Comment le cadre de travail et le design des locaux peuvent-ils influencer la culture d’entreprise ?

Comment le cadre de travail et le design des locaux peuvent-ils influencer la culture d’entreprise ? C’est ce que nous allons voir dans ce dossier.

En effet, la culture d’entreprise ne se décrète pas, elle provient des valeurs véhiculées par l’entreprise et ses collaborateurs.

Cependant, pour que ces valeurs perdurent au fur et à mesure des années, et malgré les arrivées et les départs de collaborateurs, il est nécessaire de les faire vivre au travers des gestes, des habitudes… mais aussi via l’environnement de travail.

C’est justement ce que nous allons voir dans ce dossier : comment utiliser le cadre de travail (locaux, bureaux, salles de réunions…) pour marquer une culture d’entreprise.

Cependant, avant de commencer, voici un bref rappel de ce qu’est la culture d’entreprise.

Ma définition de la culture d’entreprise est la suivante : la culture d’entreprise est l’ADN d’une organisation. C’est l’ensemble des valeurs, des croyances et des pratiques (formelles et informelles) qui définissent l’identité d’une entreprise et influencent le comportement de ses membres. Elle se manifeste à travers des éléments comme le style de management, les interactions entre les employés, la communication interne, l’organisation, l’autonomie, l’innovation….

La culture d’entreprise peut être comparée à la musique d’un orchestre symphonique.

Chaque membre de l’orchestre joue d’un instrument différent, qui contribue à l’harmonie de la musique, selon la manière dont ils sont dirigés et jouent ensemble.

Dans une entreprise, chaque employé apporte ses compétences et sa personnalité unique, contribuant à l’ambiance et à la dynamique globale de l’entreprise.

Quand la culture d’entreprise est comprise et adoptée par tous, cela donne une symphonie réussie, où la collaboration et l’entente produisent une performance exceptionnelle qui résonne bien au-delà des murs de l’organisation…

Lorsqu’elle n’est pas partagée par tous, alors cela entraîne des dissonances, des couacs… dans l’accomplissement des missions de chacun au quotidien, et donc dans l’expérience client.

Une culture d’entreprise originale est celle de Netflix qui est orientée sur la performance, en imposant l’excellence à ses collaborateurs, avec une remise en cause permanente, en particulier via des feedbacks transparents, qui peuvent conduire au licenciement des personnes moins performantes.

A l’extrême opposé, il y a Zappos qui part du principe inverse, c’est à dire que des collaborateurs contents feront de leur mieux pour satisfaire leurs clients.

L’entreprise encourage l’autonomie, l’excellence du service client, l’esprit d’équipe… et  d’aider les clients même si ce n’est pas vendre directement.

Quelle que soit la culture de votre entreprise, un des moyens pour rendre la culture d’entreprise tangible est de travailler sur l’environnement de travail : 

• mobilier de bureau, 
• aménagement des salles de réunion, 
• design des postes de travail,
• accueil,
• murs,
• couleurs,
• décoration,
• organisation des espaces (télétravail, flex office, bureaux attitrés…),
• open space ou bureaux,
• …

Si vous le pouvez, faites appel à un spécialiste du mobilier de bureau afin d’avoir une cohérence dans le design, dans les couleurs…

En effet, l’environnement de travail permet de matérialiser cette culture en donnant vie à tout ce qui est informel.

Important : vérifiez toujours la politique RSE de vos fournisseurs, à la fois via les labels (ex: Ecovadis), les politiques d’approvisionnement… Et de votre côté pensez au recyclage de votre ancien mobilier en cas de déménagement, de réaménagement…

1 – L’affichage des valeurs sur les murs.

L’être humain est avant tout visuel, il faut donc que vos valeurs soient visibles partout et tout le temps.

Vous pouvez utiliser des affiches, des autocollants géants, des formes en polystyrène… à appliquer sur les murs afin de mettre en valeur les valeurs de l’entreprise, des citations célèbres, le slogan de l’entreprise…

Même si au bout de quelques jours les collaborateurs n’y font plus vraiment attention, cela a un réel impact sur leurs attitudes, leurs actions…

De plus, un visiteur qui arrivera dans l’entreprise (client, prospect, nouveau collaborateur…) aura directement sous les yeux ce que prône l’entreprise.

La mise en place de stickers muraux est particulièrement intéressante, car le coût est très faible, et cela permet de marquer les esprits.

2 – Le choix des couleurs de la charte graphique et leur application dans les locaux

L’aménagement des locaux doit reprendre autant que possible la charte graphique de l’entreprise.

Vous devez commander du mobilier avec des couleurs identiques (au moins proches) de celles de l’entreprise pour les fauteuils de bureau, les cloisons…

Rappelez-vous que chaque couleur a un sens, les couleurs de la charte graphique, et donc celles des locaux ont beaucoup d’importance.

