De plus en plus, il devient nécessaire de faire une présentation pour vendre ses produits, faire un exposé devant ses collègues ou sa famille…

Powerpoint, le vidéo projecteur et votre PC deviennent alors vos meilleurs amis… ou vos pires ennemis si vous n’êtes pas habitués à prendre la parole en public…

Pourtant faire une présentation orale n’est pas si compliqué, à condition de connaître quelques petits trucs et astuces simples, mais qui se révèlent diablement efficaces…

Car parler en public, cela ne s’improvise pas, et c’est souvent en pratiquant ou en répétant que l’on s’améliore véritablement.

Pour vous éviter ce long et parfois douloureux apprentissage, j’ai résumé dans cet article 18 conseils incontournables pour réussir une présentation powerpoint, plus les 11 erreurs les plus courantes effectuées lors des présentations powerpoint, et en bonus comment faire de bons Web Séminaires.

Ces conseils viennent de plus de 10 ans passés à faire des présentations Powerpoint aussi bien dans des salles de 10 personnes (ex: des Tour de France pour présenter aux prospects & clients les produits) que devant près de 1000 personnes (ex: un Sage Expo au CNIT à la Défense), sans parler de Wéb Séminaires Live avec des centaines de connectés.

Pourtant au début j’étais un peu comme vous : j’étais un peu stressé à l’idée de faire une présentation en public, je passais du temps à apprendre par coeur un discours…

Mais à force de faire des présentations, et surtout en apprenant quelques petits trucs et astuces, j’ai fini par être à l’aise, et même aimer parler devant un auditoire ! 

 

18 Conseils pour réussir une présentation

J’ai listé ci dessous 18 conseils qui vous permettront de réussir à coup sûr vos présentations orales, aussi bien au niveau de la forme de vos présentations que sur les attitudes et postures à proscrire.

Vous verrez également à la fin de l’article les erreurs à ne pas commettre et comment les éviter.

Conseil marketing 1 : Commencez par rappeler l’agenda de la présentation et ce qu’il va être dit.


Lors de cette partie vous devez annoncer la couleur: le but de cette présentation, le déroulé, quand les auditeurs pourront poser leurs questions…

C’est indispensable afin d’éviter tout malentendu ou de se voir entendre à la fin que les gens voulaient voir tout autre chose ou approfondir un sujet en particulier…

Cela permet de “verrouiller” votre prise de parole : si tout le monde est d’accord sur ce qui va être dit, alors vous allez éviter les personnes qui repartent frustrées ou pire celle qui vous disent “je m’attendais à ce que l’on parle de XXX et de XXX” lors de cette présentation.

Petite astuce en plus : avant de débuter ou lors d’un tour de table en petit comité (formation, web séminaire…), demandez aux participants ce qu’il attendent de la prise de parole via soit un rapide tour de table, soit via un chat…

A noter : si vous faites des formations, des réunions… cette technique de verrouillage est quasi indispensable.

Réaliser un agenda vous permet aussi de minuter votre prise de parole (ex : X minutes pour l’introduction, X minutes pour la démo…), et de valider que le déroulé est logique et fluide.

Par exemple, lorsque je dois faire une présentation chez un prospect, je minute les différentes interventions, ce qui permet permet de vérifier ce que je peux dire ou pas, de supprimer des éléments non importants… Ce timing macro avec les estimations de durées vous permet de faire les bons choix.

 

Conseil marketing 2 : Définissez 2 ou 3 messages maximum à faire passer dans toute la présentation.

C’est souvent une des raisons de l’échec d’une présentation: vouloir faire passer trop de messages…

Au contraire, il faut savoir que moins vous mettrez de messages dans votre présentation, plus il seront compris et assimilés.

Pour éviter ce problème, définissez AVANT de faire votre présentation quel est le ou les messages essentiels à faire passer.

Il suffit de vous dire “S’il n’y qu’un seul message à faire passer lors de cette présentation, quel serait il ?”

Une fois ces 2 ou 3 messages définis (maximum !), vous devrez marteler ces idées au cours de la présentation, et surtout sur le slide de conclusion.

A noter : j’ai tendance à dire qu’il faut réfléchir en techniques de “petits pas” ou d’étapes. C’est à dire que votre présentation doit avoir 1 seul objectif qui est la première étape d’un processus (ex: faire une présentation pour inciter les gens à commander, pour décrocher un second rendez vous…). Il ne faut pas vouloir tout tout suite (sauf si c’est une vente émotionnelle et un coup de coeur), mais plutôt procéder par étapes.

Ce slide de conclusion devra reprendre tout ce qu’il faut retenir.

S’il n’y a qu’un slide à travailler, c’est le slide de conclusion car c’est sur cette idée que vos interlocuteurs vont rester.

