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guide gestion de contacts

Ce mini-guide édité par l’éditeur du logiciel de Gestion de Contacts ACT! est intéressant car il met en exergue nos mauvaises pratiques d’utilisateurs d’Outlook ® ou d’Excel ® pour gérer nos clients et prospects.

En effet, derrière la “fausse simplicité” de gérer ses affaires et ses contacts via la messagerie, des cartes de visite papier, un fichier prospect sur Excel, un blog avec des inscrits à une newsletter… se cache en fait une manque de productivité et surtout une exploitation non optimale de nos fichier prospects, clients et prescripteurs.

Ce guide de 11 pages se présente sous la forme d’un diagnostic en 7 questions pour mettre en valeur les carences de son organisation actuelle.

Avant de commencer le diagnostic en lui-même, ACT! rappelle les principaux bénéfices de la gestion de contacts : améliorer la performance commerciale, avoir une base de données clients et contacts unique, suivre les affaires en cours, gagner du temps, lancer plus facilement des actions commerciales…

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La Checklist de l'Expérience Client

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Ensuite le diagnostic en 7 questions permet de mettre en évidence nos “mauvaise habitudes” :

Mauvaise habitude N°1 : Disperser l’information clients dans plusieurs logiciels et outils qui ne communiquent pas ou qui ne permettent pas une exploitation efficace: Excel ®, Word ®, Outlook ®, des Post It ®, des cartes de visite, des dossiers papier, des fax, agenda papier, PDA…
=> Il faut au contraire centraliser les données dans 1 seul endroit où l’on peut retrouver en quelques minutes l’information au lieu de chercher. Cela permet d’avoir une vision globale de chaque client pour avoir une vision complète des différents échanges (appels, RDV, devis, emails envoyés…).

Mauvaise habitude N°2 : Travailler dans l’urgence et ne pas prendre de recul sur son agenda pour se concentrer sur ses priorités.
==> Il faut distinguer l’essentiel du superflu, analyser le temps passé et le retour sur investissement de chaque actions, disposez de son agenda sur PDA lors de ses déplacements

Mauvaise habitude N° 3 : Lancer des actions de prospection quand on a le temps, ou lorsque l’activité se calme… et faire tout cela de manière artisanale.
=> Il faut mettre en place des chaînes de prospection et de fidélisation qui vont permettre d’automatiser la génération de revenus pour lisser l’activité de l’entreprise et augmenter sur le long terme le chiffre d’affaires. En effet un logiciel permet de lancer des actions ciblées de manière automatique, ce qui permet d’atteindre le client au meilleure moyen et non pas quand l’entreprise à besoin de faire du business. Le but est également de rester présent dans la mémoire des clients, et optimiser le cycle de vie du client (détection des clients inactifs, analyse de la concurrence…).

Mauvaise habitude N° 4 : Ne pas mémoriser les informations sur ses contacts et garder ainsi une trace de tous les échanges, informations personnelles… que l’on glane tous les jours avec ses prospects.
=> Les logiciels de gestion de contacts permettent aussi d’exploiter efficacement sa base contacts en indiquant énormément d’informations clients dans ses fiches clients : besoins, potentiel, habitudes, informations personnelles sur les contacts, dates des contrats SAV…, acceptation ou pas de recevoir des fax/email/appels, produits possédés, méthode de rencontres…

Mauvaise habitude N° 5 : Rester la tête dans le guidon et ne pas faire des prévisions…
On reste souvent pris dans le quotidien sans penser à ce que va devenir l’entreprise dans les mois à venir, et si le carnet d’affaires sera bien rempli après une grosse affaire…
=> Il faut analyser son carnet de commande, voir d’où viennent les prospects car en plus de Google Analytics il y a aussi le bouche à oreille, les soirées networking, les commentaires de blogs… Or il faut quantifier tout cela !
De même il faut savoir suivre un prospect dans le temps, car s’il ne commande pas tout de suite, cela ne veut pas dire qu’il n’aura pas besoin de vous dans quelques mois ! Il faut apprendre à gérer ses affaires dans le temps avec des relances et rappels automatiques.

Pour en savoir plus vous pouvez télécharger le guide “Gérez efficacement vos Contacts”.

Pour automatiser et professionnaliser la gestion de ses contacts, ACT! propose un logiciel clé en main pour gérer ses contacts (229 € pour 1 utilisateur)…



Guide gratuit “Gérez efficacement vos contacts”
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8 thoughts on “Guide gratuit “Gérez efficacement vos contacts”

  1. N°2 et N°3 : les plus mortels sans doute. Passer son temps à se faire plaisir d’être dans la sur-activité. J’ai fait ça pendant 20 ans. On a vraiment l’impression que tout va bien. C’est vrai d’ailleurs. Mais un jour on repose les objectifs et gloups ! Tiens, on a oublié la finalité de pourquoi on se battait !

    N°3 : Jamais le temps de prospecter. Toujours des dossier par dessus la tête. Oui, est voilà qu’un jour, c’est le blanc. La visibilité se raccourcie et nous voilà dans l’angoisse. Et quand on fait le point du grand blanc par rapport au grand “pas blanc”, ben c’est pas brillant. Enfin les vides sont partiellement comblés par les plains :-)

    Ce guide est très bien fait.

    J’ai commis un petit “Trucs et Astuces (du Markeutinge)” pour se guider dans ses projets, ses créations de boîtes, ses redynamisations de secteur, de produit, … Il est en téléchargement gratuit ici : http://asity.fr/index.php/publications-trucs-et-astuces

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