Comment réussir une bonne présentation Powerpoint ? Les clés d’une Présentation à l’Américaine !

J’ai le plaisir d’accueillir Themepowerpoint.fr, éditeur de modèles de Powerpoint clés en main à personnaliser.

Dans cet article, vous allez découvrez leurs astuces pour réussir une bonne présentation Powerpoint.

 

Que signifie pour vous être professionnel dans le monde de l’entreprise ?

Pour beaucoup, cela signifie faire ce que l’on attend de nous, se conformer aux normes de l’entreprise et en suivre au pied de la lettre les codes établis.

Si l’on caricature un peu, c’est faire comme les autres sans trop se faire remarquer.

Quel ennui, me direz-vous !

Pour une présentation Powerpoint, cela signifie donc rassembler un maximum d’informations et donner à son auditoire une quantité considérable de détails pour montrer que l’on a bien travaillé son sujet.

 

Le professionnalisme, ce devrait pourtant être tout le contraire de ce que l’on vient de décrire.

Être professionnel, c’est être capable d’aller au-delà de ce que notre hiérarchie, nos collègues, attendent de nous pour se concentrer sur 1 chose : faire en sorte que ceux qui vont assister à votre présentation vont comprendre exactement ce que vous voulez, ni plus, ni moins.

Pour cela il faut être capable de surprendre.

Si dans le monde de l’entreprise traditionnelle, faire différemment représente souvent un danger, il est nécessaire aujourd’hui d’innover sans cesse pour tenir son rang et continuer d’évoluer.

Il est donc important de faire valoir son originalité, sans crainte de casser les codes… et donc de prendre quelques libertés avec la sacro-sainte charte graphique. 

En effet le plupart des chartes graphiques sont conçues pour mettre un maximum d’informations et servir de “support” (voire de béquille) à un présentateur, et non pas pour marquer les esprits et faire passer de l’émotion.

Cela vaut également pour vos actions quotidiennes ou régulières comme vos présentations professionnelles sur Powerpoint.

Il ne faut pas se contenter d’être juste “bon” et faire votre travail, il faut être meilleur que les autres… les autres étant le plus souvent vos concurrents qui font aussi des présentations de leurs produits auprès des mêmes prospects.

C’est comme dans un combat : pour remporter une victoire, il ne suffit pas d’être brave, il faut battre l’adversaire, et pour cela parfois il faut savoir prendre des risques et saisir les opportunités.

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Vous n’êtes pas convaincu ?

Rappelez vous de vos 10 dernières réunions ou présentations : est-ce que la plupart du temps vous n’êtes pas ressortit de la salle plus ou moins satisfait et convaincu de la réunion, en vous rendant compte parfois que tout le monde n’avait pas retenu la même chose !

Et lorsque tout le monde a bien compris le message, est ce que cela n’a pas été trop “ennuyeux” ?

N’avez-vous jamais croisé le regard de quelques personnes de votre public qui semblaient avoir les paupières lourdes ou qui retenaient maladroitement un bâillement ?

N’avez-vous jamais senti le manque d’intérêt chez vos collègues (en train de surfer sur leur smartphone, de lire leurs emails…) pour un sujet qui pourtant devrait les intéresser au plus haut point ?

Il ne manque surement pas grand-chose pour donner un coup de Boost à vos présentations et ajouter du dynamisme à votre discours.

Il y a quelques grandes règles à connaître pour mettre toutes les chances de votre côté.

1 – Soignez votre présentation, la forme compte autant que le fond

Effectivement, comme tout changement, ça prend du temps au début.

Et ensuite on adopte cette nouvelle manière de faire.

À force de la pratiquer, on réalise qu’on le fait de plus en plus vite, presque instinctivement.

Vous allez rapidement renvoyer l’image de quelqu’un de plus professionnel justement qui a le souci de soigner la communication, l’accompagnement, l’interaction en mettant de côté les habitudes acquises.

 

Nous sommes, par exemple, beaucoup à avoir la mauvaise habitude de trop utiliser la notion de symétrie dans nos diapositives.

