Promotion — 05 Jun 2007


Dans cette série d’articles consacrés à l’organisation d’un salon ou d’un évènement (Tour de France, journée portes ouvertes…), nous avons la chance d’avoir les 10 conseils de Lucie Calonne qui nous donne ses trucs et astuces afin que votre évènement soit un succès.

La communication événementielle est un vecteur essentiel de la communication externe d’une entreprise. Ainsi, elle permet à différents acteurs (actionnaires, salariés, clients, revendeurs relais d’opinion…), de se retrouver en un même lieu pour parler d’un sujet précis.

La plupart du temps, l’entreprise organisera une manifestation pour présenter de nouveaux produits ou pour tout simplement montrer son intérêt au sujet de la manifestation.

Voici ici 10 conseils à prendre en compte lors de l’organisation d’une manifestation :

1°) Faites une check list : faites une liste, quelques semaines (voir plus ) au préalable pour ne rien laisser passer de la manifestation. Par exemple, y inscrire tous les produits présentés, les collaborateurs présents, la liste des clients successibles d’y participer…

2°) Le livret de l’exposant 1 : il est nécessaire de vous faire parvenir, au plus tôt, le livret de l’exposant de l’organisateur de la manifestation. Ici, vous pourrez tenir à jour votre check list, et surtout mettre à jour vos deadlines pour rendre tous vos documents dans les temps.

3°) Tenez vos deadlines : le plus dur dans l’organisation d’un événement, c’est de tenir ses deadlines, car plusieurs acteurs rentrent en jeu ! Le mieux, c’est de raccourcir vos deadlines lorsque vous demandez vos documents et informations à vos collaborateurs.

4 °) Prévoyez une maquette : voyez avec votre standiste de vous monter une maquette de votre futur stand. En effet, la plupart d’entre eux vous envoient les plans, mais une maquette à l’échelle vous permettra de vérifier au mieux la tenue de votre stand, et cela évitera les mauvaises surprises le jour « j ».

5°) Le livret de l’exposant 2 : préparez vous-même un livret de l’exposant, dans lequel vous définirez la tournure de l’événement (les produits présentés, l’accès au salon, les tenues vestimentaires, les horaires…). Ainsi, vous simplifierez la vie de vos collaborateurs, et surtout les questions et renseignements de dernière minute !

6°) Les accès : prenez vos badges et accès salon à l’avance. N’oubliez pas les clients « VIP » qui n’aiment pas attendre et encore moins faire la queue. Vérifiez votre liste 10 fois s’il le faut et avec tous vos collaborateurs.

7°) Promotion externe : prévenir vos clients est essentiel, mais ramener de nouveaux clients est encore mieux ! Essayez une insertion publicitaire dans la presse spécialisée à votre manifestation ou travaillez avec l’organisateur du salon pour faire parler de vous (catalogue sur place, enseigne…)

8°) Promotion interne : les salariés d’une entreprise ont besoin de savoir de ce que leur entreprise fait lorsqu’elle communique ; cela les valorise en quelque sorte. Indiquez donc toutes les informations possibles de votre futur événement dans le journal interne, l’intranet par mail informatif…

9°) Vérifiez la veille : les aménagements d’un stand ont souvent lieu la veille du jour « j ». Prenez donc votre après-midi pour vérifier de vous-même la bonne mise en place de votre futur stand, et donnez des directives si nécessaire (après tout, personne ne connaît mieux votre stand que vous !!).

10°) Préparez une trousse de « secours » : j’entends par trousse de secours, une trousse dans laquelle vous trouverez des petits outils bien utiles en cas de force majeure (comme dans 99% des cas !). Mettez-y des ciseaux, des stylos, des cutters, du scotch, rallonges multiprises, patafix…

Quelques conseils marketing pour l’organisation d’un Tour De France

- Attention à bien flècher les lieux et surtout l’entrée avec des GROS panneaux… Une des erreurs est de prévoir un lieu très bien agencé, mais d’oublier d’envoyer un plan détaillé par email / site internet… Et ne vous fiez pas au GPS, la fiabilité n’est pas encore certaine (déjà vu à Bordeaux où un superbe château rénové n’était sur aucune carte GPS…).

- Choisissez un lieu facilement accesssible, plutôt qu’un lieu prestigieux. Par exemple, fuyez les centres villes des grandes aglomérations comme Marseille, qui sont de véritables repoussoirs pour toutes les personnes extérieures au centre ville. Un exemple concret est un grand hôtel de Marseille près de la plage qui est magnifique, mais où il faut au moins 1h pour y accéder.

