Vous voulez un beau modèle de signature d’email pour donner une image valorisant de votre entreprise ? Voici les 23 logiciels qui vont vous permettre de créer une signature d’email professionnelle simplement (avec des outils gratuits et payants), ainsi que des modèles de signatures d’email clés en main pour vous inspirer.
De mon côté, pour ConseilsMarketing.com, j’ai réalisé un modèle “clés en main” à partir d’un code HTML.
Cependant, la mise en place cette signature n’a pas été simple (compatibilité entre les boites email…), et cela m’a pris plusieurs heures.
C’est pourquoi je recommande d’utiliser des outils clés en main de création de signature d’email si vous avez quelques dizaines de salariés, et uniquement de faire appel à un graphiste si vous avez plus de 100 salariés.
Sommaire de l'article
Pourquoi créer une signature d’email personnalisée ?
Dans un monde de plus en plus virtuel et numérique, si la carte de visite reste importante pour des rendez-vous physiques (voir cet article), elle perd de son importance.
Dès lors, la signature d’email devient un moyen de communiquer, de se différencier et de valoriser son image.
C’est pourquoi, il devient essentiel d’avoir une signature d’email qui va donner confiance à vos prospects et clients, voire qui puisse vous aider à générer du trafic ou à promouvoir vos événements.
Ainsi votre signature d’email peut devenir un vrai média et pas seulement un moyen de faire une bonne impression à vos destinataires.
En effet, une personne qui ne vous aura pas en face de vous, verra votre texte (et les éventuelles fautes), et donc la signature de votre email devra “transpirer” votre image de marque.
De plus, dans le contexte post crise du COVID, la signature d’email doit faire partie des outils marketing utilisés pour promouvoir la notoriété d’une marque car vous continuez d’envoyer des dizaines d’emails tous les jours.
Dans cet article, vous allez justement découvrir comment réussir une signature email digne de ce nom pour attirer l’attention de vos contacts et faire une première bonne impression numérique.
Vous allez découvrir la liste des outils en ligne qui servent à concevoir une signature d’email en quelques étapes seulement à partir de modèles de signature mail, avec des exemples de signature email.
Les conseils pour réussir une belle signature d’emails
Avant de vous lancer dans la création de votre signature d’email, vous devez déjà réfléchir à son contenu et son apparence.
Voici donc si dessous les conseils essentiels pour réussir une belle signature d’email, et des exemples de signature mail.
1 – Ajoutez votre photo pour humaniser votre email.
Il est important d’humaniser votre mail en mettant la photo de vous, avec un focus sur votre visage.
Ce sera plus facile pour les personnes qui vont recevoir vos mails de vous reconnaitre en quelques secondes et de faire passer de l’émotion.
Idéalement, il faut que l’on puisse voir vos yeux dans le photo de votre signature d’email, car le regard fait passer énormément d’émotions.
La photo doit donner une bonne impression de vous, surtout si vous êtes souvent en contact avec de nouvelles personnes chaque jour (et non pas avec des échanges avec les mêmes personnes).
Pour cela, faites en sorte d’utiliser une photo soit professionnelle, si nécessaire faites appel à un photographe (pour choisir une belle photo, vous pouvez reprendre les conseils de cet article sur les photos de profil Linkedin).
Voici quelques conseils pour la photo de votre signature email :
- Pas de selfie puisque la qualité de l’image n’est pas très bonne et cela ne fait vraiment pas professionnel
- Ne pas utiliser des photos qui ont été découpées depuis une photo de groupe, un mariage, une photo de couple… par exemple
- Utilisez un arrière-plan qui n’est pas trop chargé mais de couleur unie, claire comme le blanc ou beige (ou alors un fond flou derrière). Pour avoir un fond arrière qui ne soit pas trop “net”, ne vous mettez pas contre un mur car on voit trop les détails du mur.
- Mettez des vêtements qui donne un look professionnel (sans forcément être en costume si cela ne vous ressemble pas). Evitez les vêtements à rayure, à motif.. ainsi que les tenues de sport ne sont pas conseillées (sauf si vous êtes professeur de sport).
