Comment choisir et mettre en place un ERP ?

Choisir et mettre en en place un ERP (Enterprise Resource Planning – ou Progiciels de Gestion Intégrés en Français) est un tournant clé dans la vie d’une entreprise :

• Si le projet ERP a bien été mené, il sera l’outil qui lui permettra d’industrialiser son activité et de dépasser le palier de l’amateurisme.
• S’il y a eu des erreurs dans le choix, la mise en place… la mise en production d’un ERP sera vécue comme un choc, et elle même perturber fortement l’activité d’une entreprise. J’ai ainsi vu une entreprise où les commerciaux et la production pleuraient de rage car ils ne pouvaient plus facturer ou gérer la fabrication.
  

Mettre en place un ERP n’est donc pas un projet anodin, car il va impacter le coeur de l’activité de l’entreprise, à savoir la production, la comptabilité, les approvisionnements… voire même les ressources humaines.

Avec un ERP, c’est fini le travail “chacun dans son coin” avec ses propres outils informatiques et ses propres procédures, l’ERP entraîne une structuration des process avec un logiciel qui sera utilisé par tous.

Les points de départ du choix de la mise en place d’un ERP sont nombreux :

• Améliorer la productivité globale de l’entreprise en équipant toutes les équipes d’un seul et même outil qui est utilisé par tous.
• Rationaliser les process et normaliser les produits et services via un encadrement de l’activité.
• Réduire les pertes d’informations, de données, de connaissances… liés au ruptures de flux dans les outils utilisés dans l’entreprise (CRM, Compta…).
• Accélérer les délais de traitement en collaborant sur un même outil
• Arrêter de travailler avec des fichiers Excel, des copier/coller…
• Un manque de visibilité et de reporting sur les activités
• …

Or, comme l’ERP va toucher l’ensemble de l’activité de l’entreprise, la clé du succès viendra de l’adaptation de l’ERP au business de l’entreprise, en accordant le minimum de concession rigidifiant le travail des collaborateurs.

D’où l’importance de bien réfléchir en amont à ses besoins, à ses spécificités… afin de choisir un ERP qui va répondre à toutes ces contraintes.

Comment choisir un ERP ?

Un ERP doit vous aller comme un gant, ou au moins ne pas être trop serré aux entournures

En effet, tout comme un vêtement :

• s’il est trop petit vous serez à l’étroit et vous serez vite gêné dans vos déplacements,
• s’il est trop grand vous risquez de ne pas être à l’aise et d’avoir l’air ridicule.

Il faudra donc choisir entre :

• Un ERP “standard” qui offre moins de personnalisations, mais qui sera plus rapide à installer, plus facile à faire évoluer et moins cher à installer.
• Un ERP “haut de gamme”, qui offre du sur mesure, mais qui coûtera énormément cher en paramétrage et en maintenance.

Pour choisir le bon logiciel il existe quelques grandes règles simples :

• Sélectionnez un éditeur qui a déjà des références de votre secteur. En effet s’il a déjà traité plusieurs fois les problématiques d’entreprises proches, il saura ce qu’il convient de faire. Demandez donc systématiquement des références dans votre secteurs, avec les noms de personnes que vous pouvez contacter.
• Demandez à avoir une démonstration de l’application, et faites passer un “scénario” type d’utilisation afin de vérifier que l’application sait gérer en standard vos spécificités.
• Faites un cahier des charges, qui explique comment fonctionne votre entreprise, ses contraintes, ses clients… afin que l’intégrateur puisse avoir des informations tangibles.
• Vérifiez que vous avez en interne les personnes compétentes pour faire des évolutions simples dans le paramétrage, afin de gérer les petits ajustements du quotidien. Si nécessaire, recrutez une personne qui a déjà travaillé sur ce genre de système.
• Faites un tour d’horizon des principales solutions du marché, par exemple en visitant les sites Appvizer.com, Getapp.fr, G2crowd.com, capterra.fr, toutsoft.com… sachant que vous pouvez aussi utiliser Google.fr et taper vos mots clés (ex: ERP industrie…). Vous pouvez aussi utiliser votre réseau professionnel ou personnel (Linkedin, Twitter, Facebook…) pour demander des noms de solutions de CRM. Si vous avez un budget suffisant, vous pouvez faire appel à un consultant externe spécialiste des ERP qui saura vous guide dans le choix.
• Sélectionnez ensuite 5 solutions, et faites leur passer un “grand oral” afin de choisir la solution la plus adaptée, avec une réponse à votre cahier des charges, et au pire une réponse via un scénario de démonstration live.
• Listez les fonctions “indispensables” des fonctions accessoires, et ensuite décrivez en mode “story telling” comment travailler un collaborateur, afin valider que le logiciel pourra traiter ces demandes.
• …