C’est à la fois rassurant mais ça évite surtout de trop réfléchir sur le positionnement des différents éléments de nos slides.

Pensez quelques instants aux photographes et la règle des tiers.

Le concept consiste à découper le cadre en neuf cases identiques :

C’est ce que l’on appelle les “ligne de force” (ou règle des tiers) dans une image.

Le photographe décide ensuite comment placer les différents éléments de la scène en se déplaçant ou en faisant tourner l’appareil.

Il placera ses éléments sur une ligne de séparation des cases ou au croisement de deux lignes.

Cette règle est également très communément utilisée au cinéma, en peinture, en publicité, bref dans tous les arts visuels.

Le principal intérêt de cette règle est de rendre une image moins neutre.

L’image, par un cadrage inattendu, invite le spectateur à l’imagination. Elle transmet ainsi une émotion plus forte à la personne qui la regarde.

 

Comment appliquer cette règle à vos présentations Powerpoint ?

Il est important de retenir le fait qu’il faut chercher à casser la symétrie.

Même si inconsciemment, on est souvent tenté de tout aligner au centre, faire le contraire vous permettra de renforcer l’impact visuel de votre travail et de vous donner une allure plus professionnelle.

Il est intéressant de toujours avoir en tête la façon dont votre diapositive va être étudiée (de haut en bas et de gauche à droite).

 

A noter : privilégiez désormais les formats 16:9 et non pas 4:3 pour vos présentations. C’est devenu la norme. Pour cela il faut dès le départ réaliser ses slides au format 16:9 pour ne pas avoir d’effet déformant.

 

2 – Traitez les images avec délicatesse

Si vous optez pour l’affichage d’une photo à la place d’une simple icône sous fond transparent, vous lui offrez une grande visibilité et donc beaucoup d’importance.

Ce sera en quelque sorte la star de votre diapositive.

Il faut donc à tout prix éviter de la poser dans un coin, au hasard.

Il sera même beaucoup plus professionnel d’oser mettre votre image en plein écran.

Si vous avez décidé de véhiculer un message au travers d’une image, assumez votre choix jusqu’au bout !

Et si vous pensez qu’il est nécessaire d’y ajouter quelques mots, écrivez-les dessus et non à côté.

Voici un exemple avec 1 phrase et une grande image qui parviennent à faire passer de l’émotion (cf Garr Reynolds via son livre Powerpoint Zen avec une critique sur ce lien) :

Voici un autre exemple d’image bien utilisée et mise en valeur :

  • La 1er version n’est pas en plein écran, et manque de contraste

  • La seconde version montre une image en plein écran, mais le texte n’est plus visible

 

 

  • La dernière version mets le texte clairement visible, avec en plus le regard de la femme qui va vers le texte

 

Voici ci dessous quelques illustrations particulièrement pertinentes sur l’art d’utiliser la mise en forme dans un Powerpoint :


 

Il sera très important d’utiliser une photo de bonne qualité pour éviter toute pixellisation et un rendu amateur une fois projetée sur un écran ou un téléviseur.

Vous pouvez en trouver des dizaines de bonne qualité et à quelques euros sur Fotolia  et   DreamStime  et Deposit Photos.

Ces sites vous proposent en plus de sélectionner des images similaires d’un même auteur afin de pouvoir garder une cohérence :

Une fois que vous avez un thème, vous pouvez utiliser toute la palette à votre disposition, quitte à faire des zoom sur des éléments d’images.

Mais évitez de trop en mettre, 1 image par slide suffit :

 

Ne déformez jamais une photo originale dans un sens ou un autre.

En effet, il est hors de question d’essayer de réduire une image uniquement dans le sens de la hauteur ou uniquement dans le sens de la largeur pour la faire entrer dans le cadre qui lui était destiné sur vos diapositive Powerpoint.

Le rendu ne sera pas du tout agréable visuellement.

De plus, c’est une insulte au travail du photographe.

Vous pouvez modifier la taille d’une image mais vous devrez veiller à respecter les proportions de l’image originale.

