Voici une libre traduction d’un article de David Risley de blogmarketingacademy.com.

Dans son article David propose 101 bonnes résolution pour gérer son temps et son blog comme un businessman…

Je l’ai adapté à la France, avec 44 bonnes résolutions pour réussir l’année à venir.

L’objectif étant d’être plus efficace, se concentrer sur l’essentiel et enfin d’atteindre ses objectifs, même si vous êtes un Freelance, un consultant… seul dans son bureau.

1 – Ne faites pas de l’opérationnel et du stratégique en même temps.

Vous devez d’abord prendre le temps de réfléchir à ce qui est prioritaire pour l’année, pour le mois, pour la semaine, pour la journée… et ensuite uniquement commencer à travailler.

Si vous vous levez le matin et vous commencez par vous dire « Qu’est-ce que je vais faire ? », vous allez à coût sûr perdre du temps et aller à la facilité (lire vos email, consuter des Newsletters, Facebook, Twitter…).

Vous devez au contraire vous mettre dans la peau du « Manager » de l’entreprise qui va décider des priorités, ce qui est important de faire.

Idéalement, il faut prendre son agenda Outlook ou Gmail, et caler une tâche importante pour chaque 1/2 journée, et ainsi vous aller accomplir ce qui compte vraiment et qui fera avancer votre entreprise.

 

C’est à dire :

  • Générer plus de cash
  • Faire les déclarations fiscales obligatoires
  • Améliorer la conversion de vos ventes
  • Générer plus de prospects

Et non pas :

  • Vous documenter
  • Agir selon les priorités du moment (email client…)

Une fois que vous avez défini la priorité de la 1/2 journée, vous allez prendre la casquette de l’exécutant et commencer à réaliser le travail.

Lorsque l’on est blogueur, il faut tour à tour passer du rôle de directeur (qui doit donner les grands axes), de manager (qui doit veiller à ce que les orientations globales soient bien réalisées) et de l’employé qui réalise les actions avec la plus grande efficacité.

 

2 – Planifiez à l’avance ce que vous devez faire en priorité.

Plus vous passez de temps à planifier vos journées, vos projets… plus vous gagnerez au final du temps et plus vous irez finalement vite.

Par exemple lorsque vous recevez un email pour réaliser une tâche, que vous avez une idée… le mieux est d’ouvrir Outlook et de caler une plage horaire pour la faire.

Sachant, que le soir avant de vous coucher, vous pourrez regarder votre agenda afin de voir LA tâche que vous devrez faire en priorité.

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Vous pouvez aussi “stocker” vos actions, et les reprioriser de temps en temps, par par exemple une to do liste sur Trello.com ou Workflowy.com.

En confiant au papier vos préoccupations, vous serez tout de suite plus efficace…

3 – Une des clés pour atteindre un objectif c’est de le quantifier.

Ne vous dites pas par exemple « je veux gagner plus d’argent avec mon blog », mais « Je veux gagner 2000 € / mois ».

Dès que vous avez dit cela, vous aurez d’une part un objectif précis à atteindre, vous saurez exactement où vous en êtes, et si c’est atteignable… et enfin vous devrez obligatoirement mettre en place un plan d’actions pour atteindre ce niveau-là.

Vous allez ainsi définir précisément comment gagner les 2000 euros :

  • 500 euros de prestations : il faut donc proposer des prestation dans son cycle de marketing automation
  • 500 euros de ventes de produits : il faut donc créer 1 produit à 297 € et en vendre 2 / mois
  • 500 euros de publicité : il faut donc générer au moins 500 visiteurs / jours
  • 500 euros d’affiliation : il faut vendre 10 produits qui vous rapporteront 50 € unitairement

En mettant par écrit les moyens d’atteindre cet objectif, votre plan d’actions est beaucoup plus simples à réaliser.

 

4 – Faites un suivi de l’atteinte de vos objectifs.

Si par exemple vous voulez courir un marathon, vous devez savoir si vous êtes dans les rails avant d’y participer…

En plus en ayant une vision de l’avancement, vous allez pouvoir fêter les petites victoires, vous accorder du temps de repos…

Cela passe par des outils simples comme un fichier Excel ou un logiciel de gestion commerciale qui vous permet de suivre vos ventes, votre activité…

Vous allez ainsi surveiller l’atteinte de vos objectifs.