Les techniques de neuro-marketing expliquent que le cerveau a un temps d’attention limité : on ne peut pas rester attentif et à l’écoute durant 45 minutes non stop… C’est pour cela qu’il est essentiel de soigner son introduction et la fin, car il a été prouvé que c’est ce que retient le plus le cerveau.

 

Conseil marketing 3 : Répétez en condition réelle ou devant des collègues.

Le meilleur moyen de corriger ses erreurs c’est de répéter sa présentation devant ses collègues, ou mieux de se filmer.

Pour cela il suffit de prendre votre smartphone, de le poser devant vous sur une table (éventuellement en le posant sur quelques livres pour qu’il soit à la bonne hauteur), et de commencer votre discours.

L’idéal étant de faire sa présentation devant une personne qui ne connaît rien au sujet afin de s’assurer que la présentation et le langage utilisé est compréhensible par tous.

 

Conseil marketing 4 : Servez vous du powerpoint pour illustrer votre discours et pas l’inverse.

C’est l’erreur la plus courante: lire son Powerpoint et dérouler son discours à partir de son support.

On voit cela régulièrement : un présentateur tétanisé devant son auditoire, qui se retourne pour lire ses slides…

Or c’est exactement l’inverse,qu’il faut faire : vous devez connaître vos slides “par cœur” et vous appuyer sur elles pour faire avancer le discours.

Par exemple, il y a 2 semaines j’étais à une soutenance technique pour vendre nos produits devant 3 personnes. Mon collègue était en train de regarder ses slides sur l’écran du vidéo projecteur, au lieu de regarder les prospects… Au contraire je gardais le contact visuel avec les différents interlocuteurs, en leur parlant les yeux dans les yeux, et en adaptant mon discours à ce qu’ils avaient dit précédemment, sans vraiment lire le Powerpoint (à part regarder d’un coup d’oeil les éléments clés pour structure la présentation).

Comment arriver à se détacher de ses notes ?

Voici une méthode très simple adaptée pour les débutants :

Tout d’abord, il faut écrire de A à Z votre discours avec toutes les phrases que vous allez dire.

Le but n’est PAS d’apprendre par cœur son discours (cela serait une grosse erreur !), mais de savoir exactement ce que vous allez dire.

En effet, si vous n’écrivez pas la trame complète de votre discours, vous n’aurez pas une vision exhaustive de ce que vous allez dire

Nb: vous devrez relire ce texte 3 ou 4 fois maximum pour être capable de vous en inspirer sans faire du par cœur.

Dans ce texte, vous devez trouver des transitions entre toutes les slides pour que l’enchaînement se fasse le plus naturellement possible (évitez les “et dans la prochaine slide nous verront…” qui font vraiment très amateur).

Pour simplifier la mise en forme au plus simple est de partir des slides Powerpoint finalisées, puis de les exporter sous Word sous forme d’un tableau à 2 colonnes (le slide + la partie texte).

Pour cela, utilisez la fonction “Envoyer” vers Microsoft office Word disponible dans le menu Fichier\ Envoyer vers \ Microsoft Office Word.

Ensuite, il suffit de synthétiser en quelques points clés les éléments essentiels à indiquer par slides, ainsi que les 2 ou 3 idées fortes que vous voulez faire passer afin de ne pas les oublier.

Ce document doit tenir sur une feuille A4 pliée en 4 (recto+verso) afin que vous puissiez éventuellement la tenir à la main lors de la présentation

Nb: écrivez au stylo à bille et non à encre ou crayon gris, si vous tenez vos fiches à la main l’encre déteindra avec la transpiration…

En revanche il est essentiel de faire de ce travail plusieurs jours avant la présentation.

En effet la mémorisation se fait pendant la nuit… il faut donc laisser du temps à votre cerveau d’enregistrer le discours via 2 ou 3 nuits de sommeil. Un bon planning est de commencer 1 semaine avant, puis de faire une répétition le soir avant pour “enregistrer le discours”.

Astuce : vous pouvez enregistrer votre présentation sur votre smartphone via l’enregistreur vocal, puis l’écouter de temps en temps cette présentation dans les transports, un peu avant le rendez vous… et vous verrez qu’à force de l’écouter, vous allez le mémoriser !

 

Conseil marketing 5 : Ecrivez le moins possible sur vos slides powerpoint !

Un powerpoint avec des phrases complètes écrites en police 14 ou avec des tableaux Excel est le signe d’une présentation faite par un amateur…

Il faut écrire le moins possible de texte et mettre le moins possible de graphiques.

Pour éviter cela, une fois que vous avez fait votre powerpoint,  relisez-le et dites si votre texte est encore compréhensible, si vous pouvez supprimer une phrase ou un mot.

N’oubliez pas que le jour de la présentation vous serez là pour illustrer vos écrits, donc il ne faut pas que vos auditeurs aient à lire des phrases sur le powerpoint et à vous écouter en même temps.