L’exemple ci dessous montre comment les couleurs et l’image recadrée peuvent nuire à la mise en forme :

Quand vous le pouvez, essayez également d’utiliser des images sans fond.

Cela vous laissera en effet plus de liberté dans la répartition de vos éléments sur la diapositive car vous pourrez les superposer.

Vous pouvez aussi utiliser les images pour donner du mouvement, comme ici le coureur qui “pousse” à lire le texte :

 

 

3 – Soyez sobre, moderne et homogène

De nombreuses techniques sont à votre disposition lorsque vous souhaitez mettre en valeur certains mots ou idées.

Vous pouvez notamment jouer sur les contrastes : contraste de couleurs bien entendu, mais aussi contraste de polices de caractère ou contraste de tailles de caractères.

Bannissez donc le soulignement ou la liste à puces et usez de moyens modernes mis à votre disposition.

Par exemple utilisez des icônes ou des images :

 

 

Vos présentations seront visuellement plus attractives et vous capterez plus facilement l’attention de votre auditoire.

Rappelez vous qu’une image vaut 1000 mots… Donc associez 1 image et 1 phrase, et dites le reste à l’oral :

 

Il faut absolument que vous cherchiez à présenter des diapositives à l’esthétique homogène, par exemple la police utilisée doit être la même durant toute la présentation.

 

Vous pourrez utiliser les variantes de celles-ci (gras, italique, light…) pour faire ressortir des idées précises ou mettre la lumière sur un concept.

Sans homogénéité, vous imposerez à votre auditoire de fournir un effort à chaque diapositive afin de s’adapter au différents changements de style.

Consciemment ou non, ils remarqueront et se laisseront distraire par les changements de police, de couleurs ou de design.

Cette distraction les écartera de votre discours et ils éprouveront beaucoup plus de difficultés à vous suivre.

Pour votre part, vous véhiculerez une image un peu brouillonne et peu organisée.

 

4 – Dîtes non au superflu

Réussir une présentation, c’est faire en sorte que tout ce qui apparaît sur le Powerpoint vise à servir son message.

Il faut donc impérativement éliminer tout ce qui peut distraire votre public et l’écarter du sujet de la réunion.

On énonce souvent le principe de cohérence de Richard Mayer.

Selon les études scientifiques qu’il a menées, il est démontré que l’on apprend mieux lorsque les mots et les images additionnelles intéressants mais non nécessaires sont exclus.

Les éléments de votre diapositive doivent intéresser l’intégralité ou du moins la majorité de votre audience.

Des éléments qui ne s’adressent qu’à une faible partie de votre public viendront en effet perturber tout le reste de l’auditoire. Vous risqueriez de les perdre pour la suite de votre discours.

Il faudra donc surveiller les slides qui présentent des données trop nombreuses dans un tableau, des graphiques surchargés de numéros et pourcentages, des schémas incompréhensibles, des multiples pavés de textes.

Passez-en revue chacun des éléments de votre présentation et demandez-vous s’il apporte un complément visuel à votre discours oral.

Cela vous amènera surement à des slides beaucoup plus légères, parfois même un peu vide.

N’ayez pas peur du vide, votre discours n’en sera que plus clair et compréhensible.

Essayez de vous poser cette question : Existe-t-il dans cette slide des éléments qui seront lus ou vus mais oubliés lors du passage à la slide suivante. Si la réponse est oui, n’hésitez pas une seconde et supprimez-les.

 

Vous devez également vous assurer que chacune de vos diapositives illustre un seul message.

Si ce n’est pas le cas, il vous faudra scinder l’information en plusieurs diapositives.

Toutes les informations superflues que vous aurez décidé de supprimer peuvent également être ajoutées à une annexe distribuée en complément de votre présentation Powerpoint.

Le mieux étant d’envoyer ce document par email une fois la réunion terminée afin d’éviter toute distraction au cours de celle-ci.

Et pour éviter de voir vos auditeurs prendre des notes au lieu de vous écouter, dites leur dès le départ qu’une copie de la présentation leur sera envoyée par email ou sera disponible sur le site de votre entreprise.