 

5 –A la fin de chaque semaine ou chaque mois faites un mini bilan…

Les mini bilans intermédiaires permettaient de ré-ajuster sa situation et corriger le tir avant que la situation ne deviennent trop préoccupante.

Pour cela il suffit de prendre 30 minutes et de se demander :

  • ce qui a bien fonctionné, si oui comment reproduire ce mécanisme.
  • ce qui a mal fonctionné, si oui comment l’améliorer ou que cela n’arrive plus.
  • ce que vous n’avez pas fait… et si c’est toujours nécessaire.

Si ce point hebdomadaire est trop contraignant, faites un point mensuel.

Dans la plupart des entreprises, ce le “rapport mensuel” est un point indispensable.

Il prend généralement 2h, mais c’est avec lui que l’on a une véritable vision de son business et de l’atteinte de ses objectifs.

6 – Cela ne sert à rien de s’agiter dans tous les sens, s’il n’y a pas un but final clair.

Les grandes choses ne se font pas en 1 semaine, mais nécessitent une succession de petites choses qui accumulées feront de grandes choses…

Donc veillez à avoir toujours votre objectif final en ligne de mire, et vous assurer que ce que vous faîtes au quotidien y contribue.

De nombreux blogueurs, freelances… ont l’impression d’avoir fait 1000 choses à la fin de la journée, alors qu’ils ont simplement “dépensé leur temp” :

  • Likes sur Facebook
  • Ecriture d’un énième article de blog
  • Visionnage d’une mini formation vidéo sur Youtube

Pour éviter cela, il faut se faire quelle est la priorité du mois, et définir à partir des priorités du mois les actions qui doivent être mises en places.

Si par exemple votre focus du mois est de générer plus de prospects, vous allez définir un plan d’actions :

  • Amélioration de la conversion
  • Mettre en place des campagnes publicitaires plus rentables

 

7 – Demandez-vous pourquoi vous faites ce que vous faites…

Vous devez appliquer à votre business la Loi de Pareto : 80% des résultats proviennent de 20% des actions.

Et donc si vous savez pourquoi vous faites ce que vous faites (et pourquoi c’est important), vous saurez plus facilement comment y arriver et par quel moyen…

Ayez le réflexe avant de faire quelque chose de vous dire « Pourquoi », et parfois en sachant remettre en cause la manière dont c’est actuellement fait ou la solution qui est proposée.

En effet, souvent on prend des habitudes (ex: écrire un article de blog toutes les semaines), or parfois il faut se dire “Pas d’article de blog cette semaine”, je me concentre sur la conversion cette semaine.

 

8 – Votre vie est un ensemble de routines et d’actions… si vous n’arrivez pas à atteindre ce que vous voulez, peut-être qu’il faut revoir quelque chose.

Par exemple vous ne vous y prenez peut être pas de la bonne manière, ou peut-être qu’il existe des astuces pour aller plus vite plus ou plus efficacement.

Lorsque vous avez un problème, prenez le réflexe de lister toutes les possibilités pour arriver au résultat, et uniquement ensuite vous pouvez choisir la meilleure manière d’y arriver.

C’est la méthode ICE qui est utilisée en Growth Hacking.

Il ne faut pas griller les étapes et se lancer tête baissée dans des solutions complexes ou habituelles, sans :

  • Regarder ce que font les autres
  • Demander des conseils à d’autres personnes
  • Copier ce qui fonctionne bien dans d’autres secteurs
  • Tester des outils, méthodes… innovantes

 

9 – Mettez en place une routine quotidienne et hebdomadaire.

Ces process vont cadrer votre semaine et vous permettre de savoir quoi et quand le faire… vous pouvez même après réfléchir aux moyens de simplifier ou d’automatiser ou de déléguer ces tâches.

Pour cela caler des plages horaires automatiquement dans votre agenda (ex: la comptabilité tous les vendredi), afin de rassembler en 1 fois ce que vous devez faire.

