9 règles d’Or pour réussir des Projets Ambitieux… les clés de la gestion de projet agile !

9 règles d'Or pour réussir des Projets Ambitieux... les clés de la gestion de projet agile ! 4

Que cela soit à titre Professionnel ou Personnel, réussir des projets ambitieux nécessite de la volonté et une bonne organisation…

Dans le dossier ci dessous, j’ai rassemblé 9 Règles d’Or pour Réussir des Projets Ambitieux et appliquer les règles de la gestion de projet agile.

1 – Mettez le client au coeur des décisions.

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Le client peut être le client final, mais aussi le client interne (c’est à dire l’utilisateur de la solution).

Lors de la mise en place un projet, il est essentiel de garder à l’esprit ses besoins, ses problèmes, ses capacités…

C’est pourquoi, vous devez l’intégrer dans les choix et décisions, ou au minimum vous mettre à sa place.

Cela peut se faire via :

  • Des scénarios qui racontent comment le client va utiliser le produit (le mode “cas d’usage” ou “user stories”).
  • En faisant tester un prototype à vos clients afin d’avoir un retour réel du terrain.
  • En interrogeant en amont 2 ou 3 de vos clients de confiance afin de savoir ce qu’ils pensent de l’idée.
  • Des interventions de personnes en contact direct avec les clients (ex: commerciaux, techniciens…), et en leur demandant de vous parler de comment les clients utilisent les produits, les besoins, leurs attentes…

Il est essentiel de confronter ses idées à la réalité du terrain le plus rapidement possible afin d’éviter l’effet “tunnel”, c’est à dire réaliser un projet sans avoir de retour sur la conformité de la demande.

Cette méthode agile qui consiste à avancer puis faire tester permet d’éviter les erreurs de conception.

Rappelez-vous que 1 heure de travail au début du projet sur le cadrage, la validation des besoins… fera économiser 10 ou 100 heures une fois que le projet sera finalisé afin de réaliser les corrections.

2 – Ne cherchez pas à faire le produit parfait ou le résultat parfait, concentrez vous sur le prototype et faites le tester par les clients

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C’est le principe du prototype ou MVP (Minimum Viable Product), c’est à dire un produit avec les fonctions essentielles.
Il faut se concentrer sur le besoin principal, et répondre à ce besoin le mieux possible, sans trop insister sur tout ce qui est périphérique.
En effet, si on vous demande de mettre en place un projet, c’est pour répondre à un objectif, et c’est celui ci qu’il faut attendre.
Le problème est souvent qu’avec l’avancement du projet, on perd de vue le besoin final du client et l’acceptabilité du projet… et au final on livre des fonctions ou un projet qui n’est pas en phase avec les attentes des utilisateurs finaux…
De même, évitez absolument de faire du “multi-tâches”, et à passer d’un projet à l’autre, d’une action à l’autre…
Il faut au contraire travailler sur 1 action importante à la fois afin de la finaliser et de faire avancer le projet (au lieu de gérer les petites demandes plus simples et plus agréables).
Par exemple, si vous devez faire une session de test, planifiez 2 heures dans votre agenda et ne faites rien d’autre (pas de lecture des emails, pas de réseaux sociaux…).
A l’inverse, ne faites pas des tâches à faible valeur ajoutée qui ne sont pas de votre responsabilité directe (ex: faire des tests qualité de surface…). Il vaut mieux faire appel à un assistant, à une stagiaire, à un prestataire externe, à un logiciel de tests… que d’y passer des jours.
Vous devez vous dire chaque matin “Quelle est l’action la plus importante que je devrais faire aujourd’hui et qui aura le maximum d’impact sur le projet”…
Et vous vous rendrez compte que ce n’est généralement pas ce que vous avez prévu dans votre planning !

3 – Evitez les longs débats du genre “J’aime” / J’aime pas”

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Dans tous les projets, vous avez des personnes qui ont une influence plus forte que les autres, et qui souvent parlent en premier pour donner leur avis.
Or, si ces experts ont souvent raison, ce n’est pas toujours le cas.
Pour cela, il faut que chacun présente une idée dans un temps limité, sous la forme d’un schéma, d’un processus… et faites simplement un vote avec des points, des gommettes…
Cela permet de désigner simplement quelles sont les meilleures idées.
Une autre astuce est de définir en amont de la réunion la décision à prendre, avec les options listées, et de proposer
– Soit d’aller voir quelques personnes clés du projet afin d’avoir déjà leur idée de la décision à prendre
– Soit de voter pour les solutions via un sondage afin d’avoir déjà une idée des réponses
Important : laissez tout le monde donner son avis, même si les suggestions ne sont pas les bonnes, sinon ces personnes ne donneront plus jamais leur avis.

