les lieux.

8h30 : Accueil avec café et viennoiseries

Ne commencez pas votre événement à 9h, d’une part pour éviter les embouteillages, et d’autre part en faisant accueil à 8h30 et début à 9h, vous vous donnez le temps de faire rentrer les gens, de les laisser aller aux toilettes…

C’est le moment essentiel pour prendre la température, demander aux participants ce qu’ils attendent de vous… Retenez quelques noms, anecdotes, questions… pour vous en servir votre de votre intervention comme référence.

9h15 : début réel de la matinée (sachant que 9h sera annoncé officiellement dans le programme).

Le début de la matinée commence avec le sommaire, la présentation des intervenants…

N’attendez pas plus que 9h15, sinon vous allez être en retard toute la matinée, et les personnes à l’heure se sentiront dévalorisées.

Si vous voyez qu’à 8h45 vous n’avez pas assez de monde, faites une relance par SMS ou par téléphone des inscrits, souvent un simple appel téléphonique suffit à les détourner vers le bon chemin…

9h20 : début de la présentation (avec 2 personnes pour plus de dynamisme)

10h20: fin de la première intervention (avec dans les 10 dernières minutes une séance de questions/réponses, et éventuellement interventions de vos partenaires).

Si vous pensez ne pas avoir de questions, préparez des questions en avance, et prétextez une question qui aurait été posée au café par un participant juste avant de commencer la matinée.

Si vous êtes dans une ambiance tendue (ex: des clients pas contents, des distributeurs revendicatifs…), au lieu de la session de questions / réponses dans le public, proposez à 3 ou 4 personnes sélectionnées dans le public de venir pour faire les questions réponses sur le plateau. Vous aurez ainsi une bonne maîtrise de la parole.

10h20 à 10h30 : pause de 15 minutes.

10h35 : Deuxième intervention.

11h35 : Conclusion de la matinée

Vous indiquez ce qu’il fallait retenir, et les appels à l’actions (ce qu’ils doivent faire dès maintenant, cette semaine et d’ici 1 mois).

11h40 : Animation.

Cette animation est le côté fun et détente qui permet d’une part d’inciter les gens à venir, mais aussi de les remercier de s’être déplacés.

12h15 : Cocktail de clôture.

13h30 : Fin de la matinée & récupération des questionnaires de satisfaction à l’accueil (ainsi que les badges).

 

Et voici le matériel à utiliser pour 1 présentateur et 2 démonstrateurs :

  • 1 console de mixage (entrée de gamme) pour les micro et le son,
  • 2 enceintes sur pied,
  • 2 micros sans fil et micro-cravate (ou micros sur pied),
  • 1 écran pour vidéoprojecteur (2,25m sur 3),
  • 1 vidéoprojecteur 16:9  (1024 x 768 mini) avec prise VGA & HDMI (prévoir un adaptateur MAC et des câbles de 2 mètres),
  • 1 zapette pour PC (pour passer les slides sans toucher au PC),
  • 1 appareil photo numérique / smartphone (pour prendre des photos de l’évènement, ou mieux le filmer ou enregistrer en podast).
  • En options :
    • un pupitre (pratique pour poser ses notes ou pour les personnes peu habituées à parler en public)
    • une urne pour un jeu-concours.

Le budget pour une série de matinées est forcément très variable, néanmoins voici les principaux postes de dépenses pour une petite matinée:

  • location de la salle (1000 à 1500 € en région, 2000 à 3500 euros sur Paris),
  • nuit d’hôtel (80 € mini),
  • train/avion (100 €),
  • taxi (45 €),
  • goodies clients (2 € x personnes, par exemple un bloc et un stylo),
  • un beau cadeau avec tirage au sort (prévoir 5 lots, avec 1 gros lot)

Pour la décoration, voici quelques exemples de PLV:

  • affiches (éventuellement des A3 imprimées sur un imprimante couleur),
  • kakémonos,
  • affichettes pour indiquer le lieu (flèches gauches et droites),

Quelques conseils supplémentaires pour les salons

– Selon l’objectif de votre salon, organisez un jeu-concours pour générer du trafic (mais attention, il sera non qualifié si vous proposez des lots grand public).

– Sur un salon, si vous faites des démos produits, utilisez un grand écran plat collé au mur et du son pour attirer le chaland. Utilisez un micro casque avec des enceintes afin de donner de la voix. Ne faites pas de démo vidéos ou auto tournantes, ce que veulent les gens c’est du live avec de vrais clients.