10 – Planifiez du temps dans votre agenda pour toutes les tâches à effectuer.

Dès que vous avez quelque chose à faire, le bon réflexe est de planifier immédiatement une plage de travail dans votre agenda. Ainsi vous n’avez plus à y penser…

En revanche faites bien attention à bien estimer le temps que cela vous prendra.

Pour cela vous devez détailler toutes les actions que prendra une tâche.

Par exemple si vous voulez écrire une checklist à télécharger pour générer des prospects, vous ne devez pas fixer 3h pour réaliser ce bonus mais :

  • 30 minutes pour chercher des informations
  • 60 minutes pour écrire les actions sur Excel
  • 15 minutes pour relire
  • 20 minutes pour faire la couverture 3D de la check list
  • 15 minutes pour écrire l’article de blog
  • 30 minutes pour mettre un formulaire dans les articles
  • 15 minutes pour en faire la promo sur les media sociaux
  • 30  minutes pour réaliser une pub Facebook Ads

Vous verrez que finalement cette tâche estimée à 3h prend en fait 4h…

 

11 – Tous les matins, passez 15 minutes à planifier ce qu’il est important de faire dans la journée.

Vous avez votre Outlook qui vous guide, mais vous pouvez aussi écrire sur un post it les 3 choses à faire dans la journée, avec 1 tâche essentielle à réaliser tout de suite sans attendre.

 

12 – Si vous dépassez le temps pour une tâche donnée, essayez de la finir, et décalez les autres tâches prévues…

Il y a une règle simple : plus vous accordez du temps pour réaliser une tâche, plus vous y passerez du temps… C’est la Loi de Parkinson.

Elle est complétée par la Loi d’Illich : si on accorde toujours plus de temps à une tâche, la productivité et le résultat sont en diminution. Il faut donc aller à l’efficacité maximale.

C’est pour cela qu’il faut calculer le bon temps pour une tâche, et faire son maximum pour tenir ses délais, quitte à bâcler un peu plus les dernières choses.

Et si c’est trop long, recalez là à une autre période, ou décalez les tâches de votre agenda.

 

13 – Apprenez les petits raccourcis qui font gagner du temps…

Par exemple sur Word les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner énormément de temps.

Dans la plupart des logiciels il existe le même genre de petites astuces qui vous feront gagner du temps !

Vous pouvez aussi utiliser des logiciels pour automatiser le travail comme indiqué dans le Top 150 des outils pour PME & Freelances.

14 – Jouez le contre la montre…

C’est le principe des “sprints” de travail et de la méthode pomodoro : travailler à fond sur un sujet en étant le plus concentré possible, sans être distrait par autre chose.

Cela permet d’arriver plus rapidement à des résultats en ayant 1 focus et 1 objectif sur une période données.

Pour cela éviter les tentations comme la TV, Facebook, Youtube…

Amusez-vous à mettre en chronomètre sur votre smartphone pour essayer de finir la tâche que vous vouliez faire afin de jouer un contre la montre.

 

Nb : ne le faites que pour certaines tâches qui sont des « défis », sinon vous allez finir par ne plus supporter ce chronomètre.

 

15 – Prenez du temps pour souffler, vous amuser, vous reposer…

Il faut travailler en « sprints » de travail, car si vous êtes tout le temps en train de sprinter vous allez-vous essouffler et vous démoraliser…

Travaillez donc en sprint pour vos gros projets, et entre temps accordez-vous du bon temps !

Il faut apprendre à travailler à 100% sur un sujet, puis s’accorder du temps pour se distraire et se reposer.

Sinon à force de travailler en sur-régime, vous allez finalement être moins productif.

 

16 – Faites de vraies pauses !

Vous devez vraiment vous accorder de bonnes pauses, pas juste 5 minutes… amusez-vous au jeu vidéo, faites une balade… Bref décompressez !

L’erreur que l’on voit souvent, ce sont des personnes qui font une pause, mais en continuant à regarder leur smartphone, à checker des emails…

Il faut savoir couper, être concentré à 100% sur l’instant présent sans culpabilité.