Voici les significations clés des principales couleurs : 

• Rouge vif : passion, énergie, amour, puissance.
• Jaune : joie, bonheur, optimisme, chaleur.
• Bleu ciel : calme, sérénité, paix, fraîcheur.
• Vert nature : équilibre, harmonie, croissance, santé.
• Orange : vitalité, enthousiasme, créativité, stimulation.
• Violet : royauté, luxe, mystère, spiritualité.
• Rose : douceur, romantisme, tendresse, féminité.
• Gris : neutralité, élégance, stabilité, sobriété.
• Marron : chaleur, sécurité, solidité, rusticité.
• Blanc : pureté, innocence, clarté, simplicité.
• Noir : élégance, sophistication, autorité, mystère.
• Turquoise : fraîcheur, vitalité, exotisme, modernité.
• …

Vous pouvez comparer l’image précédente, avec celle ci-dessous qui est bien plus neutre, plus technologique, moins humaine… avec moins de plantes, des couleurs plus sombres…

Voici quelques exemples de logos et de l’impact de la couleur sur l’émotion véhiculée.

Pour donner de la fraîcheur à vos locaux, l’idéal est d’ajouter des plantes, mais à défaut de pouvoir faire venir des jardiniers régulièrement, vous pouvez ajouter quelques plantes artificielles : 

Dans certaines pièces, vous pouvez opter pour un mur végétal artificiel qui permet de réduire le bruit, tout en décorant les pièces.

3 – Les espaces de travail, les salles de réunions…

Les espaces de travail individuels et collectifs révèlent les valeurs de l’entreprise.

Par exemple, choisir uniquement des open spaces et aucun bureau fermé pour les managers, directeurs… montre que le management doit être au contact des équipes, que la transparence est clé… 

De même, le mobilier mis à disposition des équipes révèle la manière dont la direction traite les équipes.

Ainsi, si les collaborateurs peuvent utiliser des sièges assis debout, montre que l’entreprise souhaite prendre soin de ses équipes en évitant trop de sédentarité.

Un autre équipement à ne surtout pas négliger, c’est l’insonorisation des espaces de travail, en particulier depuis la montée en puissance des réunions visio.

Désormais, il est quasi obligatoire de proposer des espaces insonorisés réservés aux réunions à 1,2 ou 3 en plus des salles de réunion classique.

En complément, vous pouvez fournir à vos collaborateurs des micro-casques, si possible avec une réduction de bruit afin d’assurer un minimum de confort lors des réunions à distance.

Rappelez-vous que la manière dont vous traitez vos collaborateurs va fortement impacter la manière dont ils vont traiter les clients.

De la même manière, la mise à disposition d’un espace de travail dédié ou la gestion des locaux en mode “bureau volant” fait transpirer la manière dont l’entreprise considère individuellement les salariés.

Les bureaux volants ou flex office (c’est à dire que personne n’a d’espace fixe, mais juste un casier ou une zone de travail), prône une flexibilité importante, une obsession de la réduction des coûts ou de la mobilité, une dépersonnalisation des relations…

Voici un exemple avec des bureaux non nominatifs, avec des armoires de rangement individuelles qui peuvent permettre de redonner un peu de personnalisation dans un environnement de travail mutualisé.

Si la créativité est l’une de vos valeurs, vous pouvez fournir des sièges, poufs, fauteuils… originaux afin de montrer que la créativité est l’une de vos valeurs.

Ces sièges peuvent être mis à disposition dans certaines salles, ou en libre disposition dans les étages.

4 – L’accueil de l’entreprise et la salle de pause.

Les lieux collectifs sont des endroits essentiels à soigner pour communiquer et matérialiser la culture d’entreprise.

Par exemple, si l’expérience client est au cœur de la stratégie d’entreprise, il est indispensable d’afficher des verbatim de clients via un “mur de verbatims” (ou mur des clients) qui regroupe les résultats des avis clients, des enquêtes de satisfaction…

L’accueil de l’entreprise est aussi clé, car il dit tout de la manière dont on va traiter les clients, prospects…

Par exemple, s’il y a une machine à café, des canapés… ce n’est pas la même chose s’il n’y a qu’une petite banquette (voire rien du tout).

Prévoyez toujours des fauteuils confortables, une petite table basse, une fontaine à eau, un porte-brochures…

A noter : si vous recevez des clients grands comptes, des institutionnels… vous pouvez aussi aménager une “salle de réunion de direction” qui est réservée aux invités VIP. Les commerciaux, le marketing… peuvent alors réserver cette salle pour leurs réunions importantes. 

En conclusion, l’aménagement de ses bureaux, un élément clé de la culture d’entreprise ?

Vous avez pu voir que l’aménagement des locaux doit être pensé pour refléter les valeurs de l’entreprise, sa culture…

De petits détails peuvent avoir une grande importance sur le ressenti des collaborateurs, la manière dont ils peuvent se sentir traités, et donc leurs attitudes au quotidien.

De plus, avec un aménagement adapté, les collaborateurs seront bien plus efficaces et productifs au quotidien.

Ainsi, lorsque vous changez de charte graphique, lorsque vous souhaitez lancer une nouvelle dynamique d’entreprise… Il est indispensable de revoir l’aménagement de ses locaux afin de donner du concret à ces idées.

Le budget n’est pas très important, mais il permet de faire la différence.

Attention cependant à passer des idées aux actes : ce n’est pas en ajoutant un babyfoot dans les locaux que l’on devient une startup, ou que l’on offre le café gratuitement pour prouver aux salariés qu’ils comptent !

Le discours doit être soutenu par la direction, il doit être cohérent à tous les niveaux de l’entreprise (direction / managers / collaborateurs), et suivi dans le temps.

Ainsi, si l’objectif est de mettre en avant l’humain, l’expérience client… les locaux doivent refléter cela (ex: visuel des clients, avis clients…)…