Pour la réussite d’une journée portes ouvertes, il est important de prévoir d’avoir des visiteurs VIP : des journalistes, des maires, etc.
Dans ces cas-là, il faut faire pour ces personnes un signe distinctif comme un badge, et éventuellement un cadeau en plus qui montrera que ce ne sont pas des visiteurs comme les autres.
Il est également important de profiter de cet événement physique pour donner un prolongement virtuel.
N’hésitez pas à prendre des photos des personnes présentes pour les poster sur votre page Facebook ou sur votre site, ce qui incitera les gens à suivre votre actualité.
Faites aussi un article blog où sur le salon et son avancement.
Vous publierez ainsi régulièrement les actualités de votre entreprise en termes de JPO, salons… avec des vidéos, les coulisses… ce qui permettra de générer de l’intérêt pour cet événément.
N’hésitez pas à mettre en avant les témoignages positifs sur votre événement.
Après l’événement faites une recherche sur internet pour voir qui en a parlé, et n’hésitez pas à relayer sur Twitter, car ces gens deviendront vos avocats et vos ambassadeurs car ils mettront en avant vos produits.
Si vous avez filmé une conférence ou si vous avez des vidéos réalisées sur place pour faire patienter les gens par exemple, vous pourrez les mettre en ligne après l’événement. Si vous le faites avant, les gens les auront déjà vues et elles perdront de l’impact.
Il peut arriver que votre journée portes ouvertes soit payante. Cela arrive parfois lorsqu’on fait une visite de musée et qu’il y a une dégustation incluse.
Bien entendu, il faut apporter de la valeur ajoutée pour que les gens acceptent de payer.
Dans ces cas-là, indiquez bien le prix, le bénéfice qu’auront les gens, etc. Pour que ce soit un succès, n’hésitez pas à faire des préventes avec des bonus à gagner ou des tarifs préférentiels.
Ça incitera les gens à s’inscrire plus rapidement et vous saurez le nombre de personne à prévoir.
Faites attention à ce que les participants soient très contents.
Une bonne partie du succès de votre JPO viendra de l’enthousiasme et de l’énergie que mettront les gens dans cette JPO.
Prenez des gens motivés pour participer à votre JPO, et qui sont prêts à aller vers les prospects, qu’ils soient passionnés par leur métier, qu’ils connaissent bien le produit… et non un stagiaire ou quelqu’un qui s’ennuie.
Et que cela soit pour les intervenants, les commerciaux, les personnes de l’accueil… sélectionnez toujours des gens à l’aise à l’oral, et faites des briefings pour que tout le monde ait les messages à faire passer.
Faites aussi attention à ce que vos animations, conférences et présentations soient bien pertinentes pour les personnes.
Il faut quelque chose qui soit accessible à tout le monde, et faites en sorte qu’au moins 80 % des personnes dans la salle trouvent votre intervention intéressante, ou au moins qu’elles apprennent quelque chose.
Vous pouvez également ajouter un petit « Ask the expert » où vous pourrez demander à vos clients de venir avec des questions, ou de regarder une utilisation inédite de vos produits, ou une utilisation poussée de vos produits.
Cela vous permettra de résoudre les problèmes des gens en live ou de montrer jusqu’où on peut aller avec vos produits.
Faites attention à ce que ça ne devienne pas une journée SAV. Dites qu’il y a timing limité, que vous ne pourrez pas répondre à toutes les questions, etc.
Au niveau organisation vous devez ajouter dans le dossier du projet quelques éléments essentiels qui vous permettront d’être moins stressé le jour J.
D’abord, vous devez lister tout ce qui fera de votre JPO un succès (invitations envoyées à temps, informations bien relayées, etc) et tout ce qui en fera un échec (pluie, personne malade, etc).
Si vous voulez vraiment être sûr d’avoir un événement qui va bien se passer, vous mettez deux colonnes :
– « qu’est-ce qui peut mal se passer ? »,
– « quelle est la solution ou l’alternative ? ».
Ceci vous permettra de sécuriser votre projet et de faire en sorte que tout se passe dans le meilleur des cas.
Si vous faites une JPO thématique, vous pouvez ajouter du fun avec des animations pour rendre la JPO plus conviale et nouer des relations personnelle avec les participants.
Vous pouvez avoir comme thématique l’art par exemple, et faire venir un dessinateur qui va dessiner en live, une célébrité locale, un conférencier, un chanteur, etc.
Ça vous permettra de vous distinguer et d’attirer les gens.
Que ce soit lors d’une journée portes ouvertes ou d’un salon, faites toujours en sorte que les personnes du stand soient chargées de gérer un espace bien définie du stand.
La tendance naturelle des gens sur un salon est que les collaborateurs et commerciaux se regroupent et discutent entre eux…
En effet entre deux prospects il arrivent souvent que vos salariés s’ennuient et donc ils papotent alors entre eux…
Or cela peut arriver que des prospects qui ne soient pas abordés parce que vos commerciaux sont tous regroupés à l’autre bout du stand, ou avec des espaces de du stand où il n’y a personne.
L’astuce est d’assigner un espace à chacun, qui sera chargé d’abordé tous les prospects à proximité.
Une dernière chose : il existe aussi des salons virtuels, et la mode il y a un ou deux ans était que les organisateurs de salons physiques se lancent dans les salons virtuels sur internet pour trouver une froide croissance car il y a de moins en moins de gens qui vont sur les salons physiques.
Il faut savoir que ces salons sont relativement peu efficaces car ils sont mal référencés.
Néanmoins, si on fait des offres pas chères, essayez d’être présent sur le site officiel du salon. Celui-ci sera intéressant, contrairement aux salons virtuels.
L’intérêt est de louer des espaces publicitaires ou envoyer un e-mail aux inscrits.
Si vous voulez être présent sur des lieux de trafic intéressants pour votre cible, prenez les carrefours d’audience comme les sites qui ont des blogs, un forum, des offres d’emploi, des petites annonces, etc qui sont toujours beaucoup mieux référencés que les salons virtuels et encore mieux visités que les sites de salons.
