Les réunions sont souvent considérées comme une perte de temps, pourtant quand elles sont bien utilisées, elles peuvent être un un outil très efficace pour dynamiser une entreprise.

Voici les 4 étapes à respecter:

Etape 1 : Ne faites une réunion que si vous ne pouvez pas faire autrement !

Si vous pensez qu’un mémo, un email, l’appel de quelques personnes clés… ne seront pas suffisants, alors faites une réunion. Si c’est le contraire, évitez les réunions, et réservez-les à des communications et des projets importants.

Etape 2 : Envoyez vos demandes de réunion au moins 10 jours en avance !

Si possible, joingnez déjà un document de travail, sinon précisez  le contenu de la réunion et les principaux objectifs (voir plus loin). Dès que les documents de travail sont prêts, renvoyez les à tous les participants.

Dans le contenu de l’invitation, vous devez:
- Indiquez quelle est la décision qui doit être prise au cours de la réunion (ou quel est l’objectif). Un bon réflexe est de mettre un BUT et un objectif clairement définis.
- Rappelez aux particpants de préparer leur réunion (si nécessaire, faites une relance par email 72h avant pour vous rappeler aux bons souvenirs de vos collègues).
- Indiquez qui doit intervenir et dans quel ordre, et sur quel sujet. C’est une des clés pour faire fonctionner une réunion: faire intervenir les participants (cela les oblige à préparer la réunion et  se poser les questions AVANT de venir).
- Rajoutez à la fin “Si vous avez d’autres points à évoquer, ou des questions/suggestions, merci de me les envoyer dès maintenant par email”).

Ensuite, vous devez estimer la durée de la réunion: si avec un peu d’expérience on arrive très vite à estimer le temps de ses réunions, au départ le plus simple est de minuter les interventions (ex: 5 minutes d’intro, 15 minutes pour la présentation…). Ainsi vous verrez si votre timing est réaliste.

Etape 3 : Commencez vos réunions à l’heure !

Attendez 2 à 3 minutes après le début théorique et commencez. Bien entendu, si c’est une réunion importante, prenez avec vous la liste des participants (et N° de téléphone) et appelez les 5 minutes avant le début.

Enfin, terminez vos réunions à l’heure: pour certains, il n’y a rien de plus terrible que de passer plus de temps que prévu… si nécessaire, faites juste après des mini-réunions avec une partie des participants sur des points précis qui n’intéressent pas tout le monde.

Etape 4 : Publiez le compte rendu dans les 72h après.

Ce compte rendu doit récapituler ce qui a été décidé (avec en doc joint les documents de travail).
Il doit être très court, et surtout mentionner ce qui doit être fait (paragraphe “Pour action” avec le nom des responsables et le planning).
S’il y a des remarques ou des bémols, les mentionner avec le nom de la personne.

Si votre compte rendu est long, faites un résumé au début qui reprend les grandes lignes uniquement.

Conseils Marketing:
- Organisez des mini-réunions avant la réunion pour planifier un maximum de difficultés (la réunion ne doit pas être un débat ou tout est remis en cause).
- Faites parler les particpants sur chacune de leurs parties, cela leur permet de soulever des points auxquels vous n’auriez pas forcément pensé.
- Evitez les réunions le vendredi après-midi (départ en weekend) et le mercredi (jour des enfants).
- S’il n’y a pas de créneaux horaires disponbiles, faites une réunion “sandwich” le midi.
- Si vous n’êtes pas à l’aise, préparez votre intervention avec bien entendu une répétition, mais aussi en réduisant les facteurs de stress potentiels: faites les photocopies au moins 1h avant la réunion (pour éviter les pannes de photocopieuses, l’imprimante en panne d’encre…), préparez le matériel 1h avant aussi (la mise en page des powerpoints varie selon le PC et les polices installées, la liaison PC-video se fait parfois de manière différente…), vérifiez que le nombre de chaises est bon, que la salle est bien réservée, qu’il y a bien un rappel dans votre réunion outlook…
- Gérez avec humour les perturbateurs: un long silence pour les personnes qui discutent pendant vos réunions, demandez aux personnes qui discutent entre elles de faire profiter tout le monde de leur discussion, faites parler les timides, faites revenir à l’ordre les personnes qui s’écartent du sujet…
- Si nécessaire, ne tentez pas de régler 100% des problèmes lors de la réunion avec une décision sur un coup de tête: pour les questions mineures, laissez-vous le temps de la réflexion.

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