-Si vous voulez attirer des revendeurs, préparez une matinée/soirée motivante: lieu original + cadeau pour tout le monde + bonus. Le bonus peut être une conférence, un atelier cuisine, un magicien, un dessinateur… N’oubliez pas que tout le monde doit repartir avec un cadeau.

- Préparez de la PLV pour personnaliser votre espace : affiches, kakémono, boîtes géantes (80 € / pièce)… pour décorer la salle à vos couleurs.

- Prévoyez des micro-cravate / micros sans fil et des haut-parleurs pour vos intervenants, cela leur évitera d’avoir la voix cassée au bout d’une heure.

- Si vous avez des partenaires et que vous organisez une matinée, faites une pause à 10H30 pour permettre à vos clients de visiter les stands de vos partenaires (et de souffler un peu).

- Faites vos interventations à deux personnes (1 qui fait la démo et l’autre qui pose des questions), cela permet de faire des présentations plus vivantes.

- Si vous organisez un Tour de France avec beaucoup de matériel et de participants, faites appel à un régisseur qui fera l’installation et le démonatage pour vous, cela vous évitera beaucoup de stress et de fatigue. De même, faites appel à une hôtesse qui fera l’accueil, qui distribuera des badges et passera le micro lors des questions-réponses. Pour les membres de l’entreprise, prévoyez-leurs un “Road Book” avec les hôtels où dormir (+ horaires de train/avion) et les lieux des présentations. A noter que pour diminuer vos frais, il est conseillé d’inviter des partenaires qui participeront aux frais de manière plus ou moins importante selon l’intervention (ex: le prix pour un simple stand, n’est pas le même que pour une prise de parole entre vos démonstrations).

- Prévoyez toujours deux vidéo-projecteurs, et un PC de rechange au cas où (attention: avec Windows Vista l’affichage sur vidéo-projecteur est parfois capricieux, faites attention à bien vérifier la résolution et la sortie à partir du portable… ou utilisez Windows XP). Pour vos powerpoints, les graphiques sur Mac ou Office 2007 sont bien plus agréables à lire.

- Filmez une de vos interventions pour ensuite la diffuser sur votre site internet.
- Le taux d’absentéisme étant généralement de 50 à 60% par rapport au nombre d’inscrits, prévoyez plusieurs niveaux de relances : à J-7 (appel téléphonique de confirmation), à J-3 (envoi d’un emailing avec le plan), à J-1 par téléphone et à J-0 par SMS.

- Demandez à vos participants de s’inscrire eux-mêmes : si vous les inscrivez, ils auront moins de scrupules à ne pas venir, et surtout vous risquez de voir vos commerciaux les inscrire “de force” pour atteindre leurs objectifs (très courant si vous faites appel à des centres d’appels externes…).

- Attention à la qualité des petits fours si vous organisez une collation après votre animation. Il faut prévoir entre 3 (radin) et 6 (généreux) pièces par personnes… sachant que les traiteurs en mettent généralement moins car entre le nombre de présents est généralement inférieur aux prévisions.

- A la fin de votre animation, faites toujours un débriefing pour analyser ce qui a fonctionné ou pas.

- Si vous louez un hôtel ou une salle, attention au décollage des affiches sur les murs… Le double face colle très bien, mais il a aussi tendance à arracher la peinture !! Préférez la Patafix qui colle aussi bien mais qui se décolle plus facilement.

Attention aux sites internet prometteurs... Parfois il y a des surprises à l’arrivée dans le lieu (exemple concret à Aix-en-Provence, un hôtel 3 étoiles nous avait accueilli pour un prix très modeste, nous avons compris pourquoi : le lieu venait de ré-ouvrir après 2 ans sans occupation, les murs des salles de réunions étaient sales et cela sentait fortement le moisi… sans parler des WC dans un état lamentable !).

Prévoyez toujours 15 à 30 minutes entre le début théorique et le début réel… les français sont toujours en retard ! Mais pas plus, sinon vos invités seront en retard la prochaine fois, et ceux qui arrivent à l’heure ne seront pas contents…

– Posez sur les chaises des participants 1 crayon + 1 bloc note + votre questionnaire de satisfaction (afin d’améliorer votre prestation si nécessaire).

Imprimez votre liste des inscrits (pointage dès l’entrée) et prévoyez des badges (différents des membres de la société).

– Si vous organisez une matinée simple (juste votre société sans autre intervenant, pas de sono et toute la présentation se déroulant dans une même salle) vous pouvez arriver 1h avant le début pour faire la mise en place et les réglages. Mais si vous avez une sono et des micros à régler, des stands partenaires à installer ou plusieurs salles à gérer… il vaut mieux arriver le jour avant pour tout préparer et ne pas être stressé par les imprévus de dernière minute.

