Quels seront les impacts du ChatGPT dans les ressources humaines ? 10 usages concrets du ChatGPT en recrutement, gestion du personnel…

Quels seront les impacts du ChatGPT dans les ressources humaines ?

Le chat GPT va faire évoluer la manière de travailler de nombreuses professions, en particulier toutes celles qui sont dans le secteur des services.

En effet, la particularité des services, c’est de produire et diffuser énormément de contenus “texte”, justement là où le Chat GPT apporte le plus de valeur.

Les ressources humaines ne vont pas échapper à cette (r)évolution.

Une partie du métier de Responsable des Ressources Humaines va bénéficier des gains de productivité liés à tout ce qui concerne la production de textes (annonces, messages de prise de contacts…) et la diffusion d’informations (règles sur les congés…).

Il est donc essentiel de prendre en compte ces changements dès à présent, car l’utilisation de l’intelligence artificielle dans son quotidien nécessite :

• Une montée en compétences afin de maîtriser le fameux “Art du Prompt”. En effet, si on se limite à des requêtes trop simples, alors le résultat est souvent décevant ou trop générique.
• Une habitude de travail à ancrer. En effet, certaines de personnes ont utilisé quelques fois le Chat GPT, mais très rapidement, elles sont revenues à leurs vieilles habitudes. Or, il est indispensable de prendre le réflexe d’utiliser avec justesse et efficacité le Chat GPT. Sinon dans le futur il y aura une réelle différence de productivité entre les RH qui maîtrisent le Chat GPT et les autres.

Le plus gros changement va concerner les salariés actuellement en poste, en particulier ceux qui sont les moins habitués à l’informatique, car il y aura une réelle nécessité gérer un changement des habitudes.

Il faudra mettre en place dans les services de ressources humaines une montée en compétences collective et individuelle et une charte d’utilisation (au minimum un partage de bonnes pratiques).

En effet, les étudiants sont d’ores et déjà habitués à utiliser le Chat GPT dans le cadre de leurs études (recherche d’informations, documentation…), et il est évident qu’ils vont l’exploiter à nouveau une fois en entreprise.

Et cela va être pour certains d’une grande aide : je constate que l’orthographe et la rédaction en général n’est pas toujours le point fort des étudiants.

Or le ChatGPT permet non seulement de corriger les fautes, mais en plus il permet de réécrire et d’améliorer un texte.

Cela va donc être une béquille salvatrice pour ceux qui ont des difficultés de rédaction (à condition d’avoir passé les épreuves scolaires qui vérifient tout de même le niveau en Français !).

Il parait évident que les organismes de formation et d’écoles de commerce spécialisés dans les RH (ex: l’ESGRH) vont intégrer de modules IA & RH cadre de leurs parcours de formation.

C’est pourquoi dans ce dossier, je vais évoquer quelques-unes des applications pratiques du Chat GPT (et au sens large des outils d’Intelligence Artificielle), dans le secteur des ressources humaines.

A noter :

• Vous pouvez consulter ma mini-formation gratuite au Chat GPT (3 heures) sur ce lien https://www.conseilsmarketing.com/decouvrez-ma-formation-gratuite-au-chat-gpt/
• Certains exemples que je vais présenter utilisent la version payante de GPT (le Chat GPT Plus, voir ce lien) car il permet d’analyser des pages web. Cependant la version gratuite suffit pour réaliser la plupart des requêtes simples avec un niveau similaire. La grosse différence entre le ChatGPT 4 et la version 3.5 est dans la logique, les calculs… et surtout le fait de consulter des URL externes.

Partie 1 – Le ChatGPT pour le recrutement

L’utilisation de l’intelligence artificielle permet de gagner du temps dans le process de recrutement, de la création de l’annonce à l’annonce du candidat retenu, en passant par l’entretien d’embauche.

Voici quelques-uns des usages.

• Améliorer les annonces d’offres d’emplois

La création d’offres d’emplois est assez standard, le Chat GPT peut ainsi créer une offre d’emploi “classique” à partir de quelques critères ce qui permet d’avoir une base de travail.

Par exemple si je demande au Chat GPT “écris-moi une offre d’emploi pour un alternant en marketing produit. Le poste est basé à Levallois à Paris. Les avantages sont des tickets restaurants.”

Voici sa réponse : 

Cette base de travail permet à un RH de proposer une trame au donneur d’ordre afin qu’il affine l’offre ou que cela serve de trame pour une première version de l’annonce.

Cependant l’intérêt du Chat GPT est de faire des suggestions pour l’amélioration des annonces.

Voici un exemple 

• L’annonce originale (une véritable annonce) : 

• L’offre améliorée par le Chat GPT : 

C’est une annonce certes différente, mais qui ne manque pas d’intérêt car elle est selon moi plus synthétique.