 

17 – Utiliser votre smartphone pour aller sur Facebook, Twitter… ce n’est pas décompresser !

Au contraire c’est remettre un fil à la patte… faites plutôt une activité qui vous fait rire ou qui vous permet de vous dépenser physiquement ou de sortir de l’urgence, de l’informatique…

Par exemple, ne regardez vos votre smartphone dans votre lit juste avant de vous coucher, d’une part la lumière bleue vous tient éveiller, d’autre part vous aller passer du temps à surfer happé par les news.

La bonne pratique est de mettre votre téléphone en mode avion, afin de ne plus être tenté par les emails et les media sociaux.

18 – Ne laissez pas votre messagerie dicter votre journée !

Supprimez les notifications, et n’allez pas la voir dès que vous avez fini une tâche ou pour faire une pause…

La messagerie doit se lire quelque toutes les heures, ou 3 à 4 fois par jour…

C’est la même chose pour les SMS, les appels au téléphone… ne laissez pas les autres dicter ce que vous devez faire !

 

19 – Ne gardez dans la boite de réception que les messages que vous devrez traiter…

Les autres devront être soit archivés, soit mis dans des rendez-vous (actions à faire…), soit supprimés, soit mis dans une « file d’attente », soit mis dans les « à relancer ».

C’est la base de la méthode “GTD” de David Allen (Get Things Done), dès que l’on reçoit un email il ne faut pas le “stocker” pour plus tard, mais décider

  • Soit de le traiter immédiatement (si cela prend moins de 2 minutes)
  • Soit le jeter s’il n’est pas utilisable
  • Soit le classer si c’est une archive
  • Soit caler du temps pour le traiter dans votre agenda si c’est une action qui dure plus de 2 minutes

 

20 – Ne regardez pas vos emails dès que vous arrivez au boulot…

Éventuellement regardez vos messages sur le trajet ou au petit déjeuner, mais pas dès votre arrivée au travail sinon vous allez faire autre chose que travailler sur un dossier important.

Réservez vos premières minutes pour avancer sur vos dossiers les plus importants, afin d’être sûr d’atteindre un minimum de vos objectifs !

 

21 – Ce n’est pas la peine de suivre toutes les actualités…

Vous regardez le journal TV, vous écoutez la radio dans votre voiture, vous lisez des newsletters sur PC, vous regardez Facebook & Twitter sur votre smartphone… C’est beaucoup de temps passé à écouter et réécouter les mêmes informations…

Au lieu d’écouter les informations, regardez un documentaire, créez du contenu, avancez sur vos projets…

Et faites de même avec les newsletters, supprimez toutes celles qui ne sont pas utiles !

Si nécessaire abonnez-vous via l’email d’Evernote ou créez un email « newsletter »… pour lire les newsletters sans polluer votre email principal.

Enfin les actualités font généralement leurs choux gras des mauvaises nouvelles, de la crise… ce qui risque de vous démoraliser au lieu de vous booster !

Faites plutôt une sélection pour trouver des idées inspirantes (ex : les replays sur Arte Plus 7, les documentaires de France 5…).

 

22 – Utilisez les règles et les filtres dans votre boite email…

Le fait de recevoir un email et de devoir le trier, le supprimer… prend du temps !

Au lieu de tout faire à la main, mettez en place des filtres et des règles pour trier les emails (ex : les alertes, les newsletters…).

Vous pouvez aussi utiliser des outils comme UnRoll.me pour vous désabonner automatiquement des newsletters.

23 – Ne regardez pas la TV pendant que vous faites quelque chose !

Souvent à la maison on a tendance à mettre la TV en même temps qu’on écrit un article de blog, qu’on avance sur un projet…

Or cela vous déconcentre car vous n’êtes pas 100% focus sur 1 action… Donc le bon réflexe c’est d’éteindre la TV !

C’est pareil pour la musique, si vous voulez être 100% productif, coupez le son…

Vous pouvez même utiliser un casque réducteur de bruit, afin d’être isolé de l’extérieur et ne pas être dérangé.

 

24 – Ne perdez pas à passer des heures à des débats sans fin….