– Faites imprimer des livres blanc papier afin de les donner aux visiteurs, le “livre” ayant toujours un impact très important.

 

Comment avoir des retombées presse & influenceurs lors d’un salon ou d’un événement ?

Comment organiser un salon ou un évènement ? 62

Les salons professionnels, les journées clients, les matinées portes ouvertes…  sont des moments très importants en matière de relations presse, car vous pouvez attirer des journalistes.

Surtout si vous ne faites pas de la promo “pure et dure”, et que vous avez par exemple des clients qui témoignent, la publication d’une étude sectorielle…) et des influenceurs (blogueurs, prescripteurs…).

En effet, la participation à des salons permet aux journalistes de rencontrer en même temps énormément d’entreprises, de discuter avec des clients, de voir des nouveautés…

Aussi, vous pouvez en profiter pour inviter vos contacts journalistes aux grands salons annuels dans votre secteur d’activité.

Pour y arriver, il faut y travailler plusieurs mois à l’avance (en particulier pour avoir des clients qui témoignent) et pour mettre au point une stratégie créative optimale.

Leur but étant d’attirer autant que possible l’attention via des cas clients innovants, et de profiter de la venue des clients sur le salon pour enregistrer des témoignages vidéo ou pour faire des résumés écrits de leurs participation.

 

Voici donc quelques idées à prendre en compte pour votre prochain salon.

1°/ Faire un communiqué de presse avant le salon

communiqué de presse

Faut-il envoyer un communiqué avant le salon pour annoncer les nouveautés qui seront dévoilées ?

La réponse est délicate et dépend bien entendu de la nouveauté en question.

Dans certains cas, cela peut s’avérer utile pour motiver les journalistes et les lecteurs à venir sur votre stand, notamment pour les titres qui publient des dossiers d’avant salon.

L’autre point, est que vous pouvez profiter d’un salon pour faire venir le journaliste à une conférence, à obtenir les résultats d’une enquête sur votre secteur d’activité…

Cela permet au journaliste de profiter du salon pour obtenir des informations de qualité.

Par exemple vous pouvez inviter des journalistes à venir échanger avec le client sur un cas pratique juste après une conférence.

En revanche, si vous êtes juste présent sur un salon avec un stand sans autre annonce, ce n’est pas nécessaire de faire un communiqué de presse.

Cela ne sert à rien de trop communiquer car l’effet de surprise est diminué et puis parce que souvent, on est cité dans le dossier qui annonce mais pas dans celui qui fait le bilan du salon.

Or, le second a quand même plus de poids.

Si vous avez une grosse annonce, vous pouvez organiser un point de presse ou un événement presse connexe à l’événement (ex: une soirée presse, un déjeuner…). C’est un excellent moyen d’attirer l’attention des médias avant, pendant et après l’événement.

Pour que cela fonctionne, vous devez avoir un événement important (pas juste une sortie de produit), et vous devez faire du lobbying auprès des journalistes afin de les motiver… Sachant qu’une petite publicité dans le magazine permet souvent d’avoir une oreille attentive de la part des journalistes juste avant un salon.

Si vous n’arrivez pas à attirer des journalistes à votre événement, rédigez 2 communiqués de presse : le premier lors de l’annonce de votre participation au salon et le deuxième (rédigé au passé) le jour de l’événement.

Vous devrez alors faire un travail de journaliste afin de transmettre l’histoire que vous souhaitez raconter.

Incluez les opinions sous formes de citations de présentateurs, d’artistes, d’organisations participantes et d’organisateurs d’événements.

 

A noter : ce sont surtout des petits sites d’actualité qui reprennent les communiqués de presse en intégralité. Pour en profiter, optimisez le titre de votre communiqué selon les mots clés recherchés (ex: le nom de votre produit + le secteur d’activité…).

 

2°/ N’oubliez pas l’espace Presse pour vos interviews et déposer vos documents

press kit

Dans la majorité des salons, il y a un espace presse où les journalistes, blogueurs, influenceurs… peuvent venir prendre un café et faire des interviews écrites ou vidéo.

C’est un espace clos, dans lequel les journalistes peuvent aussi trouver de l’information.

Il est donc intéressant de déposer soit à l’avance, soit le jour de l’ouverture, vos documents de presse sur les tables afin de vous assurer que vos informations seront bien utilisées par les journalistes.

Personnellement, j’y passe tous les matins pour m’assurer qu’il ne manque aucun communiqué ou dossier.

