erp industrie
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Dans cet article je vais faire un focus sur l’intérêt de mettre en place un ERP Industrie, mais et les erreurs à éviter dans la mise en place de son ERP.

Dans un précédent dossier (voir ce lien), j’avais présenté les clés pour choisir un logiciel ERP pour PME (ex: Sylob…).

Cependant, par rapport à un ERP dans une entreprise de service, dans une activité de retail… un ERP dans l’Industrie a des spécificités (gestion de la production, de la qualité, de la maintenance, des réapprovisionnements…) qui rendent le choix plus délicat.

Avec un ERP Industrie, une entreprise industrielle a pour objectif de se doter d’un outil qui va lui permettre de briser le plafond de verre qui bloque de sa croissance, en optimisant au maximum ses ressources…

En effet littéralement, le terme ERP désigne un outil pour Planifier les Ressources de l’Entreprise.

Pourquoi mettre en place un ERP Industrie ?

6 erreurs à ne pas commettre pour choisir et mettre en place un ERP Industrie 1

Mettre en place un ERP dans l’industrie est une quasi-obligation lorsque l’on veut à la fois rationaliser et calculer ses coûts au plus juste, mais aussi pour accélérer les délais de production.

L’objectif est tout d’abord de passer d’une culture de l’oral à une culture de l’écrit, afin d’assurer une qualité de production constante.

Par exemple, j’ai discuté il y a quelques semaines de cela avec un des leaders Français dans le domaine des sports d’hivers.

Il me racontait qu’il y a 20 ans, le savoir-faire était dans la tête des chefs d’ateliers et dans des dossiers papier ou sur Excel, et que tout avait changé avec la mise en place de l’ERP car toutes les étapes de la production étaient écrites, connues et standardisées (les bases de l’industrialisation).

De même, cette remise à plat des processus leur avait permis de remettre en cause leurs “recettes de fabrication” : au lieu de passer x minutes à faire un traitement, à utiliser telles procédures… des changements avaient été effectués avec une remise en cause des manière de faire “comme avant”.

L’autre gros changement avait été de limiter les saisies multiples et manuelles, en particulier les formulaires papier et les fichiers Excel qui étaient échangés dans toute l’entreprise (au grand dam du contrôle de gestion qui s’arrachait les cheveux à analyser la rentabilité).

De manière plus globale, le but de l’ERP (Entreprise Ressource Planning – PGI en Français – Progiciel de Gestion Intégré), est de casser les silos de données, de rationaliser l’intégralité du processus de production de l’entreprise (allant parfois jusqu’au CRM ou aux RH) et d’optimiser l’ensemble des activités connexes.

 Cette notion de réduction des coûts étant de plus le plus prégnante avec la pression sur les prix que mènent les donneurs d’ordre.

Dans les secteurs concurrentiels comme l’automobile, le bricolage… il est quasi systématique de voir un client réclamer à son fournisseur X % de réduction de prix d’une année sur l’autre, en lui mettant en balance un transfert des commandes vers un prestataire en Europe de l’Est ou en Asie.

Or, grâce à l’ ERP, toutes les informations sont centralisées dans 1 seul outil, elles sont saisies 1 seule fois et ce sont l’ensemble des services de l’entreprise qui peuvent les exploiter, pour une rationalisation accrue.

Au-delà de cet exemple, voici quelques fonctions clés qui font souvent adopter un ERP Industrie :

 

  • Faire un calcul automatique des réapprovisionnements, afin d’avoir les produits au bon moment (ou au contraire de faire un stock minimum pour les matériaux qui tournent vite) et de lister différents fournisseurs avec la prise en compte des contraintes (délais de livraison, coûts de transports, prix d’achat, lots…).

 

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  • Optimiser la production, par exemple faisant passer en priorité des commandes plus rentables ou celles pour qui tous les matériaux sont en stock (et donc ne pas bloquer la production en cas de rupture et obtenir rapidement de la trésorerie). C’est un phénomène qui arrive souvent, et qui est difficile à analyser sans une vue globale des stocks et des matériaux immobilisés en production.

 

  • Calculer simplement les coûts de revient. Grâce aux données directement issues de la production, le contrôle de gestion peut réaliser plus rapidement une estimation des coûts pour des nouveaux produits, des productions spéciales, ou tout simplement les marges pour les négociations.

 

  • Réduire les stocks avec un inventaire en temps réel, avec une estimation du stock immobilisé (avec la possibilité d’identifier le surstockage) et les jours de productions en stock, et des fonctions de réapprovisionnement automatiques (ou semi automatiques).

