Comment booster l’organisation d’un événement ?

Avec la montée en puissance du Web, l’organisation des salons, journées portes ouvertes, événements, soirées, petits déjeuners… s’est grandement simplifiée, mais en même temps il devient plus difficile de faire venir du mon à son événement.

Il est essentiel d’apporter suffisamment de valeur ajoutée et d’intérêt pour inciter les personnes à se déplacer.

Pour cela il faut :

• Soit choisir un sujet à la mode, une nouvelle tendance (intelligence artificielle…)…
• Soit faire venir des intervenants de qualité ou des influenceurs (blogueurs, stars…)
• Soit faire intervenir des clients qui vont témoigner sur un sujet clé
• Soit faire des partenariats (medias, influenceurs, marques non concurrentes…)
• …

Préparer l’événement

0 – Définition du concept et des objectifs

Le concept de l’événement et l’objectif doivent vous permettre de définir pourquoi les gens vont venir à votre événement.

USP + définition de personas + Marché potentiel + techniques de monétisation directes et indirectes (billets, reventes de produits, sponsoring, location de fichiers…).

Répondre aux questions  :

• Quoi,
• Qui,
• Quoi,
• Où,
• Comment,
• Pourquoi,
• Combien,
• Quand

Puis définir les différents produits liés pour augmenter le chiffre d’affaires (billets standards, billets VIP, dîner en 1 to 1…)

1 – Réalisation d’un business plan

Business plan grosses mailles sur Excel

Etude de marché

Présentation du concept aux décideurs

Création d’un nom, d’un logo, d’un concept, d’une mini charte graphique…

2 – Rassembler les fonds initiaux et lister les partenaires / sponsors potentiels

Qui sont les influenceurs potentiels, qui pourrait faire de la publicité…

3 – Définir les tâches et responsabilités de l’équipe

Trouver des volontaires, des partenaires…

Définir un responsable

4 – Etablir un rétro planning avec la date de l’événement

Logistique + plan promo + responsabilités…

5 – Définir un lieu ou préparer un espace de diffusion numérique (Go To Meeting, Webex, Google Hangout…).

6 – Préparer une gestion des risques

Quels pourraient être les problèmes, quels sont les facteurs clés de succès et d’échecs, Et si XXX que pourrions nous faire…

7 – Préparer un plan marketing

Teaser + promotion + recrutement des premiers clients et fournisseurs + …

Organiser un événement

0 – Organisation de l’événement

To do liste centralisée et partagée (Trello, Excel, Google Sheets…)

Vérifier la logistique (assurances, nombre maximum d’invités, sécurité, repas…)

Visiter le lieu ou tester la solution de vidéo conférence

Prévoir la réunion de crise 24h avant, préparer l’arrivée des exposants, préparer les imprévus (prises de courant, panne de projecteur…)…

1 – Réservation en ligne par les participants

– WordPress + bouton Paypal / Xing Events / Evenbrite / Meetup / Evenium / 

2 – Organisation des conférences, de l’espace Exposants, de la remise des prix…

– Excel,  Google Sheet, MindMapping, Doodle…

– Réalisation du site internet événementiel

WordPress + Teaser vidéo + Press Kit + Agenda de la journée + intervenants + témoignages clients + pourquoi venir + listes des premiers inscrits + Blog + Tubmlr + …

Création d’un compte Twitter, Facebook… officiel + Hashtag

Création d’une App Mobile pour l’événement (ex: https://guidebook.com/)

– Organisation des interventations

Recrutement des speakers via email, par téléphone…

Mise en place d’un espace de partage de documents (Google Drive, Dropbox…)

Gestion de la sécurité, de l’assurance, du parcours client, de la restauration…

– Anticipation de l’accueil des participants

Sac avec “Kit Participants”, documentations, flêchage des lieux…

– Centralisation des documents

Réalisation d’une charte graphique commune et d’une charte de diffusion

Mise en place d’une espace sur DropBox ou Google Drive

– Impression des outils marketing (PLV, flyers, plannings, badges…)

Parmi les outils on peut noter : un logo, une charte graphique, un jingle pour les vidéos, un Tshirt officiel pour les organisateurs, les badges, l’espace conférence de presse & exposants, les kakémonos, les affiches, les panneaux d’affichage, la PPT de présentation, le Press Kit, le Media kit, les bracelets d’invités, les tours de cous, le site dédié, les illustrations pour les media sociaux, les sacs de transport des documentations, les carte postales, les cartes de visite…

– Louer du matériel

Micro, enceinte, vidéo projecteur, mobilier…

Faire la promotion de son événement

 – Envoi d’un “save the date” aux intervenants, participants, influenceurs, journalistes…

– Préparer du contenu de marqué lié à l’événement pour générer de la notoriété

Etude de marché, infographie, livre blanc, guest posting, interviews…

– Contacter ses influenceurs  (blogueurs…), et mettre en place un programme d’affiliation.

– Inviter des speakers influents, et programmer un programme alléchant.

Préparation d’un agenda temporaire, mise en ligne du site web…

– Créer une liste de prospects et de participants, et préparer des messages

Via des systèmes d’emailing comme Aweber, Mailchimp, SG Autorépondeur

Animer son événement

0 – Relancer les participants et intervenant 1 semaines + 24h avant

Par email, SMS…

1 – Diffuser de la vidéo en direct (Live Stream, Bambuser, Google Hangout…)

2 – Faire un TweetWall avec un vidéo projecteur (ex: http://www.tweetwally.com/)

3 – Animer, réagir sur les media Sociaux (Sprout Social, Hootsuite, PollDaddy…)

4 – Créer du contenu supplémentaire (prendre des photos, faire des vidéos, interviewer les participants…)

5 – Diffuser du contenu via les comptes Twitter / Facebook des spearkers, organisateurs, influenceurs… (Social Dynamite, SociallyMap…)

6 – Créer un espace blogueur, journalistes, espace interview video…

Codes Wifi, espace à part calme, chargeur matériel, matériel vidéo…

Valoriser via les actions post-événement

0 – Faire une mini soirée avec les tous organisateurs après l’événement

Envoyer un email aux participants, animateurs…

1 – Faire un ROI de l’événement via une réunion débrief

Analyse financière + analyse des tops / flops

Faire un communiqué de presse

2 – Réutiliser le contenu

Slideshare, Youtube, SoundCloud, Blog, Intagram, Pinterest, Scoop it, Vimeo, Flickr…

3 – Monétiser le contenu créé

Louer la liste, vendre les conférences, créer un produit numérique ou physique, créer un espace VIP avec des contenus premium…

Créer un contenu gratuit pour générer des prospects (livre blanc, vidéo, étude de marché…)

4 – Remercier les participants

Email, Tweets, cadeaux bonus… aux participants

Relais via les influenceurs et participants

Communiqué de presse + Vidéo bilan (youtube, animoto….)

5 – Faire une analyse de satisfaction

Google Docs, Survey Monkey…

Comment gagner de l’argent lors d’un événement ?

Pour monétiser un événement il y a plusieurs moyens :

– Sponsoring de l’événement : un fournisseur est sponsor de l’événement, avec son logo sur le dépliant, une vidéo lors des présentations, une prise de parole lors des conférences, des flyers distribués lors de l’événement

– L’envoi d’emails / publicité dans la newsletter des inscrits

– La location de la base de données des participants

– La locations de stand pour présenter les produits

– L’affichage de publicités dans l’événement

– La prise de parole lors d’un atelier, d’une conférence…

– La présence dans un sac remis aux participants

– …

Et pour vous, que faudrait il ajouter ?