9 règles d’Or pour réussir des Projets Ambitieux… les clés de la gestion de projet agile !

Que cela soit à titre Professionnel ou Personnel, réussir des projets ambitieux nécessite de la volonté et une bonne organisation…

Dans le dossier ci dessous, j’ai rassemblé 9 Règles d’Or pour Réussir des Projets Ambitieux et appliquer les règles de la gestion de projet agile.

1 – Mettez le client au coeur des décisions.

Le client peut être le client final, mais aussi le client interne (c’est à dire l’utilisateur de la solution).

Lors de la mise en place un projet, il est essentiel de garder à l’esprit ses besoins, ses problèmes, ses capacités…

C’est pourquoi, vous devez l’intégrer dans les choix et décisions, ou au minimum vous mettre à sa place.

Cela peut se faire via :

• Des scénarios qui racontent comment le client va utiliser le produit (le mode “cas d’usage” ou “user stories”).
• En faisant tester un prototype à vos clients afin d’avoir un retour réel du terrain.
• En interrogeant en amont 2 ou 3 de vos clients de confiance afin de savoir ce qu’ils pensent de l’idée.
• Des interventions de personnes en contact direct avec les clients (ex: commerciaux, techniciens…), et en leur demandant de vous parler de comment les clients utilisent les produits, les besoins, leurs attentes…
• …

Il est essentiel de confronter ses idées à la réalité du terrain le plus rapidement possible afin d’éviter l’effet “tunnel”, c’est à dire réaliser un projet sans avoir de retour sur la conformité de la demande.

Cette méthode agile qui consiste à avancer puis faire tester permet d’éviter les erreurs de conception.

Rappelez-vous que 1 heure de travail au début du projet sur le cadrage, la validation des besoins… fera économiser 10 ou 100 heures une fois que le projet sera finalisé afin de réaliser les corrections.

2 – Ne cherchez pas à faire le produit parfait ou le résultat parfait, concentrez vous sur le prototype et faites le tester par les clients

3 – Evitez les longs débats du genre “J’aime” / J’aime pas”

4 – Ne soyez pas trop nombreux dans l’équipe projet

5 – Evitez les longs rapports, comptes rendus… privilégiez les logiciels pour cela et les conversations en direct (visio ou réunions)

– Monday.com :  Monday est un logiciel très visuel et très simple. Il permet de partager simplement des agendas, activités… entre les parties prenantes d’un projet. Il offre aussi des outils d’automatisation (si on reçoit un email de telle personne alors…).

Le prix est le suivant

• Gratuit pour 2 utilisateurs => Essai sur ce lien.
• 8 € / mois / utilisateur pour l’offre Basique (5 Go de stockage, tableaux illimités…) => Essai sur ce lien
• 10 € / mois / utilisateurs pour l’offre Standard (calendrier, diagramme de GANTT, automatisation…)

– Wrike est un logiciel de gestion de projets complet, avec une gestion des tâches liées aux projets, avec la gestion des images, vidéos…Les tarifs sont les suivants :

• Offre Freemium gratuite pour 1 personne (tâches, partage de fichiers, 2 Go de stockage…) => Essai gratuit sur ce lien
• 9.80 € / mois pour le diagramme de GANTT, 5 Go de stockage…
• 24.80 € / mois / utilisateur pour l’intégration Salesforce, des rapports avancés…

– Asana (Essai gratuit sur ce lien) : ce logiciel de gestion de projets en ligne est très complet, avec une gestion pointue des tâches, avec en particulier des Gantt… C’est un logiciel pour les entreprises plus structurées.

Tarifs :

• Gratuit pour un usage personnel
• 10.99 euros / utilisateur / mois pour la personnalisation des champs, des règles, des jalons, des équipes…
• 24.99 euros / mois / utilisateur pour la gestion des objectifs, des ressources, les approbations…

En complément des logiciels, il faut privilégier les réunions en face à face, en visio et régulièrement en face à face.

En effet, c’est en étant réunis tous ensemble dans une seule salle pendant 1 après midi que les projets avancent souvent le mieux.