C’est aussi le moment de repérer les blogueurs, journalistes… qui sont soit seuls à rédiger des contenus, soit en cours d’interview.

Dans ce cas, mettez vous patiemment à côté, et attendez la fin de l’interview pour présenter aussi votre entreprise.

Vous pouvez aussi utiliser cet espace pour faire vos propres interviews avec vos clients, les journalistes…

Une fois que vous avez envoyé votre communiqué de presse ou que vous avez discuté avec un journaliste, il est très important d’effectuer un suivi téléphonique.

Laissez un message si nécessaire sur le répondeur, mais ne rappelez pas pour ne pas faire trop “lourd”.

Le principe est d’appeler 3 fois durant 1 semaine avant de laisser un message sur le répondeur de votre interlocuteur.

En effet si vous laissez un message dès le premier message, vous n’aurez rien à dire s’il ne vous rappelle pas…

Lorsque vous parlez au journaliste, confirmez d’abord qu’il a reçu votre communication (cela vous sert d’accroche “Est ce que vous avez reçu mon communiqué de presse…), et qu’il est la bonne personne à contacter.

Pour avoir plus d’impact, n’envoyez pas par email vos communiqués de presse (sauf si vous connaissez très bien le journaliste). Envoyez plutôt un “Press Kit” par courrier, avec le communiqué de presse + un coffret événementiel.

Cela permet de sortir du lot et de faire plus qualitatif.

L’appel téléphonique est l’occasion de présenter brièvement votre événement comme une nouvelle digne d’intérêt.

Rappelez-vous également que les journalistes ne disposent pas de beaucoup de temps pour parler.

Pour faciliter le travail, fournissez-leur des photographies de qualité et les coordonnées des organisateurs et des porte-paroles de l’événement.

 

3°/ Prévoir un large éventail de communiqués et dossiers

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Il ne faut pas hésiter à présenter des communiqués ou des dossiers un peu plus anciens qui restent toujours d’actualité, par exemple les résultats d’une étude, une infographie, des témoignages de clients…

Les journalistes reçoivent tellement d’informations qu’ils oublient très souvent vos précédentes informations.

Il faut donc prévoir de laisser à chaque journaliste, un jeu de communiqués ou dossiers avec vos coordonnées.

Pour cela prévoyez une pochette papier, ainsi qu’une clé USB avec un pack de goodies.

4°/ Organiser un point presse et des RDV 1 to 1

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En fonction de la nouveauté que vous présentez, il peut s’avérer utile d’organiser un point presse afin de réunir à un même moment tous les journalistes, mais il faut savoir que tous ne pourront pas être présents à ce point presse.

Il faut donc prévoir de recevoir à côté d’autres journalistes.

Des rendez-vous individuels (déjeuners) sont souvent plus intéressant pour tout le monde.

Dans la majorité des cas, il est préférable de prévoir une personne qui se charge de recevoir et de présenter votre stand aux journalistes, et ensuite d’enchainer sur un déjeuner.

 

5°/ Faire la promotion sur les Médias Sociaux

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Il y a bien entendu le hashtag à utiliser et à relayer, avec des photos, citations… que vous pourrez prévoir en avance.

Vous pouvez aussi faire des vidéos live (Facebook Live, Youtube Live…), ou des “faux live” en enregistrant une vidéo puis en la publiant directement sur les réseaux sociaux (ex: Linkedin…).

Et lors de ces communications sur les Media Sociaux, taguez des magazines, journalistes, influenceurs… que vous connaissez afin d’avoir au minimum un Tweet ou un Like…

 

6°/ Faire la relance post salon et mettre à jour votre fichier influenceurs dans votre CRM

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Après le salon, il faut faire un point sur tous les contacts rencontrés pour mettre à jour votre fichier de journalistes, d’influenceurs… et envoyer les informations complémentaires demandées par des journalistes.

N’oubliez pas de mettre votre fichier à jour dans votre CRM afin de leur envoyer des communications spécifiques.

 

7°/ Créer un plan de promotion

journaliste et entreprise

Élaborez une stratégie et la façon dont vous allez vous y prendre pour obtenir une couverture médiatique de l’événement.

Il est toujours plus pertinent de penser “comment je peux faire en sorte d’avoir une couverture presse”, que d’essayer de communiquer sur des choses qui n’intéressent pas des journalistes.