Le powerpoint doit juste poser des balises et des mots-clés à votre discours.

Pour les graphiques, il faut tout simplement supprimer les tableaux Excel trop compliqués à illustrer et préférer citer des chiffres clés, voire faire un graphique (camembert, courbes…), que vous illustrez à l’oral en martelant les idées-clés.

Préférez 1 chiffre / phrase, et une image impactante que trop de textes :

 

En effet le cerveau analyse beaucoup plus vite et beaucoup plus facilement les images que le texte… une image vaut vraiment 1000 mots !

Et rappelez si vous vous dites en regardant un slide “Ca je vais le passer rapidement”, c’est que ce contenu n’est sans doute pas important, et qu’il vaut mieux le supprimer.

 

Conseil marketing 6 : Minutez votre intervention pour ne pas faire trop court ou trop long…

Avant votre intervention, calculez le temps nécessaire pour votre présentation: si vous annoncez 1 heure, tenez 1 heure à plus ou moins 10% près…

Pour cela, vous devrez au départ faire un “filage” pour calculer le temps disponible, et sur ce timing réduisez le temps d’au moins 10%.

Découvrez en 10 pages comment :

  • Ne plus avoir peur de parler en public
  • Réaliser une présentation Powerpoint claire
  • Eviter les erreurs de débutants à l'oral

Ce filage est INDISPENSABLE si vous êtes plusieurs à intervenir, car autant 1 personne va rattraper son timing, autant avec plusieurs personnes qui n’ont pas de cadrage de leurs interventions, cela dérape systématiquement.

En effet, naturellement lors d’une “vrai” présentation nous avons tendance à parler plus vite ou à oublier certaines parties (ou à parler plus !), donc prévoyez toujours un peu plus long que prévu.

Une autre raison qui fait que vous irez plus vite, c’est qu’à force de répéter tout le temps la même présentation (ex: lors d’un Tour de France) on connaît par cœur son discours et donc on a tendance à aller de plus en plus vite et à oublier les détails… et à se concentrer sur l’essentiel.

Il faut faire attention qu’aller trop à l’essentiel vous fasse oublier les étapes et vous fasse aller directement au résultat sans passer par le processus de sensibilisation.

Pour éviter ce problème, n’oubliez pas que vos interlocuteurs eux, écoutent pour la première fois votre discours et donc que vous devez rester pédagogue.

Néanmoins, pour éviter que votre présentation ne dure plus longtemps que prévu, le mieux est de mettre sa montre sur sa table ou son pupitre pour calculer le timing qui vous reste, quitte à passer plus rapidement sur certains sujets pour vous concentrer sur vos idées majeures.

 

Conseil marketing 7 : Créez un contact visuel avec votre auditoire.


Faire une présentation à 5, 10, 20, 50, 100… personnes est un exercice qui n’est pas facile.

Pour vous aider à faire votre présentation, demandez à un ou deux de vos collègues de se placer dans la salle (dans plusieurs endroits de la salle, et pas qu’au premier rang !) pour qu’ils soient vos points de repère amicaux.


En plus de cela, repérez quelques visages souriants dans la salle (il y en a toujours !) qui seront vos points de repère visuels.

A l’idéal, il faut prendre 4 points de repère: 2 dans les premiers rangs à gauche et à droite, et 2 dans les derniers rangs

.
Tout au long de votre discours, n’oubliez pas de balayer la salle de votre regard pour ne pas vous concentrer que les quelques visages amicaux (les autres auditeurs penseront que vous faites un discours rien que pour eux !!).

 

Conseils marketing 8 : Personnalisez vos présentations selon vos interlocuteurs et le contexte…


Le succès d’une présentation tient parfois à quelques détails, comme la personnalisation de la présentation.

Voici quelques astuces qui fonctionnent généralement bien:

  • reprendre comme illustration une actualité (ex: météo…) ou un reportage passé récemment à la TV (ex: Capital…),
  • personnaliser le powerpoint avec des informations régionales (photos de la ville, exemples d’entreprises de la région…)
  • ajouter le logo de l’entreprise, du salon…

Un autre truc qui marche très bien est de discuter librement du sujet avec 2 ou 3 personnes juste avant la présentation en leur demandant des avis, que vous reprendrez ensuite lors de votre présentation en tant qu’exemple (“d’ailleurs tout à l’heure j’ai discuté de cela avec Mr XXX de la société bidule, qui m’a confirmé que…”).

C’est pour cela qu’il est essentiel d’arriver bien en avance, et de ne pas rester enfermé dans la salle de présentation avant le top départ : il faut au contraire discuter avec les participants avant (ex: prendre un café…) pour prendre la température.

 

Conseil marketing 9 : Utilisez la gestuelle et l’expression de votre visage !


