Les 5 erreurs de gestion mortelles pour les Freelances & PME dans le contexte la crise du COVID-19 !

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Lorsque l’économie va bien, même les moins bons s’en sortent… car il est rare que des erreurs de gestion soient mortelles, il y a toujours une nouvelle opportunité pour rattraper une mauvaise situation.

En revanche lorsque la crise arrive, c’est là que les bons gestionnaires tirent leurs épingles du jeu, et que les mauvais gestionnaires souffrent.

Pour vous aider à surmonter un contexte tendu comme le COVID, certaines erreurs peuvent rapidement se révéler fatale du fait de la raréfaction des prospects, de la fragilité des trésoreries…

C’est pourquoi, dans cet article, je vais vous présenter les 5 erreurs de gestion à ne surtout pas commettre en cette période difficile si vous êtes Freelance ou si vous gérez une PME.

1 – Oublier de travailler son réseau pour trouver ses clients

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Que vous vous lanciez, ou que vous ayez déjà une activité bien établie, le réseau est le meilleurs moyen de trouver des clients.

En effet, les personnes qui vous connaissent seront en mesure de vous recommander auprès de leurs contacts.

En revanche, il y a 2 écueils :

  • Il faut du temps pour construire et animer son réseau, ne serait-ce que le temps pour aller rencontrer les personnes physiquement.
  • Il faut rester dans l’esprit de ses contacts, sinon ils ne vont pas penser à vous lorsqu’ils auront une demande.

D’où l’importance d’animer et d’entretenir son réseau via les réseaux sociaux, les SMS, emails… et faire des rencontres physiques à bon escient.

Votre plan d’actions :

  • Sur Linkedin reprenez contact avec vos anciens collègues, relations, camarades de classe… (ex: faites une synchronisation de votre smartphone, Gmail, Hotmail… avec Linkedin pour retrouver des contacts….).
  • Sur Linkedin, Twitter, Facebook… utilisez des outils de Growth hacking pour maintenir le contact (ex: Phantom Buster, Linked Helper, Jarvee… voir ma formation Growth Hacking) par exemple pour envoyer automatiquement des messages pour les changements de postes, les anniversaires… et pour envoyer un message à une sélection de contacts (ex: vous avez été interviewé, vous organisez un événement en ligne…).
  • Dans votre boite d’emails, regroupez dans un répertoire “contacts pros”, les contacts qui comptent (influenceurs, chefs d’entreprises, prescripteurs…) et une fois par trimestre faites un email pour prendre des nouvelles.
  • Rencontrez aussi en physique, en organisant un rendez-vous “reprise de contact” 1 fois par semaine. Par exemple proposez de boire un café à 17h, de boire une verre le soir… à des contacts influenceurs qui ont un réseau, une activité avec du trafic… En amont réfléchissez à comment vous pouvez aider cette personne ou lui offrir un petit cadeau afin de vous placer en “facilitateur” et pas en “profiteur”. Prenez aussi une photo en “selfie” avec la personne et relayez là sur les réseaux sociaux (Linkedin, Instagram, Facebook…) pour capitaliser sur ces rencontres (idéalement faites une mini interview pour nourrir vos réseaux sociaux). En revanche, évitez les restaurants, qui ont tendance à durer des heures (trajet aller / retour, déjeuner…) et qui finissent par coûter une fortune.
  • Testez les “déjeuners virtuels”, c’est-à-dire déjeuner à distance via Zoom. C’est une formule très intéressante pour déjeuner 2 fois par semaine avec vos contacts, sans y perdre trop de temps.

2 – Ne pas faire un devis et un contrat pour les missions importantes

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Les contrats et devis ne sont conçus que pour gérer les situations qui dégénèrent.

C’est pourquoi, tant que l’on n’a pas eu de problème majeur avec un client, on s’en préoccupe peu…

Or dans un contexte économique plus tendu, cela arrivera de plus en plus souvent (ex: la direction demande de couper les budgets non indispensables, les résultats sont plus en plus difficiles à atteindre…).