Une fois que vous avez cela en tête, c’est facile de lister les éléments qui pourraient retenir l’attention d’un journaliste :

  • Discuter avec un client qui parle d’un cas pratique.
  • Présenter les résultats d’une enquête
  • Annoncer le rachat d’une société ou l’entrée de nouveaux actionnaires
  • Publier une infographie sur le salon ou le secteur d’activité
  • Proposer un avis ou une tribune à contre sens de l’opinion générale

Une fois que vous avec les moyens, ciblez des publications que vous souhaitez attirer à votre événement. Créez ensuite un calendrier de sensibilisation et respectez-le.

Voici un exemple de calendrier :

 

  • 4 à 6 semaines avant l’événement :

 

      • Créez une page d’événement en ligne, réalisez un communiqué de presse annonçant votre événement….
      • Relayez d’information sur les médias sociaux
      • Contactez les journalistes dont vous êtes proches un suivi par un téléphone pour valider l’intérêt

 

  • Une semaine avant l’événement :

 

      • Envoyez une relance aux médias par courriel et faites un suivi téléphonique pour confirmer qu’il a bien été reçu.
      • Réalisez un communiqué de presse ou un article de blog avant l’événement, par exemple un profil d’un conférencier intéressant ou même un simple aperçu de l’événement.

 

  • Deux à trois jours ouvrables avant :

 

      • Envoyez de nouveau l’avis aux non ouvreurs en changeant l’objet et l’expéditeur de l’email pour vous assurer que vous êtes toujours sur leur radar).
      • Faites une autre série d’appels sur le coeur de cible mais non ouvreur de vos messages et,demandez-leur s’ils ont l’intention de couvrir l’événement afin que votre agent de liaison avec les médias sache qu’il doit les chercher.

 

  • Le jour de l’événement :

 

    • Préparez une feuille d’inscription avec le nom, le courriel et le numéro de téléphone des journalistes qui viendront.
    • Envoyez par courriel votre deuxième communiqué de presse (rédigé au passé) à l’ensemble de votre liste de presse le matin même de l’événement.
    • Assurez-vous d’avoir plusieurs exemplaires à portée de main afin de pouvoir les remettre directement aux journalistes lors de votre événement.
    • Si vous avez assez de matériel, créez un dossier de presse avec des brochures et plus encore.

8°/ Prendre la parole lors de conférences, ateliers…

 

La majorité des salons, petit déjeuners… offrent des séances en petits groupes, des tables rondes, des ateliers, des conférences… qui sont autant de moyens de se rendre visible de la presse.

 

Généralement les conférences des salons sont payantes, donc même si vous n’avez pas les moyens d’avoir un stand, prenez au moins 1 conférence pour prendre la parole avec un client, et en informer la presse avant ou après votre intervention.

Lors des gros salons, cela peut être une occasion d’inviter les journalistes à venir vous voir lors de la conférence ou après (avec votre client).

Vous devez pour cela rédiger un résumé de votre intervention pour l’envoyer ensuite à vos contacts journalistes & influenceurs.

Si le journaliste accepte le rendez vous, mettez en avant le client et un expert de votre entreprise.

 

A noter : même si vous n’avez pas de couverture de presse lors du salon, faites des articles de blog, une vidéo de l’intervention post-événement.. cela vous permettra d’être référencé sur Google, mais aussi d’envoyer ensuite cette intervention comme exemple à un journaliste.

 

16°/ Faites un résumé de l’événement

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Comme il n’est pas facile d’avoir une actualité suffisamment intéressante du point de vue journalistes, vous pouvez l’aborder sous l’angle du point de vue global sur l’événement.

 

En effet, vous pouvez tirer profit de l’événement durant des mois en faisant un résumé de ce qu’il fallait voir, les grandes idées…

 

A cet effet, vous pouvez rédiger un ou plusieurs articles de blog et newsletters afin de relater votre participation (vos conférences et celles des autres exposants non concurrents, les tendances clés…).

 

Pour cela il faut demander à un membre de votre équipe d’assister aux principales conférences plénières de l’événement et d’en faire un résumé (écrit de préférence, sinon un résumé en vidéo).

 

Prenez des photos de qualité, des séquences vidéos, des citations et recueillez les témoignages des participants à l’événement lors du salon.

 

Vous pourrez alors utiliser ces informations sur votre blog, Youtube, Linkedin, Instagram, Facebook…

 

10°/ Demandez à l’organisateur la liste des journalistes présents

 

Souvent vous pouvez obtenir une copie de la liste des médias inscrits à l’événement auprès des organisateurs du salon.