Bien entendu, il ne faut pas copier / coller le texte sans l’analyser… le Chat GPT a tendance à parfois en dire trop ou à enjoliver les choses.

• Réaliser des publications pour mettre en avant les postes sur les réseaux sociaux

L’intérêt du Chat GPT, c’est qu’il peut créer des contenus à partir de textes, voire d’une simple page d’un site internet.

Avec le Chat GPT Plus (la version payante à 20 € / mois), il est possible de demander l’analyse d’une page web contenant une offre d’emploi, et demander au Chat GPT d’en faire une publication Linkedin valorisant cette année.

Par exemple voici une annonce sur le site Eloquant pour un alternant travaillant au marketing produit (https://eloquant.welcomekit.co/companies/eloquant/jobs/alternance-marketing-produit_gieres) :

Et voici la réponse du Chat GPT avec l’annonce qu’il a rédigée à partir de l’URL : 

La publication réalisée par le Chat GPT était simple et claire, et j’ai à peine modifié la publication 

Vous pouvez consulter le résultat final sur ce lien https://www.linkedin.com/posts/fr%C3%A9d%C3%A9ric-canevet-conseilsmarketing_alternance-marketing-produit-eloquant-activity-7065809930477281280-rqtf.

• Trouver des questions techniques à poser aux candidats.

Lorsque l’on recrute dans des domaines techniques, il est intéressant de pouvoir lister un certain nombre de questions métiers que l’on peut pose en entretienr, afin de noter quelques réponses qu’il sera possible soit d’évaluer, soit de faire évaluer par le futur manager de la personne…

Par exemple vous pouvez dire “Dis-moi quelles sont les 5 questions à poser à une personne que l’on veut poser à une personne que l’on veut recruter en tant que responsable du marketing digital dans le B2B. Ensuite dis-moi en quelques quelles seraient les bonnes réponses.”

Voici les 5 questions et les réponses du Chat GPT : 

Ces questions et réponses sont assez classiques, mais cela peut néanmoins servir d’aide pour poser les bonnes questions lors d’un entretien d’embauche afin de mesurer les capacités d’un candidat.

• Analyser des masses de données en quelques secondes

Un des problèmes lorsque l’on a des centaines ou des milliers de CV, c’est de trouver les bonnes personnes sur les bonnes compétences.

Les logiciels actuels permettent certes une catégorisation, une analyse par mots clés… mais le Chat GPT va permettre de faire des recherches bien plus souples en langage naturel, éventuellement en croisant des données externes.

• Envoyer des messages personnalisés d’introduction, de refus… à partir d’un email, d’un profil Linkedin…

Lorsque l’on recrute des profils rares (informaticiens, marketing digital, spécialistes…), une des clés est de créer du relationnel via un message personnalisé.

Cela peut être par exemple mentionner une entreprise, une passion, une publication… afin de créer du lien.

Le ChatGPt peut alors vous être d’une grande aide car il peut créer des messages d’introduction sur mesure en quelques clics.

Par exemple, vous pouvez donner au Chat GPT un profil Linkedin (via un copier-coller…), et lui demander de rédiger un message personnalisé en mettant un point commun en avant.

Partie 2 – Le Chat GPT dans les RH pour la gestion du personnel au quotidien

Le Chat GPT peut également aider les responsables des ressources humaines dans leur quotidien.

• Répondre à des demandes simples de manière personnalisée.

Le Chat GPT est plus qu’un simple générateur de modèles de réponses, il est capable de soit extraire des informations sur le Web, soit de répondre à partir d’informations personnalisées qu’on lui aura fournies.

Par exemple, on peut demander au Chat GPT de répondre à Marc que le nombre de jours de RTT maximum à prendre par semaine est de 3 pas 4, alors le Chat GPT va écrire un email qui explique la situation avec toute la mise en forme nécessaire.

A noter : le Chat GPT peut aussi répondre à des questions RH et juridiques, mais comme elles ne sont pas forcément vraies, il faut toujours vérifier les textes de référence avant de répondre.

• Mettre en place un Chatbot interne pour répondre aux questions simples des salariés

Actuellement, certaines entreprises ont mis en place des Chatbot de première génération, pour répondre à des demandes simples et génériques comme les règles pour les congés, les RTT, la mutuelle…

Mais on constate des limites :  

• Il faut entrainer le bot sur chaque demande et vérifier qu’il n’y a pas d’effet de bord.
• Le bot est entrainé uniquement sur des données à jour à un moment donné, et donc il faut l’actualiser.
• Il faut écrire les questions (expressions) et les réponses.
• …

Avec le Chat GPT, il est possible de lui donner comme base de référence une FAQ interne, des PDF… et ensuite, c’est lui qui va en déterminer les bonnes réponses après un entrainement.

