Nous avons eu le plaisir de tester les applications Cloud de Wimi.pro , et suite à cela nous avons réalisé cet article sur l’impact des applications Cloud dans l’activité des PME
Après avoir séduit les particuliers avec les solutions d’emails en ligne, de partage de fichiers… le Cloud est petit à petit en train de révolutionner les habitudes de travail dans les entreprises…
Malgré les freins à prioris (accessibilité, sécurité…), le Cloud commence peu à peu à séduire les entreprises en raison de la souplesse et de la réactivité apportés par le Web.
Les bénéfices sont nombreux :
– Une utilisation en situation de mobilité (hôtel, chez les clients…) grâce au Web,
– Déploiement ultra rapide, sans installation ni CD à recevoir.
– Pas de maintenance dans le cadre d’applications SaaS
– Investissement financier lissé dans le temps avec un coût d’entrée faible
– Un tarif par utilisateur, qui permet de faire évoluer la solution au gré des besoins (augmenter ou baisser le nombre d’utilisateurs selon l’activité de l’entreprise, la saisonnalité, les embauches…).
– Souvent des offres d’essais sans engagement qui permettent de tester l’outil
– Peu ou pas de besoin en compétences techniques ou de gestion d’une infrastructure informatique.
– Des mises à jour automatiquement disponibles, avec des nouveautés régulières.
– …
Il est intéressant de noter que selon une étude de Markess International, dans 2/3 des cas ces solutions SaaS sont utilisées en remplacement d’applications existantes.
Le but est de donner plus de souplesse et de réactivité à l’entreprise.
Ce n’est donc pas forcément une révolution, mais une manière de faire évoluer les habitudes de travail pour gagner en efficacité, et miser sur le collaboratif.
La question reste alors de savoir par où commencer…
Il faut savoir où ces applications vont être les plus efficaces afin d’apporter immédiatement des bénéfices concrets, mais surtout réfléchir à sa stratégie et vérifier que ces outils seront bien en mesure de répondre aux challenges de l’entreprise.
L’intérêt d’une solution SaaS est de pouvoir tester une application, quitte à la faire évoluer ou la pérenniser une fois que l’intérêt à été validé.
Pour vous aider à choisir, voici les principaux types d’applications Cloud à mettre en place dans votre entreprise.
Sommaire de l'article
1 – Le CRM (relation client)
C’est fini le temps où les applications de CRM étaient longues à installer et à paramétrer…
Désormais les applications CRM sont disponibles sur le Cloud, avec le plus souvent un essai en ligne gratuit et sans engagement.
Ainsi vous pouvez donner à vos commerciaux, à votre marketing et à votre service après vente des outils pour être plus efficaces.
Exemples :
Un commercial peut saisir ses commandes en situation de mobilité, consulter l’historique des échanges avec un contact…
Un technicien SAV peut planifier ses journées, recevoir en direct les interventions à effectuer…
Le service marketing peut accéder à la base des clients et prospects, et cibler ses messages…
2 – Les outils de Gestion de Tâches et du temps.
Le temps est la ressource la plus précieuse dans les entreprises.
Si les activités de production, de comptabilité… ont été optimisées avec des applications cloud, les gains de productivité peuvent être très importants dans les fonctions encore sous informatisées (services, administratif…).
Par exemple, un manager l’utilisera pour prioriser ses tâches et celles de ses équipes afin de se concentrer sur l’essentiel et ce qui va apporter le plus de valeur ajoutée à l’entreprise.
Pour une équipe de prestataires de services, de production… la gestion du temps permet d’organiser de manière efficace les plannings et de ne plus courir après les informations sur les prestations effectuées, et ainsi calculer la rentabilité d’un chantier, d’un projet ou d’un client.
3 – L’email et les agendas partagés.
L’email et l’agenda en ligne ne sont pas nouveau, le progrès c’est qu’ils arrivent enfin dans l’entreprise !
L’intérêt est en priorité pour les populations nomades qui travaillent souvent en dehors de l’entreprise (DG, managers, commerciaux, techniciens…).
Le but est de pouvoir consulter les emails et son agenda à distance pour plus de réactivité (ne plus attendre de rentrer au bureau, ne plus perdre son temps entre deux rendez-vous ou lors des trajets en TGV…).