Il est admis que 80% de la communication est non verbale: c’est-à-dire que vos interlocuteurs analysent plus vos gestes, vos sourires, votre position… que le sens de vos paroles aussi bonnes qu’elles soient.

C’est pourquoi il est essentiel de bien avoir une attitude positive, ouverte, souriante…


Il faut donc regarder la foule, sourire, faire des gestes, aller vers la foule…

A éviter: les bras croisés, le doigt qui pointe une personne, croiser les jambes assis, serrer les poings, mordiller ses lèvres, se gratter la tête, tourner le dos au public, se réfugier en lisant son powerpoint, secouer la tête en faisant non…

Le petit truc est de toujours commencer son discours par un petit sourire à l’attention de la salle et en les remerciant d’être là (ex: Je vous remercier d’être venus ce matin…).

 

Conseil marketing 10 : Respirez !

Il faut absolument apprendre à respirer, que cela soit avant ou pendant la présentation.

Cela veut dire prendre 1 ou 2 bonnes inspirations juste avant de commencer, mais également se donner le temps de respirer lors de sa présentation.

La plupart des échecs lors des présentations, lors de réunions… vient du fait que la personne parle sans respirer, et au final elle étouffe !

N’oubliez pas que si pour vous un silence peut durer très longtemps, pour vos auditeurs cela passe très vite.

Donc au contraire, prenez votre temps pour respirer entre les phrases et les slides, cela donnera plus d’impact à votre discours et implicitement cela donnera un signal quand ils doivent vous écouter.

Il faut en même temps faire passer un message via une modulation de sa voix: savoir p-r-e-n-d-r-e s-o-n t-e-m-p-s… et laisser des blancs dans votre discours pour laisser réfléchir l’auditoire.


Il ne faut pas hésiter à répéter et à marteler les idées fortes de son discours pour bien faire rentrer le message en insistant sur un mot clé.


N’oubliez pas qu’on pardonnera facilement à une personne qui a du mal à s’exprimer pour des problèmes de timidité, de stress… mais qu’on ne pardonne pas les personnes qui font des présentations inaudibles ou incompréhensibles.

 

Conseil marketing 11 : Modulez votre voix !


Ce qui caractérise un bon présentateur est de savoir faire des silences et moduler sa voix.
En effet, il n’y a rien de plus soporifique qu’une voix monotone et monocorde.

Il faut donc varier les intonations tout au long de sa présentation: mettre de l’enthousiasme, prendre le ton de l’explication, faire du questionnement…

Il s’agit presque de jouer la comédie, en préparant quelques “astuces” à faire lors de la présentation: jeux de mots, faire semblant de se poser une question et demander au public ce qu’ils en pensent, ajouter un silence après une question ou un point clé, faire des répétitions de termes pour marteler une idée, parler vite puis parler plus lentement…
Bien entendu, il ne faut pas en abuser, mais cela permettra à vos interlocuteurs de ne pas s’ennuyer et de rester à l’écoute de votre présentation.

Pour vous convaincre, regardez les spectacles de Standup, de comiques… vous verrez que systématiquement ils posent une question au public (ex : qui fait…), qu’ils prennent des “boucs émissaires” dans les premiers rangs…

Cette technique permet de maintenir éveillée la salle, car l’auditoire aura peur de se faire avoir lors de la prochaine question, et donc cela va les obliger à maintenir leur attention.

 

Conseils Marketing 12 : Utilisez un modèle de présentation Powerpoint personnalisé et cohérent.


Un signe majeur d’amateurisme pour une présentation powerpoint, c’est de ne pas avoir un modèle de présentation powerpoint à ses couleurs…

Pourtant c’est très simple de réaliser son modèle.

Il suffit de prendre un logiciel de retouche d’image gratuit comme Picassa, Paint, ou Photo Filtre, puis de :

– Créer une image vide avec un fond blanc d’une taille de 1024 x 768 pixels.
– Ajouter sur la gauche une bordure d’environ 10 à 15% de la fenêtre avec la couleur dominante de votre logo
.
– Ajouter en haut une barre toujours avec la couleur de votre logo d’environ 15 à 20% de la fenêtre.

Ajouter votre logo en bas à gauche ou en haut à droite.
– Au centre utilisez une couleur claire de votre logo, ou éclaircissez la couleur de la bordure
. Nb: en alternative, utilisez une bande de couleur différente à droite et à gauche, et laissez du blanc au centre.

Voici un exemple :

Rajoutez en plus une page de garde avec la couleur majeure de votre logo sans les barres et le tour est joué !

Une fois ce modèle établi, mettez en place une cohérence entre la taille des caractères (pas plus de 3 ou 4 tailles en tout), la police (1 type de caractère, maximum 2), les puces (nb: utilisez les modèles évolués en cliquant sur le bouton “Images ” dans la boite de dialogue “Puces et numéros” du menu Format\ Puces et numéros).