– Si vous avez des partenaires qui interviennent lors de votre matinée, n’oubliez pas que c’est VOTRE société qui doit faire la dernière présentation puis conclure la matinée.

- Si vous proposez des formations lors des JPO, laisser aux participants le temps suffisant pour gérer leurs plannings et dégager du temps (laisser au moins 3 semaines avant la début de la 1ère formation).

- Faites votre tour de France avant vos concurrents pour ratisser le plus large possible et leur couper l’herbe sous le pied.

- Faites une analyse sur les différentes catégories de clients à faire venir, et fixez-vous des objectifs selon chaque catégorie.

- Utilisez tous vos outils marketing pour communiquer: carte postale, bannière de pub, sponsoring de newsletter pro, pub dans magazine Pro, emailing, faxing, mini site, newsletter interne, relance téléphonique en interne et externe, animation des commerciaux (concours de vente…).

- Attention si vous êtes plus de 100 personnes, une présentation Powerpoint (PPT) doit être très très lisible (sinon prévoyez de faire votre présentation dans un amphithéatre).


Voici un planning classique d’une matinée de démonstration :

8h30 : Accueil avec café et viennoiseries (pour éviter les embouteillages, sachant que sur Paris c’est plutôt vers 9h qu’il faut commencer !)
9h15 : début réel
de la matinée (9h sera annoncé dans le programme) avec le sommaire de la matinée, la présentation des intervenants…
9h20 : début de la présentation (avec 2 personnes pour plus de dynamisme)
10h20: fin de la première intervention (
séance de questions/réponses et éventuellement interventions de vos partenaires) et pause de 15 minutes.
10h35 : Deuxième intervention.
11h35 : Conclusion de la matinée.
11h40 : Animation.
12h15 : Cocktail de clôture.
13h30 : Fin de la matinée de démonstration.

Et voici le matériel à utiliser pour 1 présentateur et 2 démonstrateurs : 1 console de mixage (entrée de gamme), 2 enceintes sur pied, 2 micros sans fil et & micro-cravate (ou micros sur pied), 1 écran (2,25m sur 3), 1 vidéo-projecteur (1024 x 768 mini), 1 zapette pour PC (pour passer les slides sans toucher au PC), 1 appareil photo numérique / camescope (pour prendre des photos de l’évènement, ou mieux le filmer). En options : un pupitre (pratique pour poser ses notes ou pour les personnes peu habituées à parler en public) et une urne pour un jeu-concours.

Le budget pour une série de matinée est forcément très variable, néanmoins voici les principaux postes de dépenses pour une petite matinée: location de la salle (1000 à 1500 €), nuit d’hôtel (70 € mini), train/avion (100 €), taxi (45 €), goodies clients (2 € x personnes, par exemple un bloc et un stylo), un beau cadeau avec tirage au sort…

Plus d’infos sur :
– http://www.ebminfo.com/page00010121.html
– http://www.regus.fr/go/salledeformation?ls=1
– …

Pour la décoration, voici quelques exemples de PLV: affiches (éventuellement des A3 imprimées sur un imprimante laser couleur), kakémonos, affichettes pour indiquer le lieu (flèches gauches et droites),

En complément, un article de www.lentreprise.com sur comment organiser une tournée des plages.

Quelques conseils supplémentaires pour les salons

- Selon l’objectif de votre salon, organisez un jeu-concours pour générer du trafic (mais attention, il sera non qualifié).
– Sur un salon, si vous faites des démos produits, utilisez un grand écran plat collé au mur et du son pour attirer le chaland.


Les relations presse sur un salon par Arnaud Meunier (source : www.arnaudmeunier.com)

En complément de l’organisation logistique d’un salon, voici un article extrait de l’excellent blog d’Arnaud Meunier qui explique comment gérer ses relations presse lors d’un salon.

Les salons professionnels sont des moments très importants en matière de relations presse, car de nombreux journalistes en profitent pour rencontrer les entreprises. Voici donc quelques idées à prendre en compte pour votre prochain salon.

1°/ Quid du communiqué d’avant salon
Faut-il envoyer un communiqué avant le salon pour annoncer les nouveautés qui seront dévoilées ? La réponse est délicate et dépend bien entendu de la nouveauté en question. Dans certains cas, cela peut s’avérer utile pour motiver les journalistes et les lecteurs à venir sur votre stand, notamment pour les titres qui publient des dossiers d’avant salon. Personnellement, je pense qu’il est préférable dans la majorité des cas de ne pas trop communiquer avant pour deux raisons : d’une part, parce que l’effet de surprise est diminué et puis parce que souvent, on est cité dans le dossier qui annonce mais pas dans celui qui fait le bilan du salon. Or, le second a quand même plus de poids.