Que cela soit dans la vie réelle, ou sur les Media Sociaux (blogs, Facebook…), ne perdez pas votre temps à débattre pendant des heures sur un sujet avec des réponses de 3km de long… car souvent tout le monde restera sur ses positions, et au final vous n’aurez que perdu du temps…

Si vous n’êtes pas d’accord, dites le et mettez un point final à la conversation.

 

25 – Mettez toujours votre téléphone sur silencieux.

Vous allez pouvoir travailler tranquillement sans être dérangé par les appels de la famille, des amis… pour juste vous dire qu’ils s’ennuient au boulot…

Pour ne pas être tenté, mettez votre téléphone portable dans la poche de votre veste ou en mode silencieux.

26 – Utilisez des logiciels de gestion de projets plutôt que de vous envoyer des messages entre collègues ou prestataires.

En effet avec un système de conversion, de gestion de projet… vous allez pouvoir conserver la mémoire en commun et gagner du temps.

Utilisez par exemple Slack.com, Asana.com, Facebook At Work…

Mais attention, là encore attention aux interruptions : supprimez les notifications.

 

27 – Simplifiez la gestion de vos rendez-vous avec Doodle.com, Google Calendar ou ScheduleOnce.com ou Calendly.com

 

C’est  particulièrement le cas lorsque vous devez gérer des agendas, des rendez vous… de personnes qui ne sont pas dans votre entreprise.

 

28 – N’essayez pas de copier vos concurrents, essayez plutôt de faire différent.

En effet c’est plus efficace de prendre les bonnes choses, mais de faire différent (cf une stratégie Océan Bleu http://www.conseilsmarketing.com/techniques-de-ventes/la-strategie-ocean-bleu).

Si vos concurrents font quelque chose de bien, essayez plutôt de faire différemment et mieux !

29 – Rangez votre bureau, votre maison… vous aurez l’esprit plus clair…

En supprimant tout le désordre ambiant, vous serez plus concentré sur vos objectifs…

Vous devez viser le 0 papier, par exemple en scannant ou en prenant des photos des document, ou en appliquant la méthode GTS au papier ou encore en enregistrant des notes ou des actions dans des logiciels.

En revanche, pour un travail créatif c’est exactement l’inverse (un peu de musique, regarder des émissions au hasard…) !

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30 – Mettez dans une liste spécifique toute ce que vous n’avez pas eu le temps de finir ou des petites actions non urgentes qui durent moins de 15 minutes…

Et ensuite réservez une après-midi pour tout finir ces petites actions !

Le fait de rassembler en même temps une kyrielle de petites actions fera que vous allez y accorder finalement moins de temps.

31 – Evitez de perdre du temps à rechercher l’information.

Classez vos documents sur votre PC, et archivez vos documents sur Evernote.com pour les retrouver facilement.

En complément prenez des notes sur PC afin de les retrouver facilement via le moteur de recherches interne.

Vous pouvez aussi utiliser les moteurs de recherches de windows, du Mac… pour retrouver vos documents même si vous ne les avez pas classé.

 

32 – Utilisez deux écrans avec votre PC afin de gagner en productivité.

Par exemple vous pouvez mettre sur la droite votre PC portable, et relier au PC portable un écran 22 ou 24 pouces, afin de ne plus avoir la tête penchée (mauvais pour le dos), ainsi qu’un vrai clavier lié à votre portable.

33 – Si vous avez besoin de créativité, sortez de chez vous ou de votre bureau

Les bonnes idées arrivent en se baladant, en faisant du shopping, en jouant aux jeux vidéos… pas en ruminant au bureau.

Vous pouvez aussi demander des conseils à vos amis, connaissances… parfois le réseau et l’intelligence collective peuvent vous apporter des idées innovantes grâce à un point de vue externe.

 

34 – Mettez en place un mastermind ou une association avec des personnes qui sont passionnés comme vous d’un sujet

Soit vous organisez une réunion ponctuelle, soit des rendez vous réguliers entre entrepreneurs afin de sortir de votre train train quotidien.

