Digitalisez la gestion de vos contrats avec une contrathèque !

Que l’on soit une PME ou une grande entreprise, la gestion des contrats peut devenir rapidement un problème afin de retrouver les contrats signés (clients et fournisseurs), les mises à jour et avenants…

Dans le meilleur des cas, les contrats sont stockés dans le CRM, mais le plus souvent les contrats sont plus ou moins stockés dans un répertoire partagé, avec les risques que cela comporte (mauvaises versions, pas d’historisation…).

On se rend compte particulièrement de l’intérêt de bien gérer ses contrats lorsque surviennent des litiges clients et fournisseurs, lors de la fin de périodes de contrats ou encore lors de renégociations (augmentation annuelle des coûts…).

 C’est là qu’intervient une contrathèque, une solution logicielle conçue spécifiquement pour simplifier et optimiser le processus de gestion des contrats.

Qu’est ce qu’une contrathèque ? La définition de la contrathèque

Qu’est ce qu’une contrathèque ?

La définition de la contrathèque est la suivante : Une contrathèque est une base de données ou un système de gestion centralisé qui permet de stocker, de gérer et de suivre les contrats d’une organisation (administration, grande entreprise, service juridique, cabinet d’avocats…). Une contrathèque peut centraliser les contrats fournisseurs, clients, internes (salaires, conventions…).

Le but de la mise en place d’une contrathèque est de centraliser tous les contrats dans un seul endroit.

Cependant, au delà du simple archivage, une contrathèque a également comme objectif de gérer les contrats au quotidien :

• les dates d’échéance,
• les échanges sur les conditions contractuelles,
• les contrats qui doivent être renouvelés ou renégociés,
• les échanges internes sur les contrats
• le versionning
• …

Dès que vous avez une équipe juridique ou un service juridique, il est important de mettre en place une contrathèque pour simplifier la gestion des contrats afin d’avoir une meilleure visibilité et une gestion plus efficace.

Le rôle principal de la contrathèque : le stockage centralisé des contrats

Les fonctionnalités d’une contrathèque sont multiples, mais l’une des fonctionnalités clés de l’outil est de fournir un stockage centralisé des contrats. 

Ainsi, une contrathèque permet de stocker tous les contrats en un seul endroit, ce qui simplifie leur gestion au sein de l’entreprise.

Cela devient rapidement un réflexe pour tout le monde de stocker ses contrats.

Les utilisateurs peuvent téléverser, télécharger, organiser et classer leurs contrats de manière logique et structurée. 

Par exemple les contrats marketing, les contrats clients, les contrats fournisseurs, les appels d’offre…

À cet effet, il est possible de créer des dossiers pour classer ses contrats par catégories ou par ordre d’importance.

Par ailleurs, une contrathèque peut également être utilisée pour suivre les échéances contractuelles et rappeler aux responsables les tâches à accomplir pour respecter leurs engagements. 

La contrathèque permet de retrouver et d’identifier plus facilement ses contrats via les tags qui permettent de retrouver rapidement le statut d’un contrat précis.

 De cette manière, qu’il soit en négociation, en signature ou déjà signé, vous saurez exactement où cela en est, avec éventuellement des rappels d’échéances pour ne plus rien oublier.

Les recherches avancées et filtrées dans la contrathèque

Une autre fonctionnalité essentielle d’une contrathèque est la possibilité de rechercher facilement les contrats.

Cette action est possible grâce à un moteur de recherche intégré permettant d’effectuer une requête précise sur l’ensemble des données contractuelles, avec un système de filtrage.

Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches justes en tapant des mots-clés ou en renseignant des critères spécifiques comme la date, le type de contrat…

Cela représente un gain de temps et permet de trouver rapidement les contrats, en particulier dans les grandes entreprises.

Avec les systèmes d’aperçus, il est possible de consulter le contrat sans devoir l’ouvrir.

Il y a également des fiches récapitulatives qui synthétisent les informations les plus importantes :

• Objet du contrat ;
• Parties impliquées dans le contrat ;
• Durée du contrat ;
• Montant du contrat ;
• Clause RGPD, 
• etc.

Plus besoin de l’ouvrir pour savoir lequel vous cherchez, vous aurez déjà accès à l’essentiel des informations sur la fiche.

La gestion des versions et des modifications

La gestion des versions et des modifications est une fonctionnalité importante dans une contrathèque. 

Il y a un fil d’activités offrant la possibilité d’enregistrer au fur et à mesure toutes les actions effectuées par un contributeur sur le contrat. 

Vous gardez une trace des différentes versions d’un contrat (qui à fait quoi, quand, qui a validé, quelles ont été les demandes des clients…).

Vous aurez également accès à l’historique des différentes modifications apportées au fil du temps. 

Cela facilite grandement la collaboration entre les parties intervenantes d’une organisation, en assurant la transparence et surtout la traçabilité des changements effectués. 

Un workflow et des notifications de rappel ou de statut

Les fonctionnalités avancées de workflow ou flux de travail et de notifications sont également à retrouver dans une contrathèque. 

Elles permettent aux utilisateurs de suivre les différentes étapes du cycle de vie d’un contrat, telles que :

• Les approbations ;
• Les rappels d’échéances ;
• Les renouvellements ;
• Les clôtures de contrat.

De cette façon, dès la signature du contrat et son intégration dans la contrathèque, vous pouvez le modérer comme bon vous semble. 

De plus, le workflow est associé à un générateur de contrats qui permet en quelque sorte de modéliser de nouveaux contrats en se basant sur des modèles déjà automatisés.

Cela représente un gain de temps important pour les entreprises qui n’auront plus à reproduire chaque fois les éléments d’un contrat avant sa signature. 

Tout est disponible dans la contrathèque. 

Par ailleurs, la seconde fonctionnalité associée au workflow est la notification automatisée.

En effet, les notifications automatisées aident à maintenir les contrats constamment à jour et surtout à éviter les retards ou les oublis. 

Les entreprises reçoivent donc de petites alertes sous forme de rappel pour suivre le flux de travail associé à chacun de leurs différents contrats.

Des outils de sécurité et de confidentialité intégrés

Pour finir, la sécurité des données est une préoccupation majeure lorsqu’il s’agit de contrats, notamment en entreprise. 

Ainsi, avec une contrathèque, vous n’aurez plus à vous en faire. 

Elle offre des fonctionnalités avancées de sécurité et de confidentialité pour protéger les données sensibles.

Cela peut inclure des mesures telles que l’authentification double ou multi-facteurs, les autorisations d’accès basées sur les rôles et le chiffrement des données. 

Ce dernier point est d’ailleurs très important quand il s’agit de contrats de travail avec la rémunération des salariés, les documents juridiques concernant les actionnaires…

Vos données doivent bénéficier d’un chiffrement standard ou personnalisé selon le degré de sécurité que vous souhaitez avoir. 

Ainsi, même en cas de fuite de données, personne ne pourra y accéder et les exploiter. 

De même, les journaux d’audit sont aussi cruciaux pour assurer l’intégrité des contrats intégrés.