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organisation outlook

  • Comment mieux s’organiser avec MS Outlook ?

Voici quelques astuces:

– Créer des dossiers avec les grands thèmes: ses produits, ceux de ses collègues, les partenaires, les projets, les infos personnelles….
– Ne laisser dans sa boite de réception QUE ce qui n’est pas traité ou ce qui mérite d’être relu.
– Lire sa boite email que toutes les 2 heures, et la fermer entre temps (c’est dur de résister !!)
– Mettre le correcteur d’orthographe en marche systématiquement lors de l’envoi des messages.
– Créer un répertoire “A relancer” avec tous les emails à relancer  (ceux dont on attend une réponse ou pour lesquels on doit agir dans un moyen terme).
– Créer des listes de diffusion pour être sûr de n’oublier personne lors d’un envoi groupé.

– Faire une signature avec au début “Bonjour”, puis laisser quelques lignes blanches, et mettre en fin sa signature type avec une formule de politesse et ses coordonnées :

Bonjour,

Cordialement,
Mr YYYYYYYY
Chef de produits société XXXX
Tél: 01 XX XX XX XX
Fax: 01 XX XX XX XX

  • Voici maintenant comment effectuer des recherches efficaces avec Google…

  Cibler ses recherches sur google.com:

Pour une recherche pointue sur un sujet particulier il vaut mieux taper le plus de mots possibles afin de réduire le nombre de réponses et de cibler les sites les plus pertinents (quitte à réduire le nombre de mots au fur et à mesure). Généralement avec 4 ou 5 mots vous avez une recherche très ciblée. Chaque espace tapé dans google équivaut à “ET”.

Les “les”, “le”,” a”, “du”…. sont ignorés. Si vous souhaitez les prendre en compte, il faut ajouter un + devant le nom (ex: “+la banque”)

Exemple: vous recherchez des informations sur la loi NRE , il vaut mieux taper “Loi NRE pénalités de retard” que “Loi NRE” tout simplement.

Vous pouvez aussi demander soit l’un ou l’autre, en mettant l’opérateur “OR” (ex: “pull noir OR blanc”).

Si vous voulez améliorer votre recherche, ajoutez aussi un mot lié à votre recherche dont vous êtes sûr qu’il est aussi dans la page recherchée.

Le 1er mot listé est le plus important, il faut donc qu’il soit le plus pertinent. Mais si vous voulez ne pas prendre en compte un mot, vous devez mettre un “-“ devant.
Exemple: “rencontre du soumet européen -amour” pour ne pas inclure les sites de rencontre dans une recherche de site sur l’europe…

Pour rechercher plus précisément un mot clé dans une partie des pages Web:
– allintitle:[mot clef], pour rechercher dans les titres de pages
– allintext:[mot clef], pour rechercher dans le corps de la page
– allinurl:[mot clef], pour rechercher dans l’URL de la page
– allinanchor:[mot clef], pour rechercher dans les liens de la page

 

 Réduire le nombre de réponses:


Pour cibler encore plus sa recherche, il faut mettre le(s) groupe(s) de mots entre guillemets (google recherchera l’expression exacte).

L’autre solution est de faire une recherche sur un site en particulier en mettant “site:nomdusite.com”.

Exemple: rechercher des voitures Renault excepté sur le site de Renault, “voitures renault -site:renault.com”.

Vous pouvez également faire une recherche sur les documents les plus récents, mais uniquement via l’interface de recherche avancée de google.

 

  Rechercher des documents (fichier Excel, PDF…):


Si vous souhaitez rechercher des fichiers PDF, Word… sur des sujets particuliers (tarifs, études…), il vous suffit de faire une recherche ciblée sur le format de fichier avec ” filetype:leformat”.
Exemple: Rechercher des PDF sur le marketing, “livre marketing filetype:pdf”.

  Rechercher une information manquante:


Si vous recherchez une information manquante mettez un “*” à la place du mot, afin que google ne le prenne pas en compte dans la recherche exacte.
Exemple : “* premier du tour de france 2006 “.

Par contre, Google recherche les termes exacts entre guillemets, il ne faut donc pas mettre de guillemets dans une recherche avec un * (ex à ne pas faire: “armoire en t*c” ).
!!! Attention aussi aux masculins/féminins et verbes conjugués, car c’est le terme exact qui compte…

Si vous souhaitez faire une recherche de fourchette de prix, mettez “..” entre les prix:
ex: “slip 19..20€”.

Il y a aussi le tilde ~ qui est utilisé pour trouver un synonyme d’un mot.
ex: “mp3 ~balladeur” recherchera aussi “MP3 lecteur”…

Vérifier son positionnement dans google pour un mot clé donné:
 Il vous suffit de taper le nom suivi de ^.

Par exemple “conseils marketing”^.

Je vous offre mon guide 

"100 conseils pour réussir sur le web "

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Vous recevrez également par email des conseils de ma part.

 Rechercher des information sur votre PC:


Pour rechercher facilement des données sur votre PC, je vous conseille d’installer Google Desktop. C’est pour moi un outil indispensable et incontournable.

– Il vous permet de retrouver en quelques minutes vos emails en tapant uniquement le nom de l’expéditeur et un mot dans l’objet ou le corps de l’email, voire une date…
– Sa recherche est plus puissante, plus souple et plus rapide que celle d’Outlook ou de Windows.
– Il archive les emails, fichierse Word et Powerpoint… même effacés !
– Il permet de faire des recherches ciblés selon les emails, fichiers, historiques Web…

Google DeskTop est en libre téléchargement gratuit sur http://desktop.google.fr/fr/

Bien utiliser MS Outlook et Google
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3 thoughts on “Bien utiliser MS Outlook et Google

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