 

Ainsi, comme vous savez qui va venir, vous pourrez contacter les journalistes en question afin d’obtenir des points de presse ou des entrevues.

 

Dans certains cas, vous pouvez simplement les inviter à visiter votre stand, à voir une conférence, à venir retirer un press kit, à déjeuner le midi dans un bon restaurant…

conférence solopreneur

Ciblez les médias prioritaires mais sachez que si vous ne faites pas de publicité dans ces magazines, il y a peu de chances d’avoir un rendez vous…

 

Elaborez un argumentaire personnalisé sur les actualités de votre entreprise, enfin, de justifier l’intérêt d’une entrevue (ex : un client présent, une étude…).

 

Il pourra s’agir de rencontres à l’extérieur du salon, par exemple dans le cadre d’un petit-déjeuner, déjeuner ou plus rarement d’un dîner

 

Ces interactions 1 to 1 avec les journalistes peuvent générer une couverture médiatique plus importante.

 

11°/ Faites appel à une agence de Relations Presse

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L’agence de presse se chargera d’identifier les journalistes lors de l’événement et de leur parler ou de les mettre en contact avec vos porte-paroles.

Elle sera également chargée d’assurer le suivi auprès des journalistes afin de savoir si un article sera publié et le cas échéant, quand le sera-t-il…

Une agence RP coûte entre 1500 et 4000  € / mois, c’est donc un investissement important, mais que l’on leut amortir grâce à réseau de connaissances de l’agence de RP.

Car c’est le gros avantage d’une agence de relations presse : elle connaît personnellement les journalistes, et via le relationnel l’agence peut obtenir de la visibilité.

A noter : Les journalistes écrivent souvent des articles sur les entreprises présentes et leurs expériences sur place pendant des semaines après le salon.  Si vous n’apparaissez pas dans la couverture médiatique immédiatement après le salon, renvoyez régulièrement des infos aux journalistes avec lesquels vous avez parlé.

 

12 / Misez sur les influenceurs

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Les influenceurs peuvent être des Youtubers, des consultants, des blogueurs…

Chaque catégorie d’influenceurs doit être abordé de manière spécifique.

Par exemple un blogueur peut vendre des articles sponsorisés qui mettront en avant votre marque sur son blog. Vous pouvez passer en direct ou par des agences comme Reech, Getfluence, Soumettre.fr, RocketLinks…

Un consultant sera plus sensible à un échange de visibilité (ex: une interview de lui sur votre blog ou sur votre chaine Youtube…), et en aucun cas vous ne pourrez lui “acheter” de la visibilité.

 

10 conseils simples pour faire la promotion d’un événement !

Comment organiser un salon ou un évènement ? 70

Vous avez une super idée d’événement, vous avez hâte de le voir en place et vous n’attendez plus que des inscriptions ?

Pourtant le temps approche et toujours rien…

Comment pouvez-vous rapidement faire la promotion de votre événement ?

Ne vous inquiétez pas, vous n’avez que l’embarras du choix ! Il existe différentes idées sur la façon de promouvoir un événement.

Voici quelques idées gratuites et efficaces que vous pouvez utiliser :

 

1 – Organisez un concours pour créer le Buzz

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Vous pouvez encourager les participants potentiels à partager une photo ou à commenter un statut pour avoir une chance de gagner un prix.

Par exemple, vous pourriez encourager les gens à partager une photo d’Instagram avec votre hashtag événement. En contrepartie, vous décerneriez un prix à la photo qui sera la plus appréciée.

Vous pouvez plutôt inviter les participants à voter sur un petit détail de l’événement comme : le thème d’un dîner, en commentant un statut et en offrant un prix sur tirage au sort.

Vous pouvez offrir des billets gratuits, des expériences VIP ou n’importe quoi d’autre.

Rappelez-vous simplement que plus le prix est élevé, plus les gens seront disposés à partager votre événement.

Vous pouvez organiser un concours sur un ou plusieurs réseaux sociaux ou directement sur votre site.

 

2 –  Faites appel aux Influenceurs

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Le marketing d’influence est un excellent moyen d’avoir de la visiblité.

Malheureusement, les influenceurs croulent sur les demandes de visibilité “gratuite”.

Vous pouvez soit leur proposer un contenu gratuit (ex: un article de blog, une infographie…), soit en payant un article sponsorisé.

Idéalement il faut commencer par proposer un contenu gratuit, et en cas de refus proposer un partenariat payant.