A noter : désormais les présentations au format 16:9 sont les norme, donc préférez cela au format classique.

 

Conseils Marketing 13 : Restez neutre si vous n’avez pas la parole.

Lorsque plusieurs intervenants doivent prendre la parole, il arrive qu’ils soient placés sur une “scène” devant le public.

Or, on assiste souvent à un relâchement total, voire des intervenants baillant carrément pendant le discours des autres.

Bien entendu, cela a un impact très négatif sur l’ensemble de la conférence (voir partie sur la communication non verbale).

Il faut donc que tous les intervenants restent attentifs et n’hésitez pas à acquiescer aux dires du présentateur afin de conforter le discours (pas de cigarette, pas de jambes croisées…).

Idéalement, il faut que les intervenants soient plutôt dans la salle au premier rang et qu’ils montent sur la scène que lorsque c’est nécessaire.

 

Conseils Marketing 14 : Faites vivre votre présentation.


Rien n’est plus pénible qu’un monologue… il faut donc faire vivre ses présentations et rajouter une interactivité.

Par exemple, cette interactivité peut passer par des questions posées à votre auditoire (“Et parmi vous qui fait….” , “actuellement vous faites comment…”…).

Bien entendu, il faut que les réponses fassent avancer le discours dans votre sens, évitez donc de vous piéger vous-même en donnant un bâton pour vous faire battre…

C’est pourquoi, le plus simple est de faire une interactivité entre deux présentateurs: le premier fait la présentation, et le second l’interrompt de temps en temps pour lui poser des questions que poserait justement l’auditeur (ex: “Et si j’utilise ce produit, ça marche aussi avec …”, “Et si mois je suis XXXX c’est aussi valable…”, “Tu veux dire que… même pour…”…).

Bien entendu cette question étant préparée, l’autre présentateur peut enchaîner sur le slide suivant ou proposer de le voir juste après…

Ce truc est de loin le meilleur pour rendre dynamique une présentation et balayer à l’avance les questions les plus courantes (à condition que les interruptions ne soient pas trop régulières et qu’elles ne soient pas trop “bêtes”).

Conseils Marketing 15 : Offrez un résumé de votre powerpoint à vos auditeurs.


C’est très difficile de prendre des notes et d’écouter en même temps.

Pour faciliter le travail de vos auditeurs, offrez le powerpoint soit au début de la présentation (mais dans ce cas vous risquez de les voir feuilleter le document et casser votre effet de surprise), soit à la fin de la présentation (mais dans ce cas il seront tentés de prendre des notes quand même…).

Ou tout simplement indiquez qu’ils vont recevoir par email les slides, qu’ils vont avoir un lien de téléchargement sur le dernier slide…

Par contre, ne remettez pas de “pochette cadeaux” (avec fiche produit, slides…) au début de la présentation, mais indiquez qu’il recevront un cadeau à la fin de la présentation.

D’une part, cela les poussera à rester jusqu’au bout, mais surtout cela vous évitera de les voir farfouiller dans la pochette et de jouer avec leurs cadeaux pendant votre présentation…

Nb: Remettre un “cadeau” (goodie,  clé USB, code de réduction…) à la fin de la présentation est important, car cela permet à vos interlocuteurs de partir avec un rappel physique de la présentation.

Conseils Marketing 16 : Terminez par une séance de questions-réponses.


Bien que cela soit traditionnel dans toutes les présentations, rendez cet exercice le plus agréable que possible.

Tout d’abord, introduisez cette séance avec un jeu de mot (“maintenant c’est à vous de parler”, “maintenant pourriez vous nous faire part de vos réactions”…) plutôt que d’annoncer “la traditionnelle séance de questions-réponses”.

Attention à ne pas faire durer trop longtemps une séance de questions-réponses: au-delà des questions les plus générales (généralement cela dure une dizaine de minutes ou de 5 ou 6 questions), proposez ensuite de continuer l’échange entre les participants autour d’un verre lors du cocktail de clôture.

En effet, systématiquement si la séance de questions-réponses dure trop longtemps, vous aurez le droit à “la question qui tue” où vous serez bloqué ou pour laquelle vous ne saurez pas répondre (généralement les auditeurs sont assez polis pour poser les “questions qui fâchent” en privé, mais si vous leur laissez l’occasion de “vider leur sac”‘ vous avez de fortes chances de provoquer une fronde contre vous sur un détail, malgré une très bonne présentation).

Conseil marketing 17: Evitez les problèmes stressants de dernière minute…

Toutes les personnes qui font régulièrement des présentations font toujours en sorte d’éviter les problèmes techniques de dernière minute qui peuvent gâcher une présentation.

