Comment faire des réunions efficaces ?

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Les réunions sont souvent considérées comme une perte de temps…

Pourtant, lorsqu’elles sont bien utilisées, elles peuvent être un outil très efficace pour faire avancer ses projets.

En effet, les emails, les conversations… ne remplaceront jamais une réunion physique où l’on peut prendre le temps d’expliquer les choses, de rentrer dans les détails, de communiquer sur un projet important…

4 étapes à respecter pour faire (enfin) des réunions efficaces et productives !

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Réussir une réunion de travail, une réunion d’équipe… ce n’est pas si compliqué, il suffit de bien la préparer pour faire perdre un minimum de temps à tous.

Etape 1 : Ne faites une réunion que si vous ne pouvez pas faire autrement !

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Si vous pensez qu’un email, que l’appel de quelques personnes clés, qu’une vidéo… suffisent, alors ne faites pas de  réunion.

Réservez les réunions à des communications et des projets importants qui nécessitent que tout le monde soit au même niveau d’information.

Etape 2 : Envoyez vos demandes de réunion au moins 10 jours en avance !

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Si possible, envoyez un ordre du jour, avec si possible un document de travail.

Idéalement, votre ordre du jour doit comprendre :

  • Les sujets à aborder, en énonçant clairement l’ordre du jour
  • La durée accordée à chacun des sujets (avec un déroulé macro)
  • Les décisions à prendre à la fin de la réunion
  • Les documents de référence, si possible un lien vers un document partagé sur google drive, One Drive, Dropbox… afin de pouvoir modifier le document en temps réel.

Avec un peu d’expérience, on arrive très vite à estimer le temps de ses réunions, au départ le plus simple est de minuter les différentes interventions (ex: 5 minutes d’intro, 15 minutes pour la présentation…). Ainsi vous verrez si votre timing est réaliste.

Si vous ne pouvez pas donner le jour même le contenu de la réunion, alors précisez le contenu de la réunion avec les principaux objectifs, et dès que les documents de travail sont prêts, renvoyez une mise à jour de la réunion à tous les participants.

Dans le contenu de l’invitation :

– Indiquez quelle est la décision qui doit être prise au cours de la réunion (ou quel est l’objectif). Un bon réflexe est de mettre un but et un objectif clairement définis à votre réunion.

– Rappelez aux participants de préparer leur réunion

Si nécessaire, faites une relance par email 72h avant pour vous rappeler aux bons souvenirs de vos collègues, avec comme prétexte une actualisation de vos documents.

Il est CRUCIAL que les personnes qui participent à la réunion aient au moins réfléchis à quelques idées, propositions… avant de venir.

Il n’y a rien de pire que des personnes qui viennent à la réunion et qui commencent à prendre connaissance du sujet.

Vous n’êtes pas obligés de relancer toutes les personnes qui participent, mais au moins celles qui ont une importance clé dans la réunion. Pour cela vous pouvez les appeler au téléphone, aller à leurs bureaux… 2 ou 3 jours avant pour évoquer le sujet et ainsi anticiper la réunion.

– Indiquez qui doit intervenir et dans quel ordre, et sur quels sujets.

C’est une des clés pour faire avancer une réunion.

Si vous avec un document de travail (ex: note de lancement, document projet…) , une astuce est de faire intervenir les participants sur leurs parties (cela les oblige à préparer la réunion et se poser les questions AVANT de venir).

– Rajoutez à la fin “Si vous avez d’autres points à évoquer, ou des questions/suggestions, merci de me les envoyer dès maintenant par email” / si vous pensez que d’autres personnes doivent être invité, transférez-leur l’invitation.

Cela permet d’éviter d’avoir des remarques sur les sujets à évoquer.

Etape 3 : Commencez vos réunions à l’heure !

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Attendez 2 à 3 minutes après le début théorique et commencez votre réunion sans attendre les retardataires.