Au lieu d’envoyer une demande générique à 100 influenceurs, envoyez des demandes personnalisées aux 20 influenceurs qui correspondent le mieux, et qui sont ouverts à ce genre de partenariats (il suffit de regarder les 30 derniers contenus pour voir si d’autres marques sont de temps en temps mises en avant).

Si cela marche, fournissez-leur un contenu pertinent et à valeur ajoutée pour leur auditoire (pas de promo, pas de contenu blabla… faites de la vraie valeur ajoutée).

 

3 – Payez des affiliés pour promouvoir votre événement

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Une autre excellente façon de promouvoir votre événement avec l’aide des influenceurs est de leur offrir une contrepartie.

Vous pouvez leur offrir des billets gratuits pour la promotion de votre événement, mais vous pouvez aussi les payer pour être affiliés.

Tout ce que vous avez à faire, c’est de configurer une URL spéciale pour chaque affilié à utiliser dans sa promotion.

De cette façon, vos affiliés gagnent une somme d’argent sur chaque vente de billets.

 

4 – Ajouter des boutons pour partager l’événement sur les réseaux sociaux

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Lorsqu’une personne achète un billet pour votre événement, elle est déjà excitée de participer.

Vous pouvez proposer de faire un partage sur les réseaux sociaux dans la foulée.

Vous pouvez rédiger le texte de la manière suivante : “Merci de vous inscrire ! Nous sommes impatients de vous voir à _______________ le __________. On va bien s’amuser. Tu peux aussi inviter un ami. Utilisez les liens suivants pour partager l’événement à vos amis, tu va recevoir XXX et lui XXX.”

 

5 – Offrez des remises lorsque les participants parrainent des amis

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Tout comme les personnes influentes, les participants sont plus disposés à partager lorsque vous leur donnez quelque chose en retour.

Envisagez d’organiser une promotion de parrainage où un participant a la possibilité de récupérer une partie du coût de son billet en incitant ses amis à s’inscrire à l’événement.

Si vous préférez ne pas offrir de remboursement sur les billets, vous pouvez toujours offrir une expérience VIP ou des cadeaux pour les groupes de 2 ou plus qui s’inscrivent ensemble.

Une opération qui fonctionne bien, c’est 1 billet acheté = 1 personne invitée gratuitement.

 

6 – Blogging

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Une excellente façon de promouvoir votre événement est d’écrire une série d’articles sur votre événement, et toujours faire une référence à l’événement à venir.

Si vous n’avez pas de blog où vous pouvez publier vos articles, vous pouvez aussi payer pour gagner en visibilité sur d’autres blogs ou des sites d’actualités.

 

7 – Email marketing

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L’outil le plus puissant pour faire la promotion d’un événement, c’est l’email… et de TRES TRES loin.

Envoyez un courriel personnalisé à tous vos contacts en précisant pourquoi, quand et où ils devraient assister à votre événement.

Ajoutez de l’information sur les prix et un bouton ” Partager ” pour les aider à transmettre le courriel aux personnes qui, selon eux, seraient également intéressées.

Créez des listes de diffusion en fonction de vos centres d’intérêt (technologie, sports, musique, etc.), puis adaptez votre emailing à chacun de ces groupes.

Déterminez à chaque fois l’information clé que vous voulez transmettre (pourquoi les gens doivent absolument venir à cet événement) et écrivez un argumentaire concis mais engageante avec un titre accrocheur pour vous assurer que le lecteur voudra en savoir plus.

 

8 – Utiliser les sites d’événements

salon seca

Faites la promotion de votre événement sur les sites d’événement pour gagner un peu de visibilité.

Il y a par exemple :

  • Meetup.com
  • Eventbrite.fr
  • weezevent.com
  • evenium.fr

Les sites web de listes d’événements ont déjà une forte base de visiteurs et ciblent également les annonces pertinentes sur leurs listes de diffusion.

En ajoutant votre événement à l’un de ces sites, vous pouvez vous syndiquer avec un plus grand nombre de sites web et de places de marché qui feront passer le mot plus loin, sans plus d’effort supplémentaire.

 

Le but est aussi de relayer votre événement sur les Media Sociaux

  • Les événements Facebook
  • Les événements sur Linkedin, Twitter, Viadeo…

 

9 – Utiliser les autres bases d’abonnés (notifications navigateurs, chatbots…)

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L’email est la base de contacts la plus puissante, mais ce n’est pas le seul canal de communication.