Vous pouvez avoir plus d’informations sur http://www.conseilsmarketing.com/techniques-de-ventes/comment-organiser-un-master-mind

 

35 – Optimisez le temps « perdu »

Par exemple le temps entre deux rendez-vous, dans une salle d’attente… pour faire quelque chose, par exemple faire un podcast, envoyer un SMS à sa famille, prendre des notes sur votre smartphone pour un article de blog, appeler un prospect…

 

36 – Apprenez à déléguer votre travail.

Cela peut être à votre famille (ex : demandez à vos enfant de faire des tâches ménagères…), ou faites appel à un assistant virtuel qui peut faire à votre place des tâches répétitives ou simples.

Concentrez-vous au contraire sur la valeur ajoutée et les relations personnelles.

 

37 – Evitez la procrastination… c’est-à-dire remettre à demain ce qu’on peut faire aujourd’hui

Souvent ce que l’on repousse le plus, c’est ce que l’on doit au contraire faire de manière la plus urgente.

Pour ne plus procrastiner consultez notre article http://www.devenirplusefficace.com/?s=procrastination&search=Recherche

38 – Apprenez à dire NON…

Si vous dites toujours oui, vous n’avancerez pas sur vos propres projets, et surtout tout le monde va vous demander des informations…

Si vous êtes en train de faire une tâche qu’une autre personne devrait faire, prenez plutôt le temps de dire à cette personne qu’elle doit faire son travail, sur le long terme vous y gagnerez !

 

39 – Au lieu d’écrire un long email, préférez plutôt appeler au téléphone, c’est plus rapide et plus efficace.

De même  si vous échangez plus de 3 emails avec une personne, il est indispensable d’appeler au téléphone.

40 – Faites la tâche la plus dure en premier, et les plus faciles ensuite.

En effet la motivation est en quantité limitée, il ne faut pas la gâcher avec des choses trop simples à faire…

De plus en faisant ce qui est plus important en premier, vous allez soigner cette partie. Alors que ce qui est fait en dernier est généralement réalisé avec moins de soins.

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41 – Pour vous éviter de céder à la tentation de surfer sur Facebook, twitter… désactivez tout simplement votre WIFI et travaillez sur Word !

Vous pouvez aussi prendre du papier et un crayon, c’est souvent le meilleur moyen d’être plus productif et effiace.

 

42 – Apprenez à lire plus rapidement, mais aussi à taper plus rapidement…

Par exemple vous avez http://keybr.com/

 

43 –Changez vos habitudes 1 par 1, et n’essayez pas de tout révolutionner d’un coup…

Commencez toujours par une habitude simple et facile à mettre en place, cela vous aidera à prendre cette nouvelle habitude.

 

 44 – Et enfin sachez qu’avant toutes choses, ce qui est important c’est d’être heureux !

Ce n’est pas avoir de l’argent, du succès…

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Si vous avez trouvé une ou deux astuces utiles, n’hésitez pas à les partager sur Twitter, Facebook… et bien entendu à ajouter vos propres suggestions dans les commentaires !

Vous pouvez aussi consulter 22 autres bonnes résolutions, et comment les tenir sur ce lien.

5 thoughts on “44 bonnes résolutions, pour gérer son temps comme un businessman !

  1. Les résolutions de 2015 que tu préconises dans cet article sont plutôt intéressantes! En les respectant toutes, je pense qu’on peut arriver à quelque chose d’efficace, elles sont toutes pleines de bon sens.
    Je te remercie pour ces conseils, et bonne fin d’année !

  2. Merci pour ces conseils, voilà de quoi méditer !

    J’ai entendu récemment une interview d’un web entrepreneur, je ne me rappelle plus de son nom, qui parlait de la planification de ses journées et disait que si le soir lors de votre bilan vous ne vous rappelez pas exactement de ce que vous avez fait, vous pouvez écrire en gros dans votre agenda sur tout la journée “TEMPS GASPILLÉ”.

    Cette idée m’a marqué et s’ajouterait à votre point numéro 5 ;)

    Je pense que parler de l’énergie est également une chose très importante, j’ai développé ce point juste ici :
    http://aurelienknaub.com/bonnes-resolutions-energie/

    À bientôt

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