Au niveau de la solution d’ERP, voici quelques élément à vérifier :

• La pérennité de l’entreprise (un ERP s’utilise au minimum 5 ans) et  ses évolutions.
• Le nombre de personnes au support et en R&D
• Le nombre de références dans votre secteur d’activité
• La prise en main
• La couverture fonctionnelle face à vos attentes
• Les fonctionnalités “standard” (par défaut) et “spécifique (que l’on devra créer rien que pour vous)
• Le coût du projet (installation & paramétrage initial & options & maintenance annuelle…)
• …

Quelles sont les principales solutions d’ERP en France ?

Le marché des ERP s’est considérablement démocratisé avec une offre qui est désormais très large qui s’adresse de la PME à la Grande Entreprise.

Le cabinet d’étude Gartner en recense plus d’une vingtaine dans son comparatif :

Et g2crowd.com plus d’une trentaine :

Si l’on fait un focus sur le marché Français, dans la gamme des ERP d’entrée de gamme, il y a beaucoup “d’intégrés”, c’est à dire des logiciels qui se présentent comme des ERP, mais qui ont des bases de données séparées, et qui sont en fait juste un pack avec une Compta et une Gestion Commerciale avec 2 bases de données séparées, mais qui communiquent entre eux (ex: Sage 100 Entreprise…).

Même si ces progiciels ne sont pas des ERP au sens propre du terme (1 seule base de données commune), ils restent néanmoins des bonnes solutions pour mettre en place un ERP.

Voici la liste des principaux ERP pour les TPE / PME en France :

• EBP PGI PME : après une jeunesse difficile (bug…), le produit s’est désormais bien stabilisé, avec un très bon rapport qualité / prix.
• Sage 50 Cloud Ciel : une ergonomie plus simple, mais un fonctionnel bien moins riche que ses concurrents, et un réel manque d’évolution depuis des années.
• Sage 100 Cloud Entreprise : une ergonomie rustique, mais qui a l’avantage d’être robuste et d’être très rapide à mettre en place (Industrie…). En revanche cette solution n’est pas du tout adaptée pour le service.
• Sellsy : un ERP nouvelle génération (en vrai Cloud et non pas des logiciels Windows installés sur le cloud comme Sage, Ciel, EBP…) qui offre des modules CRM, eCommerce… attrayants, mais qui manque parfois de profondeur fonctionnelle pour traiter tous les cas particuliers.
• Wavesoft : un ERP à l’ergonomie année 2000, mais qui est attrayant au niveau des fonctionnalités et du prix.
• CEGID : son offre ERP est un peu faible par rapport à ses autres gammes de produits, mais cela demeure un produit pertinent sur son marché. En revanche Qualiac (racheté par CEGID) est une solution de référence sur le marché.
• Odoo : c’est un peu une boîte à outil, avec de nombreux modules. A réserver aux entreprises technologies et aux bidouilleurs.
• Dolibarr : un ERP open source orienté TPE.
• Everwin GX : pas vraiment un ERP, c’est plus un intégré dédié aux entreprises de services.
• Divalto : on notera surtout sa bonne performance dans le domaine de la production et de l’industrie.
• …

Au final pour une PME, le choix se fera entre Sellsy, Cegid, Sage, Odoo et EBP.

Concernant les ERP pour les très grandes entreprises qui visent l’international, voici les principaux acteurs :

• X3 de Sage : c’est un produit extrêmement personnalisable mais complexe à déployer.
• SAP : les différents outils restent assez monolithiques, et sont plus adaptées pour les entreprises qui ont des ambitions internationales. Les offres “PME” de SAP peuvent sembler être séduisantes au premier abord, mais elles sont largement plus chères que les ERP concurrents (Ciel, Sellsy, CEGID…).
• Oracle : l’ERP original est dépassé, mais NetSuite est une des bonnes solutions à étudier.
• INFOR : challenger sur le secteur, cette solution reste pertinent dans certains secteurs, avec beaucoup de personnalisations.
• Microsoft : là encore, le choix de Microsoft est dicté par une volonté d’internationalisation, avec une grosse influence Nord-Américaine.
• …

Au final, le quatuor de tête pour une Grande Entreprise sera Sage / SAP / Oracle (Netsuite) et Microsoft.