Vous pouvez aussi utiliser

  • les notifications via le navigateur,
  • les messages vocaux sur les répondeurs des téléphone portables,
  • les notifications via les chatbots Messenger,
  • les SMS

 

10 – Monter des partenariats avec vos réseau de contacts

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Vous pouvez utiliser votre réseau de contacts pour promouvoir votre événement.

Si vous avez des partenaires ou si vous avez établi des relations solides avec certains contacts, c’est le bon moment pour entrer en contact avec eux.

Vous pouvez offrir d’ajouter leur logo, un lien vers leur site web… à votre matériel promotionnel en échange de leur aide pour faire passer le mot.

 

A noter : Les salons professionnels sont aussi l’occasion d’espionner vos concurrents. Lors d’un salon, vos concurrents dévoileront leurs produits et services les plus récents et les plus performants. Ces informations concurrentielles vous seront précieuses pour la création et/ou l’adaptation de votre propre plan de communication stratégique annuelle. Pour avoir des informations, vous pouvez demander à un stagiaire de se faire passer pour un créateur d’entreprise afin d’aller demander des tarifs, récupérer des prospectus… sur les stands de vos concurrents.

 

Quelques conseils pour votre Stand sur un salon

Voici quelques photos d’un salon avec quelques conseils simples pour gagner en visibilité.

1 – Vous pouvez habiller les collaborateurs avec un uniforme, comme ci dessous avec un gilet bleu et orange.

Comment organiser un salon ou un évènement ? 80

 

2 – Utilisez les murs pour mettre des visuels, une TV… ainsi qu’un petit espace “VIP” pour discuter

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3 – Participez à des conférences, et distribuez des flyers sur votre stand et dans les allées proches

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4 – Faites le plein de goodies, flyers… pour les distribuer sur le salon

 

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Pensez à imprimer des livres blancs :Comment organiser un salon ou un évènement ? 84

 

 

5 – Invitez des clients à parler lors de conférencesComment organiser un salon ou un évènement ? 85

6 – Utilisez des fiches contacts papier avec les coordonnées des prospects, leurs centre d’intérêts…

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7 – Prévoyez des chaises de bar pour être assis tout en restant à hauteur du visiteur

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8 – Mettez en avant vos plaquettes, livres blancs… en libre service

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9 – Utilisez le street marketing, par exemple des traces de pas sur le sol

 

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10 – Utilisez la signalétique en hauteur pour gagner en visibilité

 

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11 – Utilisez une banque d’accueil pour marquer l’entrée du stand (en le laissant ouvert), vous pourrez y mettre les documentations…

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12 – Proposez des goodies simples en libre service, et des “VIP” dans votre réserveComment organiser un salon ou un évènement ? 93

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13 – Offrez des petits bonbons à vos visiteursComment organiser un salon ou un évènement ? 95

14 – Distribuez des flyers sur vos conférences & ateliers

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15 – Votre espace “VIP” avec une table et 3 chaises convient pour des rendez vous plus longs

 

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16 – Vous pouvez faire de la pub dans des endroits insolites comme les WC

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17 – Vous pouvez aussi faire imprimer des smarties à vos couleurs ou des sachets de bonbons à offrir à vos invités

 

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18 – Prévoyez des cartes de visites neutres si vous en avez peu

 

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19 – Profitez de votre événement pour faire des interviews avec vos clients, c’est le meilleur moyen de faire 5 à 10 interviews dans la journée. Vous pourrez ensuite faire une vidéo globale avec l’ensemble des personnes.

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20 – Préparez bien en amont les sacs avec les cadeaux pour les remettre à la fin de la journée

 

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21 – Préparez en amont les affiches d’orientation de la journée

 

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22 – Classez les badges par ordre alphabétique (avec plusieurs tas) pour faciliter la gestion des inscrits à l’arrivée

 

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Vous voulez en savoir plus ?

Vous pouvez la consulter sur CE LIEN, avec une checkliste complète avec plus de 30 points à vérifier.


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44 thoughts on “Comment organiser un salon ou un évènement ?

  1. Bonjour,

    Actuellement en BTS assistante de direction, je réalise dans le cadre de ma formation, un protocole qui permettrai de manière claire et synthétique d’aider

  2. bonjour,
    j aimerais ouvrir une agence d organisation d événement tel que mariage cocktail entreprise et etc puis je avoir un conseil ou un bouquin qui puisse m aider
    merci

  3. je vous remercie pour ces différentes informations; cepednant mon équipe et moi souhaitons avoir vos conseils pour l’organisation d’un salon formation/emploi au Gabon. ous avons besoin des informations au sujet du matériel technique necessaire pour ce projet.
    Merci

  4. Bonsoir

    Souhaitant réalisé un salon du mariage en tant que prestataire à quels sont les droits d’exposants et à quels sont les réglementations d’un stand: le mètre carré y a t il un minimum et quel est le maximum autorisé?

