Comment bien travailler avec une Assistant de Direction, quelles missions lui confier… voici les questions auxquelles Catherine Blémand répond dans cet article.
En effet, le poste d’Assistant de Direction permet d’aider un dirigeant au quotidien, mais pour que le duo soit vraiment 100% efficace, il existe quelques principes très simples à mettre en oeuvre.
Sommaire de l'article
Le métier d’Assistant de Direction
Je ne pouvais débuter cet article sans vous indiquer en quoi consiste mon métier d’Assistant de Direction, car souvent quand je dis que je suis assistant de direction, je sens l’envie chez certains de me demander : « mais tu fais quoi exactement en tant qu’assistant de direction ? ».
Je vais volontairement utiliser le genre féminin tout au long de mon article mais sachez que des hommes exercent cette profession.
En tant qu’Assistant de Direction, profession également connue sous le nom d’Assistant de Manager, je suis le bras droit de dirigeants ou de cadres supérieurs.
Je me charge de les délester de toutes les tâches administratives mais pas que…
De manière générale, je les assiste dans tous les domaines de leurs activités.
A ce poste, j’utilise un large éventail de compétences générales mais aussi spécifiques, utiles non seulement aux personnes que j’assiste, mais également aux membres de leurs équipes et à toute l’entreprise.
Ma mission : améliorer leur productivité et leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier.
Pour ce faire, je dois être organisée car mes journées et mes semaines sont rythmées par de nombreux délais, événements et réunions à suivre en plus des tâches quotidiennes.
Dans ma fonction, je suis amenée à gérer plusieurs tâches simultanément. Je dois avouer que mon côté multitâche à jongler régulièrement entre plusieurs activités et ma bonne mémoire m’aident énormément au quotidien.
Je dois avouer que je m’appuie beaucoup sur ma mémoire tant professionnellement que personnellement. Une fois que quelqu’un me formule une demande, celle-ci est enregistrée et ne quittera mon esprit qu’au moment où je l’aurais réalisée.
En matière de gestion d’agenda, on pourrait imaginer que cela est simple mais il n’en est rien. Gérer un agenda ce n’est pas uniquement positionner des rendez-vous ou des réunions dans des créneaux vides.
C’est aussi, entre autres, s’assurer que la personne que vous assistez puisse avoir entre ces rendez-vous un créneau pour le temps de trajet nécessaire pour rejoindre le lieu du rendez-vous.
C’est également vérifier régulièrement les conflits qui pourraient apparaître dans son agenda et y remédier.
Cela revient à instaurer ce que j’appelle des « NRP » à traduire par « Ne Rien Prendre ».
Ce sont des plages de travail leur servant à gérer un dossier, leurs emails ou à préparer les réunions.
Mes supérieurs ont toujours apprécié cette initiative que je prends en amont de réunions importantes ou pour aérer leurs agendas surchargés.
Aussi, il me paraît évident, à mon poste, étant au courant du contenu de leurs agendas, de faire preuve de proactivité. Comment ? Par exemple, en préparant les documents nécessaires à une réunion, en récupérant auprès de leurs collaborateurs les suggestions de sujets en vue d’une réunion d’équipe ou encore en anticipant les moindres détails de leurs voyages d’affaires.
Tout cela en autonomie, le but n’étant pas de solliciter mes supérieurs hiérarchiques en permanence pour obtenir leurs consignes quant à ce que je dois faire.
C’est un vrai plaisir pour moi de me glisser dans leurs « baskets » afin d’anticiper au mieux leurs besoins.
Jouant le rôle d’interface entre mes managers et leurs différents interlocuteurs, il est impératif d’avoir, à ce poste clef, un bon relationnel doublé d’une bonne communication orale et écrite.
Mes conseils pour Managers qui ont une assistant de direction : optez pour un binôme gagnant – gagnant
Ayant exercé ce métier durant 22 ans, je peux dire que la confiance, le respect et la communication sont les 3 piliers d’un binôme Assistant et Manager réellement efficace.
Voici une liste non exhaustive de quelques recommandations pour un partenariat gagnant :
- Faites connaissance avec votre assistant. Il est important d’instaurer une bonne cohésion de l’équipe que vous formerez avec elle pour une efficacité optimale.
- Instaurez un climat de confiance basée sur la transparence. Les assistants aiment se sentir à l’aise et authentiques avec leur manager pour un meilleur échange. Tout cela dans le respect et la courtoisie bien sûr !
- Clarifiez vos grandes missions ainsi que les activités qui en découlent. C’est une discussion que j’ai pu aborder avec mes supérieurs hiérarchiques lors de mon intégration et qui, du coup, m’a permis de me projeter dans mon activité.