4 – Ne soyez pas trop nombreux dans l’équipe projet

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Plus vous serez nombreux, moins vous serez proportionnellement efficace.
Une équipe de 5 à 7 personnes pour gérer un projet est généralement l’optimum.
Au delà de ce nombre, certaines personnes seront moins impliquées.
De même, limitez le perfectionnisme.
Par exemple, au lieu de faire des comptes rendus détaillés sur word des réunions,  prenez des notes lors de la réunion dans le support (ex: le Powerpoint, word…), et envoyez un lien partagé du support aux participants.
Cela évite de perdre du temps à faire de la ressaisie une fois la réunion passée, afin de se concentrer sur les actions à mener.
A l’intérieur de l’équipe projet, définissez quelles sont les motivations de chacun afin de voir :
– Les promoteurs du projet
– Les neutres
– Les opposés
– …
En identifiant leurs motivations, vous pourrez utiliser les bons leviers pour les convaincre.

5 – Evitez les longs rapports, comptes rendus… privilégiez les logiciels pour cela et les conversations en direct (visio ou réunions)

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La clé de la réussite d’un projet consiste dans la communication… et dans la documentation !
En effet, les paroles volent mais les écrits restent.
C’est pourquoi, ce sont généralement les personnes qui prennent les notes qui pilotent les projets et influencent les décisions car ils peuvent “interpréter” les décisions d’une réunion via les comptes rendus.
Idéalement, il faut prendre des notes en direct dans son logiciel de gestion de projets, afin de ne pas attendre 1,2 ou 3 jours pour faire un compte rendu.
S’il y a des problèmes, des retards… vous devez prévenir le manager assez tôt, et ne surtout pas le mettre devant le fait accomplit.
La (mauvaise) surprise ce n’est pas ce qu’un manager apprécie le plus…
Avec un logiciel de gestion de projets, vous allez énormément gagner de temps et d’agilité.
Et la bonne nouvelle, c’est que les logiciels de gestion de projets sont généralement gratuits pour les petits projets !
Voici une liste de logiciels de gestion de projets :

– Monday.com :  Monday est un logiciel très visuel et très simple. Il permet de partager simplement des agendas, activités… entre les parties prenantes d’un projet. Il offre aussi des outils d’automatisation (si on reçoit un email de telle personne alors…).

Le prix est le suivant

  • Gratuit pour 2 utilisateurs => Essai sur ce lien.
  • 8 € / mois / utilisateur pour l’offre Basique (5 Go de stockage, tableaux illimités…) => Essai sur ce lien
  • 10 € / mois / utilisateurs pour l’offre Standard (calendrier, diagramme de GANTT, automatisation…)
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 17
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 18
– Wrike est un logiciel de gestion de projets complet, avec une gestion des tâches liées aux projets, avec la gestion des images, vidéos…Les tarifs sont les suivants :

  • Offre Freemium gratuite pour 1 personne (tâches, partage de fichiers, 2 Go de stockage…) => Essai gratuit sur ce lien
  • 9.80 € / mois pour le diagramme de GANTT, 5 Go de stockage…
  • 24.80 € / mois / utilisateur pour l’intégration Salesforce, des rapports avancés…
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 22
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 23

– Asana (Essai gratuit sur ce lien) : ce logiciel de gestion de projets en ligne est très complet, avec une gestion pointue des tâches, avec en particulier des Gantt… C’est un logiciel pour les entreprises plus structurées.

Tarifs :

  • Gratuit pour un usage personnel
  • 10.99 euros / utilisateur / mois pour la personnalisation des champs, des règles, des jalons, des équipes…
  • 24.99 euros / mois / utilisateur pour la gestion des objectifs, des ressources, les approbations…
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 25

En complément des logiciels, il faut privilégier les réunions en face à face, en visio et régulièrement en face à face.

En effet, c’est en étant réunis tous ensemble dans une seule salle pendant 1 après midi que les projets avancent souvent le mieux.

Il y a donc des moments clés où tout le monde doit être réuni (ex: lancement, validation, premier prototype, premiers essais…) pour avancer rapidement.

6 – Il faut un chef de projet ou un décideur qui prend des décisions

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Le consensus n’est généralement pas la bonne solution.

Il faut un chef de projet qui ose prendre des décisions rapides pour faire avancer le projet.

En revanche, il doit rendre des comptes à un “sponsor”, afin que les impacts de ses décisions puissent être prise en compte et qu’il se sente responsable de son projet.

Sinon, avec la pression du groupe, des délais, du budget… il peut être tenté par des raccourcis ou des simplifications qui peuvent nuire au projet.

Selon l’avancement du projet vous pouvez aussi donner un rythme : plus les réunions d’avancement sont proches, plus le projet va avancer vite.

En revanche, attention à préserver les équipes et à soigner la motivation de tous, sinon vous allez au-devant de démissions, burn out, réunions de crise…

Il faut gérer la vitesse en sachant quand accélérer (ex: avant une réunion importante, pour finaliser une maquette…) et quand ralentir (ex: lors des congés, lorsqu’une étape est franchie…).