 

  • Organiser la production, avec une vision des ressources internes (hommes, machines…) et externes (prestataires, machines à louer…), ce qui permet de gagner du temps dans la planification.

 

Bien entendu, ce ne sont que quelques raisons, une entreprise peut avoir d’autres objectifs (ex: se doter d’un seul outil lors de fusions de plusieurs activités…).

 

Les 6 erreurs à ne pas commettre lorsque l’on veut mettre en place un ERP Industrie

6 erreurs à ne pas commettre pour choisir et mettre en place un ERP Industrie 2

Un ERP Industrie permettra à une PME industrielle de passer à la vitesse supérieure… en revanche, si le projet est mal géré, cela peut au contraire la faire trébucher… et cela peut faire mal, et entrainer des erreurs de coûts voire de paralyser l’entreprise.

Pour vous éviter ce genre de problèmes, voici quelques-unes des erreurs que l’on voit trop souvent lorsque l’on veut choisir et mettre en place un ERP industrie :

 

  • Se baser sur la démonstration de l’éditeur ou de l’intégrateur pour choisir, et ne pas regarder la profondeur des fonctions proposées.
    • En effet tous les ERP font de la gestion de production, du calcul de coûts… cependant certains logiciels seront trop justes au niveau des fonctions métiers.
    • Or, ce sont souvent des fonctions innovantes qui captent l’attention (ex: un CRM, un module marketing, un réappro automatique CBN…), alors que parfois les fonctionnalités de base ne sont pas assez puissantes pour prendre en compte les spécificités de la production (ex: gestion des frais de transports, de la pesée, des numéros de série, de la maintenance, des tarifs spécifiques et des prix de distributeurs ou des appels d’offres, la gestion des rebuts…).
    • Pour éviter les mauvaises surprises, demandez des références de clients dans votre secteur afin de pouvoir en appeler 2 pour avoir un avis plus objectif. En complément, visitez le site de l’éditeur du logiciel, et regardez les vieux témoignages (3 ou 4 ans), et contactez les personnes ayant fait ce témoignage (soit en appelant l’entreprise, soit en utilisant Linkedin) afin de vous assurer de la satisfaction dans le temps.
    • De même, demandez la documentation produit aux 2 ou 3 éditeurs que vous aurez sélectionné en short list (c’est-à-dire ceux à qui vous avez demandé une offre commerciale, après une phase de pré-sélection de 5 ou 7 prestataires).
    • Parfois, il est plus intéressant d’avoir un ERP moins étendu fonctionnellement (ex : pas de module de paie, de trésorerie…), mais qui répond parfaitement à vos besoins de gestion de production que l’inverse.

 

  • Nommer un bon chef de projet ERP pour mener à bien le projet.
    • Cette personne doit connaître à la fois les besoins métiers, les capacités du logiciel (en liaison avec l’éditeur / intégrateur qui doit être considéré comme un partenaire et pas un “fournisseur”), tout en sachant dire Non aux demandes trop exotiques, ou alors trouver des solutions palliatives qui sont techniquement faisables et qui répondent aux besoins métiers.
    • Le chef de projet doit avoir une “lettre de mission” de la part du DG avec un objectif clair, des délais et un budget et du temps afin de pouvoir se consacrer au projet. Cependant, il ne faut pas le laisser en roue libre, mais avoir un second niveau de reporting pour faire valider les décisions clés (sinon le chef de projets risque de faire des concessions qui peuvent rendre l’ERP Industrie fonctionnel mais inadapté aux besoins des opérationnels).
    • Concernant les délais, il faut toujours définir des jalons avec des dates de livraison des modules de l’ERP, mais il ne faudra surtout pas mettre en production l’ERP Industrie tant qu’il n’y a pas eu une validation par les opérationnels. Pour sécuriser le lancement, il sera possible de faire un déploiement sur un pilote (ex: une ligne ou un site de production) ou en parallèle du fonctionnement existant pour éviter les mauvaises surprises, sans avoir la possibilité de faire un retour arrière.
    • De même, il faut toujours prévoir 25% de budget en plus par rapport au budget annoncé par l’éditeur ou l’intégrateur. En effet, il y a toujours des surprises lors de la mise en place, des problèmes techniques… qui nécessitent une adaptation non prévue dans le cahier des charges.