2°/ N’oubliez pas l’espace Presse
Dans la majorité des salons, un espace presse est disponible. C’est un espace clos, dans lequel les journalistes peuvent trouver de l’information. Il est donc très important de déposer soit à l’avance, soit le jour de l’ouverture, vos documents de presse afin de vous assurer que vos informations seront bien utilisées par les journalistes. Personnellement, j’y passe tous les matins pour m’assurer qu’il ne manque aucun communiqué ou dossier.

3°/ Prévoir un large éventail de communiqués et dossiers
Il ne faut pas hésiter à présenter des communiqués ou des dossiers un peu plus anciens qui restent toujours d’actualité. Les journalistes reçoivent tellement d’informations qu’ils oublient très souvent vos précédentes informations. Il faut donc prévoir de laisser à chaque journaliste, un jeu de communiqués ou dossiers avec vos coordonnées.

4°/ Organiser un point presse
En fonction de la nouveauté que vous présentez, il peut s’avérer utile d’organiser un point presse afin de réunir à un même moment tous les journalistes. Il faut savoir que tous ne pourront pas être présents à ce point presse. Il faut donc prévoir de recevoir à côté d’autres journalistes. Dans la majorité des cas, il est préférable de prévoir une personne qui se charge de recevoir et de présenter votre stand aux journalistes. Des rendez-vous individuels sont souvent plus riches pour tout le monde.

5°/ Faire le bilan
Après le salon, il faut faire un point sur tous les contacts rencontrés pour mettre à jour votre fichier de journalistes et envoyer les informations complémentaires demandées par des journalistes.

Dans la prochaine partie, nous verrons en détail comment préparer de A à Z un salon et une journée portes ouvertes…

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(18) Readers Comments

  1. Intéressant comme d’hab.
    Par contre, je ne vois pas de plage

  2. 1. Demander une autorisation d’ouverture exceptionnelle

  3. Bonjour,

    Actuellement en BTS assistante de direction, je réalise dans le cadre de ma formation, un protocole qui permettrai de manière claire et synthétique d’aider

  4. Pingback: 12 outils pour faire connaitre un commerce ou une petite entreprise – Partie 1 « Marketing & Innovation

  5. Bonjour,
    bon article mais elles sont où les 2 autres parties ???
    Merci

  6. Elles sont toujours en brouillons… encore quelques heures de travail pour les finaliser…

  7. Et les deux autres parties sont où ?

  8. bonjour,
    j aimerais ouvrir une agence d organisation d événement tel que mariage cocktail entreprise et etc puis je avoir un conseil ou un bouquin qui puisse m aider
    merci

  9. Très instructifs et intéressant.

    Où peut-on trouver la suite de cet article?

  10. Comment organiser alors un salon ? (financement et retombées)

  11. comment creer un annuaire évènementiel pour ma ville?les étapes?

  12. Bonjour!

    Si vous cherchez des informations et des idées pour l’aménagement de votre stand:

    http://www.sacomexpo.com

    De nombreux conseils et exemples de réalisations.

  13. je vous remercie pour ces différentes informations; cepednant mon équipe et moi souhaitons avoir vos conseils pour l’organisation d’un salon formation/emploi au Gabon. ous avons besoin des informations au sujet du matériel technique necessaire pour ce projet.
    Merci

  14. Bonsoir

    Souhaitant réalisé un salon du mariage en tant que prestataire à quels sont les droits d’exposants et à quels sont les réglementations d’un stand: le mètre carré y a t il un minimum et quel est le maximum autorisé?

    Merci
    koh

  15. Bonjour
    je bosse sur le thème d’un salon que voici: quelle stratégie marketing pour le salon d’agencement des officines de pharmacie.
    Je souhaiterais avoir la liste des variables du mix marketing en la matière afin d’élaborer une stratégie marketing adéquat.

  16. Je voudrais savoir comment on s’y prend pour organiser un forum sur l’emploi pour les étudiants

  17. Bonjour!

    Je déterre ce vieil article (2007?!), toujours utile à l’heure d’aujourd’hui!
    Si vous cherchez des informations et des idées pour votre participation à un salon d’exposition ou pour l’équipement de vos événements en intérieur ou extérieur: http://www.stand-direct.com

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