Il faut donc vérifier sa présentation avant de partir :

  • que le vidéo projecteur fonctionne bien avec le PC, et donc faire attention aux problèmes de résolution (certains vieux vidéos projecteurs ne fonctionnent qu’en 1024 x 768… parfois c’est le basculement du PC au vidéo projecteur qui ne fonctionne pas…
  • que vous avez une prise VGA ou HDMI (prévoyez un adaptateur !)
  • que la présentation powerpoint fonctionne bien sur un autre PC que le sien: les polices doivent être les mêmes, la résolution doit être identique, que les liens vers des vidéos fonctionnent et que les codecs vidéos sont bien installés…
  •  qu’il ne manque pas de de câble, que la prise du PC portable n’est pas abîmée, que la lampe du vidéo projecteur fonctionne…
  • que la version de powerpoint est la même sur votre PC de bureau et le PC portable…
  • préparer les photocopies du powerpoint au moins 30 minutes avant la présentation pour éviter les problèmes de photocopies coincées, le manque de papier ou de toner…
  • que la société chez qui vous avez n’a pas de WIFI gratuit et que la 4G passe mal
  • des slides sur Google Docs transférées sur Powerpoint
  •  …

Bref il faut réduire au maximum les facteurs de risque en testant son matériel avant (soit le jour avant le déplacement pour éventuellement faire face s’il faut aller acheter quelque chose à la dernière minute).

Je vous conseille d’avoir toujours la présentation powerpoint sur clé USB, sur Google Drive / Dropbox… afin d’être sûr qu’elle soit accessible.

 

Conseil marketing 18: Anticipez les absences…


Lorsque vous faites une présentation dans une salle (ex: tour de France, petit déjeuner…), attendez-vous à un taux d’absentéisme (le “no show”) d’environ 40% (nb: ce chiffre varie selon les professions, les villes…).


Donc n’oubliez pas de faire une relance à J-7 par téléphone, une autre à J-1 par email (avec le plan de l’endroit comme prétexte d’envoi) et à J0 par SMS (“A tout à l’heure au …”).


La relance téléphonique des inscriptions est indispensable pour un bon taux de présence: si vous n’argumentez pas sur l’intérêt à venir à
la présentation et si vous ne demandez pas à votre interlocuteur s’il est sûr ou pas de venir, vous risquez d’avoir des surprises lors de votre présentation…

De même, prévoyez toujours de commencer 15 à 30 minutes en retard par rapport aux horaires affichés, le temps de laisser venir les retardataires.

Un bon outil pour réussir ses présentations c’est la “Zapette passe slide” (ou pointeur) qui permet de déroulé ses slides d’un clic, ce qui vous évite de demander à une autre personne de passer les slides pour vous, ou de devoir retourner au PC pour passer de slides en slides.

Voici un exemple de zapette à 35 € sur Amazon, avec un prix minime mais qui vous donnera un tel confort de vos présentations que vous ne pourrez plus vous en passer !

 

Les 11 erreurs à ne pas commettre lors d’une présentation

Nous venons de voir ce qu’il faut faire pour réussir une présentation.

En complément, voici les 11 erreurs les plus courantes réalisées pendant les présentations.

1 – Sortir du script de démo ou trop improviser

C’est l’erreur la plus courante et la plus mortelle…

A force de répéter et redire la même chose, il est très tentant de sortir du script prévu, et c’est là qu’arrivent les imbroglios, les bugs de logiciels…

Donc n’improvisez, mais pas trop !

2 – Débiter un discours comme une mitraillette ou sans y croire

Encore une fois la forme est plus importante que le fond.

Si vous ne faites pas transpirer de la passion, de l’émotion… cela ne fonctionnera pas.

 

3 – Ecrire sur ses slides en caractère 10 des phrases entières avec plusieurs niveaux de puces, et des tableaux avec des dizaines de chiffres.

Le powerpoint c’est l’art de la synthèse, il faut en écrire que le strict minimum.

4 – Mettre des animations ou des sons “pour faire joli”

C’est encore une fois une erreur de débutant.

L’attraction c’est vous et pas le powerpoint, rien ne doit distraire vos interlocuteurs.

A noter : les images avec des petites animations sont à la mode, vous pouvez éventuellement en rajouter.

5 – Rester statique et regarder son collègue au premier rang

 80% de la communication est non verbale, il faut donc user et abuser de la gestuelle, regarder toutes les personnes de la salle et aller vers elle.

6 – Ne pas préparer son discours en détail en notant que quelques grandes lignes et en improvisant le reste.

Il faut toujours préparer un fil conducteur, sinon c’est le plantage assuré (erreurs, blancs, manque de transition…). Même pour un discours répété 10 fois, il faut se remettre dans le bain et vérifier que tout est correct (déroulé, powerpoint…).

7 – Croire que le fond est plus important que la forme

Même si vous avez des arguments en béton, si votre discours n’est pas clair et vos documents confus, le message ne passera pas… il faut donc consacrer au moins autant de temps à la mise en forme qu’à la définition du contenu des slides.