L’objectif d’une prise de parole en public, c’est le partage d’informations et non la distribution de celles-ci en espérant qu’elles seront correctement collectées par votre public.

 

5 – Evaluez votre slide

Une fois votre présentation terminée, prenez bien le temps de la relire.

N’hésitez pas à un jeter un œil neuf en vous mettant à la place de votre public.

Projetez-vous et essayer d’imaginer la réaction et les possibles questions qui traverseront l’esprit de la personne qui la découvrira pour la première fois.

Chaque diapositive ne doit véhiculer qu’une seule idée qui peut être matérialisés par plusieurs éléments à la condition que ceux-ci soient visuellement liés et dépendants.

Vous pouvez par exemple regarder votre présenter en mode global, afin de voir si toutes les slides sont indispensables :

 

Posez-vous également les questions suivantes :

  • Ma diapositive est-elle compréhensible en 3 secondes ? Si ce n’est pas le cas, c’est surement qu’il y a trop d’éléments qui y figurent et qui ne se rapportent pas forcément au message à transmettre
  • Est-ce que ma diapositive est agréable à regarder ? Même si l’aspect visuel est très subjectif, il faudra vous assurer que l’ensemble soit sobre et que les éléments soient placés de manière harmonieuse.

 

Quelques conseils supplémentaires pour réussir un Powerpoint à l’Américaine !

 

  • Définissez le message que voulez vous faire passer, et construisez toute votre présentation autour.
  • Faites l’exercice de résumer toute votre présentation en 1 phrase, et comment la dire au début et à la fin de votre présentation.
  • Imaginez comment faire passer de l’émotion (via une histoire, via une image…) auprès de votre auditoire, afin qu’ils s’y projettent
  • Structurez votre présentation avec une introduction (une anecdote personnelle, une histoire…), un corps de présentation avec l’explication et la solution, et enfin une conclusion avec un appel à l’action
  • Fluidifiez vos transitions pour que tout ait un ordre logique, par exemple avec un cheminement, une aventure, une évolution de situation…

story-telling

  • Ne commencez jamais par vos slides directement, commencez pas définir votre message, le déroulé… en utilisant un papier + crayon, puis éventuellement organisez le tout avec des post it, et enfin commencez à rédiger vos slides et à rechercher des illustrations. Il faut que vous sachiez dès le départ la conclusion et la chose à retenir de votre présentation, et uniquement ensuite construire votre présentation
  • Ne faites jamais le powerpoint un jour avant la présentation, le concept, le déroulé… doit mûrir et se travailler
  • Chaque mot à un sens, choisissez donc avec soin vos textes et les phrases.
  • Faites passer 1 idée par slide, et ne mettez pas des listes avec différentes idées ou actions. Il faut au contraire sélectionner les meilleures, et faire 1 slide par idée illustrée par un visuel.
  • Ne recopiez pas tout votre discours sur vos slides. La présentation ne doit pas être vos notes ou un copié collé de ce que vous allez dire. La slide est une synthèse en 1 phrase maximum de votre idée. En effet les auditeurs peuvent soit écouter, soit lire mais pas faire les deux.
  • Ne faites pas trop  de recyclage… Il faut construire une présentation en pensant à son auditoire, et ensuite uniquement après avoir défini les spécificités, vous pourrez rechercher des éléments à prendre dans d’autres présentations.
  • N’hésitez pas à utiliser des citations dans vos slides (sans trop en abuser), cela donne plus d’émotions à votre paroles.
  • Faire 60 slides pour une présentation de 60 minutes c’est trop… Il faut compter 2 à 3 minutes / slide… Faites donc court !
  • Améliorez vous après chaque présentation. Faites passer un questionnaire de satisfaction par email ou sur papier afin de demander ce qu’ils ont pensé, si cela répondait bien à leurs attentes… Idéalement il faut discuter avant de commencer avec quelques personnes pour estimer les besoins, prendre des exemples…

 

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