Si vous prenez l’habitude d’attendre que tout le monde arrive, ceux qui sont en avance vont s’ennuyer, et ceux qui sont en retard feront de même la prochaine fois.

Donc commencez par les sujets simples ou l’introduction, cela fera venir les autres !

Bien entendu, si c’est une réunion importante, prenez avec vous la liste des participants (et N° de téléphone) pour les appeler en réunion (ou en utilisant Teams, Zoom, Chatter…).

L’autre astuce consiste à mettre à jour la réunion (ex: changer l’agenda, ajouter un document…) afin de faire un rappel.

Si c’est une réunion par internet, lancez le Web Séminaire 10 minutes avant, car il y a toujours des problèmes de connexion…

Préférez aussi des services de conférence audio (et non pas la voix sur IP venant de l’ordinateur).

Enfin, terminez vos réunions à l’heure: pour certains, il n’y a rien de plus terrible que de passer plus de temps que prévu…

Si nécessaire, faites juste après des mini-réunions avec une partie des participants sur des points précis qui n’intéressent pas tout le monde.

Au début de la réunion, remerciez les participants d’être venus, rappelez le pourquoi de la réunion, le sommaire, les décisions à prendre, qui prendra les notes… afin que tout le monde soit en phase avec le mode de fonctionnement.

A noter : n’oubliez pas de dire qu’une réunion est là pour trouver des solutions, pas pour discuter des problèmes…

Etape 4 : Publiez le compte rendu dans les 72h après… ou mieux prenez des notes en live.

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Ce compte rendu doit récapituler ce qui a été décidé (avec en doc joint les documents de travail), les actions à réaliser par chacun avec des dates de réalisation.

Il doit être très court, et surtout mentionner ce qui doit être fait (paragraphe “Pour action” avec le nom des responsables et le planning pour rendre les informations).

Si nécessaire, vous pouvez tenir à jour un document de gestion de projet (voir cet article sur la gestion de projets).

S’il y a des remarques ou des bémols, les mentionner avec le nom de la personne afin que ses questions soient bien notées et prises en compte.

Si votre compte rendu est long, faites un résumé au début qui reprend les grandes lignes uniquement, ou utilisez un compte rendu incrémental s’il s’agit d’une réunion projet.

Idéalement il faut :

  • 1 personne qui prend les notes (et qui sait taper vite à l’ordinateur)
  • 1 personne qui anime la réunion

Si vous avez peur de manquer des choses, si c’est une réunion importante… enregistrez la réunion, soit via le service de web conférence (ex: join.me, Zoom.us, Webex, Go to meeting…) ou via un outil d’enregistrement d’écran (camtasia…). Au pire vous pouvez utiliser l’enregistreur vocal de votre smartphone.

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Personnellement, je note directement dans le Powerpoint mes notes en live, et je partage mon écran. Cela permet aux personnes de suivre la prise de notes et surtout de valider le contenu.

Parfois, je lis à voix haute le résumé et les actions, afin d’obtenir l’accord des participants.

Comment animer et réussir ses réunions de service ?

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Lorsque l’on est manager, un des problèmes est d’animer les réunions de service.

Elles sont parfois subies, et considérées comme une perte de temps par l’équipe, les collaborateurs étant souvent passifs, voire occupés à lire leurs emails ou à regarder leur smartphone.

Pour éviter cela voici quelques conseils simples pour réussir vos réunion d’équipes :

