Comment télétravailler efficacement, et redonner sur sens lors du retour au bureau ? Voici 25 conseils pour télétravailler efficacement et travailler au bureau avec plaisir !
Depuis quelques années, le télétravail est devenu la norme, avec environ un tiers des Français qui y recourent.
En 2024, ce sont 38% des Français qui télétravaillent, sachant que 75% des cadres ont déjà télétravaillé, mais seulement 17% des employés et 4% des ouvriers.
Le télétravail serait-il alors les conditions de travail idéales en tant que salarié ?
La réponse semble être non car seulement 4% des travailleurs sont des télétravailleurs à temps plein.
Le télétravail est surtout répandu dans les grandes entreprises (62% des salariés), et dans une moindre mesure dans les PME (38%).
La norme étant de plutôt de deux jours de télétravail par semaine et un peu plus de trois jours au bureau.
Dans ce dossier, nous allons voir 25 conseils pour télétravailler efficacement, mixer présentiel et télétravail, et surtout retourner avec plaisir au bureau en lui donnant plus de sens.
Sommaire de l'article
1 – Rajoutez du relationnel dans les équipes en télétravail et au bureau.
L’un des problèmes majeurs du télétravail, c’est le manque d’échanges informels.
Les échanges à distance sont moins riches et désagrègent les liens entre les collègues moins proches, en particulier tout ce qui se joue lors des discussions au café, via des échanges informels lors du déjeuner…
Toutes ces petites discussions créent du lien avec les équipes et permettent de créer un esprit d’équipe, d’aborder des sujets plus spontanément…
Il est donc nécessaire de recréer ces conditions à distance, mais aussi de redonner plus de sens au travail au bureau.
De plus, certains moments clés nécessitent du face-à-face, que cela soit pour un brainstorming, un kick off, un lancement de produit, un point d’équipe, une annonce importante…
Pour ce genre d’événement, il est préférable pour les équipes de se retrouver au bureau, mais vous pouvez aussi événementialiser la réunion et réserver une salle de réunion externe pour l’occasion.
La location d’une salle sympa dans un espace de coworking, dans des bureaux originaux… permet de sortir de la routine, et de marquer les esprits, et de créer un “moment de vérité”.
Voici un exemple d’une location de salle design qui va sortir de l’ordinaire
L’intérêt est de sortir du cadre traditionnel, et pousser les équipes à réfléchir, à interagir ensemble, à faire de la co-création / design thinking…
Au-delà de la salle, pour créer un vrai souvenir, n’oubliez pas d’utiliser les 4 piliers pour créer un “moment” décrits dans le livre “Ces moments qui comptent” écrit par les Frères Heath (voir ce résumé https://www.conseilsmarketing.com/fidelisation/decouvrez-la-methode-pour-creer-un-effet-wow-grace-au-livre-ces-moments-qui-comptent-des-freres-heath/ )
En particulier, vous devez intégrer les éléments suivants :
- Elévation : faire sortir vos collaborateurs du quotidien…
- Insight : partager une information importante sur la stratégie de l’entreprise, un projet clé…
- Fierté : féliciter les équipes, faire un bilan des succès de l’année, offrir des petits cadeaux ou des récompenses pour le travail effectué…
- Connexion : monter un groupe de travail, faire un team building, introduire de la gamification, inviter les personnes dans un groupe WhatsApp…
C’est aussi une bonne occasion pour prendre quelques photos, offrir des goodies… afin d’avoir un souvenir concret de la réunion.
Il est d’autant plus important de louer une salle que les réunions à distance ne permettent pas à tous de discuter ou de prendre la parole dans de bonnes conditions (sans parler des problèmes de son), ce qui peut être frustrant pour certains participants qui n’osent pas parler, qui n’ont pas une bonne connexion.
Sans compter que 80% de la communication est non verbale… ce qui veut montre l’importance d’être en contact direct avec ses collègues.
Au-delà des moments qu’il faut créer lors d’événements particuliers, il est important de maintenir de bonnes relations entre les différentes équipes, et les membres en télétravail.
Pour créer du lien et garder cet esprit d’équipe en télétravail, voici quelques bonnes pratiques :
- N’appelez pas directement vos collègues, mais posez d’abord une question afin de savoir s’ils sont disponibles, et uniquement ensuite, proposez une visio ou un appel. Lors de la visio, mettez toujours la caméra au début afin d’avoir un échange d’humain à humain. Avant de parler business, demandez toujours “Comment ça va ?”, et si c’est une personne que vous ne voyez pas régulièrement, rajoutez “Cela me fait plaisir de discuter avec toi, cela faisait un moment qu’on ne s’était pas parlé ensemble !”.