- Montrez que vous êtes accessible en regardant la caméra de face avec un regard sincère.
- Prenez une photo qui va du dessus de votre tête jusqu’à la partie supérieure de votre épaule.
- …
A noter : vous pouvez avoir 2 signatures d’email, l’une “complète” avec votre photo, la publicité… et une seconde pour les échanges internes, les échanges avec les clients de longue date. En effet, si vous avez une signature d’email très longue, cela va rallonger la longueur des emails. En revanche, votre signature d’email doit respecter la charte graphique de l’entreprise.
2 – Indiquez uniquement les informations nécessaires dans votre signature d’email
Une signature d’email soit être concise, il faut bannir les informations inutiles et ne pas dépasser les 3 ou 4 lignes.
Dans l’exemple plus haut, vous pouvez voir les comptes Twitter, Facebook, Linkedin… alors que ces liens ne sont quasiment jamais cliqués…
Cela fait certes “moderne”, mais cela ne sert à rien…
Voici les informations de base que doit contenir une signature :
- Vos nom et prénom
- Votre métier ou poste
- Votre numéro de téléphone.
- Votre email
Lorsque vous allez citer votre poste, vous allez utiliser un terme assez neutre, en particulier si vous êtes commercial et que vous écrivez des emails de prospection.
En effet, lorsqu’un prospect reçoit un email d’un commercial, il est certain de ses objectifs…
En revanche, si on change “commercial” par “Chargé de projet dans tel secteur” ou “responsable du secteur XXX”, cela permet de mieux “masquer” vos intentions commerciales.
3 – Ajoutez un bandeau de pub pour vos actualités comme un webinaire, un livre blanc, une étude…
Il est essentiel de profiter de sa signature d’email pour faire votre publicité et communiquer sur vos actions (salon, événements…).
Vous devez donc intégrer un appel à l’action dans votre signature d’email pour répondre à vos objectifs commerciaux et marketing du moment.
Il est toutefois important de préciser qu’il ne s’agit pas d’un argumentaire de vente mais plutôt d’un post-scriptum… la publicité ne doit pas prendre top de place et d’intégrer harmonieusement dans votre design de signature d’email.
4 – Indiquez votre numéro de tél mobile et plus le fixe
Le téléphone fixe n’est quasiment plus plus utilisé de nos jours dans des contextes de mobilité, de télétravail, de joignabilité maximale… c’est pourquoi il faut simplifier les moyens de vous joindre et ne laisser que votre mobile.
Pour les personnes qui travaillent à l’international, il ne faut pas oublier de mettre le préfixe téléphonique afin de pouvoir recevoir des appels depuis l’étranger
Exemple en France, il faut ajouter le + 33 (0) dans votre numéro de téléphone.
5 – Vérifiez que votre signature est responsive
Le réflexe de la plupart des destinataires, c’est de consulter ses emails d’abord sur mobile (afin de les trier), puis de consulter une fois de retour au bureau (ou de retour après un déplacement).
Il faut donc que votre signature d’email personnalisée soit consultable depuis un smartphone.
Assurez-vous que votre signature s’adapte à n’importe quel appareil, que ce soit sur les appareils mobiles ou sur les ordinateurs.
De même, votre design de signature d’email doit être d’une taille raisonnable.
Voici les dimensions à respecter pour que les logos et les photos de la signature s’affichent bien sur tous les différents types d’appareils et pour ne pas alourdir l’envoi de vos messages électroniques :
- Largeur comprise entre 320 et 600 px
- Hauteur comprise entre 90 et 150 px
Au-delà, vous allez prendre trop d’espace dans les emails que vous allez envoyer.
6 – Vérifiez les performances de vos mailings avec un code de suivi
Une signature d’email peut vous aider à générer des ventes, à inscrire des personnes à un webinaire, à télécharger un livre blanc…
Pour connaitre le taux de clic sur votre signature, vous allez faire comme pour les newsletters, vous allez le tracer en y ajoutant quelques liens tracké avec un code de suivi.
A noter : évitez d’utiliser des raccourcisseurs d’URL comme Bit.ly, car certains logiciels de messagerie n’aiment pas ces liens et pourraient vous considérer comme un spammeur.