7 – Toujours revenir sur l’objectif initial, et vérifier que le projet ne dérive pas

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Parfois au gré des échanges, des tests… on perd un peu le but initial du projet.
Il faut donc valider lors des réunions clés (en particulier avec le sponsor du projet), que l’on ne s’est pas trop éloigné de l’objectif initial.
Effectuez par exemple des évaluations régulières de l’état du projet pour vous assurer qu’il est toujours aligné sur les objectifs.
Cela peut inclure des revues trimestrielles ou des rétrospectives d’équipe.
De même, il ne faut jamais sacrifier le coeur du projet et l’expérience client au budget ou au temps.
Parfois, il vaut mieux “poser le crayon”, et faire un bilan que de viser une date de disponibilité intenable.
En amont, il est essentiel de faire une analyse des risques, c’est à dire lister tout ce qui pourrait arriver de négatif, et anticiper comment éviter ou limiter ou supprimer ce risque.
Par exemple, si vous risquez d’être trop juste sur le budget du projet, il faut soit éviter le risque avec un suivi précis des dépenses, soit limiter le risque en se concentrant sur les besoins principaux ou supprimer le risque en recalculant immédiatement un nouveau budget prévisionnel.

8 – Maintenir une communication transparente et continue

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Maintenir une communication ouverte avec toutes les parties prenantes est essentiel.
Assurez-vous que tout le monde soit au courant des progrès, des défis et des changements potentiels dans le projet.
Utilisez des outils de communication appropriés pour cela :
  • L’email pour la diffusion d’informations
  • Un groupe Teams, WhatsApp, slack… pour des questions et informations ponctuelles
  • Un wiki ou un logiciel de gestion de projets ou un espace partagé, pour stocker les documents et les faire vivre
  • Des réunions 1 to 1 avec les décideurs clés
  • Des points informels avec les parties prenantes

Le but est d’éviter les “Ah, j’étais pas au courant” / “Je ne savais pas que vous aviez décidé cela…” / …

9 – N’oubliez pas la gestion des risques

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Le but est d’anticiper ce qui pourrait arriver, avec : 
  • Les problèmes
  • La probabilité d’arriver
  • Les conséquences
  • Les solutions d’évitement, de contournement, de corrections…
  • Les personnes en charge

C’est ce que l’on appelle une analyse de risques.

L’analyse de risque en gestion de projets consiste à identifier, évaluer et prioriser les incertitudes ou les événements imprévus qui pourraient avoir un impact négatif sur la réalisation d’un projet.

Une fois ces risques identifiés, l’équipe de projet peut planifier des mesures pour les atténuer, les éviter ou y les traiter.

Si l’on compare cela à un projet personnel comme préparer une randonnée en montagne, cela reviendrait à faire ce genre d’actions :

  • Identification des risques : Avant de partir, réfléchissez à ce qui pourrait mal tourner.
    • Par exemple, en regardant la météo vous pouvez voir qu’il pourrait y avoir un orage l’après midi, vous pourriez vous perdre dans la forêt dans accès au GPS…
  • Évaluation des risques : Vous estimez ensuite la probabilité et l’impact de chaque risque.
    • Par exemple, s’il y a 80% de chances d’avoir un orage, c’est un risque élevé.
    • En revanche si votre randonnée se passe dans une petite forêt avec des cartes, la probabilité de se perdre est minime.
  • Priorisation des risques : Vous classez les risques par ordre d’importance.
    • Si l’orage est est votre principal risque, mais que la probabilité de vous perdre est très faible, vous pourriez décider de donner la priorité à anticiper un éventuel orage.
  • Planification des mesures : Enfin, vous décidez de ce que vous allez faire pour chaque risque.
    • Pour la l’orage, vous pourriez emporter un imperméable, des chaussures de randonnée…

Dans le contexte d’un projet professionnel, les risques pourraient être des retards de livraison, des dépassements de budget, des problèmes techniques, etc.

L’analyse de risque aide à préparer le projet à faire face à ces défis potentiels.

Elle permet de se poser les bonnes questions en amont, sans être en stress le jour où cela arrive.

Suite à cela, vous pouvez soit les prendre en compte, soit les ignorer… mais au moins tout le monde est au courant des problèmes potentiels avec les actions corrective à mener.

Il faut donc identifier les risques potentiels dès le début du projet et élaborer un plan pour les atténuer.
Suivez régulièrement ces risques et ajustez votre plan en conséquence.
 

Au final, la gestion de projet, c’est simple ?

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Gérer un projet n’est pas compliqué à condition d’avoir de la rigueur tout en ayant un bon sens de la communication.
En effet gérer un projet ce n’est pas que de la technique, c’est aussi gérer les humains, les non dits, les conflits d’intérêts…
Pour cela, pour une bonne gestion de projet il faut :
1 – Préparer ses réunions en avance, avec un powerpoint avec l’avancement du projet, l’ordre du jour, les questions à résoudre et la liste des actions à effectuer.
2 – Noter toutes les actions, avec le Qui fait quoi, quand, comment, combien…  et envoyer le compte rendu dans les 2 jours.
3 – Faire un suivi au moins 4 jours avant la prochaine réunion projet afin de laisser aux retardataires le temps de réaliser leurs actions.
4 – Faire des points individuels avec les personnes clés du projet afin d’échanger de vive voix sur le projet, mais aussi découvrir les éléments informels d’un projet (qui sont souvent bien plus importants que toutes les réunions). Un déjeuner avec la bonne personne permet de débloquer des projets sur des voies de garage…
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