Il ne faut toujours faire un devis, et non plus un simple email avec une description de mission, qui n’a aucune valeur juridique.

Profitez-en pour ajouter dans votre contrat des clauses comme :

  • Le droit d’utiliser le logo de l’entreprise dans vos références.
  • Un délais de prévenance d’annulation de contrat de 1 mois.
  • Une tacite reconduction de 3 mois en 3 mois.
  • Une description de vos services dans une annexe, mais sans trop entrer dans les détails non plus (ex : les indicateurs…) afin de ne pas vous limiter.

Concernant les devis, utilisez un logiciel de devis en ligne, afin de pouvoir réaliser vos devis et factures depuis n’importe quel ordinateur, et n’importe quand.

Personnellement, je suis passé de Ciel Gestion Commerciale à un logiciel de devis / factures en ligne, et j’ai gagné en souplesse : je fais mes devis dès que je reçois la demande par email (avec parfois une proposition commerciale détaillée), et dès que la prestations est finie, je transforme le devis en facture avec une demande de paiement. Fini les logiciels à installer, à mettre à jour… c’est bien plus simple !

Remarque : Personnellement, pour moins de 500 €, je ne fais que des devis (parfois juste un email + une facture) car cela m’évite de perdre trop de temps pour des petits dossiers. Mais dès que cela dépasse les 1000 €, je vous conseille d’établir un contrat à partir d’un modèle, et de réclamer 33% d’acompte à la commande, 33% lors du début de la prestation et 33% à la fin de la prestation.

En faisant cela, vous allez vérifier immédiatement si votre client a vraiment l’intention de travailler avec vous, et vous allez au minimum couvrir le début des frais générés.

Votre plan d’actions :

  • Vérifiez que vous avez bien des contrats en cours avec vos gros clients, et faites le tour des clauses. Si nécessaire, profitez du prochain renouvellement d’échéance pour faire signer le nouveau contrat. Et tous les mois, n’oubliez pas de faire votre compte rendu des actions menées, afin que le client puisse bien comprendre votre travail (vous pouvez par exemple utiliser toggl.com pour lister toutes les actions réalisées par client.
  • Si vous avez plus de 3 signatures de contrats / mois, passez à la signature électronique. Pour moins de 30 € / mois vous allez gagner du temps pour la signature de vos documents et contrats (via universign.com, yousign.com…) sans devoir passer par des documents papier. Et surtout, ne commencez pas une mission sans contrat.
  • Utilisez des modèles de contrat de prestations si vous ne le faites pas déjà. Vous avez par exemple un contrat spécial Community Manager sur ce lien. De même, archivez vos propositions commerciales afin de les réutiliser si nécessaire avec d’autres clients.

3 – Oublier de relancer les factures, l’erreur du mauvais gestionnaire

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La trésorerie est le carburant de l’entreprise, dès que vous n’avez plus de cash, l’entreprise s’arrête…

Il est essentiel de surveiller sa trésorerie comme le lait sur le feu…

D’expérience, plus vous attendez pour relancer une facture, moins vous avez de chance d’être payé (ex: changement d’interlocuteur, aggravation de la trésorerie…).

Il est donc essentiel de vérifier régulièrement votre logiciel de facturation et votre compte bancaire, pour d’une part analyser toutes les lignes de prélèvement, et d’autre part surveiller les retards de paiement.

En analysant vos relevés de comptes, vous allez être étonné de tous ces petits abonnements qui sont prélevés tous les mois pour des prestations non indispensables ou plus utiles.