    Merci
    koh

  5. Bonjour
    je bosse sur le thème d’un salon que voici: quelle stratégie marketing pour le salon d’agencement des officines de pharmacie.
    Je souhaiterais avoir la liste des variables du mix marketing en la matière afin d’élaborer une stratégie marketing adéquat.

  6. Bonjour,

    Tout à fait d’accord avec votre article qui est assez complet. En tant que spécialistes dans la fabrication de stands pour expositions, salons,etc… la qualité du stand est primordiale et est parfois sous-estimée par nos clients. Ainsi, nous concevons des stands sur mesure pour chacun de nos clients afin que le matériel soit parfaitement adapté au type de l’évènement et à l’objectif de nos clients. C’est pourquoi nous réalisons nos maquettes en étroite collaboration avec eux.

    De nombreuses photos de nos stands sont disponibles ici http://www.contemporaneaeventi.com/fr/ .

    Bonne journée

  7. Je vous remercie pour cet article, qui est très intéressant et complet. Cet article m’a beaucoup aidé lors de mon organisation d’un séminaire. Pour la réussite de vos événements, il faut prendre en considération l’étape de la planification qui est une étape primordiale et indispensable, ainsi que la qualité du matériel d’exposition qui ne doit pas être négligée.

  8. Bonjour,

    Je souhaite organiser des salons, expositions de produits et services dans l’industrie, agriculture, sport, etc. dans tout le pays. Et je suis à la recherche d’un fournisseur/entreprise qui vend ou loue des tentes, chapiteaux pour ce genre d’événements.
    On souhaite aussi que ce fournisseur s’occupe du montage, agencement de l’espace, sécurité, etc

    Merci d’avance pour tout conseil ou tuyau

  9. Bonjour,

    Merci pour la qualité de l’article. Elle tombe à pic pour les informations donc j’avais besoin pour organiser un séminaire moi même.

    Quand est ce que les 2 prochains article seront ils disponibles?

    Merci encore pour l’excellent travail abattu.

  10. Bonjour
    je recherche un centre de formation specialiste en manifestation commercial du genre salon ,exposition sur paris pourriez vous m aider svp urgent
    coordialement

  11. J voudrais ouvrire une agence spécialisée ds l’evènementiel et l’organisation d’ un salon professionnel comment y proceder(financièrement et retombés?)

  12. L’article est intéressant. Et s’il a neuf ans, tout reste vrai.

    Il faut juste compléter en rajoutant une partie sur les réseaux sociaux et la communication digitale. Faire connaître son événement sur son site internet bien sûr, mais aussi sur les réseaux sociaux (B2B : Linkedin est alors un bon vecteur ou B2C : Facebook voire Twitter pendant l’événement et Instagram après).

    Choisir aussi des lieux qui offrent une prestation technique au niveau. Chez Rêvez d’ailleurs (www.revezdailleurs.fr), nous proposons gratuitement l’outil Evenium (www.evenium.net) pour organiser et animer les séminaires et les conventions (version payante pour bénéficier de davantage de fonctions).

    Et nos deux plus grands lieux, l’Atelier et le Karé passent en HD dans les jours qui viennent.

    On vous attend !

    Rêvez d’ailleurs.

  13. Certes je vais prêcher pour ma paroisse mais il est important de s’entourer d’un prestataire pour le matériel/stand sur la durée, à l’heure d’internet et de la dématérialisation il existe encore des “vrais gens” qui vont vous conseiller au mieux de vos intérêts sans tirer les prix vers le haut :) Depuis 1999 Totemdisplays accompagne ses clients dans tous leurs projets de communication sur le terrain (stand parapluie, stand modulaire, kakemono roll-up, photocall, marketing opérationnel, plv…) avec les mêmes exigences de qualité, de conseil et de service…

  14. Bon article et bon conseils. Dans mon blog également dédié à la conception et à l’assemblage de stands de foires, je donne bon nombre de ces conseils. Malheureusement, les clients pensent en savoir plus que les professionnels qui ont des années à faire face aux défis de se faire remarquer dans un salon.

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