C’est aussi garder un lien avec l’entreprise, par exemple avec la prise de rendez vous par une collègue, une secrétaire, une cellule de télévente… pour un autre collègue. On oublie ainsi les “Ma collègue n’est pas là, est-ce que vous pouvez rappeler plus tard ? / Je suis désolé mais je ne suis pas courant / C’est ma collègue qui s’occupe de vous…”
4 – Le partage de fichiers et de documents
Le partage de documents c’est bien entendu les services de partages de fichier comme Google Docs ou DropBox, mais c’est surtout la mise en place d’une bibliothèque de documents (fiches produits, fiches techniques, présentations…).
Ces documents seront communs à l’ensemble de l’entreprise, et ainsi d’être certain d’avoir toujours la bonne information, mais aussi de pousser de l’information aux collaborateurs nomades ou à l’ensemble des intervenants (emails d’alertes, flux RSS…).
5 – Les applications Mobiles
Les applications mobiles servent à améliorer l’efficacité des populations nomades ou occasionnellement en déplacement. Tous les métiers de l’entreprise peuvent en bénéficier si l’accès aux données en dehors du bureau est pertinente.
Le plus classique c’est le cas de commerciaux qui peuvent saisir des commandes sur des salons, saisir des formulaires de demandes d’informations…
Il suffit d’analyser l’activité de ses collaborateurs pour trouver des sources de productivité : par exemple les acheteurs pour mieux négocier en rendez vous chez les fournisseurs en ayant les données d’achats sous leurs yeux ou le portefeuille de commande, aux magasiniers pour fluidifier le picking dans l’entrepôt avec une tablette PC…
6 – Les outils bureautiques en ligne.
L’objectif est bien entendu le gain de temps dans l’installation et la maintenance de l’application, mais ces bénéfices ne sont pas les plus importants.
En effet la clé de la productivité se trouve dans :
– Le partage de documents, avec la révision et le travail en commun sur un même document.
– L’intégration des outils bureautique aux autres médias (ex : Google Documents avec ses formulaires Web pour des questionnaires, des demandes d’informations…).
– …
7 – Les applications de Gestion de Projets
L’amélioration des process dans les entreprises passe obligatoirement par une structuration et une automatisation des process.
C’est pour cela qu’il existe des logiciels de gestion de projets : ils permettent de définir des procédures (ex : méthodes de lancement de produits, checklists pour les tâches…), de mettre en place des workflows de validation pour vérifier les procédures, d’automatiser les actions (envois d’emails, informations…).
L’objectif est d’améliorer la qualité et d’éviter de repartir à chaque fois de 0, ou de continuer à travailler de manière non structurée souvent source d’erreur ou de manque d’efficacité.
8 – Les intranets d’entreprise.
La mise en place d’un intranet d’entreprise permet de mieux partager l’information dans l’entreprise, par exemple en partageant les documents, informations… soit dans le cadre d’un Wiki, de blogs, de fichiers partagés…
Ainsi l’information n’est pas enfermée dans des silos (MS Outlook, documents sur un PC…), mais partagée dans toute l’entreprise afin que tout le monde puisse en profiter, même en cas de départ d’une personne stratégique.
Avec le Cloud la mémoire de l’entreprise reste dans l’entreprise et peut être retrouvée en cas de besoin.
9 – Les logiciels métier ou de Gestion Commerciale.
Les applications de gestion sont encore pour l’instant peu disponibles en Cloud, pour des raisons techniques (applications Windows…), mais aussi pour des raisons d’utilisation (l’utilisation en Cloud ne va pas forcément apporter des gains de productivités importants).
En revanche, cela a du sens lorsque cela apporte de l’efficacité : saisie déportée, interface simplifiée via le Web…
En conclusion…
Le Cloud n’est pas une solution miracle, mais c’est un outil qui peut aider à faire la différence grâce aux gains en efficacité et en productivité qu’ils peuvent apporter.
Pour que cela apporte immédiatement un bénéfice concret, il faut simplement réfléchir aux applications pratiques et concrètes dont pourrait bénéficier l’activité de l’entreprise.
Pour en savoir plus sur Wimi, l’application que nous avons testé, rendez vous sur WIMI Pro
Wimi, outil travail collaboratif Cloud from Rémy Bigot on Vimeo.
