Comment bien gérer un projet ? 6 conseils essentiels !

Comment bien gérer un projet ? 6 conseils essentiels ! 3

Comment bien gérer un projet ? Voici 3 conseils essentiels !

Valider avec le donneur d’ordre (le sponsor) des objectifs précis

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Dans le cadre d’une gestion d’un projet, votre réussite dépendra de l’atteinte l’objectif imposé par le sponsor.

La clé étant de ne pas se tromper d’objectif, avec une incompréhension entre ce que veut le sponsor et ce que vous avez compris…

En effet, souvent un sponsor fera une réunion orale de cadrage, sans objectifs clair.

Il faut donc clarifier avec lui les éléments clés : délais, objectif final, moyens, indicateurs de succès…

Vous devez donc demander une réunion de validation de l’objectif, précédé d’un email qui va détailler :

  • L’objectif fixé par le sponsor du projet tel que vous l’avez compris
  • La mesure de l’atteinte du résultat et la mesure concernant la satisfaction du contenu du projet (ex: les délais, la qualité, le prix…)
  • Les délais, les étapes clés….
  • Les parties prenantes du projet (ressources humaines et financières)

D’où l’importance de clarifier dès le départ ce qui sera attendu de vous pour ne pas partir sur de mauvaises bases.

Organiser une réunion de cadrage

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La première étape pour bien réussir la gestion d’un projet est d’organiser une réunion de lancement (aussi appelée Kick Off).

Celle-ci sert à informer et valider les points clés comme

  • la date de lancement
  • les attendus du projet
  • Les étapes
  • Le contexte

Ce kick off peut être internet (pour lancer le projet en interne) ou externe avec les clients et partenaires.

La réunion sert à clarifier chaque point pour assurer une meilleure organisation.

A la fin de la réunion, les parties prenantes doivent connaître les éléments clés du projet, et se mettre en ordre de bataille.

Une réunion de cadrage marque le début officiel du projet puisque c’est durant ce premier contact que chaque protagoniste doit confirmer leur acceptation des termes de références et leur engagement.

Ils s’engagent également à fournir au chef du projet les ressources et leurs temps dès le lancement du projet.

Après la réunion de cadrage, il est désormais possible de faire un résumé de l’essentiel qui sert de rapport auprès du sponsor.

Écrire un document projet, la bible du projet

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Le suivi du projet se fait via un document projet.

C’est un document qui centralise toutes les informations importantes du projet, et qui évolue avec le temps.

Il centralise de tous les détails sur les objectifs, les avantages commerciaux, les contraintes, les étapes, les couts…

Il sert de “bible” et permet à tous les membres concernés de comprendre l’enjeu, mais surtout de bien cadrer le projet.

Il valide de manière formelle tous les aspects du projet, dont les responsabilités, les obligations ainsi que le rôle de chaque participant.

Sa mise à jour permet de lister les éventuels risques, leurs impacts et leur probabilité.

Le chef de projet peut envoyer ce document à toutes les parties prenantes, et éventuellement le sponsor (même si pour lui un powerpoint est plus adapté).

Grâce à ce document tout ceux qui souhaitent une information sur le du projet n’a qu’à y jeter un coup d’œil.

Il intègre un planning avec les ressources, les actions…

Fixer des objectifs smart

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Les objectifs smart sont des objectifs précis et adaptés.

Les objectifs SMART sont avant tout

  • Spécifiques
  • Mesurables,
  • Atteignables
  • Réaliste
  • Temporels

En effet, l’acronyme SMART est mnémotechnique, et permet d’avoir une checklist.

Il suffit de lister chacun de ces éléments pour une action afin d’être sûr de ne rien oublier.

Bien évidemment, un objectif smart doit avoir du sens : il doit être cohérent avec le but global du projet.

Responsabiliser les acteurs du projet avec des dates de remise et un contrôle de la réalisation avant la date

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Pour assurer la meilleure organisation, il faut déléguer aux membres du projet les actions  réaliser avec une date de remise, sans oublier de vérifier que l’action a bien été lancée ou planifiée.

C’est le rôle du chef de projet de s’assurer que les actions sont bien menées à temps.

Gérer un projet, c’est avant tout planifier, organiser et contrôler.

Le rôle est donc de vérifier que chaque partie prenante respecte ses engagements (sans pour autant jouer les policiers…).

Pour éviter de passer pour un “emmerdeur”, il faut à la fois laisser du temps pour réaliser l’action, mais aussi relancer avec suffisamment d’avance.

Si les actions ne sont pas effectuées, s’il y a des choses à trancher… Le chef de projet doit en informer le sponsor afin de gérer les négociations à un niveau plus haut.

Le chef du projet étant les yeux et les bras du du sponsor. Le chef de projet s’occupe de réalisation de plan du projet (création des documents du projet, organisation des réunions…). Il surveille l’avancement du projet et prend des mesures nécessaires pour anticiper les éventuels problèmes.

Il doit répondre à certains nombres de questions comme le respect de la qualité, la création de tous les livrables, etc.

Un bon chef de projet est aussi un bon communicant afin de faire passer les messages auprès des différents membres du projet en interne ou en extérieur.

À la fin du projet, il incombe au chef du projet de faire un bilan et de débriefer sur les différents résultats.

Utiliser un logiciel pour suivre le projet

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Il ne faut surtout pas garder toutes les informations en tête, mais tout noter dans un logiciel afin d’éviter la surcharge mentale, d’avoir toujours une vision des actions à mener et être capable de répondre immédiatement aux questions.

Si vous gérez de petits projets, Excel peut largement suffire.

Cependant, si vous gérer des projets avec plusieurs intervenants, un client… je vous conseille d’utiliser un logiciel de gestion de projet.

Ces outils de gestion de projets sont très simples et très visuels, et permettent d’avoir un suivi des tâches, une vision de l’avancement… sans y passer des heures.

Voici quelques logiciels à tester

– Monday.com :  Monday est un logiciel très visuel et très simple. Il permet de partager simplement des agendas, activités… entre les parties prenantes d’un projet. Il offre aussi des outils d’automatisation (si on reçoit un email de telle personne alors…).

Le prix est le suivant

  • Gratuit pour 2 utilisateurs => Essai sur ce lien.
  • 8 € / mois / utilisateur pour l’offre Basique (5 Go de stockage, tableaux illimités…) => Essai sur ce lien
  • 10 € / mois / utilisateurs pour l’offre Standard (calendrier, diagramme de GANTT, automatisation…)
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– Asana (essai gratuit sur ce lien) : ce logiciel de gestion de projets en ligne est très complet, avec une gestion pointue des tâches, avec en particulier des Gantt… C’est un logiciel pour les entreprises plus structurées.

Tarifs :

  • Gratuit pour un usage personnel
  • 10.99 euros / utilisateur / mois pour la personnalisation des champs, des règles, des jalons, des équipes…
  • 24.99 euros / mois / utilisateur pour la gestion des objectifs, des ressources, les approbations…
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 30– Trello.com : ce n’est pas vraiment un logiciel de gestion de projets, mais c’est un outil de gestion des tâches squi permet d’appliquer facilement une gestion de projets agile.

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