 

  • Oublier d’inclure les opérationnels dans les tests et la sélection, et ne pas demander une démonstration en mode “story telling” qui présente pas à pas comment fonctionne votre organisation.
    • En amont de cela, il est indispensable de faire un cahier des charges, même de 10 pages, afin de présenter l’entreprise, ses produits et services, son mode de fonctionnement, les processus…
    • Car même si globalement toutes les entreprises ont des processus similaires, lorsque l’on rentre dans les détails, chacune à ses spécificités et son historique. Or des choses qui peuvent paraître évidentes pour l’entreprise, peuvent être un véritable casse-tête à mettre en place dans un ERP Industrie.
    • Si l’entreprise n’a pas anticipé cela, soit elle devra changer ses processus pour permettre une utilisation de l’application, soit elle devra faire évoluer le logiciel avec un surcoût parfois important.

 

  • Demander à son prestataire de faire énormément de développements spécifiques.
    • C’est un erreur mortelle… D’une part il faut que le prestataire comprenne bien la demande et que l’outil puisse y répondre sans trop tordre le logiciel… chose qui parfois fini par la création d’une usine à gaz.
    • Ensuite, il y a toutes les évolutions qui deviendront de plus en plus complexe dans le temps du fait des spécificités développées. La plupart du temps, il devient alors quasi impossible de changer de version sauf à tout refaire, ce qui bloque l’entreprise dans sa vieille version personnalisée.

 

  • Ne pas former les équipes sur l’outil et ne pas faire un suivi de la bonne utilisation.
    • Dans le monde l’industrie, comme dans tous les secteurs d’activité, il y a une forte résistance au changement, volontaire ou pas… Il y a donc un effort de communication important à faire, en impliquant les opérationnels dans le choix de l’outil (ex: les faire tester l’outil, leur demander de faire partie du comité de sélection, leur donner la possibilité de tester l’outil…).
    • Mais parfois, ce n’est pas de la mauvaise volonté, mais plutôt une mauvaise compréhension de l’outil et des impacts. En particulier, si les opérateurs ne savent pas les impacts de la saisie des données en production, ils vont juste “nourrir” la machine avec ce que veut la direction… or il peut y avoir des conséquences importantes en gestion.
    • Le contrôleur de gestion et le responsable informatique doivent donc être régulièrement présents pour vérifier que l’outil est bien utilisé en allant dans l’atelier ou dans l’usine voir comment travaillent les ouvriers.
    • Souvent on s’en rend compte lors des inventaires de stocks (mouvements de stock qualification…) ou lors du calcul de rentabilité, ce qui donne une mauvaise réalité du terrain à l’ensemble de la structure.
    • De même, il faut toujours avoir un référent “ERP” dans les équipes de production, et faire une formation continue afin que toutes les nouvelles procédures soient bien toutes appliquées.

 

  • Oublier le futur de l’entreprise et  les fonctions qui seront à terme importantes…
    • Cela peut être un CRM, un outil de vente eCommerce, l’international, la vente directe… Car même si ces fonctions ne sont pas immédiatement disponibles, il est important de poser la question de l’adaptation de l’ERP au futur de l’entreprise.
    • Cependant, pour ne pas vous laisser aveugler par des choses non indispensables, faites une grille d’analyse fonctionnelle, en notant les fonctions “indispensables” et les “nice to have” pour chacune des solutions retenues. Cela vous permettra d’avoir une grille d’analyse impartiale et d’éviter de tomber dans l’émotionnel.

 

En conclusion… l’ERP Industrie, l’indispensable pour changer de braquet

erp industrie

Avec la mondialisation et l’augmentation de la concurrence, une entreprise industrielle doit moderniser ses processus de production afin de gagner en agilité et de mieux maîtriser ses coûts.

Pourtant, de nombreuses entreprises industrielles sont encore au stade “artisanal” dans la gestion de leur activité, mais on constate un vrai changement en cours.

Ce phénomène est certes lié au contraintes économiques, mais c’est aussi le fait des changements générationnels : de nombreux dirigeants vont prendre leurs retraites dans les mois et années à venir, ce qui va entraîner une informatisation massive des entreprises.

Tout d’abord, de la part de ces dirigeants historiques qui vont passer la main et qui doivent mieux valoriser leurs entreprises via une gestion plus rigoureuse grâce à un ERP Industrie, mais également de la part des repreneurs qui doivent se former aux métiers de l’industrie (cf site monbuzz) avant de reprendre une activité (et pour qui l’usage d’un ERP sera plus qu’évident).

 

Le prochain défi pour les entreprises industrielles étant de passer d’une culture “produit” orientée sur la production et le savoir-faire, à une culture “marketing” en y ajoutant du design, de l’émotion, une orientation client… afin de ne plus vendre un produit “brut”, mais une solution à valeur ajoutée afin de ne plus rester en concurrence frontale avec des concurrents low cost qui jouent sur les prix.


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