- Fêtez les anniversaires, même virtuellement, pour cela, utilisez les alertes Linkedin sur les anniversaires (via cette URL https://www.linkedin.com/celebrations/birthdays/). Une petite attention personnelle comme un petit message sur Teams permet de faire la différence. Si la personne est au bureau, vous pouvez emporter des croissants, ou mieux un gâteau maison.
- Demandez toujours aux personnes s’ils sont disponibles avant de caler une réunion dans un agenda. Un petit message, une conversation de 2 minutes… permettent de donner du contexte, et d’expliquer le pourquoi.
- Co-organisez les réunions de service physiques et virtuelles (ou hybrides) au lieu de prendre la parole en tant que manager. Vous pouvez demander à une personne à tour de rôle de parler d’un sujet, d’un événement… Cela permet d’éviter la passivité lors des réunions. Vous pouvez ainsi déterminer des sujets et faire tourner les intervenants.
- Dites “Merci” à vos équipes en privé et en public, que cela soit face à face ou à distance. Les félicitations permettent de booster le moral des équipes. Vérifiez que vous avez dit “Merci” au moins 1 fois dans la journée à vos équipes.
- Organisez des points 1 to 1 avec chaque membre de l’équipe, en dehors du suivi des projets professionnels ou des dossiers. Le but est d’aborder la partie personnelle, tenue du poste…. En effet, selon une étude de Gallup en 2015, 50% des salariés quittent une entreprise non pas à cause du poste, du salaire… mais simplement à cause des relations avec leur manager. Lors de cet entretien, vous devez échanger sur ce que la personne ressent à son poste. Par exemple : “Qu’est qui te plait ou pas actuellement dans ton poste ?”, “Est-ce que tu as des choses que tu voudrais tester ?”, “Comment je pourrais mieux t’aider à faire ton travail ?”, … Vous pouvez aussi proposer une question sur votre management, par exemple “Quelles seraient les 2 choses que je devrais faire pour être un meilleur manager avec toi ?”.
- Définissez des “déjeuners d’équipes” 1 à 2 fois par semaine lors du retour au travail afin de permettre aux personnes de se parler de manière informelle. Ce ne sont pas des déjeuners de boulot (qui sont du temps de travail), mais plus un moment où être tous ensemble et créer du lien. Le but de passer du temps en équipe pour créer un esprit de corps. De même, incitez vos collègues à déjeuner avec des personnes d’autres services afin de créer des liens interpersonnels.
- Utilisez des logiciels de gestion de projet pour mieux partager l’information pour les personnes qui sont à distance ou qui se croisent peu souvent au bureau ou dans l’espace de coworking, et pour que tout le monde soit au courant du suivi des dossiers (voir cette liste des 17 meilleurs logiciels de gestion de projet https://www.conseilsmarketing.com/growth-hacking/outils-de-gestion-de-projet-les-16-meilleurs-logiciels-de-gestion-de-projet/).
- Créez des moments de partage lorsque vous êtes au bureau, par exemple en apportant des crêpes lors de la chandeleur, en ramenant des spécialités d’une région suite à un déplacement… Tout cela permet de valoriser le fait d’être dans les locaux de l’entreprise.
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2 – Séparez vie pro et perso en télétravail.
Un des problèmes majeurs du télétravail versus le bureau ou la location de bureau, c’est la porosité entre la sphère personnelle et professionnelle.
En effet, à rester à la maison, on a tendance à mélanger les deux… et dans les deux sens :
- Soit être trop efficace et ne pas s’accorder de temps libre (ex: travailler non-stop sans les discussions entre collègues, les pauses-café…).
- Soit être pas assez efficace que cela via les distractions de la maison (ménage, les enfants qui rentrent de l’école…) ou manque de cadrage d’une activité à la maison (se laisser distraire par la TV, chercher un colis le midi…).
D’où l’importance de bien séparer les deux, et si nécessaire en retournant de temps en temps dans les locaux de l’entreprise, ou dans un espace de co-working s’il n’y a pas de locaux.
Voici quelques conseils pour bien séparer la vie pro / perso :
- Créez-vous un espace de travail dans votre logement, si possible un bureau ou un espace au calme (ex: la chambre des enfants en journée, en mettant un paravent dans salon…). Habillez-vous comme si vous alliez au bureau, et ne restez pas en pyjamas (l’apparence est important, c’est comme le costume de super-héros). Evitez de travailler depuis le canapé, sur une chaise de cuisine… car vous allez finir par vous casser le dos. Investissez dans une bonne chaise, un grand écran, un micro-casque… pour de bonnes conditions de travail.
- Faites une to do liste des actions à faire dans la journée, avec 1 action à faire en priorité et qui “prouvera” que votre journée est réussie (et commencez la journée par cette action). Lorsque vous réalisez cette action clé, accordez-vous une petite récompense (une petite marche dehors, une pause Youtube…). Calez vos réunions, appels… lors de moments où vous êtes moins productif. En revanche, pour éviter de perdre trop de temps en pause, mettez une alarme sur votre smartphone. Cette alarme peut également vous servir à ne pas oublier une réunion importante (ce qui arrive souvent lorsque l’on est concentré sur une action).