Attention : le Chat GPT ne comprenant pas ce qu’il dit, il est possible d’avoir de mauvaises réponses. Il est donc essentiel de mentionner que les réponses sont générées par l’IA et qu’elles peuvent nécessiter la confirmation de son interlocuteur RH.

• Fournir des sommaires de réunions, de listes de tâches à effectuer pour des projets…

Le Chat GPT dispose d’une base de connaissances immense sur la plupart des sujets.

Au contraire de Google où vous devez rechercher par vous-même des informations, puis en faire une synthèse pour décider les actions à mener, le ChatGPT permet de créer directement un plan d’action sans avoir tout ce travail.

A noter : si vous avez besoin de précisions sur chacune des parties, il faut demander au ChatGPT de détailler, de donner des exemples… pour approfondir un sujet, une partie…

Personnellement, je trouve les réponses toujours assez génériques, donc je commence toujours par mes propres réflexions (afin de ne pas être influencé), puis je complète par une recherche Google sur des articles longs et détaillés et ensuite des conseils supplémentaires au ChatGPT une fois que j’ai une bonne idée du sujet.

Cependant, si vous devez organiser une réunion, un projet… il peut vous donner une synthèse des informations à connaître, des tâches à effectuer..

Par exemple, vous pouvez lui demander les grandes lignes d’un programme pour améliorer les compétences en anglais oral dans une entreprise, ainsi qu’une suggestion d’outils à utiliser “Je suis responsable des ressources humaines d’une PME. Donne-moi un plan d’action détaillé avec la liste des tâches à effectuer afin de faire monter en compétences les directeurs et les managers de l’entreprise. Le but est qu’ils soient meilleurs dans l’anglais oral. Suggère-moi aussi des outils à utiliser.”

• Traduire et surtout écrire des textes dans différentes langues à partir de consignes

Dans de nombreuses grandes entreprises, les RH sont internationales, et donc il est nécessaire d’envoyer des emails, de rédiger des offres d’emplois, de faire de présentations… en anglais.

Le Chat GPT permet certes de traduire des phrases, mais il est aussi possible de demander au Chat GPT d’écrire un texte à partir d’une simple recommandation.

Par exemple, vous pouvez lui demander d’écrire un ordre du jour en anglais pour faire le point sur les besoins de recrutement d’une équipe marketing.

Le ChatGPT, la solution miracle dans les RH ?

Le ChatGPT a ouvert la voie pour la naissance d’un responsable RH augmenté, doté comme Iron Man d’un fidèle assistant qui va l’aider à réaliser plus rapidement et plus efficacement certaines tâches à faible et moyenne valeur ajoutée.

Bien utilisé, le ChatGPT peut ainsi faire gagner de précieuses heures toutes les semaines.

D’ailleurs, si vous lui demandez “quels sont les prompts Chat GPT les plus utiles pour un responsable des ressources humaines“, il sait très bien vous donner des idées :

Cependant, ce n’est pas non plus une solution miracle, il y a quelques limites : 

• Le Chat GPT n’a aucune notion de ce qu’il dit ou préconise, il faut donc toujours avoir un expert RH qui valide les réponses, les conseils…
• Le Chat GPT n’a aucune empathie et il ne sait pas gérer les exceptions. Or c’est un élément important dans les RH.
• Les données RH étant des données sensibles, il est nécessaire de vérifier que la solution d’IA (Chat GPT ou un clone basé sur les mêmes technologies) protège bien les données personnelles et ne permettrait pas une fuite de données.
• Certains sites très utiles pour les RH (ex: Linkedin), interdisent le crawl au Chat GPT pour protéger leurs données et leurs utilisateurs, ce qui diminue fortement l’usage.
• Le coût de l’IA générative est énorme par rapport aux anciennes technologies, ce qui entraine à la fois un coût financier et écologique important. Par exemple, le Chat GPT coûterait plus de 700 000 $ / jour uniquement en serveurs (contre 2 millions tout compris pour Wikipedia), avec une consommation d’eau et d’énergie phénoménale.

L’usage de l’IA devra donc être raisonné et raisonnable.

Faut il alors attendre un peu pour se mettre à l’IA ?

La réponse est non.

Le Chat GPT est une réelle avancée technologique, et il va y avoir une réelle différence entre les responsables RH qui maîtrisent le ChatGPT et les autres.

Il est donc essentiel de commencer dès à présent à se familiariser et à l’intégrer peu à peu dans son quotidien, car l’Art du Prompt nécessite une réelle montée en compétences.

Pour compléter, voici un commentaire de Maya Henni, Directrice Conseil- Recrutement-Expérience candidat (https://www.linkedin.com/in/mayahenni/) :