N’oubliez pas de changer l’apparence de votre signature de temps en temps selon les promotions, voire à comparer deux formats afin de voir celui qui génère le plus de clics.
Vous pouvez générer des leads, augmenter le trafic vers votre site web à partir de la signature de votre email.
7 – Utilisez un design clair pour bien séparer les informations et avoir une bonne lisibilité
La signature de votre courriel ne doit pas être encombrée, ni entassé de plusieurs informations, il s’agit entre autres d’une landing page en miniature.
Choisissez un design attrayant, aérée qui reflète votre style ainsi que votre personnalité : mettez un séparateur d’espace, des barres verticales pour séparer les informations de base de votre signature…
Si vous savez plusieurs types d’informations à ajouter dans votre signature, vous allez les classer en plusieurs sections.
5 conseils pour une signature d’email efficace par Signitic
Avoir une signature de mail, c’est bien, mais savoir harmoniser les signatures emails de vos collaborateurs, c’est mieux !
Pour cela, Signitic vous partage 5 bonnes pratiques :
1- J’humanise ma signature de mail
Votre signature doit éviter l’impersonnalité.
Au contraire, elle doit exprimer votre personnalité ainsi que celle de votre entreprise.
Privilégiez l’utilisation de votre prénom suivi de votre nom, insérez une photo professionnelle pour associer un visage à votre nom, et ajoutez une courte phrase qui présente qui vous êtes et votre rôle.
De cette manière, votre signature gagnera en chaleur et en attractivité.
2- Je varie les bannières de communication
Pour maintenir l’intérêt de vos destinataires, veillez à alterner fréquemment les bannières ou les images dans votre signature.
Optez pour des visuels captivants qui reflètent votre marque ou mettent en avant vos produits ou services.
Cette démarche renforcera la notoriété de votre marque tout en insufflant une dynamique supplémentaire à vos e-mails.
3- Je n’oublie pas les call to action
Chaque échange par e-mail devrait être orienté vers un but précis, et votre signature ne déroge pas à cette règle.
Intégrez un ou plusieurs appels à l’action appropriés, tels que “Contactez-moi pour obtenir de plus amples informations”, “Explorez nos dernières offres sur notre site web” ou “Rejoignez-nous sur les réseaux sociaux”.
Veillez à ce que vos appels à l’action soient facilement repérables et incitent à l’engagement.
4- Je segmente mes utilisateurs
Personnalisez votre signature en fonction du destinataire.
Lorsque vous envoyez des e-mails à différents segments de clients ou de prospects, adaptez votre signature pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Par exemple, pour les clients existants, vous pouvez inclure des informations sur les promotions exclusives qui leur sont réservées, tandis que pour les prospects, vous pouvez mettre en avant les avantages distinctifs de votre entreprise.
5- Je pense mobile first
Étant donné que la plupart des e-mails sont désormais consultés sur des appareils mobiles, il est essentiel de concevoir votre signature en tenant compte de la taille de l’écran et de la facilité de navigation sur mobile.
Optez pour des polices facilement lisibles, des boutons tactiles et évitez les éléments superflus qui pourraient encombrer l’affichage.
Assurez-vous toujours de tester votre signature sur divers appareils pour garantir qu’elle s’affiche correctement.
En intégrant ces cinq recommandations, vous pouvez élaborer une signature de mail qui non seulement projette une image professionnelle et captivante, mais qui renforce également votre marque et encourage l’interaction avec vos destinataires.
Pour simplifier cette tâche, vous pouvez utiliser Signitic, une solution de gestion de signatures email adaptée à votre entreprise.
Profitez d’une période d’essai de 14 jours pour découvrir les fonctionnalités de l’outil sur ce lien.
Les outils pour créer des signatures d’email personnalisées
La plupart de ces logiciels de création de signature d’email vous offrent une version freemium avec soit quelques modèles gratuits, soit un usage personnel.
Cependant, très rapidement il devient nécessaire de payer entre 1 et 2 / mois et par utilisateur.
Voici une sélection d’outils de création de signatures d’email personnalisées (sans ordre de préférence).