Au minimum soignez votre apparence, à défaut d’avoir un beau discours, soyez propre sur vous !

8 – Parler trop vite ou trop lentement

Il faut au contraire insister sur les points clés et ne pas hésiter à les répéter ou à mettre une emphase particulière dans votre discours.

9 – Lire le powerpoint au lire de faire une présentation

Une présentation n’est pas une récitation ou la lecture d’un document. Si c’était le cas, il suffirait d’envoyer un document ou de l’imprimer.

La présentation est de faire passer un message et de convaincre.

10 – Ne pas prévoir de “plan B” en cas de problème technique

Pc en panne, présentation powerpoint effacée, personne malade… sont très communs.

Il faut préparer un plan B en particulier lors de présentation cruciales où vous n’avez pas de seconde chance.

11 – Ne pas vérifier sa présentation quand on réutilise toujours le même PC

Généralement d’une présentation à l’autre on fait des modifications, des ajouts… il faut donc vérifier que sur le PC c’est bien la dernière version qui est enregistrée.

Utilisez Google Drive, Dropbox, One Drive… pour centraliser les powerpoints, et notez toujours les versions avec les changements majeurs pour garder des traces.

 

Comment réussir ses séances d’eFormation et vos Web Séminaires ?

Il existe de nombreux services qui vous permettent de faire de la eformation ou de la ePrésentation à distance (appelé aussi Webinar, Webinaire, web séminaire…).

Les différentes solutions ont des fonctionnalités souvent à peu près équivalentes :

  • Présentation d’écran
  • Voix via l’ordinateur
  • Salles virtuelles “privées”

Les outils plus connus sont:

  • Google Hangout : le service de conférences en ligne en VOIP de Google. On regrettera surtout la qualité du son.
  • webex.com : le leader mondial, intéressant pour ses forfaits pour une utilisation d’une salle de réunion de 20 personnes à illimité
  • gotomeeting.com : un des leader les plus fiables
  • Join.me : un des challengers low cost de la web conférence
  • Skype Entreprise : le service de réunion de Microsoft, qui reste valable surtout pour une présentation avec un petit nombre d’intervenants.
  • Zoom.us : un nouveau venu simple et pratique avec un numéro de téléphone fixe à appeler
  • Amazon Chime : le nouveau service d’Amazon de web conférence (100 participants max)


Les prix sont devenus abordables (voire gratuits !)
même pour des petites structures (quelques dizaines d’euros par mois pour Zoom ou Join.me), et avec une  connexion internet tout le monde est en mesure d’utiliser la communication sur VOIP (la voix qui passe par le PC).

Attention cependant à vérifier que l’outil fonctionne dans les grandes entreprise, administrations, banques… qui parfois bloquent des services comme Join.me. Zoom… pour des raisons de sécurité. Dans ce cas utilisez votre propres connexion 4G ou demandez à vos interlocuteurs leur outil.

Ces outils sont très pratiques pour former à distance ses commerciaux, faire des démonstrations à ses clients, dépanner un PC à distance, enregistrer des mini formations sur son site ou son intranet, pour faire un “Tour de France virtuel” …

Bien entendu, les eformations sont des outils complémentaires aux démonstrations physiques, car rien ne remplacera une poignée de main et une discussion en face à face.

Pré-requis: avant de mettre en place ces solutions, il faut vérifier que les connexions ADSL / WIFI sont suffisamment stables et étudier attentivement le coût des communications téléphoniques (tant que la voix sur IP ne sera pas plus fiable, 100 participants qui appellent un N° vert à votre charge pendant une heure chacun finiront toujours par vous coûter cher !).

Côté matériel: vous et vos interlocuteurs doivent posséder une connexion internet, un téléphone fixe prêt du PC et un écran 1024 x 768.

Bien entendu, le taux d’absentéisme peut être assez important pour les web conférences prospects, surtout si la conférence est gratuite (parfois 60% d’absents).

 

Conseil ePrésentation 1 : Utilisez un téléphone fixe pour vos présentations.

Prendre la voix sur IP est une mauvaise idée si vous voulez avoir un son de bonne qualité, la qualité du réseau n’est généralement pas suffisante pour assurer une bonne compréhension, et tout le monde ne possède pas de haut-parleur sur son PC.

Préférez toujours le son via le téléphone, quitte à utiliser 1 téléphone fixe.

Conseil ePrésentation 2 : Définissez des règles lors des présentations.

Pour que la réunion se passe bien, il faut indiquer aux participants qu’il ne faut pas qu’il se mettent en double appel (sinon c’est parti pour Mozart pour tout le monde), chacun doit parler à son tour, ne pas faire de réunion en direct à plus de 25 personnes en même temps, de poser des questions via le chat si les personnes sont nombreuses.