  • Demandez à 1 personne de faire une intervention (voir même d’animer) la réunion.
  • Faites un point 1 fois par trimestre sur les réunions, avec des retours sur le format, le contenu, la durée, les jours… Vous pouvez aussi leur demander de noter les réunions et ce qu’il faudrait améliorer (même si souvent il n’y a pas de vraies propositions).
  • Demandez aux participants leur météo business actuelle, soit en utilisant 1 mot qui décrit leur situation, soit avec une note de 1 à 10, soit avec une couleur. Cela permet aux personnes de d’exprimer leurs sentiments.
  • Mettez un peu de fun au début de la réunion, par exemple en parlant d’un événement original dans votre activité, un truc qui à surpris, une initiative intéressante, un verbatim client d’une enquête de satisfaction, un goodies distribué, une capture écran d’un email reçu… Bref, un petit moment original qui change à chaque fois.
  • Réalisez un support de réunion partagé sur Google Drive, One Drive, Google Slides… afin que tous puissent participer à la création.
  • Faites participer à tour de rôle une personne d’autres équipes pour intervenir sur un sujet donné, échanger sur les interactions… afin de nouer du lien

Enfin, il est essentiel de tenir à jour une “to do list” avec les actions prioritaires, l’avancement des projets.

Par exemple, vous pouvez utiliser un outil gratuit comme Trello.com :

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L’avantage de Trello, c’est que c’est très visuel, et les personnes de l’équipe peuvent partager leurs priorités, leur tâches à effectuer… que cela soit de manière collective ou individuelle.

Si votre équipe est un peu plus importante, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet (voir ce dossier spécial sur la gestion de projets), comme par exemple Monday.com (essai gratuit sur ce lien) :

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7 conseils pour réussir une réunion

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– Organisez des mini-réunions avant la réunion pour anticiper un maximum de difficultés (la réunion ne doit pas être un débat où tout est remis en cause).

Par exemple 1 semaine avant la réunion, organisez des mini-points pour désamorcer les bombes, obtenir les points de vue, lancer des actions…

– Evitez les réunions le vendredi après-midi (départs en weekend) et le mercredi (jour des enfants), ainsi que les réunions vers 17h.

Préférez des réunions à 11 H afin d’être sûr qu’à 12h30 la faim fera avancer le meeting…

De même, évitez les réunions plutôt le matin (ex: à 8h alors que tout le monde arrive à 9h), sauf si vous pouvez l’éviter. En effet il n’y a rien de pire que de demander aux gens de venir plus tôt, pour finalement se rendre compte qu’une ou deux personnes stratégiques sont en retard !

Si vous ne pouvez pas faire autrement, proposez un déjeuner de travail, mais offrez le sandwich afin de faire passer la pilule.

– Si vous n’êtes pas à l’aise, préparez votre intervention avec bien entendu une répétition

Vous pouvez aussi réduire les facteurs de stress potentiels : faites les photocopies au moins 1h avant la réunion (pour éviter les pannes de photocopieuses, l’imprimante en panne d’encre…), préparez le matériel 1h avant aussi (la mise en page des powerpoints varie selon le PC et les polices installées, la liaison PC-video se fait parfois de manière différente…), vérifiez que le nombre de chaises est suffisant, que la salle est bien réservée, qu’il y a bien un rappel dans votre réunion Outlook…

– Gérez avec humour les perturbateurs: un long silence pour les personnes qui discutent pendant vos réunions, demandez aux personnes qui discutent entre elles de faire profiter tout le monde de leur discussion, faites parler les timides, faites revenir à l’ordre les personnes qui s’écartent du sujet…

– Si nécessaire, ne tentez pas de régler 100% des problèmes lors de la réunion avec une décision sur un coup de tête: pour les questions importantes, laissez-vous le temps de la réflexion.

– Si c’est une réunion importante, préparez des petits gâteaux, un café… afin de commencer la réunion en mettant à l’aise les participants.

– Mettez un peu d’originalité dans vos réunions avec l’un de ces 4 ingrédients : demander aux personnes de rappeler une success story, demander la “météo” du jour, noter sur un post-it une qualité d’une personne et la carte postale d’engagement.

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Pour finir un peu d’humour sur les réunions de travail…

Les différents types d’intervenants dans une réunion :

Les visio-conférences dans la vraie vie

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Décuplez la puissance vos textes et argumentaires en éliminant les mots faibles... chaque mot à un sens !

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