– SIGNITIC
Signitic est une solution de gestion de signatures email conçue pour les entreprises.
C’est un outil pratique qui permet de centraliser, créer, diffuser et exploiter la force marketing de vos signatures.
Vous disposez d’une plateforme simple d’utilisation pour configurer rapidement vos modèles, gérer vos groupes d’utilisateurs pour assurer la cohérence de votre image de marque.
La solution Signitic permet de faire de vos signatures d’email un réel levier marketing afin de donner non seulement une image professionnelle de votre entreprise, mais surtout de communiquer sur vos événements, sorties de produits…
Prix : 1€ par utilisateur / mois
– Hubspot
Hubspot permet de créer directement une signature de courrier électronique sans abonnement, et sans inscription.
Il propose six modèles dont les couleurs et la police de caractère, ainsi que la taille de police sont personnalisables.
Hubspot propose une offre gratuite de CRM (pour le marketing ou pour les commerciaux) que vous pouvez essayer sur ce lien.
Prix : gratuit
– Signature Maker
Outil pour la création d’une signature pour documents ou pour les e-mails et site web.
Basé sur de HTML, il est également possible de créer une signature d’email personnalisée, avec votre photo et différents champs.
Vous pouvez copier-coller le modèle de signature généré ou récupérer le code HTML.
Le modèle n’est pas très joli, mais c’est gratuit !
Voici un exemple :
Prix : gratuit (avec un lien bas que vous pourriez supprimer).
– Super Signature
Super Signature est un générateur gratuit (et Français) pour créer une signature mail personnalisée en 2 minutes.
Vous pouvez personnaliser les couleurs de vos éléments, les tailles ainsi que les polices d’écritures.
Vous pourrez ainsi générer un code HTML optimisé pour tous les services de messagerie, en quelques clics seulement.
Prix : gratuit
– MailSignatures.com
Mailsignatures est un outil qui offre des guides pour la création d’une signature électronique.
Il propose également des modèles de signatures gratuits, ainsi que des outils de configuration et de génération de signature électronique.
L’intérêt est d’avoir des modèles d’email plus jolis et un système de copie vers les principales solutions d’emailing.
Il propose aussi un outil de centralisation des emails entreprise (ex: diffuser à tous les utilisateurs d’une publicité).
Prix : gratuit
– Wise Stamp
Wisestamp est un générateur de signature d’e-mail utilisé par plus de 1 200 000 professionnels.
C’est le leader historique des solutions de création de modèles de signatures personnalisées.
La création de signature est gratuite, mais il propose aussi un abonnement payant avec plus d’options.
Prix : gratuit (Freemium – de la publicité dans la signature) puis 5.8 $ / mois sans la publicité et avec tous les modèles évolués.
– Si.gna.ture
Avec Si.gnatu.re, la création de signature d’e-mail HTML est gratuite.
L’outil permet aux utilisateurs de modifier une signature dans les 30 jours, avec la gestion des disclaimer en bas de l’email, un lien Google Maps…
Sinon, il existe aussi des offres avec plusieurs options à tarification unique, par exemple 35 $ pour un pack de 10 signatures à vie modifiables indéfiniment, ce qui est très intéressant.
Prix : gratuit (si pas de modification dans les 30 jours), sinon 5 € à vie pour des modifications à la demande.
– signature.email
signature.email est un outil pour générer des signatures de courrier électronique pour les équipes.
Avec les modèles modifiables et personnalisables, la création devient plus facile et plus rapide, et peut-être partagée avec toute l’équipe.
Prix : gratuit (si pas de changement après 30 jours), sinon 19 $ à vie.
– Designhill
L’outil de création de signature d’e-mail designhill propose plusieurs modèles de conception gratuits qui fonctionnent avec toutes les plateformes de messagerie.
Outre le temps de création très rapide, il est aussi possible d’ajouter des liens cliquables.
Prix : gratuit avec des fonctionnalités limitées puis 9.99 $ à vie.
– Right Inbox
Rightinbox propose trois types d’abonnement : libre, mensuel, et annuel. Si le premier abonnement est gratuit, les deux autres sont payants.