- Osez faire une petite sieste de 30 à 45 minutes le midi pour recharger les batteries pour le reste de l’après-midi. Mieux vaut dormir 45 minutes le midi que d’être fatigué toute l’après -midi. Et toutes les heures, levez-vous pour faire quelques pas afin de ne pas rester assis toute la journée.
- Demandez à vos équipes de désactiver les notifications pour chaque email reçu pour ne pas être dérangé en permanence, ou de céder à la tentation de lire un email plutôt que de finir un travail. Vous pouvez même désactiver totalement la messagerie interne et vous mettre dans une salle de réunion afin d’avancer sur un dossier sans être dérangé. Une autre astuces consiste à mettre son micro-casque à son bureau, la plupart du temps vos collègues hésiteront à vous déranger en pensant que vous êtes en réunion.
- Définissez des heures de connexion et de déconnexion en télétravail (ex: connexion entre 9h et 9h30 pour tout le monde, et plus de messages après 18h30). De même, utilisez la fonction d’envoi différé des emails pour les emails rédigés après 19h afin qu’ils ne partent qu’à partir de 8h le lendemain.
- Evitez de solliciter vos équipes, collègues… toutes les 15 minutes pour des petites questions. Sans vous en rendre compte, vous dérangez une personne pendant qu’elle est en train de travailler sur un dossier. Pour certaines demandes, préférez un email qui est traité en asynchrone.
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3 – Favorisez la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance.
A force de télétravailler dans son coin, la culture d’entreprise, le sentiment d’appartenance, les valeurs… finissent par se diluer et s’éloigner du quotidien des salariés.
En effet, la culture d’entreprise est composée des valeurs personnelles et celles de l’entreprise.
Or si vous n’êtes plus en contact régulier avec l’entreprise, ce sont vos valeurs personnelles qui vont prendre le dessus.
Voici quelques conseils pour faire en sorte que la culture d’entreprise perdure :
- Offrez des goodies que les personnes peuvent utiliser chez eux (ex: pot à crayon, tapis de souris…) avec les valeurs de l’entreprise.
- Accrochez aux murs des locaux de l’entreprise les valeurs, les messages clés, des citations… pour que ces informations soient bien visibles lors des retours au bureau.
- Publiez dans un canal teams des anecdotes, de belles histoires… qui symbolisent les actions de chacun qui matérialise la culture d’entreprise.
- Organisez un challenge trimestriel et semestriel avec les objectifs annuels, mais aussi des objectifs d’équipe (ex: recruter X prospects lors des prochains événements…). Vous pouvez offrir en récompense un déjeuner offert par l’entreprise (ce qui évite de demander un budget team building).
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En conclusion, télétravail et bureau, un duo incontournable !
Le télétravail est certes entré dans les moeurs, et ne pas le proposer peut être clairement une raison de ne pas rejoindre une entreprise… voire de la quitter !
Parmi les cadres, 24% seraient tout à fait réticents à rejoindre une entreprise qui ne propose pas de télétravail.
Côté entreprise, ce besoin est encore mal perçu, car seules 18% des entreprises sont d’accord sur ce fait.
Toujours selon l’APEC 27% des cadres essaient de négocier des jours de télétravail lors du recrutement.
N’oubliez pas de prendre le pouls de vos collaborateurs, en télétravail et au bureau, via une enquête “pulse” pour jauger le moral des troupes, en particulier leur confiance dans la stratégie de l’entreprise, les points bloquants, leurs interrogations…
Voici un exemple avec une enquête pulse réalisée par la solution de feedback management Eloquant :
Si le retour au bureau est difficile pour certains, rappelez l’importance de se voir “en vrai”, et lors du retour au bureau, faites en sorte que cela soit vraiment utile : organisation de réunion, points individuels, déjeuners informels…
Et si nécessaire, n’hésitez pas à faire de la location d’espaces de coworking pour réunir ponctuellement les équipes.
Au niveau écologique, le télétravail n’empêche pas de faire attention à l’environnement :
- Chauffer de manière raisonnable (19°) et si nécessaire se couvrir avec un pull ou une veste polaire, ainsi que des chaussettes chaudes et des chaussons.
- Aérer les pièces 10 minutes le matin pour enlever l’humidité de l’air et ainsi améliorer la perception de chaleur.
- Limiter la consommation électrique via une rallonge électrique à éteindre avec un bouton plutôt que de mettre les appareils en veille.
- Alléger la consommation de bande passante (pas de pièce jointe mais un stockage temporaire sur un drive ou sur disque dur), la connexion filaire au lieu de la 5G, supprimer les fichiers inutiles…
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