Votre plan d’actions :

  • En cas de non-réponse à vos relances par emails, il faut appeler au téléphone pour savoir ce qui se passe (de manière très polie), et si nécessaire se déplacer sur place (ex: “je suis près de votre entreprise la semaine prochaine, si vous le voulez je passe vous voir le matin avant mon rendez-vous ?”). Vous verrez que la perspective de vous voir débarquer (même sans faire un scandale) va faire accélérer la procédure. Ensuite si cela ne  marche pas, passez rapidement à un recommandé pour prendre date de l’impayé, et passez à l’arsenal juridique (injonction de payer…).
  • Faites le tour de tous vos comptes bancaires, PayPal… pour identifier les prestations à conserver. Lorsque vous avez un contrat sur 1 an en tacite reconduction, annulez-le 6 mois avant, afin de renégocier le contrat. En effet, les nouveaux clients sont toujours mieux traités que les clients fidèles… En résiliant le contrat, vous vous mettez en position de force pour négocier un renouvellement.

4 – Ne pas oser facturer cher, l’erreur de gestion du débutant

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Cela arrive très souvent aux autodidactes, aux débutants… et c’est ce que l’on appelle le “syndrome de l’imposteur”.

C’est-à-dire que vous ne pensez pas que ce que vous faites à de la valeur pour les autres, et vous n’osez pas facturer au juste prix vos prestations.

C’est encore plus flagrant chez les débutants dans un domaine, qui préfèrent casser les prix en espérant décrocher un dossier, plutôt que de justifier et présenter ses prestations et ainsi justifier le prix.

Pour cela, listez ce que vous apportez comme valeur ajoutée (productivité, économies, gains…) à votre prospects, et soyez convaincu que vos produits et services vont l’aider.

Si vous n’êtes pas vous-même convaincu de l’intérêt de vos produits et services, personne d’autre le sera !

Dans tous les cas, souvenez vous que “tout ce qui est pris n’est plus à prendre”… et si un client est prêt à payer un prestation complète maintenant, ce n’est pas sûr qu’il soit d’accord dans les semaines à venir.

Donc systématiquement validez tous les affaires, prestations… que vous pouvez faire (ne repoussez pas au mois suivant la signature d’un contrat…).

Votre plan d’actions :

  • Ecrivez noir sur blanc pourquoi un prospect doit faire appel à vous, la valeur ajoutée que vous lui apportez, ce qu’il perd en ne faisant pas appel à vous… avec des exemples de clients afin de rendre concrète l’aide que vous apportez.
  • Prenez le réflexe de signer tous les opportunités immédiatement, quitte à faire une offre spéciale (pas une diminution de prix mais un bonus incitatif) pour obtenir une signature rapide.

5 – Ne pas penser ROI de ses actions

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Lorsque l’on est Freelance, dirigeant d’une PME… ce qui compte ce n’est pas le temps passé à travailler, mais les résultats obtenus.

En effet, autant un salarié sera payé tous les mois, autant lorsque l’on possède son entreprise, les résultats viendront de vos efforts à générer du business, et pas aux heures passées à travailler.

Vous devez donc analyser comment vous dépensez  votre temps, et si cela permet de générer du business.

Pour vous aider, mettez en place une “North Star Metric”, c’est-à-dire un indicateur qui vous permet de filtrer les actions à réaliser et d’orienter vos efforts.

Par exemple, cela peut être le chiffre d’affaires, la marge… et ainsi vous devrez valider que tout ce que vous faites va bien contribuer à atteindre votre objectif.

Cette productivité, peut aussi s’atteindre en automatisant ce qui doit l’être :  Calendly & YoucanBookMe.com pour proposer un agenda en ligne, stripe & paypal pour les paiements en ligne…

Votre plan d’actions :

  • Notez dans un fichier Excel comment vous dépensez vos journées en listant toutes les tâches qui prennent plus de 5 minutes. Et toutes les 4h vérifiez que vous avez bien mis en place des actions qui vont générer du business.
  • Définissez 1 action par jour qui va faire progresser votre activité, et commencez par la mettre en place avant toute chose.

En conclusion… évitez ces 5 erreurs de gestion !

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J’espère que cette liste d’erreur de gestion vous aura donné des idées.

Dans un contexte économique plus compliqué, il est indispensable réfléchir à la valeur que vous apportez, au suivi de votre business…

Les affaires allant devenir plus compliquées, il faudra à la fois être plus convaincant, mais aussi devenir un meilleur gestionnaire.

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