Nb: prévoir une personne pour lire ces questions pour ne pas être interrompu tout le temps…

Conseil ePrésentation 3 : Envoyez un email avant la réunion pour expliquer la procédure de connexion.


Une semaine avant la réunion, envoyez un email détaillant pas à pas la procédure de connexion avec toutes les illustrations, et en leur demandant de tester dès maintenant leur navigateur (et au cas où vous contacter).

Conseil ePrésentation 4 : Ne paniquez pas si la présentation gèle à l’écran ou si des utilisateurs sont déconnectés.


Les connexions ADSL sont fiables, mais systématiquement lors des présentations via internet, il faut s’attendre à des déconnexions régulières, à la fois chez l’animateur et chez les participants.

Donc pas de panique, continuez à parler via le téléphone en attendant que le réseau revienne.

Au cas où la panne serait plus longue, prévoyez l’envoi de la présentation PowerPoint par email.

Conseil ePrésentation 5: Forcez-vous à parler plus lentement et à faire des mouvements de souris moins rapides.


Lors d’une ePrésentation, vos auditeurs n’auront que le son et pas votre personne en face d’eux.

Il faut donc faire un effort supplémentaire sur votre discours et bien insister sur les arguments et parler plus lentement.

De même, il faut bouger plus lentement la souris pour présenter des éléments à l’écran car il y a un temps de latence entre votre écran et celui des participants.

De plus, une partie seulement des mouvements sont retransmis.

Conseil ePrésentation 6: Enregistrez vos présentations pour ensuite les rediffuser.


Un autre intérêt des ePrésentations est de pouvoir enregistrer les présentations pour ensuite les rediffuser soit votre site internet ou sur Youtube / Vimeo (pour ceux qui ont manqué la présentation, vous évangéliser ses autres clients…).

Conseil ePrésentation 7: Faites un compte-rendu de la réunion dans les 48h.


Le problème des ePrésentations sont les incompréhensions et le manque d’attention (surtout si la réunion dure 1 h).

Il faut donc confirmer par écrit le contenu de la présentation après avoir effectué la réunion.

Conseil ePrésentation 8: Vérifiez votre matériel avant la présentation.


N’oubliez pas de tester votre matériel 30 minutes avant la réunion pour faire face à un éventuel problème technique: powerpoint qui n’est pas prêt, activeX qui manquent…

18 conseils incontournables pour réussir ses présentations !
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22 thoughts on “18 conseils incontournables pour réussir ses présentations !

  1. Comment dire… Superbe !
    Très bon travail, toute ces informations me rendent un service immence !
    Je vais étudier tout ça de près ! Tu n’as rien oublié, même le fameux coup de la résolution d’écran est l

  2. Document très complet et pertinent, merci!
    je souhaite ajouter un petit point.
    Si la présentation ne reprend que les idées fortes, il vaut mieux donner un petit résumé du sujet à la fin plutôt qu’une simple impression des diapos.
    Je le dis car il m’est arrivé de recevoir des ppt après présentation.
    Ils n’apportaient pas un grande valeur ajoutée: je ne retrouvais que les idées fortes que je connaissais déjà (vu que c’est le but d’une bonne présentation: faire passer les idées clés).
    Un résumé écrit reprendrait les titres du ppt avec une version écrite des développements du présentateur.
    Ainsi:
    – les tires renvoient aux idées fortes présentation et aux impressions laissées(conviction par exemple);
    – le texte lui reprend l’argumentation ou l’explication avec la logique, les nuances et la méthode.

    Cela permet de retransmettre les informations aux personnes absentes avec plus de conviction, d’éviter les raccourcis erronés et d’avoir une connaissance plus riche du sujet.

  3. 17 conseils incontournaBles pour réussir ses présentations!

    Ca a l’air clair et bien fait, je vais lire jusqu’au bout, mais ca fait bizarre quand des le titre il y a une faute d’orthographe: à corriger d’urgence!

  4. vos explications ont le mérite d’être clair. Toutefois, j’ai un rendez-vous pour une présentation de projet avec une grande société, cependant je suis à l’étranger et la société que je dois rencontrer n’a toujours pas de bureau. J’ai donc rendez-vous dans un grand hôtel où je dois faire ma présentation. Il n’y aura pas à ma disposition de matériel de projection et pourtant je compter dessus. Peut-être pourriez-vous m’aider avec un petit conseil, comment me presenter dans les premières secondes sachant que je n’aurai pas de “bureau” puisque ce dernier sera en quelque sorte “virtuel”. C’est un très grand projet qui me tient à coeur. j’attends de vous lire ! merci

  5. Je vous remercie beaucoup pour ces conseils précieux. En faite, une bonne présentation powerpoint nécessite un contenu intéressant, un aspect moderne et sympathique avec une touche artistique.

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