Accélérez la transformation digitale votre entreprise : simplifiez la gestion administrative !

Accélérez la transformation digitale votre entreprise : simplifiez la gestion administrative ! 4

La crise du COVID a été un vrai bouleversement : en l’espace de quelques semaines des centaines de milliers d’entreprises ont été obligées de faire une transformation digitale à marche forcée… et pour certaines, cela été même été impossible (restaurants, administrations…) avec un arrêt total de l’activité.

Pour les entreprises qui sont surmontées ce challenge, il a certes fallu changer les processus, les pratiques commerciales, adapter l’activité… mais en plus il a fallu trouver les bons outils digitaux.

Les outils les plus évidents ont été la mise en place d’un site marchand, d’un CRM, d’une solution de centre de contacts, de la visio conférence, des outils de bureautique en ligne…

Pourtant, il existe d’autres activités de l’entreprise qui méritent d’être digitalisées, en particulier la gestion administrative

Pour vous y aider, voici une sélection de solutions pour digitaliser la gestion administrative de votre entreprise, que vous soyez une PME ou un Freelance.

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1 – Les outils d’envoi de courrier papier via internet

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L’envoi de courriers papier… prend énormément de temps, en particulier lorsque l’on doit faire des recommandés.

Dès lors, il est intéressant d’utiliser les outils d’envoi de lettres papier et de recommandés en ligne.

Cela évite rédaction de la lettre (lettre, expéditeur…) et le déplacement à la poste (trajet, attente…).

Pour envoyer un courrier comme une lettre recommandée, le principe est simple : 

  • Vous rédigez votre lettre recommandée sur le site internet
  • Vous indiquez le destinataire de votre lettre
  • Vous sélectionnez le niveau d’envoi (lettre normale, lettre suivie, recommandé)

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Il existe de nombreux services, comme par exemple Lettre 24.

Ce sont des services particulièrement utiles pour gérer les résiliations d’abonnement, les relances d’impayés de clients… avec un coût souvent inférieur.

Le tarif d’envoi d’une lettre papier sur Lettre24.com est de 1 € par courrier (papier + enveloppe + affranchissement), alors que le prix du timbre seul via la poste est de 1.08 € (lettre verte).

Le tarif d’un recommandé de 5 € + 1.15 pour l’accusé de réception, contre 5.90 € sur Lettre24.com (avec lettre + enveloppe + avis de réception).

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2 – Les logiciels de signature électronique

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Avec le confinement, le télétravail… il est devenu extrêmement difficile d’avoir une signature physique en face à face ou d’envoyer des documents par voie postale.

C’est pourquoi, il est devenu indispensable de mettre en place la signature électronique.

La signature électronique n’est pas un document papier imprimé et scanné avec une signature manuelle, c’est une véritable signature électronique avec une validation légale.

Le principe est simple : 

  • Vous envoyez par email le lien votre document géré par le service de signature électronique, 
  • Votre client signe le PDF en tapant son nom et confirme sa signature via un SMS envoyé sur son smartphone.

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Vous gagnez à la fois du temps pour la signature (c’est immédiat), mais aussi cela permet de sécuriser votre activité en faisant signer systématiquement vos contrats, devis, offre commerciales…

Cela évite les problèmes de contentieux avec les personnes qui vous disent ne pas avoir le temps de signer un contrat ou de valider une offre commerciale… car il n’y a plus de prétexte à ne pas signer, cela prend moins de 5 minutes ! 

Les principaux outils de signature électronique sont docusign.com, yousign.com, docage.com… 

Les tarifs débutent à moins de 25 € / mois pour un nombre illimité de signature.

3 – Les solutions de tickets restaurant dématérialisés

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Même en télétravail, vous pouvez bénéficier des tickets restaurants, cependant les dépenser peut être compliqué avec le papier : il faut payer une partie en papier et l’autre en monnaie, il faut faire attention à bien les déchirer…

D’où l’intérêt de passer au ticket restaurant numérique.

Comment cela fonctionne ?

  • Votre entreprise ouvre un compte que le prestataire.
  • Vous recevez une carte à puce, et vous créez votre compte sur le site internet de l’entreprise.
  • Votre employeur crédite tous les mois votre cagnotte avec le nombre de tickets restaurants prévu.
  • Vous dépensez le montant que vous voulez chaque jour chez vos commerçants (ex: boulanger, supermarché, restaurant…). Actuellement le montant est de 19 € / jour pour un magasin, et 39 euros / jour pour un repas dans un restaurant (ex: à emporter).

Les principaux services sont Edenred avec les Ticket Restaurants, Swile (ex Lunchr), Pass Restaurant, Chèque Déjeuner (Groupe Up)…

Le plus connu reste Edenred, qui propose plusieurs moyens de paiement :

  • La carte à puce
  • Le paiement par mobile (Samsung Pay, Google Pay, Apple Pay…).

A noter : comme nous n’avez le droit légalement à une seule carte, l’astuce est d’utiliser le paiement par Mobile afin de “donner” un ticket restaurant à votre femme, enfants… lorsqu’ils vont faire les courses pour vous acheter à manger. Et grâce à l’application mobile vous savez exactement combien vous avez dépensé chaque jour et combien vous pouvez encore dépenser.

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Quel est le coût des tickets restaurant ?

Le prix comprend le montant de la part patronale versée (5.5 € au maximum) ainsi que les éventuels frais (variables selon les services et négociable pour une grande entreprise, selon le nombre de cartes et le nombre de chargement de celles ci)…

Sachant que l’entreprise qui fournit ce service (Edenred…) prend en plus environ 3,5% sur la somme perçue par le restaurant… c’est donc un service très rentable pour ces prestataires!

4 – L’agenda personnalisé accessible en ligne

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Qui n’a pas connu la galère de trouver une date libre pour une réunion avec un client ou un prospect.

Heureusement, il existe désormais des outils qui permettent d’afficher les disponibilités de son agenda en ligne (sans rendre visible le détail des rendez vous).

Vous n’avez qu’à fournir une URL qui reprend votre agenda en ligne, avec vos disponibilités.

Ainsi votre contact peut choisir dans les plages horaires disponibles celui qui lui conviendra.

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Les principaux outils de gestion d’agendas en ligne : YouCanBook.me, Calendly.com… 

Ces offres sont Freemium, avec des versions 100% gratuites.

5 – La gestion des notes de frais sur application mobile

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Avec le télétravail, il y a certes moins de notes de frais, mais il reste tout de même nécessaire de les enregistrer, que cela soit pour les envoyer à son expert comptable ou pour les transmettre à sa comptabilité.

D’où l’intérêt de dématérialiser ses notes de frais avec une application mobile :

  • Il suffit de prendre une photo de votre ticket de caisse, de la facturette… avec votre smartphone pour qu’elle soit transmise à votre comptable.
  • Votre comptable peut alors traiter la demande.
  • Vous conservez votre ticket / justificatif dans vos archives en cas de contrôle (n’oubliez pas de noter sur le ticket la raison de la dépense)

Voici un exemple avec le service de comptabilité en ligne Inqom :

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Les principaux services sont les applications mobiles des logiciels pour les experts comptables (ex: Fred de la compta…) ou les logiciels de notes de frais en ligne (ex: Eurecia…).

Et vous, quels sont les outils digitaux que vous utilisez pour simplifier votre gestion administrative ?

Faites vos suggestions dans les commentaires !

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