Toutefois, toutes les fonctionnalités sont proposées en illimité avec ces deux offres.
Prix : gratuit !
– HoneyBook
Honeybook est un outil pour créer gratuitement et rapidement une signature électronique.
La création s’effectue directement sur leur site. Mais les résidents du Canada ou des États-Unis peuvent l’utiliser sur le long terme, en commençant par un essai gratuit.
Prix : gratuit
–Assistance.email
assistance.email est un outil qui permet de générer une signature de courrier électronique HTML en ligne.
L’outil met à disposition six modèles de signatures, avec la possibilité de modifier les couleurs et les polices.
Prix : gratuit
– Gimm.io
Gimmio permet la création et la génération instantanée d’une ou de plusieurs signatures de courrier électronique codée.
Outre les 40 modèles proposés, les options personnalisation sont nombreuses, et les modifications peuvent se faire en temps réel sur l’ensemble des personnes utilisant l’outil de signature d’email.
Prix : à partir de 2,33 $/ mois
– MySignature
Avec MySignature, la conception d’une signature d’e-mail peut se faire sur n’importe quel appareil.
Cet outil propose plusieurs modèles gratuits qui peuvent être personnalisés selon les besoins de chaque entreprise.
Prix : à partir de 5$ par mois
– Newoldstamp
Newoldstamp est un logiciel de signature de courrier en ligne qui propose des modèles de signature professionnels pour entreprise.
Il offre la possibilité de gérer toutes les signatures d’e-mail à partir d’un tableau de bord.
Prix : à partir de 6$ par mois
– BoostMyMail
Boost my mail est une plateforme qui permet de créer une signature d’e-mail, et de concevoir des bannières pour les campagnes marketing.
Actuellement, la plateforme compte environ 20 000 utilisateurs.
Prix : à partir de 20€ par mois
– Htmlsig
Htmlsig propose deux types d’abonnement pour la création de signature de courrier électronique : le compte de base et le compte pro.
Ces deux comptes se diffèrent par le nombre de signatures et la capacité à créer des générateurs.
Prix : à partir de 5,99$/mois
– Growth Mail
Growth Mail propose de transformer les signatures d’e-mails en un outil publicitaire interactif.
C’est plus une plateforme d’emailing publicitaire, qu’une simple solution de création de signature d’email personnalisée.
Il suffit d’envoyer un mail à la plateforme pour obtenir ce type de signature. Le tarif dépend du nombre d’utilisateurs.
Prix : à partir de 6€ par utilisateur / mois
– Rocketseed
Cet outil de gestion des signatures d’e-mails est compatible à toutes les plateformes et à tous les matériels (ordinateur, tablette, Smartphone).
Outre la génération de signature électronique, il permet de suivre chaque engagement obtenu à partir de celle-ci.
Prix sur demande
– Email Signature Rescue
Email Signature est un logiciel payant qui permet de créer, de déployer, d’installer et de gérer des signatures d’e-mail.
L’outil propose plus de 60 modèles de design compatibles à tous les logiciels de messagerie.
Prix : à partir de 60$ / an
– Crossware Mail Signature
Crossware Mail Signature est un générateur de signatures de courrier électronique professionnel pour Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, HCL Domino et HCL SmartCloud Notes.
Il offre également un contrôle complet sur les signatures électroniques d’une entreprise.
Prix : à partir de 0,90 euro par utilisateur / mois
– Xink
Xink est un portail web qui permet de générer des signatures d’e-mail professionnelles, et de les contrôler totalement.
Il offre aussi la possibilité d’étendre des campagnes de marketing par e-mail, et facilite le transfert de l’administration de ces signatures d’emails.
Prix : à partir de 1,10€ par utilisateur par mois
– Exclaimer
Exclaimer est un logiciel de signature d’e-mail pour Microsoft 365, Exchange, Outlook, et Gsuite.
Il existe une version “cloud” et une version que vous hébergez vous même (photo, icônes…).
Il permet la conception de différentes signatures (avec des images et/ou des textes HTML) pour différents départements qui peuvent toutes être gérées depuis une console centrale.
Prix : 1.17€ par utilisateur / mois
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