Il y a donc des moments clés où tout le monde doit être réuni (ex: lancement, validation, premier prototype, premiers essais…) pour avancer rapidement.

6 – Il faut un chef de projet ou un décideur qui prend des décisions

Le consensus n’est généralement pas la bonne solution.

Il faut un chef de projet qui ose prendre des décisions rapides pour faire avancer le projet.

En revanche, il doit rendre des comptes à un “sponsor”, afin que les impacts de ses décisions puissent être prise en compte et qu’il se sente responsable de son projet.

Sinon, avec la pression du groupe, des délais, du budget… il peut être tenté par des raccourcis ou des simplifications qui peuvent nuire au projet.

Selon l’avancement du projet vous pouvez aussi donner un rythme : plus les réunions d’avancement sont proches, plus le projet va avancer vite.

En revanche, attention à préserver les équipes et à soigner la motivation de tous, sinon vous allez au-devant de démissions, burn out, réunions de crise…

Il faut gérer la vitesse en sachant quand accélérer (ex: avant une réunion importante, pour finaliser une maquette…) et quand ralentir (ex: lors des congés, lorsqu’une étape est franchie…).

7 – Toujours revenir sur l’objectif initial, et vérifier que le projet ne dérive pas

8 – Maintenir une communication transparente et continue

• L’email pour la diffusion d’informations
• Un groupe Teams, WhatsApp, slack… pour des questions et informations ponctuelles
• Un wiki ou un logiciel de gestion de projets ou un espace partagé, pour stocker les documents et les faire vivre
• Des réunions 1 to 1 avec les décideurs clés
• Des points informels avec les parties prenantes
• …

Le but est d’éviter les “Ah, j’étais pas au courant” / “Je ne savais pas que vous aviez décidé cela…” / …

9 – N’oubliez pas la gestion des risques

• Les problèmes
• La probabilité d’arriver
• Les conséquences
• Les solutions d’évitement, de contournement, de corrections…
• Les personnes en charge
• …

C’est ce que l’on appelle une analyse de risques.

L’analyse de risque en gestion de projets consiste à identifier, évaluer et prioriser les incertitudes ou les événements imprévus qui pourraient avoir un impact négatif sur la réalisation d’un projet.

Une fois ces risques identifiés, l’équipe de projet peut planifier des mesures pour les atténuer, les éviter ou y les traiter.

Si l’on compare cela à un projet personnel comme préparer une randonnée en montagne, cela reviendrait à faire ce genre d’actions :

• Identification des risques : Avant de partir, réfléchissez à ce qui pourrait mal tourner.
  • Par exemple, en regardant la météo vous pouvez voir qu’il pourrait y avoir un orage l’après midi, vous pourriez vous perdre dans la forêt dans accès au GPS…
• Évaluation des risques : Vous estimez ensuite la probabilité et l’impact de chaque risque.
  • Par exemple, s’il y a 80% de chances d’avoir un orage, c’est un risque élevé.
  • En revanche si votre randonnée se passe dans une petite forêt avec des cartes, la probabilité de se perdre est minime.
• Priorisation des risques : Vous classez les risques par ordre d’importance.
  • Si l’orage est est votre principal risque, mais que la probabilité de vous perdre est très faible, vous pourriez décider de donner la priorité à anticiper un éventuel orage.
• Planification des mesures : Enfin, vous décidez de ce que vous allez faire pour chaque risque.
  • Pour la l’orage, vous pourriez emporter un imperméable, des chaussures de randonnée…

Dans le contexte d’un projet professionnel, les risques pourraient être des retards de livraison, des dépassements de budget, des problèmes techniques, etc.

L’analyse de risque aide à préparer le projet à faire face à ces défis potentiels.

Elle permet de se poser les bonnes questions en amont, sans être en stress le jour où cela arrive.

Suite à cela, vous pouvez soit les prendre en compte, soit les ignorer… mais au moins tout le monde est au courant des problèmes potentiels avec les actions corrective à mener.

Au final, la gestion de projet, c’est simple ?