Comment réussir son projet d’ERP ?

La mise en place d’un ERP passe obligatoirement par une écoute et une analyse du fonctionnement de l’entreprise.

Il est crucial de valider dans la réalité opérationnelle comment travaillent les collaborateurs, pour intégrer la manière dont ils travaillent, afin d’adapter l’ERP (ou d’adapter les process internes et externes).

En même temps, l’ERP est souvent là pour une dizaine d’année dans une entreprise, il faut donc anticiper les besoins (internationalisation, reporting…) pour ne pas être enfermé dans un carcan trop rigide quelques années plus tard.

Vous devez donc fortement formaliser votre expression de besoin (cahier des charges), en expliquant de manière précise votre manière de travailler et vos spécificités. Tout le temps investit dans la description du fonctionnement de l’entreprise, dans la remise à plat des process… sera un temps énorme économisé lors de la mise en place du projet.

Sans une analyse précise vous risquez de mettre en place un CRM inadapté à vos besoins qui va vous freiner au quotidien que vous aider à développer votre business.

Le second point est d’obtenir l’adhésion des équipes sur le projet, pour éviter l’effet rejet à la moindre petite erreur (le “je vous l’avais bien dit” / “j’en était sûr…).

Pour cela il faut associer les opérationnels dans le choix de l’application, mais surtout le cahier des charges.

C’est pourquoi il est essentiel de choisir dans chaque service un référent qui connaît bien le fonctionnement de l’entreprise, et qui saura aller chercher l’information chez ses collègues.

Il faut absolument éviter de prendre un stagiaire, un informaticien… qui ne connaît pas les rouages formels et informels de l’entreprise.

En effet pour 1h passée à analyser la situation et à anticiper les problèmes, c’est 10 fois le temps que vous allez économiser par la suite dans la correction des problèmes et les adaptations.

Il est donc crucial de nommer les bonnes personnes dans votre équipe projet ERP, et de leur dédier du temps pour cela.

Ces “utilisateurs clés”, doivent devenir les ambassadeurs de l’ERP dans leur services, et communiquer régulièrement sur l’avancée du projet (la direction devant également envoyer très régulièrement des informations pour communiquer sur les jalons atteints).

Le troisième point clé, et de ne pas faire une mise en production “big bang”, c’est à dire tout changer du jour au lendemain, mais plutôt de travailler en phases, afin de commencer par des activités non stratégiques (ex : simplement un service, une gamme de produit, une région…), pour monter en puissance et régler les problèmes sans toucher l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

Le quatrième point est de valider que les données intégrées dans l’ERP sont justes et valides. En effet, si vous vous contentez de tout déposer dans l’ERP sans aucune vérification (ex: un import sauvage des données comptables, de fichiers clients…), vous allez vous retrouver avec un progiciel qui va perdre sa crédibilité et dont les failles seront systématiquement utilisées pour dénigrer le projet.

Le cinquième point consiste à choisir un prestataire qui connaîtra votre métier, ou qui travaillera en mode “conseil” avec une forte dose de recommandation, afin de vous indiquer quand vous devrez faire des concessions et quand l’ERP peut être adapté à vos besoins.

Le sixième point est de maîtriser son budget, tout en prévoyant bien en avant 25% de budget en plus pour faire face aux imprévus, aux non dits aux oublis… qui font obligatoirement partie d’un projet CRM.

Le septième point est de mettre en place un comité de travail pluridisciplinaire pour la mise en place de l’ERP. Il est essentiel de nommer un chef de projets qui connaît les rouages de l’entreprise afin qu’il puisse non seulement connaître la manière de fonctionner de l’entreprise, mais qui sache aussi emporter l’adhésion de ses collègues dans d’autres services.

En conclusion… choisir un ERP doit être mûrement pensé

Mettre en place un ERP est indispensable pour “briser le plafond” de verre qui empêche une PME de croître.

Cependant, choisir un ERP nécessite un vrai travail d’analyse de l’existant, et une bonne gestion de projet, avec comme postulat de départ que “le diable se cache dans les détails”, et que de fait il faudra anticiper au maximum les besoins et situations.

Enfin, il est essentiel de savoir que ce n’est pas la solution d’ERP qui sera garante de la réussite du projet ERP, car un bon ERP peut être une bérézina si l’on choisi un mauvais intégrateur, si l’on a un budget inadapté ou si l’analyse des besoins et le suivi de projet ont été mal effectués.

La mise en place d’un ERP étant avant tout un projet humain et organisationnel, et pas uniquement un projet informatique.