Comment organiser une Journée Portes Ouvertes – Walkcast Salons [7]

L’organisation d’une journée portes ouvertes est un excellent outil :

– pour faire découvrir de nouvelles versions de vos produits,

– pour recruter des distributeurs,

– pour faire une promotion…

Ou tout simplement parce que vous êtes un magasin et souhaitez faire venir des clients pour une occasions spéciale.

Bien entendu, si vous êtes un magasin il y aura des actions en plus à faire comme laisser un flyer à l’entrée du magasin, le distribuer dans les sacs, etc en plus de ce qu’on a vu de manière traditionnelle dans les autres walkcasts.

Si vous faites un “tour de France” avec des Journées Portes Ouvertes se déroulant sur plusieurs dates, dans plusieurs villes… vous pouvez faire appel à une agence qui va vous aider pour la logistique, par exemple une agence de communication événementielle.

Elle vous proposera des salles, les réservera et fera les vérifications nécessaires. Si vous avez le budget, le fait de passer par une agence vous fera économiser beaucoup de temps (si vous avez une dizaine de dates, c’est un investissement très judicieux).

Pour que l’événement soit un succès, n’oubliez pas de demander aux participants leur avis sur la JPO.

Ça peut se faire de manière très simple : prenez un questionnaire, imprimez-le et mettez-le sur les chaises de la salle dans laquelle vous intervenez.

Généralement il vaut mieux le remettre avant la fin de l’événement. Si vous le distribuez quand les gens s’en vont, vous ne verrez pas grand chose.

Mettez-le plutôt sur les chaises et à la fin de votre intervention, vous dites « n’oubliez pas de remplir votre formulaire. C’est vraiment important pour nous ».

Si vous avez un mur de tweets, c’est encore plus intéressant car les gens pourront réagir en direct.

Parfois ils n’osent pas poser des questions dans la salle, mais ils peuvent réagir sur un hashtag et si vous vidéo-projetez en même temps, ça peut être une activité très sympa.

A noter : en complément du questionnaire sur les sièges, vous pouvez envoyer un e-mail aux participants avec un questionnaire sur Google Docs ou Survey Monkey.

Ce qui est intéressant également pour inciter à venir, c’est mettre une promo valable uniquement le jour du salon.

Il faut vraiment que ce soit une super promo pour que la personne se décide tout de suite. Si vous êtes dans le B2B, il peut s’agir de formations, de lots, des réductions de prix, des précommandes, etc.

Vous verrez tout de suite la rentabilité de votre action.
Vous pouvez également inciter à venir avec des entretiens et rendez vous VIP.

C’est-à-dire que vos dirigeants (directeur marketing, directeur technique…) peuvent être là pour des entretiens VIP.

Pour cela, le mieux est de demander à vos commerciaux d’identifier les top partenaires et de les inviter à rencontrer ces personnes.

Il faut bien sûr fixer à l’avance le créneau et le timing, avoir une petite marge de sécurité car parfois ça déborde un peu, et ça donnera vraiment un effet important.
En plus de cela ou en alternative, vous pouvez proposer un dîner ou un déjeuner VIP.

Vous organisez l’événement, et un petit nombre de personnes, moins d’une dizaine, se rencontrent et peuvent discuter avec le DG, l’équipe commerciale, etc.

Comme ils sont un peu à part, ils seront plus détendus et c’est plus intéressant pour développer du relationnel.

Si vous êtes sur un gros événement, prévoyez la logistique.

Si vous avez 2 ou 3 salles sur plusieurs étages, généralement le téléphone portable atteint ses limites, et dans ces cas-là il vaut mieux avoir des talkie-walkie.

Ça fait un peut vieillot, mais c’est super utile pour que les gens puissent discuter entre eux.

Généralement équipez aussi les personne de l’organisation avec le talkie-walkie et un uniforme (un tee-shirt ou un polo qui les distingue des autres).
Si vous avez beaucoup de monde à faire venir, il est intéressant d’avoir des hôtesses qui vous aideront pour la logistique.

À un moment donné vous ne pourrez pas être au four et au moulin, or il faut assurer une qualité de service optimale.

Faites appel à une agence ou à des étudiantes, pour avoir une personne qui sera là pour la matinée avec plusieurs travaux importants qui sont l’accueil avec la distribution des badges, le vestiaire, et une fois la JPO terminée, la distribution d’un sac avec des goodies ou un petit cadeau.

Ceci est très important car les gens s’attendent toujours à avoir ce petit cadeau à la fin.

Prévoyez toujours plus de sacs que nécessaire car il y a des gens qui les prennent en double ou des gens de l’organisation ou de l’entreprise qui font des cadeaux, ou des gens qui en prennent pour leur collègue.
Concernant ces sacs, prévoyez si possible de les faire en avance.

Si vous pouvez les livrer pré-réalisés à la JPO, c’est vraiment mieux, autrement vous perdrez du temps ce jour-là.

Vous pouvez aussi demander aux hôtesses de commencer à préparer les sacs et d’indiquer ce qu’il faut mettre dans les sacs.
N’oubliez pas de faire une liste des personnes qui vont venir et de cocher au fur et à mesure pour savoir quelles personnes relancer.

Si possible, utilisez un fichier Excel ou un CRM plutôt qu’un papier.

Demandez aux personnes qui viennent et qui ne sont pas inscrites de donner leur carte de visite, comme ça vous n’aurez pas tout réécrire et à faire des fautes d’orthographe.
N’oubliez pas également de briefer votre hôtesse sur les gens qui peuvent venir ou pas.

Parfois on remarque qu’il y a des concurrents qui profitent de ces journées portes ouvertes pour s’informer.

Donc une bonne astuce est de demander le numéro de téléphone des personnes, et vous pourrez voir après qui fait partie de quelle société, car ces gens-là oublient souvent de donner un faux numéro de téléphone.

Le dernier point est de faire très attention aux assurances, car elles ne couvrent pas forcément le public nombreux qui va venir.

Si vous avez plusieurs centaines de personnes dans une manifestation, n’oubliez pas de prévenir votre mairie, la police et la croix rouge afin d’assurer une sécurité optimale pour vos visiteurs.