- Présentez-lui les moments forts de votre activité à court, moyen et long terme. Il est très important d’en parler dès son intégration pour lui permettre de planifier au mieux son activité.
- Indiquez-lui, dès le recrutement, vos attentes et vos besoins. Il est fondamental d’être sur la même longueur d’onde pour vous éviter et lui éviter une perte de temps et une collaboration infructueuse.
- Précisez-lui vos horaires de travail et ceux dédiés à vos obligations personnelles (enfants, sport…) pour une meilleure gestion de votre agenda.
- Valorisez-la ! Votre assistant comme tout autre collaborateur a besoin de monter en compétences. Les formations et les sessions de coaching-lui permettront d’être performante et toujours à jour de ce qui se fait dans sa fonction. Vous y gagnerez à tous les niveaux..
- Tenez-la informée de vos priorités afin qu’elle puisse anticiper les urgences, gérer et optimiser son temps.
- Soyez à l’écoute et communiquez régulièrement avec elle via des entretiens récurrents. C’est le meilleur moyen de vous tenir l’un et l’autre informé des dossiers/sujets en cours.
- Intégrez ses délais de réalisation dans la fixation de vos propres délais. . Jonglant en permanence avec une multitude de missions, cela lui sera favorable pour le respect les deadlines.
- Précisez-lui les directives à suivre en votre absence. Ainsi elle saura délimiter ses zones de prise d’initiatives et son périmètre d’action.
- Offrez-lui une certaine autonomie. Votre assistant est en mesure de proposer des idées et des solutions, de prendre des initiatives mais aussi des décisions lorsque cela est nécessaire.
- Associez-la aux rencontres et aux réunions quand vous le jugez opportun. En tant que partenaire, cela l’aidera à asseoir sa légitimité auprès de vos différents interlocuteurs internes et externes.
- Aidez-la à identifier ses points forts et ses axes d’amélioration. N’hésitez pas à lui faire part de vos retours constructifs.
Pour les Managers : identifiez les tâches que vous pourriez confier à votre Assistant de Direction
En plus, des tâches classiques qui lui reviennent, telles que la gestion de votre agenda, le filtrage des appels, l’organisation des réunions, la réservation de salles, etc …, permettez-lui de s’épanouir en lui déléguant quelques responsabilités.
Elle vous en sera très reconnaissante.
Le mieux serait peut-être d’identifier ces tâches avec elle.
Chaque Assistant de Direction étant différente, échanger avec elle sur le sujet lui permettra de vous dévoiler toutes les compétences qu’elle est en mesure de mettre à votre disposition.
Voici une liste (non exhaustive) de ce que vous pouvez confier à votre Assistant de Direction :
- Le suivi budgétaire,
- La veille concurrentielle,
- L’organisation d’événements
- L’animation d’équipe (team building, afterwork, anniversaires, …)
- La rédaction de communication,
- La gestion d’un site intranet, etc …
Assistant de Direction : mes conseils pour bien gérer votre temps
Dans un monde hyper connecté, pas facile de ne pas se disperser.
Les demandes affluent de toutes parts.
Du coup, savoir gérer son temps est une compétence plus que primordiale pour une assistante.
Les techniques diffèrent d’une assistante à une autre. L’important c’est de connaître ou découvrir celle qui vous convient le mieux !
Voici quelques conseils pour bien travailler avec votre manager en tant qu’Assistant de Direction !
Il y a 4 grands principes :
- Planifier et organiser vos journées pour mieux visualiser son activité,
- Prioriser vos tâches et différencier l’urgent de l’important,
- Anticiper, limiter et gérer les imprévus,
- Se fixer une date/durée limite de restitution et s’y tenir.
Même s’il n’est pas évident de mettre en place ces pratiques au quotidien, sachez que si peu à peu vous vous instaurez cette discipline vous gagnerez en productivité et en efficacité.
N’hésitez pas à vous former pour être toujours au top dans votre job !
Je vous recommande particulièrement ces 2 logiciels de CRM qui sont simples et complets qui vous aideront à améliorer votre efficacité commerciale :
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Vous souhaitez faire appel à une Assistant de Direction Bilingue ?
J’espère que cet article sur le métier d’Assistant de Direction vous aura donné des idées pour mieux travailler avec votre assistant, et pourquoi pas lui confier de nouvelles missions.
De mon côté, forte de mon expérience au poste d’assistant de direction bilingue auprès de membres de Comités de direction de grands groupes internationaux, j’ai décidé de troquer mon statut de salarié contre celui de freelance.
Je mets mon expertise à la disposition des dirigeants et des particuliers dans la gestion de leur quotidien.
Vous pouvez consulter mon profil sur Linkedin ou directement sur Malt.com pour faire appel à mes services.
A bientôt !
